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18 systèmes de gestion du temps pour booster votre productivité


Les systèmes de gestion du temps efficaces sont des cadres et des techniques conçus pour aider les gens à mieux gérer leur temps, et ils sont absolument essentiels à la réussite. Tout le monde a de grandes idées et de grandes aspirations, mais ceux qui ont de bons plans de gestion du temps se séparent du lot et prospèrent vraiment.

Si les systèmes ou outils de gestion du temps ne font pas partie de votre routine de travail, vous laissez beaucoup de productivité sur la table. Et cela signifie que vous n’atteignez pas votre potentiel. Ces outils varient en complexité, des habitudes simples aux systèmes complexes, mais chacun vous aidera à reprendre contrôle de votre temps et de votre productivité.

Essayez-en un, combinez-en quelques-uns ou créez votre propre système de gestion du temps personnalisé en utilisant différents principes. Avec les nombreuses techniques de gestion du temps à votre disposition, il y en a forcément une parfaite pour votre approche du travail. Vous n’avez rien à perdre et tout à gagner. Pour vous assurer que vous êtes totalement sur la bonne voie, vous devez vous assurer que vous utilisez également l’une des meilleures applications de calendrier pour vous assurer que vous planifiez correctement votre temps pour un succès maximal.

Avant de commencer, assurez-vous d’utiliser un outil de suivi du temps riche en fonctionnalités qui vous donnera la productivité et les données de niveau tâche à la minute près. Cela établira non seulement une base d’efficacité, mais vous fournira également des rapports détaillés que vous pouvez utiliser pour voir quel système vous convient le mieux. De nombreux outils de suivi du temps offrent un essai gratuit de 14 jours sans carte de crédit requise.

Passons maintenant aux différentes approches.

Outil / systèmeLa description
La règle 1-3-5Divise les tâches en fonction de leur taille
52/17Travailler pendant 52 minutes et se reposer pendant 17
7 minutes de vieUn outil de gestion du temps qui utilise 1% de votre journée pour la planification
Résultats agilesUne application des principes agiles à la gestion du temps
AutofocusFaites d’abord les tâches qui vous motivent le plus
Journal de balleUne façon d’organiser en utilisant des puces et des notations
Système de Dave LeeUn outil de gestion du temps spécialement pour les créatifs
Ne cassez pas la chaîneUn système efficace pour former des habitudes et poursuivre des objectifs
Matrice EisenhowerTrie les tâches par urgence; bon pour prioriser
Frais ou fritUtilise efficacement l’énergie mentale pour effectuer les tâches les plus importantes en premier
Faire les chosesLa méthode de gestion du temps célèbre et complète de David Allen
Méthode IcebergSystème de Ramit Sethi pour stocker les informations rapidement et efficacement
Ivy LeeUne méthode simple qui donne de grands résultats
KanbanRegroupez les tâches dans une représentation visuelle pour les organiser
La technique de Pomodoro25 minutes de travail suivies d’une pause de 5 minutes pour rester concentré
Blocage temporelAlloue des heures de la journée pour des tâches spécifiques afin de mieux planifier
Suivi du tempsAugmentez la productivité en suivant les heures et en surveillant les tâches
Zen to DoneUne version mise à jour et holistique de GTD qui se concentre sur les habitudes et les routines

Table de Matières

Travaillez plus intelligemment avec la gestion de projet Agile

Les équipes agiles en font plus. Voir par vous-même.

Essayez les tâches Force 5

travailler plus intelligemment avec les tâches Hubstaff

La règle 1-3-5

La règle 1-3-5 est un système de gestion du temps

“Une meilleure liste de choses à faire.” -La muse

L’essentiel:

L’un des exemples de système de gestion du temps les plus simples, la règle 1-3-5, vous encourage à vous attaquer à une grande tâche, trois tâches de taille moyenne et cinq petites tâches chaque jour. Alex Cavoulacos, cofondatrice et chef de l’exploitation de The Muse, a inventé ce système pour s’organiser chaque jour. Beaucoup de collègues de Cavoulacos Muse ont adopté cette méthode, et sa simplicité plaira certainement à beaucoup d’autres.

Le processus:

  1. Notez un gros article
  2. Ajouter trois éléments moyens
  3. Ajoutez cinq petits objets

Si vous avez eu une journée irrégulière – si vous voyagez ou formez un nouvel employé, par exemple – vous pouvez réduire à deux moyens et trois petits articles.

Ce système séduira:

Les individus de toute industrie qui ont besoin d’aide pour établir des priorités et qui souhaitent un moyen simple de le faire.

Applications / supports compatibles:

  • Liste 1-3-5: une liste 1-3-5 basée sur un navigateur qui fonctionne sur n’importe quel appareil.

52/17

52-17 technique de gestion du temps

“Travailler avec un but.” —Julia Gifford, la muse

L’essentiel:

Une expérience dans laquelle les employés les plus productifs ont été suivis avec un logiciel de suivi du temps a été menée à The Muse, et leurs habitudes ont été analysées. Finalement, les rédacteurs de la publication ont découvert que les 10% des utilisateurs les plus productifs travaillaient environ 52 minutes, puis prenaient environ 17 minutes de repos. Les 52 minutes sont utilisées comme des séances de travail courtes et intenses, et les périodes de repos aident à préparer la prochaine vague d’activité.

Le processus:

  1. Travaillez 52 minutes. Vous devez vous consacrer à 100% à faire avancer les choses pendant cette période.
  2. Reposez-vous pendant 17 minutes. Faites une promenade, discutez avec des collègues ou faites des étirements. Mais ne vérifiez pas vos e-mails, ne répondez pas aux SMS et ne faites rien d’autre qui demande beaucoup de réflexion.

Ce système séduira:

Ceux qui ont des emplois qui nécessitent une concentration intense et une attention aux détails. La simplicité de ce système de gestion du temps, cependant, le rend facile à utiliser pour n’importe qui.

Applications / supports compatibles:

  • Fokasu: une minuterie en ligne basée sur l’outil de gestion du temps 52/17.
  • WorkBreaker: une application de minuterie iOS avec une configuration de méthode 52/17.
  • Minuteur.

Atteignez de nouveaux niveaux de productivité

Suivi du temps pour une meilleure gestion du temps

7 minutes de vie

Technique de durée de vie de 7 minutes pour une gestion efficace du temps

“Augmentez la productivité, maximisez le temps pour votre vie personnelle et connectez-vous avec le soi que vous voulez être.” – 7 minutes de vie

L’essentiel:

7 Minute Life vous met au défi de ne consacrer que 1% de votre journée à la planification: sept minutes le matin et sept le soir. Utiliser ces 14 minutes pour vous organiser améliorez vos compétences en gestion du temps et vous aider à en faire plus. Allyson Lewis, fondatrice de 7 Minute Life, a créé un système de gestion du temps sur une seule feuille de papier pour améliorer sa productivité quotidienne en tant que conseillère financière. Ce morceau de papier a été le fondement de 7 minutes de vie.

Le processus:

  1. Passez sept minutes le matin à planifier votre journée.
  2. Passez sept minutes le soir à revoir votre journée et à planifier pour demain.

Le planificateur quotidien de 7 minutes contient des feuilles de travail pour tout organiser, de la vie et des objectifs financiers aux rapports d’étape quotidiens.

Les utilisateurs:

Les personnes ou les entreprises qui ne savent pas par où commencer ni quels sont leurs objectifs. Le planificateur permet de tout noter, que ce soit personnel ou professionnel, et les feuilles de calcul vous indiquent où mettre chaque détail de votre vie.

Applications / supports compatibles:

  • Planificateur quotidien de 7 minutes: c’est le guide qui contient toutes les feuilles de calcul. Pour travailler avec ce programme, vous aurez besoin de ce guide.

Résultats agiles

agile-results-system

“Tirez le meilleur parti de ce que vous avez. Soyez l’auteur de votre vie et écrivez votre histoire. » —J.D. Meier

L’essentiel:

J.D. Meier a inventé le système de gestion du temps Agile Results après ses années chez Microsoft. Sa technique est conçue pour tirer le meilleur parti de l’équilibre vie professionnelle / vie privée tout en obtenant de meilleurs résultats. La méthode prend certaines des meilleures pratiques des systèmes de méthodes et les améliore. En vous donnant un cadre sur lequel vous pouvez vous appuyer, il vous aidera à améliorer vos compétences afin de gérer efficacement votre temps.

Le processus:

  1. Adoptez la règle des trois. Choisissez trois choses à accomplir: trois résultats pour la journée, trois pour la semaine, trois pour le mois et trois pour l’année.
  2. Transformez les résultats en histoires. Par exemple, «appeler le client» devient «gagner un fan délirant».
  3. Pour choisir les résultats, posez ces questions:
    • Que veux-je accomplir?
    • Que faut-il faire? Qu’est-ce qui devrait être fait? Que pourrait-on faire?
    • Quelle valeur est-ce que je livre?
    • Comment je m’améliore dans des domaines clés: l’esprit, le corps, les émotions, la carrière, les finances, les relations et le plaisir?
  4. Vendredi, identifiez
    • trois choses qui vont bien
    • trois choses que vous aimeriez améliorer
  5. Fixez des limites en termes de points chauds. Où devez-vous passer votre temps? Où devriez-vous vous concentrer? Voici une carte de ce qui est important dans votre vie. Les sujets peuvent être des choses comme la famille, le travail et les loisirs.

Ce système séduira:

Les gestionnaires, les cadres supérieurs, les propriétaires d’entreprise et toute autre personne à la recherche d’une vision de vie globale idéale pour maintenir une entreprise à la pointe de son secteur. Il s’agit d’un exemple d’un système de gestion du temps plus complexe, mais sa grande concentration attirera les individus soucieux du détail.

Applications / supports compatibles:

Autofocus

système de mise au point automatique pour une gestion du temps réussie

«Bien que, de toute évidence, il reste encore à faire le travail, il n’y a pas de grandes barrières de résistance à surmonter ou des sentiments de dépassement. En fait, presque tout mon travail est devenu agréable. » —Mark Forster

L’essentiel:

L’autofocus tire davantage parti de vos motivations que de vos compétences en gestion du temps. Il se concentre sur les tâches que vous souhaitez aborder en premier, car vous êtes plus disposé à travailler plus rapidement et avec moins de procrastination sur les tâches que vous aimez. Une fois que vous vous ennuyez avec la tâche en cours, passez à une autre qui vous excite. Ce processus crée moins de stress, augmente la productivité et vous oblige à vous concentrer sur ce qui est important. Autofocus a été inventé par Mark Forster, un auteur expert et multi-publié dans le domaine de la productivité.

Le processus:

  1. Notez votre liste de choses à faire sur un morceau de papier ligné.
  2. Lisez tous les éléments de la page sans aucune action.
  3. Parcourez à nouveau la liste, lentement. Scannez les articles dans l’ordre jusqu’à ce que l’un se démarque.
  4. Travaillez sur cet élément remarquable aussi longtemps que vous le souhaitez.
  5. Cochez l’élément de la liste si vous l’avez terminé ou ressaisissez-le à la fin de la liste si vous ne l’avez pas fait.
  6. Continuez à suivre ce processus. Ne passez pas à la page suivante tant qu’aucun élément ne se détache sur la page actuelle.
  7. Passez à la page suivante et répétez le processus.
  8. Si vous accédez à une page et qu’aucun élément ne se démarque lors de votre premier passage, ignorez tous les éléments en suspens. Utilisez un surligneur pour marquer les éléments rejetés.
  9. Une fois que vous avez terminé avec la page finale, redémarrez à la première page qui est toujours active.

Ce système séduira:

Les gens qui tombent facilement dans la fosse de procrastination. Le processus motivera ces personnes en travaillant sur des projets qui semblent intéressants en premier. Cette méthode de gestion du temps plaira également aux personnes qui ont du mal à se concentrer, car tous les articles sont parfaitement sur une liste. Il ne nécessite aucun matériel ou compétences spéciales, donc tout le monde peut l’essayer.

Applications / supports compatibles:

Journal de balle

Gérez votre temps avec succès avec la technique Bullet Journal

«La prise de notes et la journalisation traditionnelle prennent du temps; plus l’entrée est complexe, plus l’effort est dépensé. » —Bullet Journal

L’essentiel:

Bullet Journal (également connu sous le nom de BuJo) est un système de prise de notes quotidien pour rester organisé et à la tâche. Le cadre comprend des modules pour collecter et organiser des types spécifiques d’entrées. Vous pouvez adapter ces modules à vos besoins individuels. La méthode a été créée par Ryder Carroll, concepteur de produits numériques.

Le processus:

  1. Prenez un cahier et un stylo.
  2. Numérotez chaque page du cahier.
  3. Ajoutez un sujet dans le coin extérieur supérieur de la page. Un sujet est simplement un titre descriptif court.
  4. Ajoutez des phrases courtes et objectives sous forme de puces sous le titre.
  5. Créez des tâches. Les tâches sont marquées par un simple point (•) et incluent tout type d’élément exploitable – il suffit de placer un point à côté de l’élément. Marquez les tâches que vous avez traitées comme suit:
    • X = tâche terminée
    • > = tâche migrée
    • <= tâche planifiée
  6. Créez des événements. Les événements sont des entrées liées à la date représentées par une puce «O».
  7. Créez des notes. Les notes sont représentées par un tiret (-). Les notes sont des entrées dont vous souhaitez vous souvenir, mais qui ne sont pas immédiatement ou nécessairement exploitables, comme des faits ou des observations.
  8. Ajoutez des signifiants. Les signifiants sont des symboles qui donnent à vos balles un contexte supplémentaire:
    • Une étoile est utilisée pour donner une priorité à une tâche. Ceux-ci sont placés à gauche d’une puce afin que vous puissiez rapidement parcourir vos pages pour trouver les entrées les plus importantes.
    • Un point d’exclamation marque tout ce qui vous inspire, il peut donc être facilement référencé plus tard.
    • Une icône représentant un œil est utilisée lorsque quelque chose nécessite des recherches, des informations ou des découvertes supplémentaires.
  9. Créez des modules. Les modules sont des méthodes conçues pour aider à collecter et à organiser des types spécifiques d’entrées. Les quatre modules principaux sont l’index, le journal futur, le journal mensuel et le journal quotidien.
  10. Une fois que vous avez atteint votre deuxième mois de journalisation, jetez un œil à vos entrées précédentes. Examinez toutes les tâches non résolues et évaluez si les tâches ouvertes restantes sont toujours pertinentes.

La journalisation par balle semble complexe, mais une fois que vous l’avez fait plusieurs fois et maîtrisé la notation, il devient très rapide et extrêmement efficace.

Les utilisateurs:

Des gens qui ont un esprit très analytique et qui aiment tout dans l’ordre. Ce système est très axé sur les détails et organisé. Parfait pour les comptables, les développeurs et les individus analytiques similaires.

Applications / supports compatibles:

  • Carnet et stylo.
  • Application Bullet Journal Companion: Si vous préférez un support électronique, téléchargez l’application et utilisez la même approche stylo et papier sur votre ordinateur ou votre téléphone.

Système de Dave Lee

Système Dave Lee pour la gestion du temps

“La chose la plus importante pour l’innovateur créatif n’est pas une tonne de tâches à accomplir, mais plutôt la capacité de voir sur quoi il est important de se concentrer et de s’y concentrer profondément.” —Dave Lee

L’essentiel:

Le système de Dave Lee est une alternative à la méthode Getting Things Done pour les créatifs. Lee croit que les innovateurs créatifs approfondissent une fonctionnalité ou un problème, ils deviennent plus créatifs. Le problème avec les systèmes de gestion de tâches standard est qu’ils se remplissent. Cela crée du stress car il commence à sembler écrasant. Le système de Lee résout ce problème.

Le processus:

  1. Choisissez cinq domaines prioritaires importants, un pour chaque jour de la semaine.
  2. Identifiez trois résultats souhaités pour la semaine.
  3. Choisissez trois résultats souhaités pour la journée. Les trois devraient être liés à votre concentration quotidienne.
  4. Travaillez en sessions ciblées de 25 minutes et faites des pauses entre les deux.
  5. Organisez chaque focus quotidien comme un projet distinct.
  6. Gardez le minimum d’informations nécessaires pour rester concentré. N’inondez pas chaque projet avec des tonnes de tâches et de notes.
  7. Déplacez des informations qui ne sont pas immédiatement essentielles au stockage.
  8. Priorisez votre journée sur le domaine d’intervention et les trois résultats souhaités. Vers la fin de la journée, travaillez sur d’autres domaines moins cruciaux comme le courrier électronique.
  9. Gardez un espace de travail propre.

Ce système séduira:

Les personnes qui travaillent dans des domaines créatifs, comme les écrivains, les artistes et les graphistes. Ces personnes pensent plus «global» que «par tâche». Par conséquent, un système qui vous oblige à examiner les objectifs et les concepts finaux fonctionne mieux pour l’organisation et la productivité.

Applications / supports compatibles:

  • Tomighty: une application de minuterie pour vous garder à vos sessions de travail de 25 minutes prévues.

Où va tout ton temps?

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Ne cassez pas la chaîne

Ne cassez pas la méthode de chaîne

“Si vous ne cassez pas la chaîne, vous commencerez à repérer des opportunités que vous ne verriez pas autrement.” —Brad Isaac

L’essentiel:

Lorsque Brad Isaac était un comique en devenir, il a demandé conseil à Jerry Seinfeld. Seinfeld lui a dit: “Ne brise pas la chaîne.” En bref, il a dit à Isaac de continuer à écrire tous les jours sans faire de pause. Prendre des pauses ruine votre flux créatif et votre productivité et peut conduire à sauter plus de jours et à dévier. Ne brisez pas la chaîne capitalise sur cet élan.

Le processus:

  1. Choisissez un objectif.
  2. Achetez un calendrier mural et un marqueur rouge.
  3. Placez un X rouge chaque jour où vous travaillez pour atteindre cet objectif.
  4. Essayez de ne pas passer une journée sans toucher à cet objectif.

Les utilisateurs:

Les personnes qui souhaitent maîtriser une nouvelle compétence, prendre une nouvelle habitude ou atteindre un objectif spécifique. La nature répétitive de ce plan de productivité vous oblige à vous concentrer.

Applications / supports compatibles:

Matrice Eisenhower

matrice eisenhower - technique de gestion du temps et de productivité

«J’ai deux types de problèmes, l’urgent et l’important. Les urgents ne sont pas importants et les importants ne sont jamais urgents. » —Dwight Eisenhower

L’essentiel:

La matrice Eisenhower, également appelée matrice urgente-importante, vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de l’urgence, en triant les tâches moins urgentes à déléguer ou à supprimer. Le système priorise fortement les tâches à la fois urgentes et importantes et minimise tout le reste. Les tâches non importantes et non urgentes sont ignorées.

Le processus:

  1. Organisez vos tâches en quatre quadrants:
    • Quadrant 1: Faire en premier. Ce sont des tâches à entreprendre immédiatement. Utilisez une minuterie si nécessaire pour les terminer.
    • Quadrant 2: Programme. Ce sont des tâches qui, bien qu’importantes, peuvent être planifiées pour une date ultérieure. Ceux-ci doivent être ajoutés à votre calendrier.
    • Quadrant 3: Déléguer. Bien qu’ils soient importants, ils peuvent être gérés par quelqu’un d’autre.
    • Quadrant 4: Ne fais pas. Ce sont des tâches sans importance et non urgentes et n’ont donc pas besoin d’attention.

Ce système séduira:

Les gens qui jonglent avec différentes tâches et qui ont besoin d’aide pour prioriser ce sur quoi travailler en premier. Il est également utile pour les managers de déterminer les projets à gérer et ceux à déléguer à leur personnel.

Applications / supports compatibles:

  • Matrix PDF: Ceci est un PDF téléchargeable avec les quatre quadrants dont vous aurez besoin pour utiliser cette technique.
  • Eisenhower Matrix App: L’application Eisenhower Matrix est spécialement conçue pour ce système de gestion du temps. Il comprend une minuterie intégrée, une fonction pour envoyer des e-mails de délégation et un moyen d’ajouter des éléments de calendrier.

Frais ou frit

nouvel ami

“Au fur et à mesure que la journée avance et que vous sentez que vous avez besoin de récupérer des morceaux d’énergie mentale comme vous le faites avec du beurre d’arachide au fond du pot, votre cerveau devient” frit “à différents niveaux de croustillant.” —Stephanie Lee

L’essentiel:

La philosophie de Stephanie Lee sur la productivité consiste à utiliser efficacement l’énergie mentale. Lorsque vous vous réveillez le matin, dit-elle, votre cerveau est frais. Au fur et à mesure que la journée avance et que vous attendez de plus en plus d’énergie mentale, elle se frit. Avec cette technique de gestion du temps, tout ce que vous avez à faire est de charger votre journée avec des tâches créatives importantes et de laisser les plus banales et les moins urgentes pour plus tard.

Le processus

  1. Gardez une liste de tâches normale.
  2. À la fin de la journée (lorsque votre cerveau est ami), prenez 15 minutes pour hiérarchiser vos tâches pour le lendemain.
  3. Déplacer les travaux importants et urgents vers l’avant du lendemain.
  4. Déplacez les tâches que vous détestez vers le début de la journée.
  5. Des choses qui demandent moins le cerveau est de moindre priorité, et la moindre urgence (ainsi que les choses que vous aimez faire) sont déplacées vers la partie «ami» de la journée.

Ce système séduira:

Les gens qui ne savent pas quoi faire en premier, ou ceux qui ont un mélange de travail créatif et non créatif. C’est formidable pour les pigistes et les personnes qui ont du mal à démarrer le matin aussi.

Applications / supports compatibles:

  • N’importe quelle application de liste de tâches fera l’affaire – même un cahier avec des tâches pointées peut être organisé avec cette méthode.

Faire avancer les choses (GTD)

une méthode simple pour une gestion du temps réussie - Faire avancer les choses

“Votre esprit est d’avoir des idées, pas de les conserver.” —David Allen

L’essentiel:

GTD, l’un des systèmes de gestion du temps les plus populaires sur le marché, aide à mettre de l’ordre dans le chaos. La méthode permet une plus grande performance et innovation, ainsi que soulage le sentiment d’être dépassé. Il vous donne la concentration et la confiance nécessaires pour compléter votre liste de tâches. David Allen, une autorité de premier plan dans la productivité organisationnelle et personnelle, a écrit le livre original sur cet outil de gestion du temps en 2001 et a publié une nouvelle édition en 2015.

Le processus:

  1. Capturer. Enregistrez, écrivez ou tapez toute votre liste de tâches professionnelles et personnelles.
  2. Clarifier. Examinez votre liste, décidez de ce qui nécessite votre attention immédiate et agissez. Tout le reste doit être archivé, supprimé ou délégué.
  3. Organiser. Créez des catégories et répertoriez tous les éléments d’action sous chaque catégorie.
  4. Réfléchir. Parcourez tous les éléments de la liste au moins une fois par semaine et déterminez les étapes suivantes et effectuez les mises à jour de la liste si nécessaire.
  5. Engager. Maintenant que vous êtes organisé, les décisions deviennent plus rapides et moins stressantes. L’équilibre et la clarté s’ajoutent à votre vie.

Ce système séduira:

Les gens qui ont besoin d’aide pour organiser tout dans leur vie, de la maison au travail aux loisirs. Ceux qui aiment un système flexible et personnalisable. Les types créatifs qui aiment travailler selon leur propre calendrier et leurs propres priorités.

Applications / supports compatibles:

  • Faire les choses: Le guide ultime de David Allen sur le processus GTD, avec un aperçu de la culture de travail d’aujourd’hui.
  • Hitask: Une puissante application de gestion de tâches et de projets qui fonctionne bien pour le processus GTD.
  • GTD pour Google Apps: Guides de bonnes pratiques pour la mise en œuvre de GTD avec Google Apps.

Faites avancer les choses avec le suivi du temps

Boostez votre productivité dès aujourd’hui

Méthode Iceberg

méthode iceberg

“Comme un iceberg, où la taille réelle est cachée sous l’eau, ce système fera dire aux gens:” Wow! C’est fou! »Et ils vous attribueront des pouvoirs de super-productivité.» —Ramit Sethi

L’essentiel:

Ramit Sethi de Je vais t’apprendre à être riche utilise la méthode Iceberg pour stocker des informations à utiliser ultérieurement. Si vous tombez sur quelque chose d’intéressant, vous n’en aurez peut-être pas besoin maintenant, mais vous le pourrez à l’avenir. Vous le stockez donc dans un système bien organisé qui vous permet de le référencer plus tard. Il peut s’agir de notes que vous prenez sur un livre, d’un e-mail d’une personne que vous souhaitez rencontrer ou d’un article que vous souhaitez lire.

Le processus:

  1. Enregistrez tous les e-mails, notes de livres ou articles que vous rencontrez dans un système électronique.
  2. Classez ces informations avec des balises, des dossiers ou toute autre méthode qui vous convient.
  3. Toutes les quatre à six semaines, passez en revue ces informations et voyez si quelque chose peut être appliqué à ce sur quoi vous travaillez actuellement.

With this method, you may find that you have 30% of your project already complete in the notes you already have. And that’s a huge amount of time saved.

This system will appeal to:

Anyone who loves to research, either on personal topics or their job. This is a simple way to gather as much as possible and make use of it later.

Compatible apps/support material:

  • Evernote: This is a perfect app for gathering articles, files, and notes to use in the future.

Ivy Lee

ivy lee method

“Do the most important thing first each day. It’s the only productivity trick you need.” —James Clear

The gist:

Charles M. Schwab hired Ivy Lee, a prominent productivity expert of the early 20th century, to increase his team’s efficiency. Lee sat down with the executives and had them write down their important tasks. Then he had them prioritize and work through each one. When the day was over, the executives moved unfinished items to the next day’s list. It’s a very simple time management tool, but it absolutely works.

The process:

  1. When your day is over, write the six most important to-do items down for the next day.
  2. Prioritize these items in terms of importance.
  3. When you start your day, start with the first item on the list and work down the list in order.
  4. If there are unfinished items when it’s time to go home for the day, move these to tomorrow’s list and again make sure there are six total items.
  5. Repeat this process each working day of the week.

This system will appeal to:

Individuals in any industry that juggle multiple responsibilities. This process can bring clarity and a system to help keep things prioritized.

Compatible apps/support material:

Kanban

kanban time & productivity management method

“We have had enough of productivity. Let’s create value.” —Kanban

The gist:

This system allows people to visualize the amount of work they have to do and the way to carry it out. It offers a useful pattern for focusing on the most important tasks that you have instead of trying to accomplish myriad other things at the same time.

The process:

  1. Visualize your work. Look at your task list and figure out what to work on first, what to save for later, and how long each task will take.
  2. Limit your work-in-progress. Do not try and tackle too many tasks or take too much on. Try not to multi-task and turn down additional assignment when you know you are working at your max. This also avoids burnout.
  3. Create a Kanban board. Make three vertical columns: Backlog, Doing and Done. Have no more than three things in the Doing column at once.

This system will appeal to:

Visual thinkers and others who like to be able to reference a simple, graphical system for time management. People who tend to multitask will appreciate the limit of three things in the Doing column.

Compatible Apps/support material:

  • Tâches Force 5: Kanban-style project management tool that helps you apply this thinking to your workplace.
  • Personal Kanban: This book talks about the technique in general and how this productivity framework can be applied.
  • KanbanFlow: An app that looks like Trello, but with a focus on the Kanban approach.
  • Kanbanote: This app syncs with Evernote and turns it into a Kanban board.
  • Kanbanize: An advanced Kanban app with tools to visualize large initiatives and break down complex projects.

The Pomodoro Technique

pomodoro technique

“The Pomodoro Technique isn’t just about helping you get things done today; it’s about learning how you work so you can save time in the future.” —Pomodoro

The gist:

Interruptions and burnout are two common and major time wasters. The Pomodoro Technique eliminates both of these through timing tasks and taking breaks—and it’s one of the simplest time management tools around. By focusing on the tasks that need your immediate attention for short bursts of time, you’ll learn to ignore interruptions and more accurately estimate time commitments. Then you can adjust your work process accordingly. You’ll avoid feeling overworked by taking breaks, become more productive, and strike a better work/life balance.

The process:

  1. Choose something that you need to complete right away.
  2. Spend 25 uninterrupted minutes on this task.
  3. If interruptions arise, write them down and table them for later.
  4. When the timer goes off, take a five-minute break.
  5. Every fourth break is a longer one. You can take 15, 20, or even 30 minutes to refresh your mind.

This system will appeal to:

Just about everyone—the technique is very simple. If you work with multiple clients, it’s great for managing client hours.

Compatible apps/support material:

  • Pomodoro Technique Illustrated: A book that outlines the technique in detail.
  • Marinara Timer: A customizable timer for Pomodoro or other techniques.
  • Timer.

Time Blocking

time-blocking method

“This type of planning, to me, is like a chess game, with blocks of work getting spread and sorted in such a way that projects big and small all seem to click into completion with (just enough) time to spare.” —Cal Newport

The gist:

Time blocking is exactly like it sounds: you block out sections of your day so you can get a visual idea of your schedule. Successful time blocking can help you reduce wasted time on distractions like email, and ultimately increase your productivity. Cal Newport, the inventor of time blocking, estimates that a 40-hour work week with time blocking is the equivalent of a 60-hour (or more) one without it.

The process:

  1. Each evening, divide a piece of paper into two columns.
  2. Dedicate two lines to each hour of the day and then divide that time into blocks labeled with specific assignments.
  3. In the right column, add explanations for these blocks.
  4. If something changes, simply scratch out your time block and reorganize it.

This system will appeal to:

People who have several tasks or meetings throughout the day. People who need to accomplish as much as possible on a to do list in a single day. Methodical thinkers will also appreciate the planning aspect.

Compatible apps/support material:

  • Google Calendar: An online calendar lets you easily rearrange blocks when you need to, and gives you access no matter where you are.

time-tracking

“If you cannot measure it, you cannot improve it.” —Lord Kelvin

The gist:

Time tracking is one of the most straightforward time management systems that doesn’t require any practice to execute effectively. The premise is simple: keep track of what you do during your working hours. If you spend 2 hours debugging code, your time tracker will have that data recorded. If you spend 15 minutes on Facebook? Also tracked. Having time tracking software that makes it easy to start and stop as you change tasks increases productivity. Reviewing timesheets regularly helps you see where you’re being the most productive.

The process:

  1. Keep track of everything you do during the workday (or whenever else you’re trying to be productive).
  2. Review reports, timesheets, and productivity data for your workweek
  3. Identify areas for improvement. Is there a task you can hand off, or a process that could work better?

This system will appeal to:

Just about everyone. It’s simple, easy to start, and really works. Most time tracking software runs in the background of your computer, so it’s almost effortless.

Compatible apps/support material:

  • Force 5: For remote businesses, large companies, or in-house teams that wants a better idea of where their time goes.

Weekly sprints

Each cycle J.J. would talk to the team and ask three very simple questions: What did you do since the last time we talked? What are you going to do before we talk again? And what is getting in your way?
― Jeff Sutherland

The gist:

Create a working period, anywhere from a week to one month, call it a sprint and organize your work into 3 categories: current sprint, future sprint, the backlog. It’s part of the Scrum project management methodology, and it works amazingly well for people with a lot of tasks and tight deadlines. Scrum forces teams to keep focused and more importantly: prioritize the tasks to what needs to be done.

The process:

Scrum is a project management methodology requiring deep study to fully implement it. However, to implement just the sprint element of Scrum, follow the steps below:

  1. Put all of your tasks into a Kanban project management software (such as Force 5 Tasks) as they come up.
  2. Call the column “Backlog” and create a few more: “Current”, “Future”, “Completed”.
  3. Decide on a sprint period, which can be anywhere from a week to a month.
  4. Start with your first sprint:. Put in the tasks you will work on next in the current sprint and only move to other tasks once all of them are completed.
  5. As you go ahead with your work and understand what will need to be worked on next, add those items to the future sprint.
  6. At the end of the sprint period, reflect on the sprint and the priority of the tasks. Move any uncompleted tasks from the past sprint onto the future sprint.
  7. To finish your future sprint, take a look at the backlog: are there any tasks that you will need to work on with a high priority?
  8. Start the next sprint and repeat the process at the end.

This system will appeal to:

Anyone who has a lot of tasks and team members who want to better organize everything. It also works as a guideline as to what’s important to complete next in terms of priorities and focus.

Compatible apps/support material:

Perhaps the best app on the market for this is Force 5 Tasks agile sprints feature. It does everything a Kanban board does — allows you to create columns and rows to add detailed tasks into. However, it also allows you to move each task to the backlog, future or current sprint. You can then see what to do next in the “Sprints” view:

18 systèmes de gestion du temps pour booster votre productivité 2020

This makes it easy to never get lost in your tasks. Just open the software, click on sprints, pick a task from the current sprint and start the work. The best thing about Force 5 Tasks is that it’s free for teams of up to 5.

Zen to Done

zen-to-done tool

“It’s about the habits and the doing, not the system or the tools.” —Leo Babauta

The gist:

Leo Babauta, the writer behind Zen Habits, has created a system that he believes addresses the deficiencies of GTD. Zen to Done focuses more on habits and routines than Allen’s system and encourages users to work toward things they’re passionate about. It’s also big on simplicity. In short, it’s a more holistic lifestyle management system than GTD, and it incorporates the zen themes of Babauta’s work.

The process:

ZTD has 10 steps that are similar to those in the GTD process.

  1. Collect. Put everything down on paper so it’s not taking up space in your head.
  2. Process. Make quick decisions on things in your inbox.
  3. Plan. Identify the most important tasks (MITs) for the day.
  4. Do. Focus on a single task at a time.
  5. Keep lists, much like those used in GTD, to organize tasks and ideas.
  6. Organiser. Use various containers to store information.
  7. Review. Review your habits and systems weekly.
  8. Simplify. Reduce your goals and tasks to essentials.
  9. Routine. Set and keep routines.
  10. Find your passion. Seek work for which you’re passionate.

This system will appeal to:

People who aren’t totally satisfied with GTD, or those looking for something a bit different. People pursuing balanced lives and passions. And many people who have overwhelming inboxes and task lists will appreciate the all-encompassing routines, much like those in GTD.

Compatible apps/support material:

  • Zen to Done: Babauta’s complete book on the time management system.
  • Zen Habits: This book collects many of the best articles from Zen Habits.

Which time management tools do you use?

These 18 time management systems all offer different ways to maximize your day. Each technique is different, and they’ll all appeal to different types of people. If you want something simple, the Pomodoro or Ivy Lee techniques are great choices. You can organize your entire life with Getting Things Done or Dave Lee’s system. The Eisenhower Matrix and the Ivy Lee method are great for prioritization.

They’re all different, but they all help you with the same issue: putting the best tools in place and improving your time management skills. And who couldn’t use more of that?

Do you use any of these time management systems? How did you decide which to use? If you’ve used more than one, which was your favorite? Partagez votre opinion dans les commentaires ci-dessous!

This post was originally published March 2017, and updated January 2019.

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