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7 conseils pour des réunions d’équipe efficaces


Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les équipes se rencontrent. Le premier est par habitude. Nous avons établi un calendrier de réunion sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Et nous nous rencontrons même quand il n’y a pas de quoi vraiment se rencontrer.

La deuxième raison que nous rencontrons est due à un faux sentiment d’accomplissement. Nous avons l’impression que si nous nous rencontrons, nous faisons avancer les choses. C’est loin d’être vrai.

Nous en avons tous eu: des managers qui aiment les réunions. Chaque fois que ces managers ont une nouvelle idée, ils veulent que toute l’équipe se rencontre. Il y a aussi ces collègues qui veulent se rencontrer sans ordre du jour, sans heure de fin définie, et rarement jamais de plats à emporter. J’ai eu deux ans d’expérience dans un cadre comme celui-ci, ce qui m’a conduit à la conclusion:

N’organisez une réunion que lorsque quelque chose mérite d’être partagé.

La troisième raison pour laquelle nous nous rencontrons est parce que nous avons quelque chose qui mérite d’être partagé. C’est la seule fois où nous devrions planifier une réunion du personnel. Le savoir est la première étape pour avoir un programme de réunion efficace. La deuxième étape est la préparation et la gestion efficace des réunions. C’est ce que je vais couvrir dans cet article.

Grâce à d’anciens responsables, j’ai appris à faire les réunions de la mauvaise façon. De mon directeur actuel, Dave Nevogt de Force 5, j’ai appris à bien organiser les réunions. Dave et moi ne nous rencontrons que lorsqu’il y a quelque chose qui mérite d’être partagé, et il y a toujours un plat à emporter. Nous apportons également des idées à la réunion au lieu de tirer des idées du ciel et de réfléchir en rond.

Même si vous pensez que vous êtes déjà bon pour organiser des réunions d’équipe efficaces, je suis sûr que vous trouverez ici quelque chose pour les rendre plus utiles. Voici comment procéder.

1. Avoir un ordre du jour de réunion avec des objectifs clairs

Les réunions s’écartent souvent de leur objectif initial. Sortir du sujet est facile quand plusieurs personnes essaient de communiquer entre elles notamment avec une équipe à distance et un logiciel de visioconférence. En savoir plus sur réunions virtuelles ici.

Dans le guide de Soapbox pour des réunions efficaces, il est recommandé de fixer des objectifs, de rédiger un ordre du jour, de collaborer à l’avance et d’attribuer des rôles avant même le début de la réunion. C’est l’une des 25 façons d’éviter les réunions inefficaces.

Avant chaque réunion, créez un ordre du jour décrivant les points à discuter. Prendre quelques minutes pour le faire pour chaque réunion fait une grande différence dans le résultat de vos réunions. Il vous aide à rester sur la bonne voie et vous rappelle constamment tout au long de la réunion quel est l’objectif.

Il y a une startup cool appelée Pinstriped qui promet de créer un logiciel qui facilite la création et le respect des objectifs. Ils ont aussi un grand slogan que nous devrions tous graver dans notre mémoire…

logiciel de réunion Pinstriped

Si vous connaissez un logiciel similaire à celui-ci, faites-le savoir à tout le monde dans les commentaires. Je n’ai pas encore trouvé de bonne solution abordable et disponible.

Évitez les réunions qui vous font perdre du temps

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2. Définissez une heure de fin et respectez-la

Créer un ordre du jour de réunion à l’avance vous aidera à déterminer le temps à lui allouer. Lorsque vous fixez une réunion du personnel sans heure de fin, il est facile de sortir du sujet même lorsque vous avez un ordre du jour et un objectif.

Le responsable de la réunion (voir ci-dessous) doit solliciter l’aide des participants à la réunion pour garder un œil sur l’heure. Un de mes collègues de l’entreprise précédente pour laquelle je travaillais rappellerait toujours l’heure à notre manager. Sans elle, nous aurions été en réunion toute la journée. Cela dit, si vous êtes un participant, n’ayez pas peur de parler et de rappeler à tout le monde l’heure.

Si vous pensez que vous êtes constamment en train de dépasser les heures de fin, vous passez probablement trop de temps aux réunions. Pour savoir combien de temps vous passez en réunion, vous pouvez utiliser un outil de suivi du temps et des tâches comme Force 5. Configurez une tâche pour “Réunions” et, à la fin du mois, voyez combien vous y avez dépensé.

Tout ce temps passé dans des réunions est-il inutile ou digne?

Prendre ce gars par exemple. Dans l’entreprise où il travaille, il consacre 20% de son temps aux réunions. Je lui ai dit que c’était du gaspillage, et il n’est pas en désaccord. Après avoir suivi son temps pour découvrir combien de temps il a passé en réunions, il demande à ses managers s’il y a des réunions dans lesquelles il n’a pas absolument besoin d’être.

3. Désigner un responsable de réunion

Sans leader de réunion, le chaos s’ensuivra à chaque fois. Vos réunions doivent avoir une personne-ressource – généralement la personne qui a appelé la réunion – pour animer une réunion et pour garder les choses sur la bonne voie tout au long de la session.

Les principaux rôles du responsable de la réunion sont les suivants:

  • Planification de la réunion et envoi d’une invitation au calendrier
  • Créer et diffuser l’agenda
  • Attribuer des points de discussion ou des plages horaires à chaque participant
  • Attribuer des tâches à la fin de la réunion

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4. Réduisez les réunions

Beaucoup de gens convoquent des réunions sans véritable objectif.

Avant de convoquer une réunion, demandez-vous si les informations peuvent être partagées tout aussi efficacement d’une manière différente. Certains canaux de communication incluent les groupes Slack, le courrier électronique, les mémos internes et les outils de gestion de projet.

Le gars que j’ai mentionné ci-dessus qui consacre 20% de son temps à des réunions a un calendrier de réunions qui ressemble à ceci…

Un exemple de quelqu'un qui passe trop de temps dans les réunions

D’après le post qu’il a écrit, il a trop de réunions. Et comme je l’ai déjà mentionné, il fait le bon choix en demandant à son responsable s’il y a des réunions qu’il peut retirer de son calendrier.

Une autre façon de réduire les réunions est de fusionner des réunions similaires. C’est une bonne chose si vous êtes un manager et que vous parlez de sujets similaires avec différents membres de l’équipe. Par exemple, pourriez-vous avoir une réunion de groupe plutôt que trois réunions individuelles?

5. Réduisez le nombre de participants

Bien que la fusion de réunions puisse être une bonne idée, le fait d’avoir trop de personnes dans une réunion peut diluer la qualité des informations échangées. Lorsque les réunions ont trop de participants, vous pouvez vous retrouver avec des discussions sans fin, une direction peu claire et trop d’opinions guidant le processus décisionnel.

Pensez aux personnes les mieux placées pour assister à la réunion, puis envoyez des notes de réunion ou des faits saillants à toute l’équipe si cela est pertinent.

6. Créer des actions et responsabilisation

Utilisez les idées et les décisions développées au cours de la réunion pour créer des actions. Et lorsque ces éléments d’action sont créés, affectez-les aux membres de votre équipe. Connectez-les dans votre système de gestion de projet et créez un lien vers les notes de réunion afin que les utilisateurs puissent se rafraîchir la mémoire sur les détails de la réunion. (En règle générale, un chef de projet assurera le suivi en attribuant des tâches et des délais après la réunion, mais il appartient à tous les participants de prendre leurs propres notes).

7. Apporter des solutions à la réunion

Vasily Malishev, le fondateur de la société de développement d’applications Messapps, a déclaré dans un article sur le développement à distance que les réunions d’équipe sont plus efficaces lorsque les participants proposent des solutions à l’avance.

“La façon dont je vois le remue-méninges”, a déclaré Vasily, “est-ce que ce ne devrait pas être une réunion d’équipe où vous montez avec des solutions. Au lieu de cela, ce devrait être une réunion où vous choisir une solution. Je pense que les gens devraient trouver des solutions par eux-mêmes et ensuite en discuter. De cette façon, vous avez plus d’options à choisir et gagnez généralement du temps.

«Si nous avons un problème, je demande aux membres de l’équipe de trouver 5 à 10 solutions. Au moment de la réunion, les gens présenteront leurs solutions sur Slack avec une brève description de la solution et de ses principaux avantages et inconvénients. Selon le nombre de solutions, nous pouvons en discuter ou peut-être utiliser un sondage sur Slack pour que tout le monde puisse voter. »

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8. Utilisez des outils de collaboration en ligne comme alternative aux réunions

Si vous constatez que vous planifiez des réunions uniquement pour garder certains membres de l’équipe informés, vous pouvez presque certainement remplacer ces événements par le bon outil de collaboration d’équipe. Laissez votre équipe passer en revue les tâches et les détails pertinents en leur temps, auquel cas ils peuvent également fournir une entrée sous la forme d’un commentaire directement sur la fiche de tâche.

L’approche numérique est également excellente si vos réunions consistent en des discussions générales sur la façon d’aborder un problème. L’utilisation de quelque chose comme un outil de gestion de projet ou un portail de lieu de travail rendra non seulement le processus plus efficace, mais documentera également les apprentissages de tout nouveau membre de l’équipe qui se joindra à l’équipe.

Une excellente solution pour remplacer ces réunions de rattrapage est Tâches Force 5. En plus de sa fonctionnalité de gestion de projet, l’application Web possède d’autres fonctionnalités puissantes conçues pour remplacer les réunions. Utilisez la fonction de sprint pour voir ce qu’il y a dans votre assiette ou ce que toute l’équipe fait cette semaine. Les commentaires, les cessionnaires, les dates d’échéance et les descriptions peuvent éclaircir toutes les questions et tenir les équipes régulièrement informées.

Ces outils en ligne ne remplaceront pas toutes vos réunions, mais ils peuvent certainement remplacer les redondants. Force 5 Tasks est gratuit pour les équipes jusqu’à 5 personnes, et il est facile de créer votre organisation.

Arrêtez de perdre du temps sur trop de réunions

Avant de mettre en place les mesures mentionnées ci-dessus, faites le suivi de votre temps pour savoir comment vous dirigez et participez actuellement aux réunions du personnel. Ensuite, après avoir suivi les conseils ici, suivez à nouveau votre temps et comparez les chiffres – tout comme Matt Ragland l’a fait dans son entreprise.

Combien de temps avez-vous économisé? J’aimerais voir les chiffres dans les commentaires ci-dessous.

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