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Comment choisir le meilleur logiciel de productivité d’entreprise


À quelle fréquence vous sentez-vous submergé par toutes les choses aléatoires qui s’accumulent constamment dans votre boîte de réception?

Pour moi, c’est à peu près 24/7. Et je pense que presque tous ceux qui dirigent leur propre entreprise ressentent la même chose. Il y a sérieusement mille choses en cours à un moment donné.

L’une des raisons pour lesquelles ma liste de tâches s’accumule est que je gère une équipe de sous-traitants. Un de mes sous-traitants au Pakistan m’a récemment demandé: «Comment gérez-vous tout ce qui se passe? Je veux dire, comment gardez-vous tout droit? “

J’ai donc pensé qu’il valait la peine d’écrire.

Pour gérer avec succès toutes ces entrées et atteindre avec succès vos objectifs, vous devez maximiser la productivité.

Et pour ce faire, j’utilise un mélange d’objectifs, de mentalités et de technologie.

Lisez la suite pour découvrir comment je reste productif, le meilleur logiciel de productivité pour votre entreprise, l’importance du suivi du temps et une belle histoire sur la façon dont notre application a aidé UpGiant à devenir plus productif.

Buts

Les buts sont d’abord pour une raison: parce que la plupart du succès est de savoir quoi faire. Les objectifs sont votre «quoi» (votre «pourquoi» est également important). Les objectifs vous permettent de rester concentré sur ce qui compte.

Fixez vos objectifs en fonction de ce que vous souhaitez accomplir. Je fixe généralement des objectifs de 12 mois, des objectifs de 6 mois, des projets de 3 mois et des tâches de 30 jours.
Création d'objectifs efficaces pour la planification des activités


Travaillez à l’envers: d’abord, décidez où vous voulez aller au cours des 12 prochains mois. C’est votre objectif sur 12 mois.

Ensuite, déterminez ce qui doit se produire pour atteindre cet objectif. Ce sont vos objectifs sur 6 mois. Etc.

Travaillez en arrière jusqu’à ce que vous ayez vos objectifs de 30 jours. Ces objectifs sont convertis en tâches et exécutés.

Cette méthode est excellente car elle aligne vos tâches à court terme avec vos objectifs à long terme. Et vous savez toujours ce qui doit être fait.

C’est la clé.

État d’esprit

Maintenant que vous savez ce qui doit être fait, il est temps de commencer à exécuter. C’est là que la mentalité entre en jeu.

le chose la plus importante voici que ces tâches de 30 jours ont besoin de votre concentration. Cela signifie que votre liste de tâches quotidiennes ne doit inclure que des tâches directement liées à vos projets de 3 mois.

Votre liste de tâches quotidiennes ne doit inclure que des tâches directement liées à vos projets de 3 mois Cliquez pour tweeter

Je vous mets au défi de porter une attention particulière pendant les 7 prochains jours à la façon dont vous passez vraiment votre temps. Combien de temps au cours de chacune de ces journées avez-vous consacré à travailler sur les projets qui vous concernent directement pour terminer ce projet de 30 jours?

Voyez où va votre temps

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Les chances sont que vous travaillez beaucoup moins sur les éléments qui font avancer votre entreprise (selon les objectifs que vous venez de définir). Une grande cause de cela est la distraction causée par les entrées que vous autorisez facilement.

Par exemple, autoriser d’autres personnes à vous contacter facilement via Skype, Google Hangouts, par e-mail et par téléphone. Vous faites un choix pour ouvrir votre e-mail et laisser Skype ouvert.
Que se passerait-il si vous n’ouvriez aucun de ces programmes le matin et que vous vous rendiez si facilement accessible? Que se passerait-il si vous arriviez à votre ordinateur et veniez de commencer à éliminer ces tâches de 30 jours?

C’est dur, et c’est généralement ce qui fait avancer votre entreprise dans la bonne direction. C’est aussi la chose la plus simple à mettre en veilleuse pendant que vous répondez à ces 100 à 200 e-mails par jour. Ces entrées que vous autorisez peuvent consommer une journée de 8 heures avant de vous en rendre compte. Fermez les entrées et faites plus de choses.

Fermez les entrées et faites plus de choses Cliquez pour tweeter

Je ne réponds pas au téléphone. Mon numéro est public, mais je n’y réponds que lorsqu’un membre de ma famille ou un partenaire commercial appelle.

Personne d’autre n’a le droit d’envahir mon temps personnel en fonction de ce qui leur convient. Je le thésaurise.

Le représentant des ventes de Godaddy n’a pas le droit de me distraire. Je n’entends ni ne vois mon téléphone sonner, car il est silencieux et à l’envers. Ce n’est pas parce qu’ils appellent que je réponds.

Si quelqu’un veut vous voir assez mal, il laissera un message (que j’ai configuré pour accéder automatiquement à ma boîte de réception). À ce stade, nous pouvons planifier le temps par e-mail si le besoin est là. 95% du temps, tout ce qu’ils appellent peut être traité par e-mail, ce qui est beaucoup plus efficace.

Cela peut sembler dur, mais c’est ainsi que je fais du vrai travail au lieu d’être pris dans les tranchées de ces entrées. J’achemine tout vers l’e-mail, puis je réponds à ces e-mails à mon heure.

Comment les logiciels de productivité d’entreprise vous aident à atteindre vos objectifs

Maintenant que vous avez défini vos objectifs et que vous êtes dans le bon état d’esprit, il est temps de trouver les bons outils pour vous aider à atteindre ces objectifs. Vous avez besoin d’un logiciel de productivité d’entreprise.

Un logiciel de productivité efficace vous aide à maximiser votre productivité tout en minimisant le temps que vous passez à l’utiliser. Moins votre logiciel de productivité est intrusif, mieux c’est.

Un bon logiciel de productivité renforce votre maîtrise de vos projets. Vous pouvez voir la vue d’ensemble et la direction que prennent vos projets comme jamais auparavant. En même temps, vos projets seront si bien organisés que vous ne raterez plus aucun détail.

Le logiciel de productivité d’entreprise permet également aux managers d’avoir un aperçu de leurs équipes. Les dirigeants peuvent savoir à quoi travaille chacun de leurs employés à un moment donné (s’ils suivent activement le temps facturable). En supervisant vos employés, vous pouvez facilement signaler, éliminer et prévenir les problèmes potentiels.

Et dans la lutte sans fin pour combattre les distractions et la procrastination, le logiciel de productivité aide votre équipe à se concentrer. Les tâches hautement prioritaires sont soulignées.

Une bonne supervision des employés empêchera vos employés de tergiverser pendant leurs heures de travail. Une meilleure organisation du projet aidera à éliminer les distractions en mettant l’accent sur les tâches prioritaires. Obtenez vos employés entièrement concentrés et vous atteindrez le plein potentiel de votre entreprise.

Que rechercher dans les logiciels de productivité d’entreprise

Fiabilité

Il est tentant d’acheter le logiciel de productivité d’entreprise le moins cher.

Cependant, gardez à l’esprit que vous utiliserez le logiciel pour stocker et partager des données importantes de l’entreprise. La fiabilité est un facteur clé dans le choix d’un logiciel de productivité d’entreprise.

Il ne devrait y avoir aucun compromis en matière de sûreté et de sécurité des données de votre entreprise.

Compatibilité logicielle multiplateforme

Lorsque vous choisissez un logiciel de productivité d’entreprise, vous devez prendre en considération les habitudes des employés. Vos employés peuvent utiliser différents systèmes d’exploitation et préférer différents appareils. Le logiciel de productivité que vous choisissez doit être compatible avec tous les systèmes d’exploitation.

Choisir le meilleur logiciel de productivité d'entreprise

Utilisation du logiciel en déplacement

Avoir une version mobile de votre logiciel de productivité d’entreprise est toujours un bonus.

Recherchez les logiciels de productivité d’entreprise auxquels vous pouvez accéder sur le Web, ainsi que les appareils Android et iOS. Avoir accès à vos données d’entreprise en déplacement peut certainement être utile.

Fonctionnalités avancées de gestion de projet

Les fonctionnalités de gestion de projet sont l’un des points centraux d’un bon logiciel de productivité d’entreprise. Le logiciel idéal vous donnera un contrôle complet sur tous vos projets et vous permettra d’organiser et de déléguer des tâches facilement.

Vous devriez également être en mesure de superviser les progrès à tout moment.

Fonctionnalités de surveillance des employés

Une surveillance adéquate des employés est l’une des clés d’une productivité accrue. Il est facile de garder un œil sur les employés d’un bureau physique, mais ce n’est pas toujours le cas avec les travailleurs à distance. Le bon logiciel de productivité d’entreprise vous permettra de superviser vos employés où qu’ils se trouvent.

Suivi du temps

Le temps est l’atout le plus précieux pour toute entreprise. Lorsque vous payez des employés à l’heure, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre un temps précieux. Un logiciel de productivité d’entreprise avec des fonctionnalités de suivi du temps vous aidera à mieux organiser votre temps.

Un suivi précis du temps vous fait gagner du temps, de l’argent et de la productivité.

Suivez le temps avec précision avec Force 5

Gratuit pendant 14 jours

Logiciel de productivité d'entreprise sur ordinateur portable

Outils de génération de rapports, de factures et de facturation

Votre logiciel d’entreprise devrait faciliter la gestion des affaires et vous aider à optimiser, voire à automatiser de nombreuses procédures chronophages.

Les solutions logicielles de productivité d’entreprise de haute qualité incluent des outils pour générer des rapports et la planification budgétaire. Des solutions logicielles robustes sont également capables de générer des factures et de gérer la facturation.

Les outils que j’utilise au quotidien

La technologie est la colle qui tient ma journée ensemble. Passez du temps à configurer correctement vos systèmes la première fois, puis laissez vos systèmes fonctionner pour vous.

Voici les quatre meilleurs outils que j’utilise et un aperçu de la façon dont je les utilise.

Force 5

C’est là que j’ai temps de piste et devenir responsable du temps que je passe. C’est aussi ainsi que je garde la trace de toutes les heures facturables et du temps que mon équipe passe. Chaque seconde est traçable, et à la fin de la journée, vous avez une très bonne idée de la façon dont vous passez votre temps.

De plus, à la fin de la semaine ou du mois, il est très facile de comprendre ces données à un niveau élevé et de voir exactement combien de temps prend chaque tâche. Les objectifs sont fixés au niveau macro et Force 5 opère chaque jour au niveau micro.
Logiciel de suivi du temps Hubstaff pour la productivité des entreprises


Les objectifs sont fixés au niveau macro et Force 5 opère chaque jour au niveau micro. Cliquez pour tweeter

Pour la technologie, ce sont vraiment ces quatre outils qui dominent ma journée. J’ai trouvé que pour moi, il vaut mieux ne pas devenir trop complexe. Vous avez juste besoin de savoir quoi faire, puis d’avoir un système qui continue de vous pousser vers ces objectifs (avec responsabilité).

Mesurez la productivité de votre équipe avec Force 5

Voyez combien se fait

Gmail

Ceci est ma plateforme de communication. Presque tout passe par Gmail pour moi. Lorsque je veux communiquer, je le fais via Gmail (ou Hangouts).

Pivotal Tracker

C’est là que nous conservons l’énorme liste d’articles qui doivent être effectués dans notre entreprise. Il y a des milliers d’histoires dans notre compte. Ce qui est cool avec Pivotal, c’est qu’il est entièrement construit autour de la priorité. Semblable à Trello et à d’autres outils, les éléments les plus prioritaires doivent toujours être en haut.

C’est là que vont toutes ces tâches de 30 jours, et tout est priorisé. Pivotal est une énorme liste d’articles que nous pouvons constamment référencer en équipe. Rien n’est oublié. Si vous avez une bonne idée, créez simplement un ticket Pivotal, puis oubliez-le jusqu’à un autre jour.

C’est un énorme soulagement du stress pour moi car il y a toujours un ordre dans les tâches qui sont accomplies. Voici un petit exemple de son apparence:
Traqueur pivot pour la planification d'entreprise

Google Agenda

C’est là que je garde les articles les plus importants que je veux faire pour la journée et la semaine. Je garde les articles en blocs d’une heure pour la plupart, et parfois 30 minutes. Ces articles sont tirés de Pivotal juste pour me rappeler de façon plus «frontale et centrale».

De plus, toutes les réunions que j’ai planifiées sont inscrites au calendrier.

Voici à quoi ressemble un après-midi sur mon calendrier:
Google Agenda pour la planification d'entreprise

Cinq autres grands logiciels de productivité d’entreprise

Evernote

Vous êtes-vous déjà présenté à une réunion pour vous rendre compte que vos notes sont dans votre cahier – que vous avez laissé à la maison? Cela pourrait entraîner une réunion improductive. Ne risquez pas que cela se reproduise. Evernote vous permet de transporter une boîte à outils virtuelle remplie de tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez enregistrer des fichiers, des images, des pages Web et des notes. Vous pouvez également conserver des itinéraires et collaborer à des projets avec vos collègues.

Le fait que vous puissiez y accéder à tout moment à partir de n’importe lequel de vos appareils en fait un excellent outil pour les personnes qui sont souvent en déplacement, et ses fonctionnalités de recherche fantastiques vous empêcheront de perdre vos différentes informations. Il est extrêmement intuitif et adaptable, il plaira donc aux personnes de tous les styles d’organisation.

Le plan gratuit est idéal pour les particuliers et les très petites équipes, tandis que le Plus (35 $ / an) et le Premium (70 $ / an) ajoutent des fonctionnalités qui rendent Evernote plus utile pour les entreprises plus grandes, plus compliquées ou plus mobiles.

Camp de base

Il existe de nombreux logiciels de gestion de projet, mais il y a une raison pour laquelle Basecamp est l’un des plus populaires. Une caractéristique particulièrement pratique est qu’il s’intègre à tant d’autres applications utiles. Les intégrations Ganttify, Klipfolio, Zapier, Force 5 et Automate.io signifient que vous pouvez vous connecter à peu près tout ce que vous souhaitez.

Avec la capacité d’organiser, de communiquer, de déléguer et de surveiller, Basecamp fournit un endroit central pour stocker tout ce dont vous avez besoin. Il réduit toutes les choses qui vous empêchent de réaliser le potentiel de votre entreprise: e-mail, perte de temps, efforts en double, mauvaise communication et une foule d’autres désagréments.

Et à 100 $ par mois, cela peut être d’une grande aide pour les entreprises de toutes tailles.

Wunderlist pour les entreprises

Tout le monde n’a pas besoin d’un logiciel de gestion de projet compliqué. Si votre entreprise fonctionne sur des listes de tâches, la version commerciale de Wunderlist pourrait être un excellent outil. Vous pouvez partager et affecter des tâches, laisser des commentaires et des notes sur ces tâches et télécharger des fichiers. Et l’administration centralisée signifie que vous pouvez surveiller et gérer ce qui se passe en quelques clics.

Même un entrepreneur solo ou un pigiste trouvera Wunderlist utile. Sans la version professionnelle, vous avez toujours la possibilité de suivre les tâches (y compris les tâches récurrentes), de prendre des notes et d’accéder à tout depuis tous vos appareils. C’est l’un des grands noms du jeu de liste de tâches, et il y a une raison.

5 $ par utilisateur et par mois, ce n’est pas beaucoup à payer pour toute l’utilisation que vous retirerez de Wunderlist for Business.

Trello

Trello est l’un de nos favoris ici à Force 5. En fait, nous l’utilisons pour gérer l’ensemble de notre calendrier éditorial. Le concept est simple: Trello est essentiellement un tableau de liège numérique où vous déplacez des cartes (qui peuvent être des tâches, des projets ou autre) entre les listes. Vous pouvez affecter des membres de l’équipe à des cartes, ajouter des listes de contrôle, envoyer des rappels et toutes sortes d’autres choses utiles. Nous l’aimons tellement que nous avons élaboré un guide complet sur l’utilisation de Trello pour la gestion de projet.

Une grande partie de la force de Trello réside dans sa simplicité – il intègre beaucoup de puissance dans un boîtier très facile à utiliser. Cliquez sur une carte pour l’ouvrir et vous pourrez facilement discuter d’une tâche ou voir ce qui doit être fait. Faites-le glisser vers une autre liste pour le recatégoriser ou marquez-le comme terminé. C’est un outil très populaire, et pour cause.

Le plan gratuit est idéal pour les petites équipes, tandis que les grandes équipes voudront probablement l’adhésion en classe affaires (10 $ par mois par utilisateur) ou en classe entreprise (20 $ par mois par utilisateur).

Découvrez comment Force 5 s’intègre à Trello

pour la solution de productivité ultime

Mou

Rester en contact avec les personnes avec lesquelles vous travaillez est non seulement essentiel au succès de votre entreprise, mais il rend tout le monde beaucoup plus productif. Lorsque vous pouvez organiser ce sur quoi vous travaillez et voir sur quoi vos collègues et vos employés travaillent, vous pouvez vous assurer que tout se passe bien. La communication est une partie importante de la productivité et Slack vous aide à rester connecté.

Que vous soyez en déplacement, en travaillant à domicile ou au bureau, vous devez rester connecté. Slack peut remplacer Google Hangouts, Skype et d’autres applications de messagerie instantanée. Et avec toutes sortes d’excellentes fonctionnalités, telles que l’intégration de Trello et les rappels intégrés, il peut vous aider à en faire plus. C’est l’une des applications que nous utilisons le plus chez Force 5.

Vous pouvez commencer avec le plan gratuit, mais la mise à niveau vers la norme (8 $ par utilisateur par mois) ou plus (12 $ par utilisateur par mois) est une bonne idée si vous avez beaucoup d’utilisateurs et avez tendance à beaucoup discuter.

L’importance du suivi et de la surveillance

D’après notre expérience, nous avons vu que les équipes distantes excellent lorsqu’elles utilisent un logiciel qui combine le suivi du temps, la mesure de la productivité et Suivi des URL. La combinaison de ces trois piliers de gestion d’équipe à distance vous aidera à gérer vos équipes de manière transparente, peu importe où se trouvent vos employés et / ou sous-traitants.

Suivi du temps

Le suivi du temps est précieux pour le contrôle budgétaire et la supervision des employés. Les responsables doivent être en mesure de voir combien de temps est consacré à différents projets afin de pouvoir définir le nombre d’employés affectés à une tâche et estimer les délais. Les chefs d’équipe à distance doivent également planifier les retards et rester attentifs à la possibilité de revers ou de changements dans le cours du projet.

Un logiciel de suivi du temps comme Force 5 sera en mesure de voir quel travail est effectué et si les employés travaillent en temps opportun, avec des rapports de temps qui fournissent des informations utiles.

Suivez le temps avec Force 5

Gratuit pendant 14 jours

Mesures de productivité

En plus des qualifications des employés individuels, vous devez également examiner leur capacité à bien travailler à distance. Nous croyons fermement que les membres de votre équipe sont votre atout le plus important, mais ils peuvent également être le principal passif de votre entreprise.

Même les meilleurs projets peuvent être détruits par une équipe médiocre. Chez Force 5, les paiements de nos sous-traitants sont notre plus grande dépense d’entreprise, mais grâce à notre logiciel de surveillance des employés, ils représentent un excellent investissement.

Avoir un aperçu de la productivité d’un membre de l’équipe, même à travers le monde, simplifie la recherche des bons membres de l’équipe et la mise en place d’une équipe distante productive.

Surveillance Internet des employés

Dans une équipe distante, les managers ne sont pas assis dans la pièce voisine prêts à vérifier leur équipe à un moment donné. La responsabilisation est si importante dans les équipes distantes car personne ne va les forcer à effectuer des tâches. Habituellement, lorsque vous découvrez que quelque chose est en retard, il est trop tard et le reste de l’équipe doit se démener pour couvrir le travail inachevé.

La responsabilité est importante dans les équipes distantes, personne n’est à côté de vous pour vous assurer que vous travaillez Cliquez pour tweeter

Dans une entreprise virtuelle, plus perspicacité vous pouvez vous familiariser avec les habitudes de travail de votre équipe, mieux vous pourrez les gérer. C’est pourquoi les fonctionnalités telles que les captures d’écran randomisées sont si précieuses: avec elles, vous pouvez visualiser rapidement les projets en cours

Le logiciel de surveillance Internet des employés suit tous les sites Web et les pages que vos employés visitent pendant qu’ils suivent le temps. Il ajoute une autre couche à votre arsenal d’outils de gestion, encourage l’autodiscipline de vos employés et fournit un aperçu précis des habitudes de navigation Web de votre équipe.

Surveillance Internet des employés Hubstaff

Le travail à domicile nous ouvre à une multitude de distractions, de sorte que le logiciel de suivi des URL permet aux gens de surveiller comment ils vont et de remarquer les mauvaises habitudes dans leur propre comportement. De nombreux travailleurs à distance partagent que le fait de savoir que leur activité est suivie leur permet de battre la procrastination et d’atteindre leur productivité la plus élevée.

Et pour vous, en tant que manager, le fait de tenir les membres de votre équipe responsables de la surveillance Internet des employés vous aidera à rester …

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