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Comment créer un plan de gestion du temps pour votre semaine de travail


Demandez à toute personne qui réussit comment elle fait tant de choses et elle vous dira que la clé est de gérer le temps efficacement. Comme le dit Neil Patel, le problème pour la plupart des gens (en particulier les entrepreneurs) se répand trop mince en se mêlant de trop de choses à la fois. L’amélioration se produit lorsque les gens se concentrent sur moins de choses plus critiques.

Peut-être que vous avez déjà essayé de planifier votre temps auparavant et que vous n’y êtes pas parvenu. Ou vous vous retrouvez toujours à dire “je juste n’ont pas assez de temps. “

Les gens qui réussissent ne semblent pas avoir ce problème.

La différence entre des personnes très performantes et le reste d’entre nous

Prendre Warren Buffett, par exemple. Il a un calendrier qui est, pour la plupart, clair. Tony Robbins parle avec des milliers de personnes chaque année et parvient toujours à lancer régulièrement de nouvelles entreprises. Elon Musk et Bill Gates, d’autre part, sont connus pour être des gens productifs qui planifient à peu près chaque minute de leur journée.

La différence entre ces individus et le reste d’entre nous est qu’ils ont découvert une stratégie efficace de gestion du temps et qu’ils l’exécutent de manière cohérente. Vous voyez, sans stratégie, temps obtiendra le meilleur de vous.

Dans cet article, nous verrons comment planifier votre semaine et moins de stress, en nous basant sur des stratégies de gestion du temps éprouvées que les gens qui réussissent utilisent.

Aperçu de l’élaboration d’un plan de gestion du temps personnel

      1. Comprendre les facteurs invisibles importants qui nuisent aux efforts de gestion du temps et les éviter
      2. Comprendre comment bien concevoir et planifier votre semaine
      3. Essayez la pleine conscience pour mieux gérer le stress de la gestion du temps
      4. Utilisez des techniques éprouvées de gestion du temps et apprenez-en de nouvelles
      5. Élaborez vos propres plans en fonction de ce qui fonctionne pour vous

Facteurs invisibles contre vous

Des facteurs invisibles nuisent à votre productivité et à votre capacité à maximiser votre temps. Identifier ce qui vous retient ne peut que vous aider dans votre préparation et votre planification.

Bien que plusieurs facteurs puissent être en jeu, voici quelques-uns courants.

Fatigue de la décision

Des études montrent que la prise de décision nécessite de l’énergie et peut fatiguer une personne.

Souvent, les gens prennent des décisions pour la meilleure partie de la journée et finissent par être fatigués mentalement. En d’autres termes, ils n’ont pas l’énergie mentale pour investir dans des processus et des décisions bien pensés. Cela explique pourquoi des personnes apparemment rationnelles peuvent se mettre en colère contre leurs collègues ou leur famille ou investir dans la malbouffe plutôt que de faire des choix alimentaires plus sains.

Planifier l’erreur

Si vous avez géré des projets, vous pourriez reconnaître une tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour terminer un projet. Au lieu d’accepter que vous êtes en faute, vous blâmez les départs retardés en raison des blocages des autres parties, des jours de maladie, etc.

Elon Musk est connu pour fixer des délais irréalistes, qui sont souvent repoussés.

Loi de Parkinson

L’auteur et historien britannique Cyril Northcote Parkinson remarqué que, lors de son passage au British Colonial Office, le nombre d’employés a augmenté de 5% chaque année malgré la réduction des formalités administratives. Ses découvertes sont devenues la base de son livre bien connu La loi de Parkinson: la poursuite du progrès, et ont ensuite été consolidés dans ce qui est maintenant connu comme la loi de Parkinson. Selon la loi de Parkinson, une tâche s’étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement.

Parkinson a également découvert qu’une tâche simple augmenterait en complexité pour remplir le temps qui lui était alloué. Cela renforce la croyance injustifiée selon laquelle vous devez travailler plus dur, pas plus intelligemment ou plus efficacement.

Vous l’avez probablement déjà vécu à un moment donné: une proposition ou une mission était due un certain jour, mais vous n’y avez réussi que quelques heures avant la date limite.

Comment pouvez-vous surmonter ces obstacles et être plus productif?

Gestion efficace du temps signifie planifier votre semaine de travail. Cela réduira votre fatigue de décision, éliminera l’erreur de planification et limitera le temps et les ressources consacrés à chaque projet.

Voyons comment procéder.

Planifiez votre semaine de travail pour réduire la fatigue des décisions, éliminer l’erreur de planification et hiérarchiser le temps et les ressources consacrés à chaque projet. Cliquez pour tweeter

Concevez votre semaine

Comment faire un plan

L’Espagne et le Portugal sont les plus grands empires du XVIe siècle. Leurs navigateurs ont réalisé que pour voyager en toute sécurité d’un port à un autre, ils avaient besoin d’un moyen de communiquer leurs connaissances sur les itinéraires, la géographie et les dangers potentiels. La réponse a été de créer une carte à laquelle leurs flottes pourraient se référer. En 1527, un cartographe portugais, Diogo Ribeiro, produit Padròn Real, l’une des premières cartes du monde scientifiques.

De la même manière, nous avons besoin d’une carte pour atteindre nos destinations souhaitées – une carte qui traite efficacement les tâches, élargissant les listes de tâches, les invitations de dernière minute, les engagements futurs, le travail, la famille, la santé, etc. La carte devrait permettre vous pour naviguer dans le temps.

Alors, comment construire votre propre carte?

Voici les étapes à suivre pour un plan de gestion du temps efficace:

1. Notez:

      • Quel est le plus important pour vous; en d’autres termes, vos valeurs et croyances?
      • Qu’est-ce qui vous inspire, vous motive et vous donne de l’espoir au quotidien?
      • Que voulez-vous faire au cours des 5 à 10 prochaines années?

Les réponses vous serviront de boussole lors de l’élaboration de votre carte.

      • Ensuite, sortez un calendrier et marquez les étapes importantes que vous devez accomplir au cours de la prochaine année.
      • Maintenant, décomposez les activités requises pour atteindre vos jalons au niveau hebdomadaire, puis quotidien.

2. Prévoyez du temps tous les vendredis ou pendant le week-end pour planifier la semaine à venir. Cela devrait également être un moment de réflexion sur ce qui est le plus important pour vous.

3. Lors de la planification, gardez un bloc-notes ou une application à portée de main afin de pouvoir noter les tâches, les devoirs, les tâches, les idées, etc.

4. Regroupez les éléments similaires. Par exemple, l’épicerie et les articles pour une fête d’anniversaire peuvent être regroupés de sorte que lorsque le temps est disponible, vous pouvez aborder les deux articles en même temps.

5. Allouez du temps pour l’exécution des routines. Cela pourrait être du temps avec les membres de la famille, s’adonner à un passe-temps, un sport, etc. Investissez en eux, car ils aident à rafraîchir et à rajeunir votre esprit et votre corps.

6. Élaborez une liste de contrôle pratique pour les éléments courants que vous devez traiter le matin. Cela pourrait être de décider quoi faire pour le petit déjeuner, quels vêtements de travail porter, etc. Utilisez une liste de contrôle pour éviter d’avoir à réfléchir à ces routines.

7. Réfléchissez à votre journée. À la fin de chaque journée, passez un peu de temps à réfléchir à ce que vous avez aimé faire. Cela vous aidera à vous sentir plus heureux, plus reconnaissant et plus satisfait.

Que planifier

Elon Musk et Bill Gates avoir une méthode intéressante pour planifier leur temps en tranches de 5 minutes. Vous pouvez utiliser leur approche, ou toute autre, pour planifier du temps pour divers projets.

Ce qui est important, c’est d’être proactif. Une approche réactive ne fait que regarder vers la prochaine activité; une approche proactive examine la situation dans son ensemble et vise l’équilibre et les progrès dans des domaines importants.

Pour être proactif, planifiez votre semaine idéale. Michael Hyatt en parle. Il s’agit de créer une simple feuille de calcul qui répertorie les thèmes dans la ligne supérieure et les zones de focus dans la colonne la plus à gauche.

Votre plan de semaine idéal pourrait être quelque chose comme celui ci-dessous.

tableau personnel HS Tasks

Le logiciel ci-dessus est Tâches Force 5, il est idéal pour la gestion de projet personnelle et la planification de votre temps. Le tableau Kanban vous permet de créer les colonnes de votre choix et vous pouvez joindre des cartes avec des titres, des couleurs et des étiquettes.

Il est gratuit pour les équipes de cinq personnes maximum, il n’y a donc aucun coût à utiliser pour la gestion personnelle du temps.

Quand planifier

Quel est le bon moment pour planifier?

N’attendez pas le début d’une nouvelle année. Il n’y a pas de meilleur moment pour adopter une approche proactive qu’aujourd’hui, alors commencez dès maintenant.

N’utilisez pas différents calendriers pour différentes choses. Utilisez un seul, car toutes les activités et les rendez-vous font partie de votre vie et suivre votre productivité sera plus facile.

Réservez du temps chaque semaine pour planifier la semaine à venir. Au cours de ces séances, réfléchissez à la semaine dernière puis planifiez la semaine suivante en fonction de:

Temps de suivi

Un défi que vous aurez à relever consiste à estimer le temps que vous passez sur différentes activités.

La cartographie de votre semaine vous donne une vue d’ensemble de vos sept prochains jours. Il vous permet de prioriser et de réorienter vos tâches sans être victime d’autres facteurs. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les limites d’un calendrier, un outil comme Plan semaine peut aider.

La carte vous donne également une image plus précise du temps que vous avez consacré à différentes activités – mais uniquement si vous effectuez le suivi à l’aide d’un application de suivi du temps comme Force 5.

Ajustez votre carte

Après avoir suivi le processus de cartographie et de suivi, vous pourrez décider de ce qui est le plus important pour vous.

En fonction du temps pris et de ce que vous avez réussi à accomplir, vous pouvez modifier votre plan de gestion du temps pour la semaine à venir.

D’autres facteurs méritent d’être investis et de prendre du temps pour

Maintenant que vous avez une feuille de route pour votre semaine, d’autres activités peuvent vous emmener plus loin dans votre parcours de gestion efficace du temps et de productivité. Pensez à prendre le temps pour ce qui suit.

Méditation

le avantages pour la santé et psychologiques de méditation sont déjà largement connus, mais recherche indique qu’il peut également améliorer la productivité et la concentration.

De plus, la méditation:

Voici un moyen simple de commencer:

1. Téléchargez le Application Headspace.

2. Utilisez-le pour méditer dès le matin.

Faites-le tous les jours pour prendre l’habitude de méditer et prendre des notes sur les progrès de votre gestion du temps et votre productivité globale au cours des prochains mois.

Pratiquer la reconnaissance

Pratiquer la gratitude ou la reconnaissance peut augmenter la productivité en vous aidant à vous concentrer sur les points positifs, ce qui vous rend plus heureux.

Le psychologue Robert Emmons, auteur de Merci! Comment la nouvelle science de la gratitude peut vous rendre plus heureux, a mené des études pour prouver cette connexion.

Autres études ont montré que la gratitude réduit les sentiments négatifs et vous aide à atteindre vos objectifs et à prendre des décisions perspicaces.

Alors, comment intégrez-vous la gratitude dans votre journée?

Le moyen le plus simple est de garder une liste des choses dont vous êtes reconnaissant. Un autre est de montrer de la gratitude à ceux qui vous entourent via des notes de remerciement, des courriels ou des messages écrits.

Vous vous sentez stressé pendant la journée? Prenez un moment pour vous demander ce dont vous êtes reconnaissant. Énumérez cinq choses, personnes ou situations.

Vous vous sentez stressé pendant la journée? Prenez un moment pour énumérer cinq choses, personnes ou situations dont vous êtes reconnaissant. Pratiquer la gratitude augmente la productivité et le bonheur. Cliquez pour tweeter

En prenant l’habitude, vous augmenterez également votre productivité.

Brain dump tous vos objets à faire

Au fur et à mesure que vous progressez dans la semaine, de nouveaux éléments à faire apparaîtront. Cependant, le problème avec ces objets en vrac qui persistent dans notre cerveau est qu’ils augmentent la fatigue de décision. Ils sont comme des programmes informatiques inutilisés qui utilisent la RAM de votre ordinateur, ce qui ralentit la vitesse et les fonctions globales.

Libérez de la mémoire RAM mentale en vidant les tâches à faire sur une application ou du papier. Des outils comme Evernote, Todoist, et Nozbe peut aider à accomplir cela.

Tony Robbins va plus loin en utilisant un processus qu’il appelle le gros morceau. Il répertorie tous ses éléments à faire, puis regroupe des éléments similaires. Il aborde ensuite chaque morceau.

Pourquoi est-ce plus productif?

Parce que cela nécessite moins d’énergie mentale et de temps que de passer d’un élément à un autre, puis de revenir.

Nettoyez votre fouillis

Les tâches en attente sont comme un encombrement qui traîne sur votre bureau ou à la maison. L’encombrement a un impact négatif sur notre capacité à concentrer et à traiter les informations. Le faire est aussi mauvais que d’essayer d’effectuer plusieurs tâches.

Selon un étude par des chercheurs de l’Université de Princeton, de multiples stimuli dans notre champ de vision se disputent l’attention dans notre cerveau et diminuent notre capacité de traitement.

L’encombrement mental est tout aussi mauvais. June Saruwatari, auteur de Derrière l’encombrement, indique que même ranger des notes de réunion qui doivent être revues n’aide pas si la tâche vous revient à l’esprit le reste de la journée ou jusqu’à ce que vous l’ayez terminée.

Donc, sauvegardez vos tâches en attente sur une liste de tâches comme celle dont nous avons parlé ci-dessus.

Gérez votre énergie au lieu du temps

Remarquez à quelle fréquence votre cerveau erre lorsque vous faites plusieurs choses sans rapport?

Comment pouvez-vous apporter concentration et productivité à vos journées?

Le secret réside dans la gestion ton énergie et pas tant votre temps. En d’autres termes, réglez vos journées de travail en fonction des catégories de travail qui vous obligent à faire avancer les objectifs.

Par exemple, le lundi, vous pouvez gérer les réunions et les tâches administratives. Les mardis seraient consacrés au développement des affaires et aux tâches de marketing. Les mercredis sont pour le travail du client, les jeudis sont pour la fixation des rendez-vous et la réussite du client.

Le but de cet exercice est de faire avancer régulièrement les tâches les plus importantes. Sinon, vous serez partout sans capacité mentale de vous concentrer.

Jack Dorsey, PDG et co-fondateur de Twitter ne jure que par ce processus pour le garder organisé. Découvrez son interview avec Techonomy ci-dessous:

Utilisez les tâches d’administration pour remplir des plages horaires vides

Nous avons couvert le danger de la loi de Parkinson plus tôt. Mais que faites-vous lorsque vous avez des places disponibles dans votre calendrier?

La tentation serait d’allouer le temps supplémentaire aux activités professionnelles. Au lieu de cela, allouez du temps à des tâches moins exigeantes comme la gestion de vos comptes, la mise à jour des images sur votre blog, votre administrateur, etc.

Utilisez le principe de la segmentation pour organiser vos tâches en fonction des groupes liés et du temps nécessaire pour terminer. Mélanger des activités liées au travail avec des tâches d’administration selon votre calendrier vous rendra plus productif, reposera votre cerveau et vous empêchera de prendre du retard.

L’élan est la clé

La première loi du mouvement de Newton États:

“Un corps au repos restera au repos, et un corps en mouvement restera en mouvement à moins qu’il ne soit soumis à une force extérieure.”

Cette loi peut s’appliquer lorsque vous vous préparez à une journée productive. Si vous êtes productif dans les premières heures de votre journée, vous resterez probablement productif pour le reste.

Le professeur Teresa Amabile, de l’Université de Harvard, a étudié les entrées du journal des employés de sept entreprises et a constaté que le Principe de progrès a un effet majeur sur la productivité d’une personne. Elle a découvert que les gens ressentent un regain de motivation s’ils progressent dans un travail significatif. Plus ils ressentent ce sentiment de progrès, plus ils sont susceptibles d’être productifs et créatifs à long terme. C’est la base du terme qu’elle a inventé le principe du progrès.

Supprimez les distractions de votre boîte de réception

Le courrier électronique est un outil de travail essentiel mais n’a pas beaucoup de sens en soi. Suivre Inbox Zero et d’autres tactiques de gestion des e-mails peut être temporairement satisfaisant, mais que se passe-t-il lorsque la boîte de réception recommence à se remplir?

Recherche montre que les gens passent en moyenne 30 heures par semaine à rechercher de nouveaux e-mails.

Les gens passent en moyenne 30 heures par semaine à rechercher de nouveaux e-mails. Voici comment passer ce temps de manière plus productive. Cliquez pour tweeter

La meilleure façon de supprimer les distractions dans votre boîte de réception est de donner d’abord au courrier électronique une heure spécifique sur votre calendrier. Ne commencez pas la journée par e-mail car, ce faisant, vous cadrez la journée en fonction des besoins des autres.

Utilisez les boutons Supprimer ou Archiver pour supprimer tous les messages susceptibles de vous distraire. Pour le reste, agissez immédiatement si le problème peut être réglé dans les 2 prochaines minutes; sinon, signalez-y et revenez-y lorsque vous le pouvez.

Déléguez et n’ayez pas peur de dire non

Nous savons déjà qu’il est important de minimiser la fatigue des décisions. Mais en tant que pigiste ou propriétaire d’entreprise, vous vous retrouvez souvent à prendre des décisions sur les tâches quotidiennes ainsi que des décisions stratégiques. Alors, comment pouvez-vous vous concentrer sur des décisions plus stratégiques et réduire le nombre de décisions quotidiennes que vous devez prendre?

À un moment donné, vous devrez déléguer pour éviter d’être submergé par les décisions insignifiantes que vous devez prendre.

Pour déléguer efficacement, sachez quelles sont vos priorités pour l’année et comment cela se traduit en activités dans les semaines à venir. Une fois que vous êtes clair sur vos priorités, vous pouvez utiliser le Principe de Pareto ou la règle des 80/20 pour déléguer des décisions qui diminueront votre concentration stratégique.

Une délégation efficace nécessite de la pratique et il est essentiel de savoir quelles tâches peuvent être déléguées. Ceux-ci pourraient inclure:

      • Tâches répétitives adaptées à votre flux de travail
      • Tâches avec des procédures clairement définies et des résultats finaux
      • Tâches d’administration qui nécessitent peu de connaissances ou d’expertise spécialisées

Le même principe aide également à dire non aux choses qui ont le potentiel de vous distraire de vos priorités.

Prendre des pauses

Considère ceci:

      • Études ont montré qu’un exercice physique modéré peut stimuler la productivité et la créativité pendant deux heures par la suite.
      • Études montrent également que ceux qui cèdent à une distraction une fois par heure réussissent mieux que ceux qui ne font que s’arrêter sans interruption.

Alors, comment pouvez-vous prendre des pauses pour maximiser votre concentration et votre productivité?

      • Utilisez la technique de gestion du temps de Pomodoro pour travailler dans les sprints: en d’autres termes, travaillez dur avec une concentration profonde pendant de courtes périodes.
      • Prenez des pauses de récupération. Entre chaque sprint, récupérez et rafraîchissez votre énergie et concentrez-vous en faisant une pause.

Élaborez vos plans

Maintenant que vous avez les stratégies de gestion du temps, les étapes et les outils pour planifier votre semaine et moins de stress, vous devez être proactif.

Cela peut sembler beaucoup de travail, mais prenez du temps et commencez le processus. Élaborez votre semaine idéale, puis créez votre carte de la semaine. Suivez le temps consacré aux activités, puis ajustez les plans en fonction des données dont vous disposez.

Le retour que vous ressentez sur cet investissement en temps bougera l’aiguille sur vos objectifs et votre bonheur global.

Cet article a été publié en mars 2018 et mis à jour en septembre 2019.

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