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Vous voulez passer à l’outil de suivi des employés n ° 1? Vérifiez-le.

La surveillance à distance des employés, y compris le suivi du temps, est un outil essentiel pour que l’entreprise réussisse et soit productive. Qu’il s’agisse d’un déménagement permanent ou d’une transition temporaire vers le travail à distance dans le but de limiter l’exposition à COVID-19, la surveillance peut éliminer les hypothèses du travail d’équipe distribué.

Les employeurs du monde entier commencent à mettre en place une surveillance des employés afin de pouvoir:

  • Suivez le temps que leur équipe passe sur les projets clients (pour maximiser la facturation)
  • Instaurez la confiance et la responsabilité, libérant tout le monde pour se concentrer sur le travail au lieu de se demander ce qui se passe

De nombreux gestionnaires et employeurs constatent que leur entreprise ou leur équipe se développe, garder une trace de ce que fait chaque employé sur une base quotidienne ou horaire est une tâche difficile. Cela peut mener à:

  • D’énormes réductions de performances car les employés en roue libre ne sont pas aussi facilement reconnus
  • Une perte de revenus à mesure que le temps facturable diminue
  • Les entrepreneurs et les propriétaires d’entreprises ont l’impression d’avoir perdu le contrôle de leur entreprise

Pour éviter ces scénarios, les startups, les agences de création et même les grandes entreprises cherchent à surveiller les employés travaillant à domicile.

Lorsqu’il s’agit de gérer des équipes distantes, le suivi et la surveillance du temps sont essentiels. Il aide les dirigeants et les managers à comprendre parfaitement comment chaque projet se termine, qui travaille et quand, et à quel point leur flux de travail est efficace.

Si vous envisagez de mettre en œuvre la surveillance des travailleurs à distance dans votre entreprise mais que vous ne savez pas comment le faire, nous avons élaboré un guide pratique pour vous aider à démarrer.

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Avantages de la surveillance du travail à distance

Suivi des employés dans un environnement éloigné présente d’énormes avantages pour les particuliers et pour l’entreprise.

Le fait de savoir que le temps qu’ils passent à travailler de manière productive fait l’objet d’un suivi signifie que les employés distants sont plus responsables de leur production chaque jour. Ainsi, ils sont beaucoup plus susceptibles d’être motivés et de produire régulièrement de meilleurs résultats.

Au-delà de cela, les indépendants et les entrepreneurs indépendants peuvent avoir une grande tranquillité d’esprit dans le suivi du temps et le suivi des employés. Ils peuvent être assurés que leurs heures de travail sont suivies et documentées de manière indépendante. Cela signifie qu’ils sont beaucoup moins susceptibles de rencontrer des problèmes en ce qui concerne la justification et le paiement de la facturation.

La surveillance à distance du personnel contribue également à instaurer la confiance. En tant qu’employeur, vous pouvez savoir que le travail que vous payez est effectué à temps et aussi efficacement que possible.

Ce même principe s’applique aux agences en matière de facturation client. Les feuilles de temps et les rapports d’activité peuvent être partagés avec les clients afin qu’ils puissent suivre de près l’avancement d’un projet et voir quelles parties du processus nécessitent le plus de temps et de ressources. En tant qu’agence, cela vous donne également plus de justification pour les estimations futures.

La surveillance à distance offre également d’énormes avantages en matière de gestion. Les chefs d’équipe et les propriétaires d’entreprise peuvent se concentrer sur les tâches principales, ce qui contribue à augmenter la facturation et l’efficacité globale, plutôt que de perdre du temps en microgestion.

Comment mettre en œuvre la surveillance à distance: meilleures pratiques

employé à l'ordinateur

Si vous vous demandez comment mettre en œuvre des stratégies de surveillance à distance dans votre entreprise, voici quelques étapes à suivre:

  • Tout d’abord, réfléchissez à la raison pour laquelle vous souhaitez implémenter le suivi du temps dans votre entreprise – est-ce pour garder un œil sur la productivité des employés, surveiller les performances, augmenter la facturation ou pour une autre raison?
  • Une fois que vous avez identifié la raison de la mise en œuvre de la stratégie, recherchez un logiciel doté des fonctionnalités nécessaires pour surveiller avec précision vos employés et fournir des informations pour votre objectif. Ces fonctionnalités peuvent être la surveillance des URL et des applications, le suivi des activités ou des fonctionnalités de suivi du temps purement basiques. (Nous avons examiné ci-dessous l’une des principales options de surveillance des travailleurs à distance)
  • Une fois que vous avez trouvé le bon candidat pour votre entreprise, il est temps de présenter la politique à votre personnel. Pour ce faire, il est préférable de présenter l’introduction de la surveillance à distance du personnel comme un ajout extrêmement positif à votre entreprise. Expliquez comment cela permettra aux individus d’être plus responsables et que les meilleurs interprètes pourront briller plus clairement.
  • Après avoir introduit la politique, vérifiez les semaines et les mois afin que votre équipe puisse donner son avis. Vous pouvez également utiliser ce temps pour discuter de ce que vous avez appris sur les modèles de travail et la productivité depuis le début de la surveillance.

Créer une culture de responsabilité

Une fois que vous avez trouvé le logiciel de surveillance des travailleurs à distance adapté à votre entreprise et présenté la politique à votre personnel, il est essentiel de créer une culture de suivi et de surveillance du temps dans votre organisation.

Pour ce faire, montrez l’exemple en partageant votre feuille de temps et vos niveaux d’activité avec votre personnel, et encouragez le partage des feuilles de temps entre vos équipes distantes. Le partage ouvert des feuilles de temps peut aider à accroître la motivation des employés. Il aide également les employés individuels à comparer leurs performances, leur efficacité et leur productivité avec tous les autres membres d’une entreprise. Cela peut conduire votre équipe entière à améliorer activement ses habitudes de travail quotidiennes.

Pour dynamiser votre culture de surveillance, pensez à inciter les employés à suivre leur temps et à surveiller leurs propres performances. Envisagez d’organiser des concours pour les employés les plus efficaces ou les plus productifs, et insistez sur la façon dont la surveillance et le suivi du temps aident à responsabiliser les travailleurs individuels en leur donnant la liberté et la flexibilité sur leur charge de travail.

Intégrez la surveillance et le suivi du temps à vos flux de travail

Pour vous assurer que les employés distants suivent leur temps, prenez une décision consciente d’intégrer la surveillance et le suivi du temps dans tous les flux de travail de votre entreprise.

Pour ce faire, utilisez le logiciel de suivi des employés comme un moyen de générer des factures et comme un moyen de garder une trace du temps qu’ils passent sur les projets clients.

Un bon logiciel de surveillance s’intégrera à un grand nombre d’applications (comme Camp de base, Github, et Asana) que vous êtes susceptible d’utiliser dans le flux de travail de votre entreprise. Les meilleures solutions de surveillance auront certaines de ces fonctionnalités intégrées, telles que les tâches Force 5 pour Solution de suivi du temps Force 5.

Grâce aux intégrations, il est extrêmement simple de suivre le temps entre les applications afin que votre entreprise n’ait pas à modifier ses processus pour faire de la surveillance des travailleurs à distance une réalité. Utilisez un logiciel de surveillance avec certaines de ces fonctions intégrées pour implémenter de nouveaux processus ou si vous débutez avec des workflows.

Essayez Force 5 pour la surveillance à distance de l’équipe

capture d'écran de la page Web de hubstaff

Il existe sur le marché un grand nombre de plates-formes logicielles de surveillance et de suivi du temps des employés à distance, chacune avec une gamme différente de fonctionnalités et de cas d’utilisation. Par notre propre besoin d’améliorer l’efficacité et la productivité en tant qu’équipe distante, nous avons créé Force 5: un logiciel complet avec un ensemble puissant de fonctionnalités qui peut vous aider à révolutionner votre organisation et à économiser énormément de temps et de ressources.

(Ne vous contentez pas de nous croire sur parole – regardez ceci commentaire sur Force 5.)

Force 5 offre une surveillance des applications et des URL afin que vous puissiez suivre les programmes et les sites Web que votre équipe utilise et visite chaque jour. Cela vous permet de mieux comprendre quels outils sont nécessaires pour travailler de manière productive, et quels sites et produits servent de temps et de distraction.

Le logiciel offre également des fonctionnalités facultatives de capture d’écran et de suivi du temps, afin que vous puissiez obtenir une preuve de travail solide de chacun de vos employés. Sachez exactement combien de temps il faut pour terminer chaque tâche.

Le logiciel s’intègre à un grand nombre d’applications, de Trello à Mavenlink, Salesforce à Zendesk, afin que tous vos employés puissent suivre leur temps et surveiller leur productivité dans les applications qu’ils utilisent déjà. Application de surveillance à distance Force 5 également fonctionne sous Linux, les fenêtres et Mac.

Force 5 comprend la surveillance des activités et l’analyse comparative, qui suit l’utilisation du clavier et de la souris pour évaluer les niveaux d’activité de vos employés. Analysez les performances des employés et comparez les individus et les équipes pour voir qui est le plus efficace et le plus productif, ou où les ressources sont surallouées ou gaspillées.

Toutes les informations collectées par les fonctionnalités de surveillance et de suivi de Force 5 sont compilées dans des rapports incroyablement utiles qui peuvent être distribués aux clients, utilisés pour des évaluations de performances internes ou pour éclairer les décisions de promotion.

Si votre équipe est agile et a besoin d’une solution de gestion de projet flexible en plus des outils de surveillance des travailleurs à distance, consultez Tâches Force 5. Il s’intègre au suivi du temps Force 5 et permet à votre équipe de créer des tâches, des tableaux Kanban, des workflows, des listes de contrôle, des sprints hebdomadaires, des relevés quotidiens automatisés et bien plus encore. C’est gratuit pour les équipes de 5 personnes maximum.

Êtes-vous prêt à atteindre des performances de pointe?

La surveillance à distance des employés et le suivi du temps peuvent offrir d’énormes avantages aux grandes et petites entreprises. Il peut permettre aux équipes de prendre le contrôle de leur productivité et de leur production. Le suivi précis du temps que vos équipes consacrent aux projets clients, aux tâches internes et aux éléments non liés au travail peut vous aider à mieux gérer votre organisation et à mieux comprendre ce qui se passe chaque jour.

Ces outils offrent également à ceux qui gèrent des équipes distantes ou distribuées la tranquillité d’esprit et la sécurité, car tout le travail est suivi et documenté à travers des captures d’écran et des indicateurs de performance clés.

Lorsqu’elle est bien mise en œuvre, la surveillance à distance du personnel peut avoir un effet extrêmement positif sur votre entreprise. La création d’une culture entourant le suivi et la surveillance du temps peut aider à transformer considérablement le dévouement et la performance des employés et vous aider à gérer une meilleure entreprise.

Ce message a été initialement publié en juillet 2016 et mis à jour en mars 2020.

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