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Comment se concentrer sur le bon travail


Peu importe où vous travaillez ou quel type de travail vous faites, tout le monde cherche des moyens d’être plus productif. Au lieu de trouver des moyens de simplifier le travail, il est facile de se plonger dans une liste infinie, de prendre une tasse de café de plus, de rattraper Netflix (ne vous inquiétez pas, nous le faisons tous) ou de jouer sur votre téléphone.

Bien sûr, toutes ces choses sont amusantes. Mais ils ne sont certainement pas non plus productifs.

Nous avons des méthodes éprouvées, fiables et éprouvées pour devenir (et rester) plus productives.

Pourquoi les gens sont obsédés par la productivité

Recherche montre qu’il peut s’écouler entre 11 et 25 minutes pour qu’une personne reprenne sa tâche d’origine après une interruption. À l’ère numérique, nous sommes constamment entourés de stimuli et de micro-demandes qui demandent de l’attention.

Rester concentré au travail et éviter la distraction est plus difficile que jamais – ce qui explique pourquoi tant de gens recherchent des environnements plus calmes qui favorisent la capacité de se concentrer, ou tout simplement de créer un moment pour s’éloigner de tout.

La recherche d’une meilleure productivité a même conduit à des idées confuses sur ce qu’est vraiment la productivité. Contrairement à la notion de «multitâche», il ne s’agit pas seulement d’accomplir une multitude de tâches, à l’aide de listes de contrôle et de listes de tâches, le tout en une seule fois. La vraie productivité, le genre qui vous concentre sur ce qui est important et vous permet d’atteindre des objectifs significatifs, consiste à faire moins pour accomplir plus.

C’est trop beau pour être vrai? Découvrez ces techniques de productivité.

1. Économisez de l’énergie cérébrale en évitant le multitâche

Cal Newport, auteur de Travail en profondeur: règles pour un succès ciblé dans un monde distrait, dit que lorsque nous essayons de gérer plusieurs tâches à la fois, la qualité de notre concentration est réduite. Vous pourriez obtenir une partie de chacun d’eux en quelque sorte, mais aucun ne sera pris en charge aussi efficacement que si vous vous étiez concentré sur un seul à la fois.

Pour faire court, le multitâche tue notre productivité.

«Attention résidu» est un terme inventé par le professeur Sophie Leroy de l’Université du Minnesota. Elle a trouvé, après des recherches sur divers études sur la productivité multitâche, que plus les gens assumaient de responsabilités, plus ils avaient tendance à travailler, que les projets initiaux soient terminés ou non.

Lorsqu’une personne passe d’une tâche à une autre sans avoir terminé la première, un «résidu» de son attention reste bloqué alors qu’elle réfléchit au problème d’origine. Cela laisse moins de puissance cérébrale pour se concentrer sur la tâche suivante et crée une boucle dangereuse où rien n’est jamais fait à votre pleine capacité.

Le multitâche est désormais largement reconnu comme ayant un impact négatif sur la productivité. La solution, selon Cal Newport, consiste à travailler sans distraction pendant de longues périodes et en se concentrant pleinement sur une seule tâche.
La bonne nouvelle est que nous pouvons apprendre à entrer dans le travail en profondeur en pratiquant avec des outils pour aider au processus.

Décider quel travail commencer en premier peut être un défi en soi. Au milieu de tout le chaos et du bruit qui nous entourent, comment pouvons-nous donner un sens, mettre de l’ordre et prioriser notre travail pour savoir quelle est la seule tâche significative sur laquelle nous devrions nous concentrer?

2. Choisissez les cinq principales tâches sur lesquelles vous travaillerez ce jour-là

Warren Buffett, l’un des hommes d’affaires les plus prospères au monde, s’est forgé une réputation d’investisseur passionné et innovant. Son succès est dû en partie à la manière brillante dont il donne la priorité à son temps. Cette technique de productivité est appelée méthode de Warren Buffett.

Voici sa stratégie en trois étapes pour choisir ses priorités:

  1. Notez vos 25 meilleurs objectifs.
  2. Passez en revue votre liste et encerclez vos cinq principaux objectifs.
  3. Maintenant, concentrez-vous uniquement sur ces cinq objectifs jusqu’à ce que vous les ayez atteints.

Cet exercice simple réduit les priorités au minimum tout en éliminant les distractions et les efforts inutiles. Cependant, abandonner des objectifs qui nous tiennent à cœur, mais qui sont sans importance, peut être difficile.

Il est facile de rationaliser le temps consacré à des activités ou des tâches qui, en fait, produisent peu de bénéfices. Cependant, toutes ces activités non essentielles prennent du temps, de l’énergie et de l’espace mental que nous aurions pu utiliser sur les activités essentielles. C’est pourquoi nous nous retrouvons souvent avec 20 objectifs à moitié achevés au lieu de cinq.

3. Connaître la différence entre importance et urgence

Parmi de nombreuses autres réalisations, Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis, est réputé avoir créé la NASA, la DARPA (qui a conduit à la création d’Internet) et le réseau routier interétatique.

Alors juste ça.

Il est plus que juste de dire qu’il était assez productif. UNE citation souvent attribuée à Eisenhower révèle l’un des secrets de son incroyable productivité:

«J’ai deux types de problèmes, l’urgent et l’important. Les urgents ne sont pas importants et les importants ne sont jamais urgents. »

Alors, comment a-t-il décidé ce qui est urgent et non important?

La technique est appelée méthode de matrice de décision Eisenhower, qui classe les tâches en quatre catégories:

  1. Urgent et important – tâches qui doivent être traitées immédiatement
  2. Important mais pas urgent – tâches que vous planifierez
  3. Urgent mais pas important – tâches que vous pouvez déléguer
  4. Pas urgent ou important – tâches que vous pouvez éliminer

La méthode de matrice de décision Eisenhower par Hubstaff

En utilisant cela comme guide, vous pouvez décider:

  • Sur quoi vous devez passer du temps pendant la semaine
  • Sur quoi vous devez passer du temps pendant la journée
  • Ce que vous pensez peut-être est important, mais vous devriez peut-être simplement laisser tomber

Si vous évoluez vers un rôle qui a plus de responsabilités et nécessite du leadership, vous vous retrouverez à exécuter moins de tâches mais une planification plus stratégique. En fait, dans de nombreux cas, effectuer certaines tâches vous-même peut commencer à avoir moins de sens, surtout si vous pouvez les déléguer efficacement à quelqu’un d’autre.

En d’autres termes, vous devez intentionnellement passer plus de temps dans le quadrant 2.

Deux questions clés vous aideront à déterminer à quel quadrant attribuer vos tâches:

  • Vers quoi je travaille?
  • Comment les principaux objectifs sur lesquels je travaille m’aident-ils à atteindre mes objectifs?

Des réponses honnêtes à ces questions vous aideront à décider où vous devez investir votre temps et ce que vous devez déléguer ou éliminer. La plupart des gens ont tendance à choisir par défaut ce qui retient le plus leur attention. C’est pourquoi ils finissent par s’occuper de tâches urgentes et non pas de tâches importantes.

Pourquoi?

Parce que les tâches urgentes crient le plus fort, et il y a des répercussions à ne pas les aborder immédiatement. Mais si nous consacrons trop de temps à des tâches urgentes, nous avons tendance à faire peu ou rien d’important qui nous aidera à déplacer l’aiguille vers nos objectifs.

Une solution simple consiste à rendre urgentes les tâches importantes. Comment? Attribuez une date limite. Vous devrez être tenu responsable, et il doit y avoir un système de récompenses et de répercussions en place pour vous garder honnête avec vous-même. Pensez à demander à d’autres de vous tenir responsables de ces délais et pensez également aux conséquences de ne pas les atteindre, à la fois pour vous et votre équipe.

Les méthodes couvertes jusqu’à présent vous aideront à prendre des décisions productives et à vous concentrer davantage sur votre travail. Cependant, un problème courant que vous pourriez rencontrer est de coller à vos décisions et à vos nouvelles habitudes.

4. Créez de nouvelles habitudes pour vous rendre plus productif

Vous pouvez essayer différents systèmes de gestion du temps comme la technique de Pomodoro, GTD (Getting Things Done), le principe de Pareto, etc. Mais ce dont vous avez vraiment besoin, c’est de la motivation pour vous en tenir à vos nouvelles habitudes.

L’ancienne gestion d’entreprise disant «Ce qui est mesuré peut être amélioré» pourrait vous aider à rester inspiré.

Une fois que vous avez des données et des tendances, vous pouvez repérer les domaines à améliorer. Pour améliorer vos propres performances, envisagez de gamifier le processus. Récompensez-vous lorsque vous atteignez vos objectifs et fixez des «sanctions» – comme sauter un voyage pour prendre un café – lorsque vous vous relâchez.

Le comédien Jerry Seinfeld a mis au point la technique Seinfeld, autrement connue sous le nom de «Don’t Break The Chain» ou «X-mark».

Cela fonctionne comme ceci:

  • Décidez quels objectifs vous allez atteindre en premier. Choisissez pas plus de trois à la fois.
  • Définissez une exigence minimale pour chaque objectif. Si vous êtes designer, vous pouvez décider de créer un nouveau logo chaque jour.
  • Décidez comment vous allez gérer les moments inévitables où la chaîne peut être brisée, comme si vous tombez malade ou partez en vacances. Ces situations ne peuvent être évitées et ne nécessitent pas de «punition».
  • Placez un calendrier ou une grille 7 × 10 avec un objectif clairement visible. Faites de même pour chacun de vos objectifs.
  • Investissez dans un marqueur rouge. Un très beau permanent.

Chaque jour sur le calendrier ou sur la grille est l’occasion de pratiquer votre nouvelle habitude. Lorsque vous suivez avec succès votre nouveau comportement, vous pouvez marquer le jour sur le calendrier ou la grille avec un grand X rouge profondément satisfaisant.

Après quelques jours, vous verrez que vous créez une chaîne de X. Le but est de ne pas briser la chaîne.

Pourquoi est-ce si efficace?

  • C’est simple de commencer.
  • Vous pouvez suivre les progrès et les résultats.
  • Il est facile de rester sur la bonne voie. Si vous cassez la chaîne, vous pouvez en commencer une nouvelle.
  • Selon un étude par Phillippa Lally à l’University College de Londres, il faut deux mois (66 jours en moyenne) pour prendre une nouvelle habitude. N’abandonnez pas avant!

5. Organisez votre travail et concentrez-vous sur les tâches clés

Se concentrer sur son vrai travail consiste à mobiliser son attention et à se concentrer sur les tâches que vous souhaitez accomplir.

Voici six façons de le faire.

  • Comprenez votre schéma de concentration. Une étude de Harvard Business Review montre que la plupart des gens sont plus concentrés le matin. Les individus varient, mais la compréhension de votre schéma de concentration et de ses influences, telles que les émotions ou le sommeil, vous aidera à planifier votre journée.
  • Préparez-vous pour le lendemain. Avant de vous coucher, planifiez demain. Supprimez certaines des décisions les plus faciles: identifiez ce sur quoi vous allez travailler, ce que vous porterez, ce que vous mangerez, la route que vous prendrez pour vous rendre au travail, etc. Cela vous permettra d’éviter plus facilement d’être détourné et d’éviter de perdre du temps. et de l’énergie sur des choses sans importance.
  • Abordez d’abord les tâches les plus importantes. Le report de tâches difficiles ne fera que ronger votre énergie. Alors, abordez d’abord les tâches difficiles ou les plus importantes. Après tout, recherche montre que nous sommes les plus vifs le matin.
  • Éliminez les distractions. Des urgences surgiront de temps en temps et vous devrez y faire face. C’est la vie. Cependant, de nombreuses situations que d’autres considèrent comme une urgence peuvent être traitées plus tard. Dans ces situations, il est préférable de ne pas répondre à de telles demandes – ou, du moins pas immédiatement. Au fil du temps, les gens vous dérangeront moins avec des questions triviales.
  • Prendre une pause. Faire une pause de temps en temps vous aidera à vous dynamiser. Manger des aliments sains, faire de l’exercice de qualité et rester hydraté sont également utiles.
  • Pour maintenir votre concentration et votre productivité, rappelez-vous pourquoi vous êtes engagé dans ces activités et où elles mènent toutes: pour un succès accru pour vous et votre entreprise.

Utilisez la technologie pour inverser la tendance

La technologie est une épée à double tranchant. Avec toutes les notifications, carillons et alertes, il peut facilement devenir distrayant et interruptif. Ces alertes attirent notre attention en fournissant un petit libération de dopamine dans notre cerveau, ce qui nous rend dépendants de leur répondre. En fait, cela fait du bien d’arrêter ce que vous faites et de glisser une notification.

Vous pouvez également utiliser la technologie pour inverser la tendance, retrouver votre productivité et vous concentrer sur le bon travail. Voici comment:

  • Obtenez vos priorités à droite en utilisant l’une des deux stratégies de productivité simples dont nous avons discuté ci-dessus.
  • Utilisez ensuite des outils et des technologies qui bloqueront les distractions et les tentations.
  • Utilisation Suivi du temps Force 5 pour voir combien de temps vous passez sur quoi. De plus, vous pourrez voir niveaux d’activité et à quel point vous êtes productif. Si c’est heure facturable, envoyez des factures à vos clients en quelques clics.
  • Utilisation Tâches Force 5 pour organiser toutes vos tâches dans un tableau Kanban visuel et avoir un aperçu facile de votre liste de tâches.

Qu’est-ce qui vous convient?

Ils disent qu’une marée montante soulève tous les bateaux, alors aidez la communauté Force 5 à apprendre et à grandir ensemble en nous disant ce qui fonctionne pour vous. Nous serions ravis de lire vos commentaires ci-dessous.

Consultez nos autres articles sur la recherche de plus de flexibilité et de liberté dans votre travail: comment libérer votre entreprise du pack et comment faire un plan de gestion du temps et moins de stress.

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