Comment Trello peut être votre arme secrète pour le travail agile

La méthodologie Agile a commencé comme une alternative à la gestion de projet dans le développement de logiciels. En 2001, une équipe de professionnels de l’informatique avec une approche visionnaire a posé ses principes dans le Manifeste Agile.

Agile promeut le concept profond que les grands projets peuvent être décomposés en tâches plus petites. Ils sont ensuite complétés en morceaux gérables et classés par ordre de priorité et réitérés selon les besoins.

En raison de ses immenses avantages pour la productivité et la flexibilité du flux de travail, des équipes de toutes sortes d’industries ont adopté la mentalité Agile. Le développement de produits, le marketing et les ventes ne sont que quelques-unes des activités qui peuvent être accélérées et améliorées avec lui.

La méthodologie Agile a été appliquée avec succès avec l’outil de gestion de projet populaire, Trello. C’est l’un des meilleurs choix pour les logiciels d’organisation qui peuvent s’adapter aux principes d’Agile. Trello est basé sur le système de productivité Kanban.

Dans ce guide, nous verrons comment implémenter les frameworks Agile et Scrum avec Trello. Passez à l’un de ces sujets:

Table de Matières

Travaillez plus intelligemment avec la gestion de projet Agile

Les équipes agiles en font plus. Voir par vous-même.

Essayez les tâches Force 5

La philosophie et la méthodologie Agile

La philosophie derrière le Approche agile de la gestion de projet est simple mais puissant. Les grands projets sont divisés en petits morceaux de travail. Ils sont planifiés selon un processus de priorisation perspicace.

Les groupes de tâches sont ensuite exécutés en itérations continues, qui sont coordonnées entre les équipes. Les tâches peuvent être facilement re-hiérarchisées et déplacées en fonction des besoins.

Les principes principaux qu’Agile défend sont la flexibilité, la collaboration et une approche itérative du travail.

La philosophie Agile a été appliquée au développement logiciel à travers un certain nombre de méthodes. Le framework Scrum est l’une des applications les plus populaires de l’approche Agile, en plus de Kanban et Lean. Beaucoup de ces méthodes ont été adoptées dans d’autres domaines la publicité, la création de contenu, les ventes et même la gestion.

Une approche typique de l’application de la méthodologie Agile consiste à exécuter des sprints. Le chef de projet segmente le travail en petits morceaux. Ensuite, ils planifient une certaine partie de celui-ci pour une exécution dans une semaine ou deux. Ils préparent également une ventilation détaillée des tâches dans le sprint. Les membres de l’équipe les déplacent progressivement vers la fin dans le délai fixé.

Qu’est-ce que Scrum?

Scrum est un cadre pratique au sein de la méthodologie Agile. Il a été formulé par Jeff Sutherland dans les années 1990 sur la base des systèmes Agiles utilisés par les entreprises japonaises au cours des deux dernières décennies.

Les valeurs principales de Scrum sont la transparence, l’inspection et l’adaptation. Ce système simple peut aider les chefs d’équipe et les gestionnaires à décomposer les tâches complexes et à les répartir entre les différents membres de l’équipe. Il est basé sur l’idée d’une construction incrémentielle et itérative qui réagit rapidement aux changements.

La raison pour laquelle de nombreuses entreprises et startups utilisent le framework Scrum pour la gestion de projet est la capacité de s’adapter rapidement aux changements d’exigences inattendus et aux insécurités dans la planification de projet.

L’autre raison pour laquelle Scrum est l’outil de gestion de projet préféré des entreprises du monde entier est la facilité de mise en œuvre du cadre Scrum – cela peut être fait même sur un tableau blanc ordinaire.

Pourquoi choisir Trello pour Agile?

Au sein du vaste ensemble d’outils de gestion de projet sur le marché, Trello se démarque.

Parce qu’il est si facile à utiliser, Trello est une solution Scrum et Agile incroyable. Il fonctionne comme un tableau blanc traditionnel mais sous une forme numérique. La flexibilité des tableaux Trello est parfaitement alignée avec le cadre Scrum, car elle vous donne une visibilité complète sur les étapes du projet, les rôles et les délais.

Lorsque vous vous inscrivez à Trello, vous pouvez créer un certain nombre de tableaux dans votre espace de travail personnel ou d’équipe. Les tableaux contiennent des listes, qui sont des groupes de tâches. Vous pouvez remplir les listes avec des tâches individuelles, que vous pouvez saisir sous forme de fiches.

Trello fonctionne comme un tableau blanc traditionnel, mais sous une forme numérique. Cliquez pour tweeter

Vous pouvez facilement renommer et réorganiser toutes les listes en fonction des besoins actuels de votre équipe ou du projet sur lequel vous travaillez.

Il en va de même pour les cartes. Vous pouvez les déplacer de liste en liste sans tracas. Chaque carte peut contenir une description, une liste de contrôle avec des sous-tâches, des pièces jointes supplémentaires, des cessionnaires, des dates d’échéance et des étiquettes. Les membres de l’équipe peuvent discuter des aspects de la tâche dans les commentaires de la fiche. Si une nouvelle personne est ajoutée à la carte, elle peut immédiatement obtenir l’image complète des discussions précédentes.

Lorsque vous transférez une carte dans une autre liste, toutes les informations pertinentes se déplacent avec elle. Ces capacités rendent Trello génial en termes de flexibilité et d’intuitivité d’utilisation.

Un guide étape par étape pour configurer Trello pour Agile et Scrum

Bien que Trello soit intrinsèquement approprié pour appliquer Agile, il est utile de savoir comment le configurer. C’est ainsi que vous serez sûr de travailler avec un outil Agile vraiment puissant. Vous pouvez voir un exemple de carte modèle pour utiliser Trello pour Agile et consultez les étapes décrites ci-dessous.

Les listes essentielles dont vous avez besoin pour un tableau de sprint basé sur Agile sont le backlog de sprint, le sprint en cours, la tâche à faire, en cours, le contrôle qualité et terminé. La liste du backlog de Sprint contient les tâches qui doivent être accomplies dans le projet en cours.

La liste de sprint actuelle est dédiée aux tâches que vous souhaitez accomplir dans le push que vous planifiez maintenant. Vous devez les sélectionner après avoir défini les priorités dans le flux de travail plus important dont vous disposez.

La liste des tâches contient des étapes exécutables qui doivent être entreprises dans le sprint en cours. Vous pouvez déplacer progressivement les tâches du sprint actuel vers la liste des tâches, de sorte que la liste des tâches reste toujours assez courte.

Lorsqu’un membre de l’équipe prend en charge une tâche, sa carte est déplacée dans la liste En cours. Il est utile d’attribuer des dates d’échéance pour que les cartes ne restent pas en attente trop longtemps. Une fois que la personne l’a terminée, la carte passe à la liste d’assurance qualité. Toutes les tâches terminées et approuvées sont stockées dans la liste Terminé.

L’objectif de chacun de vos sprints est de déplacer les tâches de la liste Sprint Backlog de la partie la plus à gauche du tableau vers la liste Terminé à l’extrémité la plus à droite.

Voici les étapes individuelles pour lancer votre planche Scrum Trello.

#1. Configurer l’espace de travail et les tableaux

Si vous n’êtes pas déjà sur Trello, vous devez vous inscrire et créer un profil. Cliquez ensuite sur le bouton + à côté de votre profil et choisissez Créer une équipe.

Maintenant, vous configurez l’espace de travail d’équipe pour tous vos collègues. Sélectionnez Créer un tableau pour configurer des tableaux individuels qui seront dédiés aux projets et aux sprints.

Lorsque vous configurez votre Sprint Board, vous pouvez ajouter les listes dont vous avez besoin pour exécuter le sprint: carnet de commandes de sprint, sprint en cours, à faire, en cours, contrôle qualité et terminé.

Le Backlog est l’endroit où stocker toutes les tâches que votre équipe doit entreprendre dans votre projet ou sprint en cours. To Do contient les tâches à accomplir dans le sprint en cours. Doing héberge les tâches en cours de traitement.

Vous avez également besoin d’une liste appelée Bloqué pour les tâches en attente pour des raisons indépendantes de votre volonté. De cette façon, vous pouvez garder votre liste de tâches aussi nette que possible.

Il est également utile de créer une liste d’assurance qualité (AQ). Une fois que les tâches ont atteint la liste Terminé, elles peuvent être transférées au QA afin qu’elles puissent passer par un contrôle de qualité avant la publication de la fonctionnalité ou du projet du produit. Cela peut être fait à la fin de chaque semaine ou selon les besoins de votre équipe.

# 2. Décomposer de grandes tâches et les transformer en cartes

Dans l’étape suivante, vous devez considérer ce que vous aimeriez réaliser avec votre sprint actuel. Définissez les objectifs sur cette base, puis segmentez les tâches volumineuses en petits morceaux.

Saisissez chaque tâche sous forme de carte et placez-la dans la liste appropriée de votre Sprint Board. Une carte représente toujours une tâche, ce qui rend la carte facile à utiliser.

# 3. Ajouter des membres de l’équipe et attribuer des tâches

Votre prochaine étape consiste à donner accès à l’espace de travail et aux tableaux pertinents aux membres de l’équipe.

Vous devez apporter deux figures centrales:

• Un maître d’œuvre qui s’assure que ce que l’équipe produit correspond aux attentes et aux exigences.
• Un Scrum Master qui est chargé d’appliquer les concepts Scrum, de superviser la planche Sprint et de diriger l’équipe pendant les sprints.

Vous pouvez le faire en cliquant sur Ajouter des membres. Saisissez ensuite les adresses e-mail des utilisateurs et ils seront invités à rejoindre le forum.

Lorsque vos collègues auront accepté votre invitation, ils apparaîtront dans la liste des membres sur le côté droit du tableau.

Une fois que les membres de votre équipe ont rejoint le forum, vous pouvez ajouter des personnes aux cartes. De cette façon, ils reçoivent toutes les notifications liées à une tâche. Vous pouvez affecter des personnes à des tâches en sélectionnant Membres dans le menu Ajouter à droite:

En ce qui concerne l’exécution de sprints, il est préférable d’ajouter des personnes aux cartes uniquement lorsqu’il est clair qu’elles assument la responsabilité de la tâche respective. C’est ainsi que vous pouvez maintenir un haut niveau de responsabilité pendant les sprints.

Il est utile de conserver chaque fiche de tâche affectée à un seul membre de l’équipe pour éviter toute confusion quant aux responsables.

Pour d’autres types de cartes, il peut être utile d’avoir des personnes sur une carte juste pour qu’elles restent dans la boucle.

# 4. Inclure toutes les informations pertinentes dans les fiches de tâches

Bien que simple à utiliser, Trello regorge de fonctionnalités utiles. Les cartes peuvent contenir tous les types d’informations sur la tâche à accomplir, ce qui en fait des unités puissantes et indépendantes dans votre flux de travail.

Bien que simple à utiliser, Trello regorge de fonctionnalités utiles. Cliquez pour tweeter

Avoir toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit vous aidera à limiter les changements inutiles entre les outils et accélérera vos sprints.

Vous pouvez ajouter un titre pertinent à la carte, ce qui la rend reconnaissable dans la liste. Ensuite, vous pouvez entrer une description qui explique les aspects importants de la tâche et comment elle peut être exécutée.

Vous pouvez également joindre des documents, des liens et des images pertinents. Les cartes Trello peuvent héberger des fichiers, des commentaires, des user stories et toutes autres données. Vous pouvez joindre des fichiers en cliquant sur Pièce jointe dans chaque carte. Ils peuvent être ajoutés à tout moment. De cette façon, n’importe qui dans l’équipe peut y accéder rapidement.

Les cartes ont également une option de commentaire. Il permet aux membres de l’équipe d’échanger des informations et de discuter des aspects pertinents de la tâche sans quitter Trello.

# 5. Faire des listes de contrôle et ajouter des sous-tâches

La division de plus grandes unités de travail en tâches gérables n’est que le premier cycle de segmentation que vous devez effectuer. Si les tâches comportent des sous-tâches que vous pouvez définir, vous pouvez les saisir sous forme de liste de contrôle. Cela aidera les membres de l’équipe à effectuer des tâches en morceaux. Il offre également une meilleure visibilité sur les progrès réalisés.

# 6. Fixer des délais pour les tâches

Le but de l’exécution d’un sprint est de terminer une certaine partie du travail dans un délai fixe. C’est pourquoi vous devez définir des dates d’échéance pour les tâches à accomplir. Une fois qu’un membre de l’équipe entreprend une tâche, vous pouvez travailler ensemble pour fixer un délai réaliste mais ambitieux. Faites cela pour chaque tâche du sprint en cours.

#7. Créer un système d’étiquetage couleur

Dans les tableaux Trello, vous pouvez créer des étiquettes et organiser vos tâches avec leur aide. Les étiquettes peuvent être de différentes couleurs afin que vous puissiez facilement reconnaître les différentes zones de priorité attribuées à chacune. Vous pouvez également nommer des étiquettes et utiliser un système qui combine les couleurs et les titres des étiquettes.

Par exemple, vous pouvez créer une étiquette pour les tâches urgentes ou définir un système d’importance pour les tâches marquées par des étiquettes de couleur.

# 8. BONUS: Suivez le temps des tâches dans Trello

Bien que Trello n’offre pas de suivi du temps, vous pouvez enregistrer des heures à l’aide d’un intégration avec le suivi du temps Force 5. C’est la solution parfaite si vous devez rester responsable vis-à-vis des clients ou si vous avez simplement besoin d’une gestion interne du temps. Le suivi des heures sur les tâches avec Force 5 et Trello est un jeu d’enfant.

Cliquez simplement sur la tâche Trello dans le minuteur de bureau, mobile ou Web Force 5 et vous obtiendrez un suivi du travail précis et approfondi en un rien de temps.

Une autre option pour la gestion de projet Scrum et Agile

Bien sûr, Trello n’est pas le seul outil qui vous permet de créer des sprints, d’affecter des membres de l’équipe et de faire avancer les projets.

Tâches Force 5 utilise des tableaux de style kanban et sprints pour aider les équipes en croissance à atteindre une plus grande productivité.

Vous pouvez ajouter des commentaires, des membres de l’équipe et des cessionnaires, des pièces jointes, des dates d’échéance, des estimations d’heures et bien plus encore.

Mieux encore, c’est gratuit pour les équipes jusqu’à cinq. Ou, seulement 5 $ / utilisateur par mois pour les grandes équipes.

Découvrez-le dans un essai gratuit de 14 jours.

Astuces intelligentes pour exceller avec Agile

Outre les bases sur utiliser Trello pour appliquer une méthodologie Agile, vous pouvez utiliser quelques conseils pour augmenter la productivité et la motivation de votre équipe. Ce sont des astuces psychologiques qui peuvent réduire le stress des membres de l’équipe et faire la lumière sur le travail accompli avec succès.

#1. Déplacez la liste Terminé sur le côté gauche de votre tableau

La disposition typique des listes sur votre tableau Sprint place les réalisations de votre équipe dans la partie la plus à droite du tableau. Dans la plupart des cas, cela signifie que la liste Terminé n’est pas immédiatement visible lorsque vous ouvrez le tableau.

Une astuce intelligente pour vous motiver et votre équipe consiste à placer la liste des tâches terminées dans la partie la plus à gauche. La première chose que vous verrez est ce que vous et vos collègues avez abordé dans le sprint actuel ou pour des projets en cours.
Bien que cela puisse sembler un peu inhabituel, cette approche peut stimuler la motivation de votre équipe. Il peut vous aider à vous concentrer sur les réalisations plutôt que sur les seules tâches à accomplir.

# 2. Conserver un minimum de tâches dans la liste des tâches

L’essence de l’approche Agile est la simplicité et la gestion des tâches une par une. Au lieu de vous surcharger vous-même et votre équipe avec des milliers de tâches à la fois, gardez les tâches de la liste des tâches à un minimum gérable.

Lorsqu’un membre de l’équipe termine une tâche et déplace la carte vers les listes AQ ou Terminé, vous pouvez vous coordonner avec lui et en affecter une nouvelle. Cela garantit que les gens peuvent respecter leurs délais sans stress inutile engendré par un gros tas de tâches qu’ils doivent considérer en même temps.

# 3. Ajouter une liste supplémentaire pour les tâches en attente

Bien que vous souhaitiez peut-être vous précipiter dans un sprint, certaines tâches dépendent toujours de facteurs que vous ne pouvez pas contrôler. Parfois, le nombre de tâches bloquées peut devenir considérable et peut obstruer votre liste de tâches.

Bien que vous ne puissiez pas modifier les circonstances externes, vous pouvez créer une liste En attente. Vous pouvez stocker toutes les tâches actuellement bloquées. Le statut de ces tâches est alors clair et vous n’avez pas à vous en préoccuper à chaque fois que vous consultez la liste des tâches. Lors de votre prochaine réunion d’équipe, vous pouvez aborder ce qui empêche la réalisation de ces tâches et trouver des solutions viables sans interrompre le flux de travail des utilisateurs.

Vous pouvez adopter une approche similaire pour les bonnes idées qui ne peuvent pas être immédiatement mises en œuvre. Au lieu de les garder dans votre tête, créez une liste sur le tableau où vous pouvez stocker ces tâches en attente.

À vous: comment utilisez-vous Trello pour Agile?

Aujourd’hui, la philosophie Agile n’est certainement pas réservée au développement logiciel uniquement. Des équipes de toutes sortes d’industries et de tailles bénéficient des principes Agile pour améliorer leurs workflows et booster leur productivité.

Comment utilisez-vous Trello pour Agile? Cliquez pour tweeter

Trello est le premier choix d’un outil de gestion de projet pour appliquer Agile. C’est facile de commencer. Avec quelques astuces, vous pouvez réussir les processus Agiles de votre équipe en un rien de temps.

Quels sont vos meilleurs conseils pour utiliser Trello for Agile? Nous aimerions en savoir plus à ce sujet – veuillez les partager dans la section des commentaires!

Cet article a été initialement publié le 31 août 2017 et mis à jour en mai 2019.