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Comment utiliser Trello pour une gestion de projet efficace: un guide facile


Trouvez-vous la gestion de projet stressante? Avez-vous du mal à organiser vos tâches, les membres de votre équipe et vos objectifs?

Rester au courant de ces choses peut être frustrant, mais avec le bon outil, l’ensemble du processus peut devenir rationalisé, efficace et plus facile pour tout le monde. Le bon outil vous transformera en maître de la gestion de projet, capable d’obtenir des mises à jour, de redéfinir les priorités des tâches et de communiquer avec votre équipe à la volée.

Il existe de nombreux outils de gestion de projet. Mais Trello se démarque de la foule par sa simplicité. Il fournit un système simple pour organiser et suivre les projets en un coup d’œil. C’est si simple, en fait, que vous pourriez être tenté de l’abandonner en faveur de quelque chose qui nécessite un stage d’une semaine.

Mais la simplicité de Trello est sa plus grande force. Voyons comment cela peut vous transformer en as organisationnel.

Contenu

  1. Qu’est-ce que Trello?
  2. Pourquoi Trello est-il utilisé
  3. Exemples de tableaux Trello
  4. Utiliser Trello au lieu du courrier électronique
  5. Les bases de Trello
  6. Erreurs courantes de gestion de projet Trello
  7. Une alternative à Trello

Qu’est-ce que Trello?

Gestion de projet Trello: le blog Hubstaff Trello board

Trello est, à sa base, un tableau de liège en ligne. Vous l’utilisez pour organiser des «fiches» en listes – ces fiches peuvent être des tâches, des notes, des projets, des fichiers partagés ou tout autre élément qui aide votre équipe à travailler ensemble. C’est basé sur une idée simple: pour une gestion de projet efficace, vous avez besoin d’une visibilité totale sur toutes les tâches pertinentes et d’une flexibilité pour les réorganiser à mesure que vos priorités changent.

Trello fournit:

  • Responsabilité
  • Santé mentale
  • Visualisation
  • Organisation
  • Cohésion

Équipé d’un tableau Trello, vous pouvez créer de l’ordre dans votre travail en l’organisant en listes de cartes. Vous pouvez ensuite l’adapter rapidement à toute nouvelle circonstance en les réorganisant. C’est exactement pourquoi c’est si bon pour la gestion de projet.

Trello résout le problème de:

  • Fils de discussion longs
  • Rencontres gâchées
  • Responsabilité
  • Clarifier les projets
  • Oubli
  • Transparence

Trello est un excellent outil pour remplacer l’utilisation par votre équipe des e-mails et du chat pour la communication basée sur les tâches. Vous pouvez apprendre tout ce dont vous avez besoin pour faire un travail à partir d’une fiche de tâches, et toutes les discussions à ce sujet peuvent avoir lieu juste là. En conservant toutes les informations dont vous avez besoin dans un seul endroit, il est facile de tout garder sur la bonne voie, de voir rapidement ce qui se fait et de revenir sur les conversations précédentes.

Vous cherchez une alternative à Trello?

Passez à l’avant pour explorer un outil de gestion de projet de type Kanban avec des sprints, des listes de contrôle et plus encore.

Pourquoi Trello est-il utilisé?

La gestion de projet Trello est un outil phénoménal, que vous ayez besoin d’organiser le travail de toute une équipe ou simplement de booster votre propre productivité.

Si vous devez gérer un flux de travail d’équipe, vous pouvez l’utiliser dans n’importe quel domaine de votre entreprise, du développement de logiciels et des tests UX au marketing et à la conception. L’outil est également indépendant de la localisation: peu importe que vos coéquipiers soient au prochain bureau ou dans le monde. Trello fera le travail.

Vous pouvez utiliser Trello pour suivre votre flux de production. Gérez votre calendrier de développement. Gardez un œil sur une campagne de marketing de contenu. Organisez les projets à venir. Suivez le processus d’embauche et d’intégration dans votre entreprise.

Étant donné que Trello est bien adapté aux méthodes Agiles, c’est un excellent endroit pour garder votre planche Scrum. Vous pouvez également appliquer la méthodologie Kanban et exécuter un workflow Kanban avec Trello.

Votre tableau dédié vous montrera ce qui doit être fait, l’état de toutes les tâches et les goulots d’étranglement potentiels. Trello a des possibilités pratiquement illimitées, vous pouvez donc l’adapter à n’importe quel projet que vous avez.

L’option des tâches récurrentes de Trello en fait un outil capable de gérer les flux de travail à travers les industries et les secteurs.

Suivi du temps Trello avec Force 5

Captures d’écran, niveaux d’activité, rapports et paiements

Idées et exemples de tableaux Trello

De la même manière que Kanban s’est étendu de la construction automobile aux épiceries en passant par le développement de logiciels, vous pouvez appliquer Trello à votre liste d’épicerie, projets de rénovation et tâches commerciales. Trello est même utilisé par les avocats pour préparer les dossiers.

Les utilisations de la gestion de projet Trello sont vraiment infinies. Ci-dessous, nous couvrirons en détail les tableaux d’échantillons Trello suivants:

Passez aux principes de base de Trello, aux erreurs Trello courantes ou aux alternatives Trello.

Feuilles de route des produits et planification annuelle

En tant que chef de projet ou de produit, vous avez certainement une feuille de route produit, mais le format et la disponibilité du document peuvent varier. Avec un feuille de route du produit ou planification annuelle Trello board, il est plus facile de partager vos plans et d’améliorer la transparence.

trello boards exemple de feuille de route de développement

Une carte routière produit Trello Board améliore les relations avec les parties prenantes. Tenez-les informés grâce à un guide visuel de l’avancement du projet / programme, des versions et des plans. Le tableau peut également être utilisé pour expliquer pourquoi certaines demandes ne peuvent pas être traitées dans le délai demandé.

Vous pouvez également partager des plans, des mises à jour et des progrès avec les clients en rendant votre tableau Trello public, en encourageant la transparence et en améliorant le service client.

Suivi de l’état du projet et des obstacles

Si vous dirigez une réunion hebdomadaire de mise à jour de l’état du projet, ce tableau de suivi du statut et des obstacles du projet Trello peut être utilisé pour orchestrer la réunion.

planches trello

  • À mesure que de nouveaux obstacles sont signalés, ils peuvent être ajoutés à la nouvelle liste de problèmes.
  • Ajoutez des détails sur les problèmes dans les descriptions de cartes et affectez des personnes chargées de résoudre les problèmes ou de fournir des rapports de suivi.
  • Ajoutez des dates d’échéance aux cartes pour vous assurer que les problèmes sont résolus avant qu’ils ne créent des impacts en cascade.
  • Gardez une trace des éléments bloqués que vous devez suivre.
  • Passez en revue les fiches avec l’équipe lors de chaque réunion pour discuter des statuts, des problèmes et des résolutions.

Ensuite, lorsque vous créez votre rapport d’état du projet hebdomadaire, vous pouvez accéder aux problèmes résolus et aux obstacles en suspens pour créer facilement des rapports qui mettent en évidence l’état du projet.

Files d’attente de support informatique

Les grandes entreprises qui ont des équipes dédiées à fournir un support technique peuvent bénéficier de la mise en place d’un Support informatique Trello board.

planches trello

Les demandes entrantes d’aide pour la récupération de mot de passe, les problèmes de mise en réseau, l’accès sans fil et les dysfonctionnements de l’ordinateur peuvent être saisies dans Trello, attribuées ou récupérées par les membres de l’équipe de support, et transmises le long du flux de travail jusqu’à la résolution.

Si la carte est utilisée pour le support interne, les demandeurs peuvent s’abonner à des cartes pour recevoir des mises à jour régulières de l’état.

Cela augmente la productivité des membres de l’équipe de support, car ils n’ont plus à envoyer d’e-mails de mise à jour individuels, et cela élimine le coût des systèmes maladroits qui envoient des e-mails générés automatiquement lorsque les tâches sont déplacées, réaffectées et terminées.

Gestion des incidents de production

Si vous avez une équipe d’assistance aux incidents de production, un gestion des incidents Trello board peut aider à rationaliser et à accélérer la résolution des problèmes. Ajoutez des incidents entrants sous forme de cartes, puis indiquez l’urgence du problème à l’aide de listes distinctes ou d’étiquettes colorées.

planches trello

Semblable aux avantages de la carte de maintenance du site Web, la carte de gestion des incidents:

  • Permet aux membres de l’équipe de s’abonner à leurs listes pour les notifications des tâches entrantes
  • S’assure que toutes les tâches prérequises sont terminées avant l’arrivée des cartes dans les listes sur toute la ligne
  • Assure le suivi de tous les commentaires et modifications historiques

Le conseil d’administration aide les équipes de support à la production dans l’organisation, la planification, le reporting et la transparence.

Exemples de workflow Trello pour les équipes de publication, de vente et de marketing

Les équipes de publication, de marketing et de vente ont des flux de travail notoirement complexes qui nécessitent la collaboration de plusieurs personnes et services pour effectuer les tâches.

Si vous avez du mal à terminer le travail, ces exemples d’utilisation de Trello pour les tâches de publication, de vente et de marketing peuvent aider à rationaliser l’achèvement des tâches et à améliorer la collaboration interservices.

Planification du calendrier éditorial

Simplifiez le processus de planification des articles pour les prochains mois – voire toute l’année – avec ce tableau de planification de calendrier éditorial Trello. Pour créer le vôtre:

planches trello

  • Ajoutez une liste où vous et vos collègues / employés pouvez ajouter des cartes pour des idées de contenu.
  • Ajoutez une liste pour chaque mois que vous souhaitez planifier.
  • Utilisez des étiquettes colorées pour désigner le type de média qui sera utilisé pour le contenu (article de blog, vidéo, podcast, etc.), ou utilisez des étiquettes pour désigner des idées qui nécessitent plus d’informations.
  • Donnez la priorité aux nouvelles idées à mesure qu’elles arrivent en faisant glisser et en déposant les cartes dans un ordre d’importance.

En planifiant votre calendrier de publication dans Trello, vous pouvez facilement redéfinir les priorités et replanifier lorsque des demandes de dernière minute arrivent, vous pouvez être transparent avec vos plans en partageant le calendrier avec d’autres départements et la direction de l’entreprise, et vous pouvez facilement montrer aux dirigeants ce qui va être heurté si votre équipe est invitée à répondre à une demande de dernière minute ou urgente.

Création et publication de contenu

La création de contenu pour les supports imprimés ou numériques nécessite une collaboration entre plusieurs services, et peut-être même des pigistes. Avec un tableau Trello de publication, il est facile d’affecter le travail à différentes équipes et travailleurs à distance, en veillant à ce que tout le monde dispose des informations nécessaires pour faire son travail à son arrivée.

planches trello

  • Réfléchissez à toutes les étapes que le contenu doit suivre avant d’être publié et ajoutez une liste pour chaque étape.
  • Demandez aux membres de l’équipe désignés de s’abonner à leurs listes pour recevoir des notifications lorsque de nouvelles cartes sont ajoutées.
  • Les éditeurs peuvent affecter du personnel à distance et indépendant à des cartes individuelles pour les informer lorsque de nouvelles affectations sont prêtes.
  • Des dates d’échéance peuvent être ajoutées à chaque carte. Les dates d’échéance sont surlignées en rouge, afin que les éditeurs puissent facilement identifier quand les articles prennent plus de temps que prévu et suivre les missions en suspens.

Un tableau Trello de publication aide les éditeurs à suivre l’état d’avancement du travail, rappelle aux membres de l’équipe les tâches et les délais, et facilite la facturation des pigistes car ils peuvent soumettre des factures après le déplacement des éléments vers la liste publiée.

Pipeline CRM de vente

Si les prospects passent à travers les mailles du filet ou si votre équipe commerciale a du mal à garder une trace de l’état des prospects, cela Conseil CRM Trello peut aider à restaurer l’organisation et à augmenter les revenus.

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En déplaçant la gestion CRM des ventes vers Trello, les ventes et le marketing peuvent ajouter des cartes pour de nouveaux prospects. Cela améliore la collaboration entre les deux départements et garantit que les prospects sont contactés. Il améliore également les relations avec les prospects en s’assurant qu’ils sont contactés, mais pas contactés plusieurs fois.

Étant donné que Trello conserve un historique détaillé pour chaque carte, il est facile pour les commerciaux, les équipes marketing et les chefs d’entreprise de réexaminer les cartes à tout moment pour voir ce qui s’est passé, ainsi que le statut / résultat des communications.

Utilisation de Trello comme liste de tâches pour les tâches individuelles, la planification et les rapports

Une certaine planification future peut être effectuée à partir de la mémoire, de votre boîte de réception et de vos dossiers de messagerie, et avec des listes de tâches manuscrites, mais ce sont des moyens inefficaces de planifier votre travail à grande échelle. Tenez plutôt compte des avantages de la planification et de la génération de rapports lors de l’utilisation de Trello comme liste de tâches.

Missions indépendantes

Si vous avez un client en tant que pigiste, il n’est probablement pas nécessaire d’ajouter la surcharge de gestion d’une liste de tâches à effectuer. Mais si vous avez plusieurs clients, des délais concurrents et des demandes en cours, ce tableau Trello d’affectation indépendant peut vous aider à vous organiser et à respecter les délais.

planches trello

  • Ajoutez des délais aux cartes pour savoir facilement quand les devoirs sont dus. Si vous êtes également abonné à la carte, Trello vous informera automatiquement lorsque les devoirs sont dus bientôt ou en retard.
  • Accédez facilement à une liste des affectations terminées au moment de créer des factures.
  • Gardez une liste continue des affectations et des projets terminés qui peuvent être utilisés lors de la recherche d’articles / d’échantillons de portefeuille à envoyer à de nouveaux clients potentiels.

L’utilisation de Trello pour gérer votre travail indépendant vous aide également à planifier vos capacités. Si une nouvelle demande arrive, vous pouvez examiner les affectations en suspens pour déterminer si vous pouvez accepter le nouveau travail et respecter le délai demandé.

Tâches quotidiennes et rapports sur les objectifs à long terme

Si vous avez du mal à garder une trace de ce que vous devez faire au travail ou si vous avez du mal à hiérarchiser les tâches, un tableau Trello individuel à faire peut vous aider à vous organiser, à être plus productif, à planifier et à suivre votre charge de travail.

planches trello

Même si vous avez une excellente mémoire, êtes incroyablement organisé et n’oubliez jamais les tâches, une planche à faire Trello peut être bénéfique car elle vous permet de revoir les tâches terminées.

Si votre patron a besoin de rapports d’étape hebdomadaires, vous pouvez consulter les tâches terminées de la semaine à inclure dans votre rapport. Cela aide également lors des révisions trimestrielles, semestrielles et annuelles, car vous pouvez facilement trouver des réalisations à inclure, ce qui peut augmenter vos chances d’obtenir une augmentation.

Un dernier avantage d’une liste de tâches personnelle est qu’elle peut être utilisée pour forcer votre patron à vous aider à établir des priorités. Si votre patron vous présente fréquemment des demandes urgentes, vous pouvez partager votre liste de tâches existante et demander ce qui doit être poussé à une date ultérieure pour s’adapter aux tâches de dernière minute.

CONSEIL DE PRO: Suivez le temps consacré aux tâches

Utilisez Force 5 pour suivre le temps passé sur chaque tâche dans Trello. Vous verrez où votre équipe passe du temps afin que vous puissiez mieux estimer la durée des tâches, les goulots d’étranglement des projets et comment améliorer encore la gestion de votre projet.

Modèles de tableau Trello pour le recrutement, l’intégration et les ressources humaines

Si vous embauchez une personne plusieurs fois par an, il n’est probablement pas nécessaire de créer un tableau Trello pour le recrutement, les entretiens ou l’intégration.

Mais si vous êtes un recruteur ou un spécialiste des ressources humaines – ou si vous gérez une très grande équipe – ces tableaux Trello peuvent vous aider à organiser, planifier et partager les progrès et les mises à jour.

Pipeline de recrutement

Avec un pipeline de recrutement Conseil Trello, vous pouvez autoriser les responsables du recrutement à publier des demandes, communiquer la progression avec les responsables du recrutement et suivre les statuts et les affectations de recrutement.

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  • Ajoutez une voie de demande où les gestionnaires d’embauche peuvent ajouter des demandes de postes ouverts.
  • Ajoutez une voie incomplète où les demandes qui nécessitent plus de détails avant d’être publiées peuvent être répertoriées, rappelant aux responsables du recrutement de revoir leurs demandes et offrant un moyen simple de suivre les demandes en suspens.
  • Gardez une trace des emplois qui doivent être affichés, des emplois qui sont affichés et qui acceptent les candidatures, et des recruteurs / spécialistes chargés de combler les postes avec des voies distinctes et des affectations de cartes.

Vous pouvez conserver le pipeline de recrutement initial dans son propre conseil d’administration, ou vous pouvez également le combiner avec un conseil de planification des entretiens pour garder une trace des postes ouverts tout au long du processus d’embauche.

Pipeline d’entrevues

Après avoir reçu un nombre acceptable de candidatures pour des postes vacants, les cartes peuvent interview pipeline Trello conseil pour gérer le processus de réduction du bassin de candidats, la planification des entrevues avec les gestionnaires d’embauche et la présentation d’offres.

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Cela permet de garantir que les candidats ne passent pas entre les mailles du filet et que chaque candidat passe par toutes les étapes appropriées. Il rappelle également aux recruteurs de faire un suivi auprès des gestionnaires d’embauche qui prennent un temps inacceptable pour prendre une décision.

Nouvelle location à bord

L’intégration de nouveaux employés est un processus qui prend beaucoup de temps, surtout si vous travaillez pour une grande entreprise où les employés ont des tâches, une formation et des formalités administratives pour les besoins du département et des ressources humaines. UNE nouvelle location à bord du conseil Trello peut aider les nouveaux employés à suivre toutes les étapes requises.

planches trello

Hiring managers can work with human resource specialists to determine a list of all onboarding requirements and tasks, as well as when those tasks need to be completed. Then, when new employees arrive, the hiring manager can create a copy of the onboarding Trello board, and assign the board to the new employee.

The employee can use the board as a to-do list for training and onboarding tasks, and the hiring manager can review the board incrementally to make sure the employee has completed all required and recommended tasks.

Example Trello boards for meeting, event, and conference planning

Whether you’re planning your next team meeting, a department town hall, or a major industry conference, Trello can help you get organized, coordinate tasks, avoid oversights, and make sure your event runs smoothly.

trello boards

  • Plan agendas, organize guest speakers and remind yourself of topics to cover in upcoming team meetings with a team meeting Trello board.
  • Plan announcements, presentations, kudos, and activities for your next department meeting with a town hall Trello board.
  • Organize and track tasks related to venue planning, finding speakers, creating schedules, acquiring sponsors, managing registrations, and marketing events with a conference planning Trello board.

Similar boards can be used to plan for any type of event or gathering, such as office parties, team building events, and one-on-ones with employees.

Trello is a great email replacement

E-mail is chaotic. It might be a necessity for doing business and a quick form of communication, but it’s not a good way to organize and plan.

Even one-on-one email chains can get confusing. To remember an agreement that was made or an idea that was passed along you have to read a month’s worth of back and forth (including all the pleasantries that e-mails often start with).

Comment utiliser Trello pour une gestion de projet efficace: un guide facile 2020

Long email threads containing multiple people are even worse! It’s really hard to follow along with who is talking about what. You also have to remember to read every reply and not just the last few.

Heaven forbid anyone forgets to reply all!

If you want to get a project accomplished, email is just not a good way of doing things.

When used correctly, Trello acts as a replacement for those long, dreaded email threads. You can even tag specific people for increased clarity.

One of the great things about Trello is that conversations are all included within a card, so everything stays in the same place. Right where it should be. If anyone has clarifying questions about a task or thoughts to share, you don’t have to spend time looking for it or remembering. It’s all just there.

The basic elements of Trello

Before we delve into the details of Trello project management, let’s take a quick look at the basic units you’ll be working with to begin your Trello tutorial.

Teams: Your workspaces

When you open a Trello account, you get to create the first unit of your work: a Team. You can have many Team spaces.

Creating a new team in Trello

Each one can be used by a whole company, a separate team within it, a non-work related group such as your family or friends, or just yourself. A Team unit can even represent a single complex project that has numerous sub-units.

Boards: The virtual whiteboard

Creating a new board in Trello

Within the Teams you create or join, the Board is the main working unit. It looks and feels like a whiteboard where you manage your work with sticky notes. Write new ones, move them around, and archive old ones.

Boards can be used in myriad ways. They can be dedicated to the whole workflow of a particular team or separate activities within it. Alternatively, they can focus on a single project or event.

You can add members to any board. Add everyone on your team, or just the people who need access. Boards can be private or public, and you can identify them with a star to bookmark them as important. (This can be quite useful when your Team has a lot of boards.)

Lists: Categorizing your…

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