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Force 5 présente la productivité: un manuel pour les employés


introduction

Ceci est destiné à être un guide pour les entrepreneurs et les indépendants travaillant avec des organisations qui souhaitent qu’ils utilisent Force 5 dans le cadre de leur arrangement de travail à distance. Nous espérons que si vous lisez nos meilleures pratiques, vous pouvez utiliser Force 5 pour créer une relation de travail saine avec votre patron – une relation où il est satisfait de votre travail et où vous avez sa confiance et son appréciation.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit que d’un guide et qu’il n’est pas destiné à servir d’entente entre vous et votre employeur. Vous devriez toujours discuter des choses avant de commencer à travailler et vous assurer que vous avez tous les deux les mêmes attentes à l’égard de votre relation de travail.

À propos de Force 5

Force 5 est un outil de suivi du temps et de la productivité qui simplifie les relations de travail à distance pour les employés et leurs employeurs. Force 5 établit la confiance entre les deux côtés de cette relation de travail en aidant les employés à suivre leur temps pour des tâches spécifiques définies par l’employeur. Si leur employeur le souhaite, ils peuvent activer la capture d’écran et des outils de mesure de la productivité qui donnent à l’employeur et à l’employé un aperçu de l’efficacité du travail.

Mise en place

Pour commencer, l’employeur ou le client qui souhaite que vous utilisiez Force 5 doit avoir configuré des tâches dans le système de gestion de projet en ligne de son choix, et il doit avoir son compte Force 5 lié au projet. À partir de là, ils devront se connecter à leur compte Force 5 et vous inviter dans leur organisation. Ensuite, tout ce que vous avez à faire est de télécharger Force 5, de l’installer et vous êtes prêt!

Si vous êtes un entrepreneur et que vous devez configurer votre Force 5 pour plusieurs projets et clients, suivez les étapes de cet article. Configurez tout, téléchargez Force 5, installez-le et vous êtes prêt à commencer.

C’est ça. Votre employeur devrait être responsable de la configuration des tâches qu’il souhaite que vous effectuiez dans le logiciel de gestion de projet en ligne de votre choix, qui sera ensuite intégré à votre liste de tâches dans Force 5.

Suivi du temps via les tâches

Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion de projet conjointement avec Force 5. Lorsque vous le faites, il est important de suivre votre temps pour des tâches spécifiques plutôt que pour des projets généraux. Cela permet à votre employeur de savoir sur quoi vous travaillez et depuis combien de temps. Si vous avez besoin de plus de clarté sur une tâche, utilisez le logiciel de gestion des tâches pour demander à la place du courrier électronique. Cela permet de maintenir la communication en un seul endroit et d’éviter l’encombrement des e-mails.

Vous voulez vraiment impressionner votre employeur ou votre client? Si vous travaillez et qu’une autre tâche utile au projet vous vient à l’esprit, suggérez-la dans le logiciel de gestion des tâches. Vous allez générer plus de valeur pour eux et ils apprécieront que vous preniez l’initiative et l’appropriation de votre travail.

Niveaux d’activité

Force 5 mesure automatiquement vos niveaux d’activité en fonction de la fréquence de vos frappes et de l’activité de la souris. Ceci, combiné à une capture d’écran automatique, permet à votre employeur de savoir ce que vous avez fait sans que vous ayez à passer du temps à des réunions ou à envoyer des mises à jour par e-mail, et cela vous donne quelque chose à montrer pour votre temps s’il y a un retard dans les livrables. C’est plutôt mignon!

Lorsque vous commencez à suivre le temps avec Force 5, vous pourrez voir vos propres niveaux d’activité dans votre tableau de bord – allez simplement sur Force 5.com et connectez-vous. Au début, il est naturel de se demander quel est le niveau d’activité idéal pour vous et pour votre employeur. Connectez-vous de temps en temps et vérifiez vos pourcentages d’activité par rapport à ce tableau:

95% – 100%– Ce niveau d’activité n’est pas soutenable sur une période de plus de 30 minutes environ pour la plupart des employés. Si vous vous forcez à rester à ce niveau, vous risquez de vous épuiser.
90% – 94% – Seuls les employés les plus actifs peuvent y parvenir. Il est accessible, mais si votre travail implique beaucoup de lecture ou d’analyse, cela pourrait ne pas arriver aussi souvent.
75% – 89% – C’est l’activité à laquelle vous devez vous attendre régulièrement. Si vous atteignez systématiquement ces pourcentages, vous êtes dans une excellente position.
60% – 74% – C’est toujours un niveau d’activité très acceptable pour un bon employé. Si vous travaillez à ces niveaux de manière cohérente tout au long de la journée, et que cela se justifie en fonction du type de travail que vous effectuez, alors vous êtes d’accord. Consultez votre patron pour vous assurer qu’il se trouve sur la même page.
50% – 64% – Ce niveau d’activité devient discutable. Chez Force 5, nous avons vu qu’en général ces employés ne sont pas aussi rapides que les autres employés de leur équipe. Ils peuvent prendre plus de temps pour prendre des décisions, ou ils sont des dactylographes plus lents, ou ils sont distraits par d’autres choses. Voyez si vous pouvez améliorer votre concentration et trouver un meilleur moment ou un meilleur endroit pour travailler si vos niveaux d’activité sont constamment dans cette plage.
35% – 49% – Ces niveaux d’activité indiquent: “J’essaie simplement de me débrouiller et de consigner mes heures.” Examinez vos habitudes de travail et voyez ce que vous pouvez faire pour vous rendre plus productif – consultez la section Productivité Hacks ci-dessous pour obtenir des conseils.
0% – 34% – Ouais! Votre employeur pourrait penser qu’il est temps de trouver quelqu’un d’autre pour le travail, car il ne semble tout simplement pas que vous travaillez.

FAQ sur votre minuterie

Que faire si j’ai accidentellement laissé la minuterie allumée?

Ça arrive, c’est totalement naturel, alors ne vous inquiétez pas. Si vous avez laissé le chronomètre activé alors que vous étiez actif sur votre ordinateur mais que vous ne travailliez pas, connectez-vous simplement à votre tableau de bord sur Force 5.com, puis accédez à la section Activité. En haut à gauche, filtrez en fonction du projet sur lequel vous travailliez, puis cliquez sur le bouton rouge sous votre barre d’activité pour supprimer la période de temps pendant laquelle les captures d’écran ont été capturées, mais vous ne travailliez pas sur votre projet.
Force 5 présente la productivité: un manuel pour les employés 2020


Si vous avez laissé le chronomètre allumé mais que vous vous êtes éloigné de l’ordinateur, Force 5 détectera automatiquement votre temps d’inactivité et générera un message vous demandant si vous souhaitez le supprimer du temps que vous suivez. Acceptez et il sera automatiquement recalculé – ou vous pouvez suivre les mêmes étapes ci-dessus.

Et si j’ai oublié de commencer le suivi du temps?

Si vous revenez après une pause, vous pourriez oublier de rallumer votre minuterie, ou peut-être pensiez-vous avoir cliqué sur le bouton Démarrer, mais vous ne l’avez pas fait. Dès que vous vous en rendez compte, démarrez votre chronomètre! Accédez ensuite à votre tableau de bord et accédez à la section Feuilles de temps. Filtrer par projet, cliquez sur le bouton Ajouter une heure et ajoutez manuellement l’heure avec une note expliquant ce qui s’est passé.
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Si vous voulez vraiment prendre l’habitude de toujours suivre le temps et que vous ne travailliez pas très longtemps avant de démarrer le chronomètre, vous pouvez simplement perdre deux ou cinq minutes de votre total quotidien pour vous rappeler d’allumer votre chronomètre. C’est assez frustrant que si cela se produit une ou deux fois, vous apprendrez à ne plus le faire (l’écrivain a essayé cela et ça fonctionne).

J’aime basculer entre plusieurs clients pendant que je travaille. Puis-je simplement estimer le temps de travail et l’ajouter manuellement à Force 5?

Désolé, mais cela va à l’encontre de l’objectif d’utiliser Force 5, qui est de vous protéger, vous et votre employeur, et de créer la confiance. Cela peut sembler difficile au début, mais vous pouvez certainement prendre l’habitude d’activer et de désactiver le minuteur lorsque vous passez à travailler sur un projet client qui nécessite un suivi du temps via Force 5. Essayez de le faire au début, et faites-nous confiance qu’après un certain temps, vous vous en souviendrez naturellement.

Dans tous les cas, vous ne pouvez probablement pas faire un travail vraiment, vraiment productif pour un client travaillant moins de 15 ou 20 minutes à la fois – voir ci-dessous pour des conseils sur le travail par tranches de temps – donc vous pourriez ne pas avoir besoin d’allumer votre minuterie et aussi souvent que vous le pensez.

Dans certaines interfaces, j’ai plusieurs données client ouvertes que je dois protéger en raison de la confidentialité. Puis-je désactiver la fonction de capture d’écran?

Capture d’écran et fonction de mesure de la productivité de Force 5 pour la fonction d’activité des frappes / souris indépendamment les unes des autres. Cela signifie que vous pouvez faire l’un ou l’autre sans avoir à choisir. Nous comprenons que pour certaines interfaces de produit, il peut être très difficile de protéger les données d’un client de l’autre. Parlez à votre employeur ou client de ce problème et demandez-leur de brouiller les captures d’écran pour plus de confidentialité ou de désactiver la capture de fréquence des captures d’écran dans leurs paramètres Force 5 pour votre organisation. Vous pouvez toujours mesurer votre productivité en fonction du temps que vous facturez. Une autre option serait de supprimer des captures d’écran de votre compte qui montrent les données d’autres clients.

Hacks de productivité générale

De temps en temps, vous pourriez avoir du mal à vous concentrer sur la tâche à accomplir. C’est normal. Soit vos pourcentages d’activité diminuent, soit vous avez du mal à vous motiver à démarrer votre chronomètre et à vous concentrer sur le travail, soit votre journée semble trop mouvementée pour vraiment vous asseoir et faire quoi que ce soit. Lisez cette section pour découvrir comment récupérer votre énergie et votre motivation.

Travaillez sur de longues périodes, faites des pauses en petits morceaux

Chez Force 5, nous constatons qu’en tant que meilleure pratique, la plupart des gens font un travail optimal lorsqu’ils se concentrent sur leurs tâches pendant 20 minutes ou plus à la fois. Cela vous permet d’entrer dans votre zone de haute productivité et de vraiment vous plonger dans la tâche. Les tâches analytiques comme la programmation informatique ou le développement de logiciels peuvent prendre encore plus de temps. Certains employeurs exigent que leurs employés travaillent en blocs d’au moins une heure afin qu’ils aient vraiment la chance de s’immerger dans leurs tâches.

Ceci est un exemple d’un excellent flux de travail, montrant un travail cohérent effectué sur des périodes plus longues:

Force 5 présente la productivité: un manuel pour les employés 2020

Voici un exemple de quelqu’un qui ne travaille pas efficacement car il espace trop son travail tout au long de la journée:

Force 5 présente la productivité: un manuel pour les employés 2020

Si vous avez un doute sur celui-ci, vérifiez vos propres statistiques dans l’onglet Activité, puis parlez-en à votre employeur et découvrez sa préférence, le cas échéant. En règle générale, il est préférable de travailler par tranches de 20 minutes minimum. Lorsque vous atteignez la fin de la partie de minutes que vous vous êtes fixée comme objectif, faites une petite pause. Il peut être utile de se lever, de s’étirer, de se déplacer, puis de revenir au même problème. De petites pauses de 5 à 10 minutes aident à garder votre énergie et votre esprit plus concentrés.

Il est préférable de ne pas prendre de pauses plus longues, car vous vous éloignerez de votre travail et perdrez votre concentration. Prenons l’exemple suivant de deux entrepreneurs travaillant sur le même article:

Écrire en deux jours ou en seulement trois heures

Exemple 1: John a été chargé d’écrire un article à 15h00 un vendredi. Il va s’asseoir devant son ordinateur, démarrer sa minuterie Force 5, consulter ses e-mails professionnels, puis commencer à rechercher son article, mais … après environ 15 minutes de travail, il ne peut pas résister à jeter un œil à Facebook.

John éteint sa minuterie et parcourt son fil d’actualités pendant la prochaine demi-heure avant de décider de retourner au travail. Encore une fois, encore 20 minutes et cette fois… il veut vraiment, vraiment voir quelque chose qu’il meurt d’envie d’acheter sur Amazon. Il compare des produits et se rend finalement compte qu’il s’est perdu sur Amazon et se remet au travail.

Il doit revérifier ses e-mails, relire la description de la tâche pour s’assurer qu’il est sur la tâche, puis enfin y revenir – pendant encore 15 minutes. John fonctionne de cette façon et est plus ou moins éteint et sur son ordinateur. En deux jours, il a facturé environ trois heures au total sur la tâche, et il a enfin terminé. John envoie l’article dimanche soir.

Exemple 2: Jane a reçu le même article, et elle veut faire son travail rapidement, afin qu’elle puisse se rendre à la fête d’anniversaire de son ami. Il est 15h00 et la fête est à 20h00.

Jane configure son environnement de travail pour être proche d’une prise de courant, branche son ordinateur, prend un verre d’eau et une tasse de café chaud et commence à écrire. Elle se branche pendant environ une heure pour faire des recherches et écrire, puis se lève pour une petite pause dans la salle de bain et revient de nouveau au travail pendant encore une heure. À ce moment-là, son brouillon est terminé, elle prend donc un étirement rapide, puis effectue une dernière vérification d’édition et d’orthographe avant d’envoyer son brouillon à son patron.

Jane facture deux heures et demie sur le projet et à 17h00, elle a terminé sa tâche, avec suffisamment de temps libre pour aller au gymnase, prendre une douche et se préparer pour la fête.

Quel travailleur préféreriez-vous être? Avec quel travailleur pensez-vous que leurs employeurs préfèrent travailler?

Travaillez lorsque vous êtes le plus productif

Chacun a des moments différents de la journée où ils sont les plus productifs. Trouvez le vôtre et respectez-le. Si votre travail est un investissement à long terme dans les relations avec les clients, les relations qui pourraient se transformer en davantage de références de travail ou d’éventuels partenaires commerciaux à l’avenir, alors vous vous devez de faire le meilleur travail possible au moment de la journée. ” re le plus productif.

En général, cette heure ne sera pas à 3h00 du matin. Les gens ont tendance à se diviser en deux groupes – ceux qui sont plus productifs tôt le matin et ceux qui préfèrent la fin d’après-midi et le début de soirée (l’auteur de ce guide fait partie de ce dernier groupe). Utilisez votre temps pour travailler à bon escient et vous en ferez plus, libérant plus de temps personnel pour vos propres projets et créant des relations de travail saines avec vos clients.

Travaillez là où vous êtes le plus productif

Chaque personne a un endroit différent où elle fait son meilleur travail. Pour certains, c’est dans le silence de leur bureau à domicile; pour d’autres, c’est l’agitation d’un café. Et certaines personnes doivent changer périodiquement de lieu de travail, car la stimulation mentale des lieux changeants les aide à se concentrer. Quel que soit votre lieu de travail idéal, trouvez-le et faites votre travail là-bas.

Clôturez vos tâches

Les employeurs l’adorent lorsque vous terminez vos projets au lieu de les laisser fonctionner sans fin. Lorsque vous travaillez à un moment de la journée et dans un endroit qui vous aide à vraiment vous concentrer, puis effectuez vos tâches, accomplissez-les et clôturez-les.

Certains employés distants qui veulent simplement gagner de l’argent rapidement peuvent penser qu’ils gagnent plus lorsque leurs tâches se prolongent, car cela signifie qu’ils peuvent facturer plus d’heures. Votre employeur a probablement eu son comble de cette mentalité – ils veulent que le travail soit fait, et ils veulent aussi travailler avec des gens qui font avancer les choses. Si vous considérez une relation de travail comme un investissement à long terme de votre temps qui produit des avantages mutuels pour vous et vos clients ou gestionnaires, alors vous voudrez être le type d’employé qui cherche à faire plus que simplement enregistrer autant d’heures que possible.

Vérifiez les priorités

Les employeurs assignent généralement à leurs travailleurs un mélange de tâches qui sont à la fois de haute et de basse priorité afin qu’ils aient toujours quelque chose à faire, surtout s’ils comprennent que les gens doivent travailler sur une variété de choses pour se sentir engagés.

Cependant, cela ne signifie pas qu’ils sont tous tout aussi importants pour leurs objectifs – en tant qu’employé, vous devez vous assurer de bien comprendre leurs priorités et de travailler en conséquence. Si ce n’est pas clair, il vaut toujours mieux demander au lieu de simplement y aller – vous pourriez finir par passer des heures sur des tâches de faible priorité et seulement quelques minutes sur une tâche de priorité plus élevée sans vous en rendre compte.

Que se passe-t-il lorsque vous revérifiez les priorités et travaillez en conséquence? Vous vous démarquerez de tous les autres télétravailleurs. Les employeurs vous verront comme un membre vraiment précieux de leur équipe, une personne avec laquelle ils veulent continuer à travailler. Vous pourriez également obtenir des références précieuses à l’avenir pour encore plus de travail. Encore une fois, investir un peu d’effort dans votre relation de travail peut générer d’énormes avantages à l’avenir.

Filtrez le bruit, nourrissez votre âme

Psychologiquement, mettre un peu de musique pendant que vous travaillez peut faire une énorme différence dans votre concentration. Tout d’abord, la musique aide à filtrer le bruit autour de vous si vous travaillez à proximité d’autres personnes, comme dans un café ou un espace de coworking. Si vous travaillez seul, un peu de musique peut aider à combler le silence autour de vous. Deuxièmement, la musique peut être un énorme coup de fouet émotionnel – tout le monde a au moins un style préféré, sinon plus.

Pensez-y de cette façon – vous devez travailler n’importe quoi pour générer des revenus. Alors pourquoi ne pas vous faire plaisir en jouant un peu de musique? Il existe de nombreuses options pour écouter de la musique sur votre ordinateur portable ou pour diffuser en ligne, alors essayez de voir celle qui vous convient le mieux!

Prenez soin de votre corps

Ce point est essentiel pour travailler de manière productive à long terme. Assurez-vous de dormir huit heures par nuit (cela peut parfois ne pas se produire, mais ne faites pas cela de façon routinière). Mangez des aliments sains qui nourrissent votre corps et vous donnent de l’énergie. Même si vous êtes très occupé, assurez-vous de toujours prendre le temps de prendre soin de vous et vous récolterez d’énormes récompenses.

Pendant que vous travaillez, assurez-vous d’avoir une ergonomie décente. Pour votre propre capacité à faire le travail, la dernière chose dont vous avez besoin est une fatigue du cou ou des yeux, le syndrome du canal carpien ou tout autre problème pouvant écarter les personnes qui travaillent sur un ordinateur. Assurez-vous que votre écran est à une hauteur facile à voir et que votre clavier est à peu près au même niveau que vos coudes.

Faites votre propre plan pour la journée

Si vous avez beaucoup de tâches à accomplir ou de nombreuses tâches récurrentes, définissez un plan pour le jour des tâches que vous allez entreprendre et quand vous y travaillerez, puis respectez-le.

Ce que cela fait pour vous mentalement, c’est que cela vous met en charge de votre propre temps, et cela vous donne la structure que le travail dans un bureau pourrait fournir autrement. Planifiez toutes vos tâches pour la journée, qu’elles soient liées au travail ou personnelles, et vous apprécierez la satisfaction de les rayer de votre liste tout au long de votre journée.

Heures de travail constantes

Le travail à distance est génial car il vous donne la possibilité de définir vos propres heures, mais cela ne signifie pas que vous devez complètement jeter les routines par la fenêtre. Le fait d’avoir un horaire fixe d’heures de travail vous aide tout autant que cela aide vos clients.

Premièrement, lorsque vous commencez à travailler à peu près aux mêmes heures certains jours de la semaine, votre cerveau se prépare naturellement pour cette période productive. Deuxièmement, cela vous donne une structure pour planifier votre journée. Et troisièmement, vos clients sauront quand ils peuvent s’attendre à ce que vous travailliez et à quelles heures sont généralement interdits. Essayez de définir un calendrier des jours et des heures où vous travaillerez, et informez vos clients de sorte que tout le monde ait les mêmes attentes quant au moment où les choses se feront.

Meilleures pratiques de communication

Force 5 présente la productivité: un manuel pour les employés 2020

De nombreuses relations de travail à distance réussissent ou échouent en fonction de la structure de communication en place. Il est vital pour votre bonheur en tant que travailleur à distance que vous ayez établi des procédures de communication et que vous les dépassiez. Non seulement ils aideront à prévenir les malentendus, mais ils vous aideront également à vous sentir plus connecté à votre travail et à votre équipe.

Avoir une structure définie

Vous et votre employeur devriez avoir clairement convenu des méthodes et de la fréquence de communication. Certaines personnes attendent un résumé hebdomadaire ou quotidien de votre activité; d’autres personnes veulent avoir un appel Skype; et d’autres sont parfaitement heureux de se connecter simplement à un client de chat et de répondre à vos questions si nécessaire. Si votre employeur ne le précise pas pour vous, demandez simplement à quelle fréquence il souhaite vous entendre et par quelles méthodes. Assurez-vous ensuite de suivre.

Communiquer et s’enregistrer

Dans les arrangements de travail à distance, l’accent ne peut pas être suffisamment mis sur la communication. Le fait de suivre ces conseils créera une relation saine avec votre responsable ou votre client, alors assurez-vous de ne rien ignorer:

Enregistrement

Faites savoir à votre employeur ce que vous faites un peu plus souvent qu’il ne vous l’a demandé, à moins qu’il ne précise clairement à 100% qu’il n’a vraiment pas besoin de beaucoup de communication de votre part.

Poser des questions

Si vous ne comprenez pas une tâche, posez toutes les questions que vous avez avant de commencer à travailler. Il vaut mieux économiser votre temps avant de commencer à travailler que d’avoir perdu du temps dans la mauvaise direction. En cas de doute, communiquez de manière excessive.

Mais, si vous posez une question, essayez d’abord de rechercher le problème et de le formuler comme une série d’alternatives pour votre client ou votre responsable. Considérez la différence entre:

“Je ne comprends pas cette tâche de brouillon d’ebook. Que voulez-vous que je fasse ici? “

et

“Souhaitez-vous que je rédige cet ebook dans un document Word, un PDF ou un blog?”

Reconnaître toutes les communications dès que possible

Lorsque votre employeur vous envoie un e-mail, répondez afin qu’il sache que vous l’avez reçu et compris, même si ce n’est qu’un simple «Ok, j’ai compris! Merci.” Psychologiquement, cela fait une énorme différence pour vos clients et cela contribuera énormément à leur satisfaction et à leur volonté de continuer à travailler avec vous.

Communiquer de manière proactive les problèmes

S’il y a une échéance manquée ou un barrage routier dans votre travail (cela arrive), être prévenu sera beaucoup plus facile à accepter que de le découvrir après coup. Ils apprécieront d’entendre parler de vos victoires autant que de vos problèmes à l’avance.

Soyez toujours disponible

Cela est lié à des heures de travail constantes. Lorsque votre employeur sait quand vous serez disponible et ne sera pas disponible, il aura des attentes raisonnables quant aux meilleurs moments pour vous communiquer des informations importantes. Définissez un calendrier de réponse aux e-mails, aux chats, etc., et vous constaterez que vos clients auront une plus grande tranquillité d’esprit en sachant que vous serez joignable.

Si votre employeur ne propose pas d’horaire, il est de votre responsabilité de lui faire savoir quand il peut s’attendre à ce que vous soyez disponible, que ce soit pendant les heures normales de travail ou plus. En général, vous ne pouvez pas être disponible pendant que vous dormez ou que vous faites des nécessités de base, donc se tailler au moins un peu de temps libre vous aidera à définir les attentes du client quant à vos limites.

Plus de questions

C’est tout – si vous suivez ces techniques pour utiliser Force 5 et augmenter votre productivité, vous devriez pouvoir avoir des relations de travail généralement saines et productives avec vos clients. Nous aimerions en savoir plus sur vos expériences d’utilisation de ces techniques avec Force 5 via notre blog, sur Twitterou par e-mail à support&Force 5.com.

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