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Hacks éprouvés pour améliorer la communication d’équipe à distance


Vous conviendrez probablement que si les équipes réparties sont l’avenir, la gestion des communications à distance lorsque les gens sont répartis dans le monde peut être un énorme défi.

Les possibilités offertes par le travail à distance sont incroyables – de l’embauche des meilleurs talents de partout dans le monde à la réalisation de projets en un temps record, car les coéquipiers peuvent y travailler 24h / 24. Mais la communication asynchrone vous laisse parfois en suspens parce que vous ne savez pas si les bons messages ont été transmis à tous vos employés.

Vous pensez peut-être que les équipes colocalisées sont bien meilleures dans ce domaine.

Mais il y a un hic ici.

En fait, ils pourraient ne pas l’être. La maîtrise de la communication pour les équipes réparties suit les mêmes principes qu’une bonne communication bureautique.

Il existe des moyens d’améliorer la communication entre les employés, et cela s’applique à toute équipe distante que vous dirigez. Les gens peuvent travailler côte à côte et ressentent toujours une distance psychologique qui les empêche de fonctionner comme un mécanisme bien huilé.

La clé pour résoudre ce problème?

En tant que manager d’une équipe distante, vous devez raccourcir cette distance en donnant l’impression que les membres de votre équipe créent ensemble quelque chose de génial.

Voici nos 5 meilleurs hacks pour améliorer la communication à distance pour les équipes réparties – basés sur la psychologie et notre propre expérience pratique.

Les 5 meilleurs hacks pour maîtriser la communication dans une équipe distribuée Cliquez pour tweeter

#1. Clarifier la finalité de vos outils de communication et leur utilisation

Une bonne communication pour les équipes distribuées commence par un objectif clair pour vos outils

Il est souvent entendu que si une équipe travaille à distance, vous devez compenser la distance physique avec autant de communication que possible. C’est pourquoi de nombreuses équipes réparties utilisent une myriade d’outils de communication à distance. Mais ce n’est pas la bonne façon de procéder.

Il ne s’agit pas de la quantité d’échanges et du nombre de canaux, mais de la qualité et de la valeur émotionnelle des informations partagées. Si vous tenez diverses réunions régulières juste pour le plaisir de les avoir, elles deviendront une énorme machine à perdre du temps. Pire encore, ils pourraient créer une mauvaise idée des réunions dans la tête des membres de votre équipe.

La clé pour surmonter cet écueil est de sélectionner quelques outils de communication en ligne mais d’utiliser leurs pouvoirs de la bonne manière. À cette fin, vous devez également disposer d’un protocole clair expliquant pourquoi vous avez besoin de l’outil et comment vous acceptez tous de l’utiliser. Par exemple, si vous voyez que les chats vidéo fonctionnent bien pour votre équipe, choisissez un canal et organisez des réunions régulières avec un programme bien défini.

CONSEIL SUPÉRIEUR: Rendez vos rattrapages hebdomadaires ou quotidiens engageants pour votre équipe. Pourquoi ne pas créer des rituels funky et créatifs autour de vos réunions, pour qu’ils deviennent quelque chose que tout le monde attend avec impatience?

# 2. Restez au courant de la planification de l’équipe

Une bonne planification d'équipe est la clé d'une bonne communication

L’un des aspects les plus intéressants et les plus difficiles du travail réparti est que les membres de l’équipe travaillent souvent sur plusieurs fuseaux horaires. Il peut être assez difficile de maintenir une communication et une collaboration fluides si vous n’avez pas pris en compte cette spécificité.

Mais en fait, avec une planification intelligente, vous pouvez faire fonctionner les fuseaux horaires pour la productivité de votre équipe. Il vous suffit de créer un système dans lequel le travail qui vient d’être terminé dans un fuseau horaire alimente la liste des tâches de la personne du réveil qui vient de se réveiller. C’est ainsi que les projets peuvent être achevés en un temps record, car différents membres de l’équipe travailleront 24 heures sur 24 et partout dans le monde.

La prise en considération de cet aspect du travail distribué ne serait alors pas une difficulté qui gâche la communication à distance en temps opportun et la réalisation du travail ensemble. Bien au contraire – ce sera un booster de performance pour tout le monde. Les réunions tôt le matin ou tard le soir seraient cependant une chose à laquelle vous devez tous vous habituer.

CONSEIL SUPÉRIEUR: Pour surmonter le chaos de nombreux outils ou d’innombrables e-mails et pour maîtriser la planification d’équipe, vous pouvez utiliser votre outil de suivi du temps pour planifier les tâches des membres de l’équipe sur plusieurs fuseaux horaires. Vous obtiendrez un aperçu des heures de projet et pourrez brancher tout le travail à effectuer sur place. Les gens pourront alors voir aussi comment leurs propres tâches sont liées aux emplois des autres collègues.

# 3. Éliminez le vide de communication

Lorsque les équipes distantes se rendent compte qu’elles ont un problème de communication, elles citent souvent une situation courante: l’envoi d’un message dans le vide.

Un membre de l’équipe a besoin de la contribution d’un collègue pour continuer à s’attaquer à une tâche. Mais en raison du décalage horaire et de la distance physique, cette personne n’a aucune idée du moment où elle recevra une réponse. Souvent, ils ne peuvent même pas être sûrs que leur collègue ouvrira bientôt ce canal de communication.

Se débarrasser de cet effet secondaire du travail d’équipe distribué est, certes, un défi. Le courrier électronique est l’un des plus gros contributeurs. C’est ce canal de communication «officiel» où les messages restent dans l’oubli pendant des jours, voire des semaines.

Les gens trouvent acceptable de reporter les réponses par e-mail, car il semble que le coût de la réponse est une perte de temps considérable. Découvrez si d’autres canaux de communication sont perçus de la même manière par votre équipe – et faites-les disparaître pour les échanges quotidiens.

CONSEIL SUPÉRIEUR: En plus de favoriser une compréhension commune de la façon dont le travail de chacun dépend des tâches des autres dans une équipe à distance, il existe une autre façon intelligente de s’attaquer au sentiment de «vide». Expérimentez avec différents outils de communication et localisez le bon canal où la plus grande partie de l’équipe se sent chez elle. Encouragez ensuite toutes les discussions de travail à y avoir lieu, afin que les gens n’hésitent pas à demander de l’aide ou à rechercher une collaboration. Et ne craignez pas un simple appel à l’ancienne, le roi de la communication synchrone.

# 4. Créez un espace pour des échanges authentiques et émotionnels

C'est agréable d'avoir un endroit où les collègues peuvent discuter de tout

Après avoir trouvé le meilleur canal de communication à distance qui correspond aux spécificités de votre équipe et optimisé la planification pour différents fuseaux horaires, il est temps d’approfondir la psychologie de l’équipe. Oui, nous parlons de vraiment faire des efforts pour réduire cette distance psychologique entre les membres de l’équipe.

Les échanges informels peuvent être difficiles pour les équipes réparties car il n’y a pas de proximité physique, et nous l’obtenons tous. Mais en même temps, nous ne devrions pas être aussi pris dans l’aspect problématique de la «distance». Même dans les bureaux de nos jours, les gens trouvent la communication en ligne comme un excellent moyen de devenir plus amical avec leurs collègues sans les angoisses sociales qui accompagnent parfois le visage. face à face dans un cadre «officiel».

C’est pourquoi, en tant que chef d’équipe de travailleurs répartis, vous pouvez créer l’espace mental et offrir aux gens les outils nécessaires pour s’engager librement dans des échanges plus émotionnels. C’est un moyen intelligent et vraiment agréable de raccourcir la distance psychologique entre collègues.

CONSEIL SUPÉRIEUR: Avec les clients de chat professionnel comme Slack et Hipchat, il existe de nombreuses façons informelles de communiquer entre les membres de l’équipe. Le canal «watercooler» pour des échanges aléatoires, ainsi que la possibilité d’envoyer des GIF, que ce soit sur des sujets de travail ou simplement pour le plaisir , sont tous des hacks géniaux pour une communication d’équipe plus fluide et plus agréable. Et n’oublions pas les chats vidéo, qui, lorsqu’ils sont utilisés avec parcimonie, peuvent être très utiles pour le lien d’équipe.

# 5. Retraites de l’équipe de maître

Une autre façon significative de favoriser la proximité psychologique au sein de votre équipe consiste à se réunir régulièrement au même endroit. La communication en face-à-face peut aider les membres de l’équipe à se sentir plus proches à long terme et à résoudre tout malentendu qui pourrait s’être produit lorsqu’ils étaient éloignés les uns des autres.

L’une des meilleures façons de passer votre temps ensemble en équipe est d’organiser une retraite d’entreprise récurrente. Les retraites d’équipe sont incroyables pour rassembler les gens non seulement en termes d’amitiés, mais aussi pour s’aligner sur des objectifs de travail communs.

Pour tirer le meilleur parti de ces réunions en direct, il est judicieux de créer un programme clair pour les tâches que vous souhaitez entreprendre ensemble. Les séances de remue-méninges sont un choix judicieux, car vous pouvez trouver de nouvelles idées et de nouveaux plans tout en étant au même endroit. Le pouvoir de différentes personnes rassemblant leurs forces et leur créativité ne doit jamais être sous-estimé!

Naturellement, ne transformez pas les retraites d’équipe en jours ouvrables seulement. Faites suffisamment d’espace pour le plaisir et le rire ainsi que pour des activités de plein air passionnantes.

CONSEIL SUPÉRIEUR: Il est particulièrement utile d’utiliser les retraites en équipe comme un moment où vous pourrez discuter, renforcer et clarifier vos valeurs et objectifs communs. Qu’il s’agisse d’un nouveau lancement de site Web ou d’un pivot de produit, vous pouvez utiliser des notes autocollantes et gamifier la session de remue-méninges. C’est l’une de ces choses qui peuvent vraiment réduire la distance entre les gens, lier l’équipe de manière significative et les dynamiser vers vos objectifs communs.

Prêt à faire vibrer la communication à distance de votre équipe?

Bien que la gestion d’une équipe distribuée puisse être intimidante, il existe des moyens éprouvés d’améliorer la communication à distance et la chimie de l’équipe malgré la distance physique. La meilleure approche consiste à transformer constamment les défis en opportunités, que ce soit les fuseaux horaires ou le manque d’échanges en face à face.

Lisez notre guide sur les meilleures stratégies de communication d’équipe ici.

Quels sont vos meilleurs hacks pour maîtriser la communication pour les équipes distribuées? Nous adorerions que vous partagiez!

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