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Le guide ultime de la gestion d’équipe à distance – E-book


J’ai décidé d’écrire ce livre pour plusieurs raisons. C’est d’abord ma passion. En ligne et à distance les affaires sont ma vie depuis plus de 15 ans maintenant. J’ai construit plusieurs entreprises à plusieurs millions par an, et pour ce faire, vous ne pouvez tout simplement pas tout faire vous-même.

J’ai donc réalisé très rapidement que j’avais besoin d’aide si je voulais rester sain d’esprit.

Mais il y a plusieurs problèmes qui surviennent une fois que vous obtenez de «l’aide».

Dans de nombreux cas, c’est en fait le début de la chute de l’entreprise.

Ce livre va vous aider à éviter cela, en vous enseignant exactement ce que vous devez faire pour gérer avec succès une équipe à distance.

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Pourquoi j’ai choisi la télécommande et je n’ai jamais regardé en arrière

Je n’aurai plus jamais de bureau et j’en suis fier. Je peux absolument faire pratiquement tout ce qu’une entreprise peut faire dans un bureau.

Cela comprend la gestion d’une entreprise allégée qui est plus rentable et profiter davantage de ma vie sans «bureau».

Force 5 n’est pas le seul dans ce domaine. Selon une enquête sur le lieu de travail, seulement 30% des personnes interrogées dépendent entièrement des talents locaux.

Le guide ultime de la gestion d'équipe à distance - E-book 2020

Les autres entreprises interrogées s’appuient sur des talents virtuels et distants pour en faire plus. Il s’agit d’un bon indicateur des avantages de productivité des équipes distantes.

Depuis le démarrage de ma première entreprise à distance, j’ai développé une tonne de systèmes et de processus pour gérer les équipes en ligne et augmenter la productivité. Ce livre va les partager avec vous et les théories qui les sous-tendent. Je vais décrire un processus étape par étape qui ne sera pas toujours facile à suivre, mais qui sauvera votre entreprise de nombreuses situations difficiles.

Il y a plusieurs fois dans ce livre, que vous serez probablement en désaccord avec moi. Il y a plusieurs fois où je vais probablement sembler trop dur ou insensible, mais ce que vous obtenez est mes expériences brutes et non coupées.

Bienvenue dans le monde de l’externalisation et des équipes virtuelles. Préparez-vous à vous endurcir… Ce n’est pas un concert facile. Pas d’excuses. Cela vaut pour tout le monde dans l’équipe.

À retenir 1: lorsque vous gérez une entreprise, vous ne pouvez pas tout faire vous-même.

Table des matières:

  1. Partie 1 – Pourquoi créer une équipe distante
  2. Partie 2 – Embauche d’équipes virtuelles
  3. Partie 3 – Externalisation
  4. Partie 4 – Gestion réussie de l’équipe à distance
  5. Partie 5 – Création de plans de processus métier
  6. Ressources et outils

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Partie 1 – Pourquoi vous devriez créer une équipe à distance

Démarrage d’une entreprise: trouver votre «pourquoi»

Vous devez vous poser certaines questions lors de la création d’une entreprise: pourquoi êtes-vous en affaires? Pourquoi le faites-vous et qu’est-ce qui vous motive? Pourquoi êtes-vous vraiment en affaires? Pourquoi passez-vous chaque jour de votre vie assis devant un écran d’ordinateur? Vivez-vous votre passion? Vous ne vivez qu’une seule fois, après tout.

Votre «pourquoi» est-il l’argent? Si oui, préparez-vous à l’échec.

Les affaires sont bien plus que de l’argent, et de nos jours, les clients verront à travers votre BS si tout ce que vous pouvez penser est le profit.

Votre entreprise doit avoir de la profondeur pour survivre plus de quelques années. Plus important encore, vous avez besoin d’un «pourquoi» afin de créer un produit ou un service que les gens se soucient même d’acheter.

L’idée du «pourquoi» m’a frappé pour la première fois lors d’une retraite de l’Organisation des entrepreneurs (OE) à laquelle je faisais partie. EO est un groupe de plus de 7 000 entrepreneurs à travers le monde, et le conférencier principal était Simon Sinek, qui parle de ce thème même du «pourquoi» et l’explique très élégamment. Vous pouvez regarder sa conférence TED sur le sujet ici – Cercle d’or de Simon Sinek.

exemples de cercle doré simon sinek

Image de SmartInsights

Construire une équipe

Avez-vous déjà visité une chaîne de vente au détail où il est très évident que les employés s’en moquent? C’est la même chose.

Maintenant, quel est l’intérêt de tout cela et comment est-ce lié à la construction d’une équipe et d’une entreprise virtuelles réussies?

Voici l’affaire.

Votre «pourquoi» jette les bases des décisions dans votre organisation.

Et votre équipe prend des décisions chaque seconde de chaque jour où elle travaille pour vous. Nous voulons que ces décisions soient ciblées et correctes.

La logique tourne autour de la constitution d’une équipe qui a des objectifs similaires. Cela réduira votre stress, cela aidera votre équipe à travailler vers des objectifs beaucoup plus rapidement, et vous éviterez totalement le scénario mentionné ci-dessus avec l’employé qui s’en fiche.

Les entreprises virtuelles sont intrinsèquement plus difficiles à gérer, car en tant que leader, vous avez moins de points de contact avec votre équipe.

personne assise et travaillant à distance à un bureau

Développer une raison d’être profondément enracinée et embaucher des employés qui sont d’accord avec ce «pourquoi» est la toute première étape pour créer une équipe virtuelle performante.

Vous devez simplement être sur la même longueur d’onde sans parler à toutes les heures de la journée de travail, et cela vous permettra d’obtenir 50% du chemin.

Vous avez besoin que votre équipe prenne les mêmes décisions que vous prendriez, non pas lors de votre prochain mouvement stratégique, mais dans les tranchées de votre entreprise. C’est là qu’ils opèrent. Ils sont le fondement.

Découvrez comment ces entreprises dirigent leurs équipes virtuelles ici.

conseils de gestion d'équipe à distance

Les fondamentaux de la gestion d’équipe

Si vous pouvez suivre ces six conseils, vous êtes sur la bonne voie pour gérer avec succès des équipes distantes:

  • Ne sois pas un con
  • Mener par l’exemple
  • Auto-évaluation
  • Vous ne pouvez pas changer les gens
  • Chacun est responsable de ses propres actions

Gardez cela à l’esprit lorsque nous explorons les défis et solutions communs pour la gestion à distance. Vous verrez pourquoi chacun est important dans les sections suivantes.

Les défis de la gestion d’une équipe à distance

Les équipes distantes sont géniales pour la vitesse et la gestion d’une entreprise allégée, et je crois fermement qu’elles sont «l’avenir» du travail.

Les choses continueront de progresser de plus en plus en direction d’équipes réparties dans les années à venir en raison des progrès technologiques, de l’accès accru à des travailleurs qualifiés et de davantage d’entreprises technologiques.

Cependant, il y a quelques défis à considérer lors de la gestion d’une équipe distante.

Le problème le plus évident est que vous avez moins de points de contact et moins de contrôle sur ce qui se passe réellement avec eux d’une heure à l’autre. Si vous n’êtes pas conscient, cela peut faire embauches infructueuses se sentir encore plus infructueux.

Bien sûr, il y a les deux avantages et inconvénients quand il s’agit d’embaucher des équipes à distance. Cela comprend tout, de faire avancer les projets à s’assurer qu’ils n’essaient pas de vous en faire un en signalant plus d’heures que ce qui est réellement travaillé aux problèmes de communication.

Mais pour chaque problème, il existe une solution.

Je fournis cette liste très brève, au début, pour indiquer clairement que VOUS POUVEZ LE FAIRE. IL Y A UNE SOLUTION.

Alors n’ayez pas peur de ça, au lieu de cela, embrassez-le. Les défis de la gestion d’une équipe et de solutions distantes vont comme suit.

Problème 1. Difficultés de communication

Établir une bonne dynamique d’équipe et une bonne communication est crucial avec des équipes réparties. Elle diffère fortement de la culture de bureau au sens traditionnel. Après avoir trouvé des travailleurs à distance possédant les compétences appropriées, vous devez vous assurer qu’ils fonctionnent bien dans votre équipe distribuée et s’intègrent dans la culture de votre entreprise à distance.

Solution – Lancez Slack, Basecamp et d’autres outils et améliorez réellement la communication (même avec une équipe physiquement juste à côté de vous). De plus, vous obtenez l’avantage supplémentaire de la documentation sur le cloud.

Cela aide également à être conscient des défis de communication d’équipe les plus courants afin que vous puissiez les repérer avant qu’ils ne déraillent votre équipe.

Problème 2. Le défi de garder une trace du temps

Il est difficile de garder une trace du temps qu’un employé a travaillé et de les payer sur une base horaire / contractuelle.

Écran d'exemple de surveillance des employés de hubstaff

Solution – Essayez Force 5, qui vous permettra de voir des captures d’écran, de suivre les niveaux d’activité, de payer les employés, etc.

Encore une fois, cela est extrêmement bénéfique même si l’employé est assis juste à côté de vous. Alors que des outils comme Slack et Basecamp aident à améliorer la qualité de votre communication, Force 5 fonctionne en fait dans une direction différente.

Cela réduit le temps que vous passez à suivre les employés et à essayer de comprendre exactement ce que font vos employés. Cette application suit le temps que votre équipe travaille pour vous jusqu’à la minute exacte afin que vous ne payiez que pour ce que vous obtenez.

Problème 3. Le défi de discuter des projets individuels en personne

Solution – Les meilleures plates-formes de vidéoconférence vous permettent de voir la vidéo de l’autre personne et de communiquer directement avec elle. Vous pouvez même partager des écrans et «regarder par-dessus leur épaule». Les Hangouts Google sont désormais équipés d’un bureau à distance, que vous pouvez utiliser pour le support client.

Vous avez probablement repris la tendance ici.

Pour chaque problème, il existe une solution technologique qui peut rendre votre équipe encore plus productive.

Gestion d’équipe virtuelle simple

Fonctionnalités conçues pour les équipes distantes, gratuites pendant 14 jours.

Il est désormais possible de faire presque tout «dans le cloud» que vous pouvez faire en personne. Tous les individus ne sont pas prêts à accepter cela, mais le monde change et évolue rapidement.

La «poussée»

Si vous allez créer une équipe virtuelle, préparez-vous à développer une peau épaisse.

Virer quelqu’un par e-mail n’est pas aussi difficile que de le virer en personne, mais ce n’est toujours pas facile. Surtout s’ils s’efforcent et que vous les connaissez personnellement.

Vous devez développer un état d’esprit de “No Excuses” (le titre du livre vient de cet état d’esprit). Les personnes qui peuvent vous aider à faire de votre entreprise un succès sont là, il vous suffit de les trouver, sans excuses.

Les bons modèles existent qui peuvent réduire votre stress et réduire votre temps de gestion. Il vous suffit de les implémenter.

Que signifie «pas d’excuses»?

Cela signifie que vous avez créé de manière proactive une situation dans laquelle tous les membres de votre équipe sont d’accord sur l’apparence d’un produit fini et les délais sont clairs.

De plus, il est clair que la haute direction est toujours disponible et répondra très rapidement si des questions existent.

Votre travail en tant que gestionnaire ou propriétaire d’une organisation est de ne laisser aucune place aux excuses de votre personnel.

Il y a un processus ultra rapide que j’utilise pour gérer mon entreprise.

Pour continuer à lire, téléchargez gratuitement l’ebook complet

La partie 1 se poursuit dans l’ebook complet avec:

  • Le processus en cinq étapes pour appliquer un état d’esprit «sans excuses»
  • Comment garantir virtuellement le succès
  • Quel est le secret des équipes virtuelles performantes?
    • Constituer toujours une meilleure équipe
    • Faites ce que vous aimez et sous-traitez le reste
    • Recrutement de spécialistes
  • Pourquoi la responsabilité est le mot le plus important dans les affaires
    • Quand vos employés deviennent responsables – À quoi s’attendre
  • Votre vie, votre entreprise, vos conditions

Partie 2 – Les principes et processus d’embauche d’équipes virtuelles

Dans la première section, nous avons jeté les bases. Il est maintenant temps de commencer à vous concentrer sur certaines spécificités, en commençant par vos processus d’embauche. Mais d’abord, je veux prendre une minute pour vous présenter l’objectif global d’embaucher des équipes virtuelles.

Développer votre «équipe A» personnelle

Pourquoi vous faites tout cela, à quoi ressemble votre équipe après quelques mois de concentration et quelques théories générales.

Dans 12 mois à partir d’aujourd’hui, je veux que vous ayez développé une «équipe A» d’environ 7 à 10 entrepreneurs en qui vous avez confiance dans votre vie (ou votre entreprise). Ce sont des gens qui ont vécu avec vous, et qui ont enrichi leur vie de plusieurs façons.

Vous connaissez les membres de leur famille par leur nom, les dates importantes de leur vie, leurs croyances religieuses. Vous les suivez sur Twitter et ils vous suivent. Vous les respectez et ils vous respectent.

Voilà le type de relations dont vous avez besoin en affaires.

Bien sûr, cela dépend de votre modèle commercial, mais voici à quoi ressemble mon équipe actuellement:

équipe hubstaff en retraite annuelle devant la tour belem

      • 1 PDG / CMO et 1 CTO / CPO
      • 1 directeur du marketing
      • Blog et équipe de rédaction de plus de trois écrivains indépendants qui travaillent tous sur:
        • Stratégie et contenu du blog
        • Des médias sociaux
        • Rédaction
          • Il s’agit d’un ensemble de compétences très différent de celui de la rédaction basée sur la recherche
      • Producteur vidéo dédié, mais d’autres membres de l’équipe ayant des compétences en vidéo
        • Vidéo pédagogique détaillée
        • Vidéos de démonstration et de marketing sur le Web
      • 3 marketeurs qui apportent les compétences suivantes:
        • PPC et publicité payante
        • Publicité par e-mail
        • SEO (deux spécialistes)
        • Sensibilisation et promotions
        • Verticaux de l’industrie
        • Gestion et processus de projet
      • 1 graphiste
        • Infographie, logos, mises en page
      • 10 membres de l’équipe de support
      • 1 développeur principal
      • 4 concepteurs et développeurs front-end
      • 13 programmeurs
        • PHP
        • Ruby on Rails
        • Perl
        • MySQL
      • 2 sur l’équipe produit
      • 3 membres de l’équipe Force 5 Tasks
        • Dédié à la conception et au développement de ce produit
      • Trois joueurs utilitaires
        • Ce sont mes «gens de tous les métiers». Ils peuvent prendre à peu près n’importe quelle tâche qui ne nécessite pas de programmation ou de conception hardcore. Cette section est répertoriée en dernier, mais je compte vraiment sur eux plus que quiconque dans l’organisation.

Il est très important de tester un employé / entrepreneur potentiel avant de l’impliquer trop dans votre entreprise ou de devenir trop dépendant d’eux.

Vous devriez leur donner un bon test de 3 à 4 semaines pour bien comprendre leur personnalité et leur éthique de travail avant de vraiment commencer à planifier votre entreprise autour d’eux.

Vous pouvez bien sûr les faire travailler sur des projets qui font avancer votre entreprise. Assurez-vous simplement qu’ils ne font pas partie intégrante de ces projets jusqu’à ce qu’ils aient été entièrement testés.

Gérez facilement les entrepreneurs

Suivi du temps, facturation, paiements, etc.

En effet, dans le monde de l’externalisation, il y a de fortes chances qu’ils ne correspondent pas au projet de loi, quelle que soit la façon dont ils interviewent ou passent les premières étapes de votre processus.

Ceci est également important pour décider d’un partenaire. Ne décidez jamais d’un partenaire avant de travailler avec eux pendant au moins quelques mois.

C’est la pire chose que vous puissiez faire, car c’est la personne sur laquelle vous compterez le plus.

Cela peut provoquer toutes sortes de problèmes lorsqu’un partenaire est disposé à travailler plus que l’autre, ou si un partenaire a plus de projets que l’autre, etc.

Nous aborderons plus en détail les moyens tactiques de procéder dans les prochains chapitres.

La partie 2 se poursuit dans l’ebook complet avec:

  • Publier un emploi
  • Où trouver des talents à distance
  • Un exemple de message que je ferais sur Force 5 Talent
  • Mon processus d’examen des demandes
    • Désherbage à travers
    • Affectation de tâches de test
  • À quoi devrait ressembler la première description de projet?
  • Feu rapide
  • Embaucher des équipes virtuelles en fonction des contraintes
  • Paiements
    • Payer à terme échu
    • Retenue
    • Prépaiement

personnel externalisé travaillant

Partie 3 – Externalisation

Qu’est-ce que l’externalisation?

L’externalisation est l’idée d’avoir quelqu’un d’autre pour compléter vos processus d’affaires pour vous. Les processus réels peuvent représenter une vaste gamme de choses, et l’externalisation peut se produire à partir de n’importe quel endroit dans le monde. Beaucoup de gens confondent délocalisation et externalisation.

Vous n’avez pas besoin d’externaliser votre e-mail vers un autre pays. Vous pouvez sous-traiter votre conception graphique à Chicago, si vous le souhaitez. L’idée n’est pas de prendre nécessairement du travail à l’étranger, il s’agit de sortir du travail de votre bureau. Période.

Vous effectuez cette opération pour l’une des deux raisons.

      1. Vous avez trop de choses à faire et vous devez concentrer votre temps sur les tâches les plus productives afin de vraiment faire avancer votre entreprise.
      2. La personne à qui vous sous-traitez est en fait mieux à la tâche souhaitée que vous ou votre équipe interne.

Dans cette section, vous allez découvrir mes expériences d’externalisation brutes et non coupées (plus de 3 millions de dollars dépensés) et comment vous pouvez utiliser ces expériences pour devenir plus productif.

Les avantages et les inconvénients de l’externalisation

L’externalisation est avant tout un changement de mentalité.

Il s’agit de ne plus avoir à tout contrôler.

Il s’agit d’apprendre à gérer les personnes et les processus au lieu de faire tout le travail vous-même.

Pensée effrayante, je sais, mais une fois que vous commencez, vous ne regarderez jamais en arrière.

C’est en fait une bonne chose pour votre carrière et votre vie en général. C’est une grande compétence personnelle.

L’externalisation n’est rien de plus que devenir un grand gestionnaire de personnes et de personnalités.

Si c’est bien fait, vous vous retrouvez avec moins de stress, plus de travail et une meilleure entreprise. Voir l’infographie pour plus d’avantages.

infogérance infographie

Fait de manière incorrecte, il peut vous coûter des tonnes non seulement en coût dur, mais surtout, en coût d’opportunité. Cela peut également ajouter une énorme quantité de stress à votre vie professionnelle. Il n’y a rien de pire que de travailler avec une équipe distante qui n’est pas capable.

Je vais vous apprendre à bien faire les choses. Dans ce guide, vous allez découvrir ce qu’il faut pour être un excellent donneur d’ordre (et gestionnaire).

Vous apprendrez à la fois le côté tactique et le côté stratégique. Ce sont deux choses radicalement différentes.

Vous apprendrez également ce que vous pouvez externaliser, où externaliser, les outils d’externalisation et de gestion, et comment mener efficacement vos activités en ligne.

Gérez facilement des équipes externalisées

Automatisez la paie en fonction du temps suivi et des taux fixes

L’état d’esprit de l’externalisation

Commençons par la leçon la plus élémentaire; celui que vous devez comprendre avant de pouvoir développer une entreprise en ligne.

Voici ce que vous faites:

      1. Calculez le montant d’argent que vous voulez gagner en un an, le montant que vous gagnez en un an ou le montant que votre entreprise fait en profit. Disons que vous êtes à 150 000 $ par an à titre d’exemple.
      2. Maintenant, divisez 150 000 $ par le nombre de jours de travail dans une année. Disons 250. Donc, 150 000 $ divisé par 250 = 600 $ par jour. C’est ce que vous valez. C’est le montant exact en dollars pour lequel vous échangez votre temps. Maintenant, divisez ces 600 $ par une journée typique de 8 heures. Cela équivaut à 75 $ de l’heure.

Si vous passez votre temps à faire un travail qui peut être externalisé pour 10 $, alors il y a un gros problème.

personne travaillant à distance dans un espace de coworking

Que cela se produise dans votre propre entreprise ou votre travail de jour ou n’importe où, ce n’est pas bien et cela ne vous mènera pas là où vous devez être.

Peu importe la façon dont vous l’analysez, faire un travail à 10 $ l’heure lorsque vous êtes payé 75 $ n’est pas la bonne chose à faire.

Vous devez travailler pour 150 $ de l’heure afin de pouvoir avancer dans votre carrière.

Ce qui finit par se produire, croyez-le ou non, c’est que l’affectation de 10 $ l’heure est presque toujours plus exigeante. Getting the accounting done, and answering your inbox are often more demanding than designing the sales strategy for the next calendar year or designing a split test.

No one is knocking down your door about becoming more profitable.

The important task continually gets pushed back and soon your schedule is filled with these $10 an hour tasks.

So how do you get away from this?

Part 3 continues in the full ebook with:

  • What your business should outsource
    • Don’t hold yourself back by handling everything
  • Getting started with outsourcing
  • Where to find a team
  • Why the company with the best team wins
    • Online communities
    • Virtual staffing companies
    • Freelance sites
    • Classified sites and job boards
  • Less expensive is not always better
  • The best outcomes from outsourcing work

managing a remote team

Part 4 – Successful Remote Team Management

Managing tasks and projects

As a successful leader in your organization, you need to be able, willing, and excited to take the responsibility of moving projects and tasks forward and meeting deadlines.

This is a huge part of virtual team management, and it’s what separates you from the rest of the organization.

In every organization, there are pushers and those who are pushed.

Ideally, you would have employees and contractors who always move forward no matter what, and sometimes it’s possible to make that happen.

This is one of the reasons you want to constantly work on building your team. In general, it…

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