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Les meilleures listes et méthodes de tâches


Vous souvenez-vous de l’heure à laquelle vous avez établi votre première liste de tâches? Cliquez pour tweeter

La réalité est qu’en 2018, pour beaucoup d’entre nous, peu de choses sur la façon dont nous tenons les listes de tâches ont changé depuis que nous avons commencé à tenir des listes. Nous prenons des notes avec un stylo et du papier dans un cahier ou un tableau blanc, peut-être même dans une application mobile, puis nous sélectionnons les éléments pour les lister avec le sourire comme vous le faites chacun.

Ces listes peuvent bien fonctionner pour certaines personnes, mais en tant que pigiste ou quelqu’un dont le temps est littéralement de l’argent, vous avez besoin de plus de votre liste de tâches. Non seulement il doit enregistrer vos tâches, mais il doit également vous aider à les hiérarchiser et à les accomplir également.

Il y a beaucoup de listes de tâches collaboratives et d’applications à faire, alors voici un aperçu des meilleures applications à faire gratuites et payantes que vous pouvez utiliser.

Listes de tâches pour les gestionnaires

Vous avez probablement déjà un certain type de système de gestion de projet en place pour aider votre équipe à rester concentrée et organisée. Ces systèmes sont parfaits pour le suivi et les rapports de haut niveau, mais peuvent laisser un peu à désirer en ce qui concerne le suivi des tâches quotidiennes.

Le processus pour créer une nouvelle tâche et la replier dans un projet existant est parfois plus difficile que cela en vaut la peine. Au moment où vous avez fini de saisir tout dans le système, vous auriez peut-être déjà terminé la tâche – ce qui n’est productif pour personne. Une application de liste de tâches supprime cet encombrement et vous permet, ainsi qu’à votre équipe, de se concentrer sur l’enregistrement et l’accomplissement de leurs tâches facilement.

Tous les membres de l’équipe ressentent un sentiment d’appartenance et de responsabilité à l’égard de leur travail, et tout le monde peut partager la fierté qui vient de rayer quelque chose de la liste. Vous pouvez même inciter à compléter des éléments de la liste ou créer une petite compétition amicale entre les membres de votre équipe.

L’ajout d’une application de liste de tâches collaborative à votre équipe vous offre le meilleur des deux mondes en tant que gestionnaire. Vous pouvez suivre les progrès de haut niveau dans un système de gestion de projet et les tâches quotidiennes dans une liste de tâches. Vous pouvez suivre plusieurs threads et plusieurs personnes en même temps, et votre équipe bénéficie de la transparence de savoir sur quoi travaillent leurs collègues.

La connaissance est le pouvoir dans presque toutes les parties de la vie, et la gestion d’une équipe ne fait pas exception. Plus vous en savez, plus vous aurez d’informations à utiliser comme base de décisions futures et de rapports aux niveaux supérieurs de votre organisation.

Listes de tâches pour les pigistes

Les pigistes n’ont souvent pas le luxe de travailler avec une seule équipe dans un seul système. Vous pouvez utiliser Slack avec un client, Trello avec un autre, JIRA avec un troisième – le même jour. Si cela vous ressemble, vous pouvez alors utiliser une application distincte pour suivre vos tâches sur ces systèmes.

listes de tâches

Oui c’est vrai. Une application pour gérer votre travail dans d’autres applications. Cela peut sembler fou au premier abord, mais il est très utile de réduire l’encombrement et de se concentrer uniquement sur ce que vous devez accomplir pour tous vos clients.

Les applications de liste de tâches s’intègrent également au logiciel de suivi du temps et d’horodatage ADP afin que vous puissiez suivre le temps passé sur votre liste de tâches et facturer vos clients rapidement et facilement. Moins vous passez de temps à additionner votre temps passé à travailler, plus vous pouvez consacrer de temps à des projets et augmenter vos résultats.

Enfin, une liste de tâches en ligne vous aide à vous responsabiliser d’une manière que le stylo et le papier ne peuvent jamais. Dans de nombreux cas, vous êtes obligé de fixer des délais et de recevoir des rappels lorsqu’ils ne sont pas respectés. Il est facile de passer à la page suivante d’un journal ou de rayer quelque chose quand ce n’est pas vraiment fait, mais beaucoup plus difficile de se cacher d’une notification qui apparaît constamment sur chaque appareil que vous possédez.

Le suivi de vos tâches individuelles vous donne des données agrégées que vous pouvez utiliser pour déterminer si vous avez suffisamment de travail dans votre assiette et où votre temps est réellement passé. Il se peut que vous deviez réduire ou réduire les délais si vous voyez constamment des tâches incomplètes.

Liste d’épicerie ou faire avancer les choses? Choisir une liste de tâches d’équipe

Il existe des centaines d’applications qui prétendent vous aider à gérer une liste de tâches. Nous n’allons pas les énumérer ici, mais nous pouvons à la place vous proposer quelques suggestions pour affiner ce champ dans celui qui fonctionnera le mieux pour vous et votre équipe.

Quel type d’application recherchez-vous? Voulez-vous un moyen simple de lister les tâches et de les marquer comme terminées, ou cherchez-vous quelque chose d’un peu plus impliqué? Les réponses à ces questions détermineront le type d’application qui vous conviendra le mieux. Toutes les applications ne sont pas créées égales; voici un guide pour vous aider à les décomposer:

Rester simple

Parfois, tout ce dont vous avez besoin sont les bases – une simple liste d’éléments que vous pouvez rayer une fois la tâche terminée. Considérez-le comme l’équivalent numérique de la liste papier que vous utilisez peut-être maintenant.

Il existe toute une collection d’applications qui vous permettent d’enregistrer et d’effectuer ces tâches, peu importe où vous êtes et quel appareil vous utilisez. Même si vous ne finissez pas par utiliser un logiciel de responsabilisation ou une liste de tâches collaborative, une simple application de style «liste d’épicerie» est idéale pour un usage personnel.

La prochaine fois que quelque chose d’important vous vient à l’esprit, vous n’avez pas besoin d’attendre d’être près d’un agenda ou de votre liste papier pour l’enregistrer. Sortez simplement votre téléphone, votre ordinateur portable ou même une montre connectée dans certains cas, et vous avez terminé.

Certaines de ces applications simples deviennent un peu plus sophistiquées en s’intégrant à un calendrier pour suivre les dates d’échéance et vous rappeler lorsque les tâches ne sont pas terminées. Encore une fois, vous pouvez décider du nombre de cloches et de sifflets que vous souhaitez pour vous ou votre équipe.

Gestion de projet qui fonctionne

Gestion de projet Kanban avec suivi du temps, estimations et rapports

La collaboration d’équipe

Les listes de tâches ne doivent pas toujours être limitées à une seule personne. Les mêmes principes qui les rendent parfaits pour les entrepreneurs indépendants et les pigistes les rendent parfaits pour les équipes de travailleurs à distance.

Chaque membre de l’équipe a un travail à faire et des tâches associées à sa réalisation. Une tâche dépend d’une autre, et les membres de l’équipe ont besoin d’un moyen simple de suivre les progrès de chacun. Les gestionnaires doivent également suivre les tâches sur lesquelles leurs équipes travaillent, en particulier dans des situations éloignées comme les assistants virtuels et les agences qui utilisent des sous-traitants.

listes de tâches

Tâches Force 5 est une façon de répondre à ces besoins pour votre équipe. Les gestionnaires peuvent créer des flux de travail personnalisés et combiner les tâches entre les projets. Les membres de l’équipe peuvent rapidement voir ce qui est en cours d’élaboration et ce qui est déjà terminé. Il existe également des options pour aller au-delà des listes de tâches collaboratives et utiliser les tâches Force 5 pour l’embauche et même la gestion de blogs.

Au-delà des tâches Force 5, il existe des dizaines d’autres applications qui permettent à ces fonctions de se produire. Les managers peuvent suivre les tâches de leur équipe et définir les priorités et les délais en conséquence. L’utilisation de ces applications permet non seulement à tout le monde de rester sur la même page, mais élimine également la nécessité de communiquer sur les tâches accomplies ou en cours de traitement.

Combien de fois avez-vous envoyé des e-mails ou des messages pour faire savoir à quelqu’un qu’une tâche était terminée ou en cours? Les listes de tâches collaboratives regroupent cette communication pour marquer la fin de la tâche afin que vous n’ayez pas besoin de consacrer un temps précieux aux étapes inutiles.

Freestyle

L’un des avantages des listes de tâches sur papier et stylo est qu’elles sont entièrement personnalisables. Vous pouvez littéralement écrire ce que vous voulez dans le format que vous souhaitez. C’est génial pour ceux d’entre nous qui sont des penseurs abstraits, mais pas pratique pour le monde numérique.

La plupart des listes de tâches collaboratives imposent la structure de l’application aux personnes qui l’utilisent. Il existe un moyen spécifique dont vous avez besoin pour ajouter des tâches et les gérer dans chaque application différente.

Si vous avez envie de cette liberté et de cette flexibilité mais que vous souhaitez l’avoir sous forme numérique, il existe plusieurs options logicielles de responsabilité gratuites qui vous permettent de prendre des notes et de suivre les tâches dans un format entièrement personnalisable.

Le seul inconvénient des applications de notes freestyle est que vous ne pourrez peut-être pas les partager facilement avec d’autres membres d’une équipe. Même si vous pouvez partager les notes, vous ne pouvez pas vous assurer que votre responsable ou vos collègues seront en mesure de les voir et de les comprendre. Pour contourner cela, vous pouvez choisir d’avoir une application où vous conservez des notes personnelles de style libre et une qui est un peu plus formelle à partager avec vos collègues si nécessaire.

Plongez dans les listes de tâches

La meilleure chose à propos des listes de tâches de l’équipe est qu’il existe des tonnes d’options et que beaucoup d’entre elles sont libres d’essayer. Que vous travailliez pour vous-même ou que vous dirigiez une équipe, considérez comment une application de liste de tâches peut transformer la façon dont vous gérez votre vie professionnelle.

Si vous n’avez jamais utilisé une application comme celle-ci auparavant, essayez quelques options gratuites pour avoir une idée du type de logiciel qui conviendra à votre style de travail ou à la dynamique de votre équipe. Une fois que vous en avez trouvé une qui vous convient, demandez-vous s’il vaut la peine de passer à une version payante (le cas échéant). Force 5 Tasks propose un compte bêta gratuit pour les équipes et ne coûte que 5 $ par utilisateur mois par la suite.

Sollicitez les commentaires de votre équipe tout au long du processus d’essai des applications. Cela pourrait ralentir le processus de sélection, mais conduira finalement à un groupe plus satisfait. Si un membre de votre équipe n’aime pas la solution que vous avez choisie, il sera moins susceptible de l’utiliser. Vous n’allez jamais plaire à tout le monde 100% du temps, mais vous pouvez probablement trouver au moins une plate-forme sur laquelle tout le monde est d’accord.

Une fois que vous avez modifié une liste de tâches numérique, vous vous demanderez pourquoi vous avez conservé votre méthode stylo et papier pendant si longtemps. Ou, si vous choisissez toujours d’utiliser une liste écrite pour certaines choses, ce sera un choix délibéré au lieu de choisir par défaut ce que vous avez toujours fait.

Alors qu’est-ce que tu attends? Vous n’avez rien à perdre et seulement de la productivité à gagner!

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