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Stratégies éprouvées pour une communication efficace de l’équipe au travail


Lorsque les esprits créatifs, les penseurs analytiques et les membres de l’équipe axée sur le client travaillent vers un objectif commun, de grandes choses se produisent. Que vous dirigiez un projet commun ou que vous fassiez partie d’une équipe occupée, une stratégie de communication efficace est essentielle. Malheureusement, c’est une communication d’équipe inefficace qui laisse souvent tomber les entreprises de toutes tailles.

Bien sûr, les commérages par le refroidisseur d’eau sont un passe-temps populaire, mais ils peuvent conflit sur votre lieu de travail.

Comment pouvez-vous encourager la communication qui mènera votre entreprise vers de nouveaux sommets passionnants?

En tant que directeur d’une agence de marketing occupée, je sais trop à quel point il est important de communiquer efficacement avec votre équipe et vos clients. C’est pourquoi je partage les meilleures stratégies de communication d’équipe, comme le disent les experts.

L’importance d’une bonne communication d’équipe

Nous savons tous à quel point une mauvaise communication peut être distrayante (et inefficace). De plus en plus d’organisations renforcent les processus, les outils et les structures d’équipe qui leur permettent de travailler ensemble de manière plus transparente.

Voici quelques statistiques qui illustrent l’état de la communication sur le lieu de travail.

  • 39% des employés interrogés pensent que les personnes dans leur l’organisation ne collabore pas suffisant
  • 49% des milléniaux soutiennent les outils sociaux pour la collaboration en milieu de travail
  • 97% des employés et des cadres pensent que le manque de alignement au sein d’une équipe influe sur le résultat d’une tâche ou d’un projet
  • 75% des employeurs considèrent le travail d’équipe et la collaboration comme «très importants», mais seulement 18% des employés reçoivent des évaluations de communication lors de leurs évaluations de rendement
  • Fortune 500 entreprises perdre 31,5 milliards de dollars par an par des personnes qui ne partagent pas leurs connaissances

Quand la communication de l’équipe tourne mal

Lorsque la communication de l’équipe tombe en panne, de mauvaises choses se produisent. C’est quelque chose que nous avons vu maintes et maintes fois, même au sein des grandes marques. Une mauvaise communication peut entraîner un travail en double, une livraison incorrecte et une incapacité à respecter efficacement les délais. Cela peut également entraîner des problèmes plus graves comme des campagnes de marketing confuses et des catastrophes liées aux relations publiques ou aux médias sociaux.

Une communication efficace de l’équipe peut mettre en évidence les problèmes avant qu’ils ne commencent à s’aggraver, en fournissant des contrôles, une responsabilisation et une preuve des instructions et des commentaires.

«Le jour où les soldats cessent de vous apporter leurs problèmes, c’est le jour où vous avez cessé de les diriger.» – Général Colin Powell

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Défis de communication d’équipe et stratégies efficaces

Tout d’abord, il est essentiel d’identifier les défis de communication d’équipe de votre entreprise, car cela vous aidera à découvrir la solution appropriée. Que vous gériez un service de livraison occupé ou un bureau gouvernemental confidentiel, vous aurez vos propres obstacles uniques à une communication efficace. Examinons les défis les plus courants et les stratégies de communication qui peuvent être utilisées pour les résoudre.

1. Travail à distance

Selon un récent sondage, 70% des personnes dans le monde travaillent à distance au moins un jour par semaine. Cela signifie que vous pouvez avoir plusieurs personnes travaillant sur le même projet qui ne sont même pas dans le même pays, sans parler du même bureau. Avec 90% des travailleurs à distance prévoyant de le faire pour toute leur carrière, il semble que cet arrangement soit là pour rester, mais il peut poser de nombreux défis de communication d’équipe.

Le défi le plus évident est le manque ou la communication insuffisante.

La solution:

Heureusement, la solution pour une communication insuffisante dans une équipe distante peut être relativement simple: changer les outils et les processus pour se concentrer sur les meilleures stratégies de communication.

Tirez le meilleur parti des technologies de conférence en équipe telles que Skype, Join.Me et GoToMeeting. Cela permettra à toutes les personnes impliquées dans une réunion de parler comme si elles étaient dans la même pièce. Ce type de technologie permet également d’économiser sur les coûts par rapport au vol pour se rencontrer, ce qui peut rapporter de grosses sommes pour les grandes organisations. Les appels de visioconférence facilitent également le partage d’écran et la livraison de présentations, ce qui facilite le dépannage ou le remue-méninges des individus en tant que groupe distant.

allez à l'exemple d'écran de réunion

Les marques expérimentent également des outils tels que:

Meilleures astuces: Rationalisez votre logiciel de communication. Rendez-le accessible à tous et indiquez clairement quel canal vous utiliserez pour organiser des réunions. Désignez toujours quelqu’un pour diriger les conversations, car cela empêchera les gens de se dominer ou de se parler. Maîtrisez l’art de la conversation à distance et tout devrait se dérouler beaucoup plus facilement.

“Vous pouvez avoir des idées brillantes, mais si vous ne pouvez pas les faire passer, vos idées ne vous mèneront nulle part.” – Lee Iacocca

2. Malentendus

Les malentendus au travail peuvent se produire pour de nombreuses raisons. Il y a peut-être des barrières linguistiques. Ou peut-être qu’un mémoire a été changé, et cela n’a pas été communiqué efficacement à toute l’équipe.

De tels scénarios peuvent entraîner le non-respect des délais, la frustration des employés et la folie des clients et des clients.

La solution:

Introduisez un meilleur logiciel de gestion de projet dans votre entreprise. De grands outils logiciels de gestion de projet tels que Asana, Basecamp ou Trello sont idéaux. Ils aident à garder tout le monde sur la même page avec des mises à jour en temps réel, ce qui permet aux membres de l’équipe distante et au même bureau de voir facilement ce qui se passe.

Je suis un grand fan de Trello, comme indiqué ci-dessous. Il est facile de faire glisser et de déposer des cartes et des tableaux, ce qui est un moyen efficace de discuter avec votre équipe de projets ou de campagnes. Il est également incroyablement visuel pour que vous puissiez voir en un coup d’œil ce qui est en attente et ce qui est terminé. Vous pouvez même intégrer suivi du temps avec Trello afin que les projets et les feuilles de temps soient parfaitement synchronisés.

exemple de carte trello

Astuce: Soyez clair sur qui est le propriétaire d’un projet. Assurez-vous que les membres de l’équipe vérifient régulièrement leur outil de gestion de projet et configurent les alertes appropriées pour voir les commentaires ou les modifications des délais ou des spécifications du projet. Les meilleurs outils vous permettent d’affecter des utilisateurs. Il est donc clair qui est responsable de quoi. Cela entraîne une augmentation de la productivité, car tout le monde dans votre équipe sait à tout moment ce qu’il y a dans son assiette.

Atteignez de nouveaux niveaux de productivité

Suivi du temps pour un meilleur travail d’équipe

3. Réponses Quickfire

Si vous avez déjà été dans une situation où tout ce dont vous avez besoin est une réponse rapide mais ne semble pas en obtenir une, vous saurez à quel point cela peut être frustrant. Personne n’est là pour demander, et les fils sur votre CRM sont comme l’histoire sans fin. Organiser un appel Skype avec un membre de l’équipe senior est gênant et peu pratique. Si vous n’implémentez pas la messagerie instantanée pour votre équipe, cela entraînera des problèmes. Une incapacité à communiquer rapidement peut conduire à des conjectures et à des malentendus.

La solution:

Adoptez des outils de communication d’équipe tels que Slack, Fleep, Workzone ou Google Hangouts. Vous pouvez également configurer un groupe WhatsApp de projet, car c’est le moyen idéal pour obtenir une réponse rapide. Je suis un grand fan de Whatsapp et je crée des groupes pour chaque grand projet de marketing de contenu sur lequel notre agence travaille. J’adore que vous puissiez voir si votre message a été lu et recevoir une réponse instantanée. Vous pouvez également vous amuser avec les GIF ou gagner du temps en enregistrant des messages vocaux en déplacement.

exemple de logiciel de chat en équipe

Astuce: N’oubliez pas qui est dans votre groupe! Si vous avez ajouté des clients à un groupe Whatsapp, assurez-vous de ne pas oublier et lancez-vous dans le dialogue interne. C’est une bonne idée de nommer clairement vos groupes afin qu’il n’y ait pas de dérapages conversationnels.

4. Mauvais chronométrage

Si vous travaillez avec des indépendants, des sous-traitants et du personnel à distance, le chronométrage est un élément clé de votre communication. Il ne s’agit pas seulement de suivre les heures de travail d’un employé. Cela permet également de suivre leur productivité, leurs projets et leurs progrès, et de pouvoir utiliser ces informations pour rationaliser la facturation et la paie.

Il est également important pour la haute direction de calculer le retour sur investissement d’un projet, ce qui implique de savoir combien de personnes y ont travaillé, à quel coût et pendant combien de temps. Les activités de suivi peuvent aider à tout, de la budgétisation à la gestion des attentes des clients. Mais voici la chose: vous ne devez pas vous attendre à ce que les membres de votre équipe remplissent constamment des feuilles de calcul ou un rapport à chaque fois qu’ils mettent 20 minutes sur un projet. Vous devez travailler plus intelligemment.

La solution:

Utilisation logiciel de suivi du temps automatisé pour faciliter la gestion d’une équipe et de son temps. Le bon logiciel peut vous aider à rationaliser votre entreprise. Des outils de ce type facilitent la communication d’autant plus que les informations sont simples à enregistrer avec des fonctionnalités automatisées. Un simple bouton de démarrage et d’arrêt, ainsi que des intégrations avec des outils de gestion de projet et une liste de tâches à suivre, garantissent précision et facilité pour toute votre équipe.

suiveurs de temps web et mobile hubstaff

Astuce: Évitez de demander aux gens combien de temps un travail a pris, car cela risque d’être incroyablement inexact, c’est le moins qu’on puisse dire. Au lieu de cela, surveillez leurs progrès en temps réel avec des applications de suivi du temps riches en fonctionnalités.

5. Un manque d’information

Ceux qui travaillent sur un projet devraient avoir accès à des informations importantes sur les clients. Un manque de détails peut retarder les projets et forcer les employés à contacter les clients inutilement, ce qui semble peu professionnel.

Cependant, tout le monde n’a pas besoin des mêmes niveaux d’accès.

Par exemple, votre gestionnaire de médias sociaux n’a pas besoin de savoir si un client est en retard dans le paiement de sa facture. Et votre comptable n’a pas besoin de participer à votre brainstorming marketing créatif.

En revanche, si votre équipe marketing est sur le point de lancer une grande promotion, votre équipe de vente et de support client doit connaître les détails. Essentiellement, chaque membre de votre équipe doit pouvoir accéder instantanément aux informations dont il a besoin pour faire son travail. Il peut également être nécessaire de rappeler aux membres de l’équipe.

Par exemple, une équipe de vente occupée qui essaie de gérer des centaines de prospects par personne. Se souviendront-ils des heures de rappel et des informations sur les clients?

La solution:

Rechercher et mettre en œuvre un CRM approprié (gestionnaire de la relation client) auquel les bonnes personnes peuvent accéder. Cela contiendra toutes les informations essentielles dans un emplacement central. Les meilleurs CRM qui peuvent vous aider à rationaliser vos processus commerciaux sont GreenRope, Salesforce et Zoho. Nous aimons Zoho grâce à son accent sur le marketing des médias sociaux, qui nous permet de garder une trace des prospects, des campagnes numériques, des contacts avec les clients et du retour sur investissement.

écrans d'exemple zoho crm

Astuce: Toutes les informations sensibles doivent être stockées sur un réseau hautement protégé avec un accès par mot de passe pour restreindre quiconque s’approvisionne en détails confidentiels.

“Pour communiquer efficacement, nous devons réaliser que nous sommes tous différents et utiliser cette compréhension comme guide pour notre communication avec les autres.” – Anthony Robbins

Comment améliorer la communication d’équipe sur le lieu de travail: prochaines étapes

Pour qu’une équipe fonctionne efficacement, il doit y avoir des canaux de communication ouverts. En tant que bon leader ou propriétaire d’entreprise, il est essentiel que vous fournissiez les outils pour faciliter la communication d’équipe la meilleure de sa catégorie.

Sachez que certains membres de l’équipe peuvent communiquer plus que d’autres et c’est correct. L’essentiel est de s’assurer que les individus comprennent la tâche, ont accès à des informations en direct et à d’autres collaborateurs, et sont à l’aise pour tendre la main pour poser des questions ou exprimer des préoccupations.

Quels outils utilisez-vous pour faciliter la communication d’équipe? Faites le nous savoir.

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