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Un guide pratique pour les débutants


Il existe de nombreuses solutions pour la gestion de projet. Il existe des solutions en ligne avancées, comme Asana. Il existe des méthodes plus simples, comme Trello. Mais lorsque vous recherchez une gestion de projet puissante et auto-hébergée, en particulier pour le développement de logiciels, JIRA est difficile à battre.

L’outil de gestion de projets bien connu d’Atlassian contient une multitude de fonctionnalités qui facilitent la gestion de projets. Et bien qu’il ait été initialement créé pour les développeurs, il est devenu un fantastique outil d’organisation à l’échelle de l’entreprise qui priorise la productivité et le progrès.

Si vous débutez avec JIRA ou si vous voulez simplement voir de quoi il est capable, cela peut être intimidant. Ce guide JIRA pour les débutants vous montrera ce que ce logiciel de gestion de projet phénoménal peut faire, comment démarrer et comment utiliser JIRA efficacement.

Commençons!

Voici les choses que nous allons examiner:

JIRA est un système de gestion de projet centralisé et hautement personnalisable. Tous les projets sont enregistrés dans une base de données centrale et chacun passe par un certain nombre de workflows (processus). Les workflows contrôlent le statut du projet ainsi que les règles de transition vers d’autres statuts.

Selon un 2017 rapport de Gartner, JIRA est l’un des meilleurs outils de gestion de projet disponibles. Gartner déclare: «Positionné comme un leader, [JIRA] doit être pris en compte lorsque vous recherchez une solution complète pour exécuter à la fois des projets agiles et traditionnels et que vos besoins en fonctionnalités au niveau du portefeuille sont limités. »

Vous cherchez une alternative à JIRA? Essayez Force 5 Tasks, un outil de gestion de projet Agile qui aide les équipes à en faire plus.

Méthodologie agile est intégré à JIRA. Si vous n’êtes pas familier avec l’agile, c’est un cadre de développement logiciel qui utilise quatre principes:

  • Individus et interactions sur les processus et les outils
  • Logiciel de travail sur une documentation complète
  • Collaboration client sur négociation de contrat
  • Répondre au changement au sujet d’un plan

Atlassian a repris ces principes et a créé un système de gestion de projet autour d’eux. La flexibilité et la personnalisation de l’utilisateur sont des éléments clés du système.

(Fait bonus: le nom du logiciel vient des japonais mot «Gojira», que les anglophones prononcent comme «Godzilla».)

Suivi du temps pour la gestion de projet JIRA

Gérez facilement votre temps et vos projets

Qui devrait utiliser JIRA?

Avec ses ancêtres en développement, JIRA est idéal pour les développeurs de logiciels. Mais tout service peut utiliser efficacement ses capacités de gestion de projet.

C’est formidable pour toute équipe qui a besoin de collaborer et de résoudre les problèmes de manière ordonnée.

Voici quelques exemples d’autres groupes qui pourraient bénéficier de l’utilisation de JIRA pour la gestion de projet:

      • Commercialisation. L’entreprise a besoin d’une nouvelle campagne créée. JIRA peut être utilisé pour communiquer la direction de la copie à l’auteur, les besoins graphiques au concepteur et signaler le projet fini pour approbation par le directeur du marketing.
      • Conformité. Les sociétés commerciales et bancaires, ainsi que presque toutes les petites entreprises, ont besoin d’un suivi précis du flux de travail. Que votre service de conformité demande de la documentation ou que vous soyez audité, JIRA peut vous aider.
      • Entreprises et équipes distantes. Si vous avez une entreprise entièrement éloignée ou employez souvent des pigistes, les capacités d’organisation de l’équipe de JIRA seront utiles. Il fournit un système central permettant aux employés et aux indépendants de vérifier les tâches qui leur ont été assignées. Et les managers apprécient les outils de reporting détaillés.

Les composants clés de JIRA

Comme il s’agit d’un outil de gestion de projet tellement personnalisable et puissant, une présentation complète de JIRA prendrait des heures. Mais si vous comprenez quelques fonctionnalités clés, vous aurez une bonne idée du fonctionnement de JIRA.

Workflows personnalisés

Les workflows de gestion de projet JIRA représentent les processus de votre organisation et peuvent être personnalisés pour les projets, les problèmes et les sous-tâches. Tout ce qui doit être soumis à un processus ou à plusieurs processus peut faire partie d’un flux de travail.

Voici un exemple de flux de travail par défaut dans JIRA:

Flux de travail JIRA avec statuts et transitions

Les blocs de couleur représentent les états et les flèches indiquent les transitions. Chaque flux de travail a des statuts et des transitions, et en créant des profils personnalisés pour votre projet, vous pourrez suivre exactement à quelle étape se trouve un projet ou une tâche donnée.

Alors que JIRA est livré avec des workflows intégrés, sa véritable puissance réside dans la personnalisation. Vous pouvez concevoir vos propres workflows à partir de zéro ou télécharger ceux pré-construits à partir du Marché Atlassian.

Il existe également une tonne de fonctionnalités utiles au-delà du suivi, intégrées aux workflows. Vous pouvez définir des conditions d’approbation pour certaines tâches, par exemple. Et il y a des fonctions qui peuvent être déclenchées automatiquement lorsque certaines transitions ont lieu.

Les workflows sont au cœur de JIRA, et le grand nombre de fonctionnalités intégrées en font des outils extrêmement puissants.

Suivi du temps et des progrès

En intégrant avec un logiciel de suivi du temps riche en fonctionnalités, vous pouvez suivre le temps de travail pour des tâches et projets JIRA spécifiques.

Observez les progrès au fur et à mesure des captures d’écran en option (désactivez-les complètement ou capturez une, deux ou trois fois par dix minutes) et obtenez des feuilles de temps précises pour toute votre équipe. Utilisation suivi du temps avec une extension Chrome, telle que Force 5, afin que vous puissiez suivre le temps nécessaire aux tâches sur lesquelles vous travaillez activement dans JIRA.

Capture d'écran du suivi du temps de Jira Hubstaff

Lorsque vous changez de tâche, démarrer et arrêter le chronomètre est aussi simple que de cliquer sur un bouton.

Autorisations

Les autorisations sont super flexibles et personnalisables dans JIRA. Vous pouvez donner à certains membres de l’équipe la possibilité de modifier, de commenter ou d’assigner des tâches au sein de votre équipe. Si vous devez modifier les autorisations au milieu d’un projet, c’est facile aussi.

Administration des autorisations JIRA

Vous pouvez également dicter des autorisations en fonction de la sécurité. Supposons que vous ne souhaitiez pas que certains membres de l’équipe voient un ensemble spécifique de problèmes dans un projet. Ils pourront toujours voir le projet dans son ensemble, mais ces problèmes ne seront pas visibles.

Cela pourrait être utile pour empêcher les pigistes ou les sous-traitants à court terme de voir les informations sensibles de l’entreprise sans leur compliquer la tâche. Il peut également empêcher l’interface de s’encombrer.

Phases et jalons du projet

Les projets dans JIRA se répartissent en quatre niveaux ou phases. Cela permet de garder tout organisé et facile à trouver.

Phases et jalons du projet JIRA

Niveau 1 contient des catégories de projets. Vous pouvez les considérer comme des thèmes généraux.

Niveau 2 abrite vos projets en cours. Il présente également des sous-sections de projets et des jalons de projets.

Niveau 3 est l’endroit où vous trouverez des problèmes spécifiques. Vous pouvez les considérer comme vos objectifs dans les projets. C’est ce que vous devez accomplir pour aller de l’avant.

Niveau 4 est pour les sous-tâches, où vous pouvez gérer les petits morceaux de problèmes complexes.

Cette méthode d’organisation peut sembler compliquée au premier abord, mais elle devient très intuitive. Et grâce aux excellentes fonctionnalités organisationnelles de JIRA, vous serez toujours en mesure de trouver ce que vous recherchez.

Résumés et rapports de projets

Les gestionnaires peuvent consulter les résumés du projet pour voir l’activité récente, les dates d’échéance des problèmes à venir et d’autres informations utiles pour avoir une idée globale de la façon dont le projet se déroule.

rapport de capture d'écran simplifié jira

Vous pouvez également créer des rapports pour les problèmes ouverts, les problèmes courants ou des membres spécifiques de l’équipe. Toutes ces fonctionnalités de création de rapports vous permettent d’avoir à tout moment un aperçu approfondi de votre projet. Vous ne savez pas si cela sera terminé d’ici la date limite? Vous voulez voir la charge de travail d’un membre de l’équipe spécifique? Vous pouvez le faire – et des tonnes d’autres choses utiles – en quelques clics.

Composants

Les projets complexes peuvent être facilement divisés en «composants» ou sous-sections. Ils sont parfaits pour répertorier les problèmes d’un projet, affecter des membres de l’équipe à de nouveaux problèmes qui surviennent à mi-parcours ou coordonner les activités de plusieurs groupes.

Administration des composants JIRA

Les composants sont également utiles pour organiser plusieurs parties différentes d’un projet: un projet de lancement de site Web peut nécessiter la conception, le développement, le contenu et le marketing. Tous ces éléments peuvent être regroupés en différents composants pour simplifier l’organisation et les rapports spécifiques aux composants.

Sous-tâches

Les problèmes complexes sont plus faciles à gérer en les divisant en différentes sous-tâches. Chaque sous-tâche est traitée comme un problème distinct. Ces sous-tâches peuvent être attribuées à différents membres de l’équipe, selon des délais et personnalisées encore plus en leur donnant leur propre flux de travail.

L’utilisation de sous-tâches facilite l’évaluation de l’avancement du projet et aide les développeurs (ou toute autre personne utilisant JIRA pour la gestion de projet) à mieux répartir leur temps. En créant des étapes concrètes pour chaque problème, l’ensemble du projet peut être décomposé en petites étapes.

Mise en relation

Vous pouvez lier deux problèmes dans JIRA pour créer une association. Ces associations incluent des éléments tels que «se rapporte à», «doublons» et «blocs». Ces liens aident les membres de l’équipe à comprendre comment tous les problèmes du projet sont liés. Par exemple, si un problème «en bloque» un autre, il saura que le premier problème doit être traité en premier.

Et, bien sûr, vous pouvez créer des liens personnalisés qui ajoutent des informations utiles à votre projet. Un lien «causes» pourrait être utile pour détailler des informations sur les bogues, par exemple.

Liens JIRA

Commencez à suivre le temps dans JIRA gratuitement

Ne payez pas pendant deux semaines

Démarrage d’un nouveau projet JIRA

Une fois que vous avez téléchargé le logiciel de gestion de projet JIRA, la configuration d’un nouveau projet est assez facile. Cela nécessite un certain nombre d’étapes, mais l’application vous aide à traverser le processus.

Voici quoi faire:

Lancer un nouveau projet

Après vous être connecté pour la première fois, vous souhaiterez configurer un projet. Un projet peut être tout, d’un élément unique à une collection massive de problèmes sur lesquels une équipe doit collaborer. Tout dans JIRA est entièrement personnalisable selon la simplicité ou la complexité d’un projet.

Nouveau projet JIRA

Choisir Projets> Créer un projet de l’en-tête.

Ensuite, choisissez votre type de projet. Il y en a trois au choix:

Scrum est idéal pour les équipes travaillant sur un projet basé sur une itération où de nouvelles versions ou mises à jour sont publiées régulièrement. (Scrum est également un excellent moyen de simplifier la gestion de projet.)

Groupe 5
Kanban est idéal pour les équipes dont les projets ont un flux de travail continu, comme les équipes basées sur les services. Cela permet d’éviter qu’un membre de l’équipe ne soit trop surchargé sur un projet. (Si vous voulez voir comment cela fonctionne, consultez notre guide de gestion de projet Kanban.)

Tableau Kanban
Kanplan est conçu pour combiner le meilleur des deux systèmes et activer un backlog avec une planification de type Kanban.

Gestion de projet JIRA Kanplan

Une fois que vous avez choisi un style d’organisation, vous entrez les détails du projet. Nous vous recommandons de choisir un nom qui inclut l’équipe responsable ou le nom du projet afin que vous puissiez le retrouver plus facilement plus tard.

Mettre en place votre équipe

Chaque membre de l’équipe qui utilisera JIRA doit être configuré en tant qu’utilisateur. Si vous avez plusieurs membres de l’équipe ou employez de nombreux sous-traitants, vous pouvez créer des administrateurs pour gérer cette tâche. Si vous avez une équipe ou une entreprise plus petite, vous pouvez tout faire vous-même.

Pour créer votre propre équipe, rendez-vous sur Paramètres (l’icône en forme de rouage)> Gestion des utilisateurs. Saisissez ensuite le nom et l’adresse e-mail de chaque utilisateur. Ils recevront des e-mails les invitant à participer.

Pour faire d’un utilisateur un administrateur afin qu’il puisse ajouter d’autres utilisateurs, sélectionnez la personne et cliquez sur Ajouter un groupe. Ajoutez-les au groupe site-admins. Désormais, ils pourront gérer les utilisateurs en votre nom.

Gérer les autorisations

Les autorisations sont particulièrement utiles si vous avez une grande équipe ou si vous employez régulièrement des sous-traitants. Mais la configuration des autorisations pour chaque projet peut être un énorme goulot temporel.

Heureusement, JIRA a une meilleure solution: les schémas d’autorisation.

Les schémas d’autorisations créent des modèles d’autorisations qui peuvent être appliqués à plusieurs projets. Une fois que vous avez créé un schéma, vous pouvez simplement l’ajouter à un projet pour lequel vous souhaitez les mêmes autorisations. Cela fait gagner énormément de temps à long terme.

Schémas d'autorisation JIRA

Pour configurer un schéma d’autorisation,

  • Ouvert Paramètres> Problèmes
  • Sélectionner Schémas d’autorisation
  • Cliquez sur Ajouter un schéma d’autorisation
  • Entrez un nom pour le schéma et une brève description

Ensuite, vous souhaiterez attacher votre schéma d’autorisation à votre projet:

  • Ouvert Paramètres> Projets
  • Sélectionnez le projet pour ouvrir la page d’administration Résumé du projet
  • Dans la section Autorisations en bas à droite, cliquez sur le nom du schéma actuel pour afficher les détails du schéma d’autorisations actuel du projet
  • Clique le Actions menu déroulant et choisissez Utilisez un schéma différent
  • Dans la page Associer le schéma d’autorisations au projet, sélectionnez le schéma d’autorisations que vous souhaitez associer à votre projet
  • Cliquez sur Associer bouton pour associer le projet au schéma d’autorisation

Configurer l’estimation et le suivi

The next piece of customization is used to measure the amount of work in the backlog (estimation) and the amount of time spent on a sprint (tracking). This will help you manage project deadlines, team workload, and completion.

You can use story points or a number of other metrics to measure both estimation and tracking.

JIRA estimation statistics

To choose,

  1. Navigate to your project’s board
  2. Cliquez sur Board > Configurer
  3. Clique le Estimation tab
  4. dans le Estimation Statistic field, select Story Points, Business Value, Original Estimate, Issue Count, ou >.

More project settings

There are a seemingly infinite number of ways you can customize your JIRA projects. The following are some of the most useful. You can access most of these customization options by heading to the project settings.

Issue types

Creating custom issue types gives you a more detailed picture of your project. You can also use issue types to assign the best people for the job, better estimate time, and prioritize your tasks. Large projects might have many different issue types for better tracking (then again, simplicity is helpful, too).

For a detailed example on how you might create custom issue types, check out Arcbees’ great article, “Avoid headaches: Use an Agile issue-type decision tree. “

After selecting Issue Types in the project settings menu, you can edit the names, descriptions, and avatars of any of your current issue types. You can also add new types and delete ones that you aren’t using.

Workflows

Customizing your workflows lets you determine how issues will transition between statuses, who has the authority to make those transitions, the conditions under which they happen, and which screens use those workflows. Custom workflows are one of most powerful features of JIRA project management.

A very basic example of a  troubleshooting workflow might have three states: Open, In Progress, and Resolved. You could assign a specific team to this workflow, and require that status changes receive approval.

dans le Settings > Issues > Workflows screen, you’ll see all of the current workflows in your project. You can edit them, create new ones, and manage workflow schemes from this screen. This video gives you a good idea of what you can do:

Screens

A screen is a specific collection of fields. dans le Screens settings, you can create and edit screens, as well as assign them to specific events. For example, you might want a specific screen to be shown when an issue is created, and a different one when it’s viewed. When it’s transitioned through a workflow step, you may choose another screen.

Setting up screens can be time-consuming, but it can save a lot of effort in the long run. When you only see the fields you need at any given time, you can work much faster.

Custom fields

In addition to the standard fields, you can also add and edit custom ones in the Custom Fields réglages. Nic Brough wrote up a great little guide to best practices for system and custom fields. Be sure to check it out.

JIRA plugins and integrations

Plugins and integrations can greatly extend the powers of your JIRA project. From time tracking to diagramming and portfolio management, you can get a plug-in for just about everything. You can install plugins directly from the Atlassian Marketplace or by uploading plug-in files.

Here are some of the most popular JIRA integrations and plugins:

  • Force 5: allows for seamless time tracking, task management, productivity and reporting through desktop, web, and mobile apps.
  • Mou: apps for team communication.
  • Perspective: offers email integration with Jira.
  • Salesforce: automatically exchange data between Jira and your CRM platform.
  • Google Sheets: export issues straight to Sheets for easy tracking.
  • Git Integration: displays Git commits, branches, and tags in JIRA.
  • Zephyr: provides a test management solution.
  • ScriptRunner: a collection of Groovy functions for enhancing and automating workflows (also includes numerous JQL functions).
  • Structure: adds multi-level, cross-project hierarchies.
  • Mail.Ru Calendar: lets you view issues in a calendar format.
  • JIRA Workflow Toolbox: adds conditions, validators, and post-functions to workflows.
  • Easybi Reports and Charts for JIRA: creates reports, charts, and dashboard gadgets.

At the time of this writing, there are over 1,600 plug-ins that you can use to get more from your JIRA project management. Check out the full list to see what you can do.

How much does JIRA cost?

The all-important question: how much is JIRA going to cost me?  If you’re uncertain if JIRA is right for you, the free seven-day trial can help you decide. After the trial is over, there are a number of pricing options:

  • Small teams: $10 per user per month for up to 10 users.
  • Growing teams: $75 per user per month for up to 15 users. If you have more than 15 users, there is a sliding scale up to 2,000 users.
  • Cloud subscriptions: 1–10 users: $100 for an annual subscription. If you have more than 10 users, there is a sliding scale for up to 2,000 users.

For more details on pricing, hop over to JIRA’s pricing page.

Solve your problems with JIRA project management

Because it’s such a powerful piece of software, working with JIRA can be intimidating. Especially if you’re just getting started. But with the overview above, you should have a good idea of how JIRA works and whether it’s a good fit for your organization.

Of course, becoming a JIRA project management expert is going to take a long time. But once you’ve reached that stage, you’ll be the ultimate project management master. So start today!

The best JIRA alternative

While this guide should help you take full advantage of JIRA for project management, you might be looking for another tool altogether.

One such tool that gives you custom workflows, Agile features, and focused work with sprints is Force 5 Tasks.

At first glance, you’ll notice how the tool enables teams to have a visual view of work with Kanban-style boards while managing projects with drag-and-drop ease.

hubstaff tasks screenshot

It’s when you dig deeper that you realize how strong of an alternative this tool is to JIRA….

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