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Un guide simple pour utiliser Kanban avec Trello


le Méthodologie Kanban, si efficacement utilisé par Toyota dans les années 1960, vise à améliorer les processus de travail tout en améliorant la qualité et la productivité. Ce qui a commencé comme un système d’usine automobile il y a 60 ans s’est transformé en une solution de productivité pour les entreprises de tous types, de la vente au détail au développement de logiciels.

Chez Force 5, nous utilisons Trello pour implémenter Kanban pour presque tous les projets que nous entreprenons. Nous recommandons également l’outil aux entreprises de toutes tailles. Dans cet article, je vais vous expliquer pourquoi nous l’utilisons et vous montrer comment le configurer.

En quoi consiste la gestion de projet Kanban

Traduit du japonais, Kanban signifie «enseigne». le idée derrière Kanban est simple mais profond. Comme la réalisation d’un projet implique de passer par certaines étapes, ce système agile se concentre sur les différentes étapes du processus et la qualité de leur exécution plutôt que sur les délais.

La méthode Kanban est très visuelle et vise à illustrer chaque étape d’un processus et l’interconnexion entre elles. Même s’il ne se concentre pas sur les dates d’échéance, il améliore la productivité et la qualité du résultat.

La structure de base du système Kanban est un tableau. Le tableau est divisé en différentes listes qui représentent les étapes consécutives de l’achèvement du travail. Dans chaque liste se trouvent des cartes. Ce sont les plus petites unités de travail, ou tout simplement, les tâches de votre équipe.

Le processus Kanban consiste essentiellement à déplacer une carte (une seule tâche) de gauche à droite sur le tableau. Sur le côté le plus à gauche est le Faire liste – et vous poussez progressivement la tâche à son terme jusqu’à ce qu’elle atteigne le Terminé liste. Étant donné que le tableau offre un aperçu clair de toutes les tâches et de leur progression, il est facile de voir où tout travail est bloqué.

Pourquoi Trello est un bon choix pour Kanban

Trello est un outil de gestion de projet parfaitement adapté pour appliquer la méthodologie japonaise à votre workflow. Il offre un moyen très visuel d’organiser le travail de votre équipe afin que rien ne glisse et ne soit oublié ou bloqué.

Vous pouvez créer des tableaux séparés pour chacun de vos projets ou dédier un tableau à différents ensembles d’activités que votre équipe doit exécuter. Dans le tableau, vous pouvez créer toutes les listes dont vous avez besoin.

Dans le cas d’un tableau Trello Kanban, cela signifie que vous pouvez facilement configurer une série de listes qui indiquent les différentes étapes qu’une tâche doit subir pour être effectuée. Vous pouvez également nommer les listes en fonction des zones prioritaires et des sensibilités temporelles.

Tableau Trello Kanban

Configurer Kanban avec Trello

Ci-dessous, nous utiliserons notre compte Trello et le forum Force 5 Blog comme exemple pour vous montrer comment configurer Kanban avec Trello.

  1. Après inscription à Trello, configurez votre espace de travail ou votre tableau de projet. Pour ce faire, cliquez sur le + bouton en haut à droite de votre tableau de bord principal et en sélectionnant Créer un forum:exemple de tableau de kanban trello
  2. Nommez votre tableau en fonction de l’activité spécifique que vous souhaitez gérer. Dans notre cas, nous voulons gérer la création de contenu pour notre blog:
    create-board-title-trello
  3. Créez votre flux de travail avec des listes. Les listes sont des conteneurs basés sur les étapes de toutes les tâches. La première liste peut être utilisée comme référentiel pour une documentation importante. Vous pouvez en ajouter une autre où vous pouvez stocker toutes les idées de tâches qui ne sont pas actuellement mises en mouvement.Pour le forum Force 5 Blog, nous avons deux listes qui précèdent les étapes de l’action:processus trello kanban - exemple
    Après avoir créé des listes de documentation, d’idées ou d’autres choses qui ne sont pas des étapes d’action, créez des listes qui correspondent aux étapes consécutives qu’une tâche doit subir pour obtenir de Faire à TerminéVoici à quoi ils ressemblent pour nous:étapes d'action trello du blog hubstaff
  4. Ajoutez des cartes (tâches). Pour ce faire, cliquez sur le bouton «option» à trois points en haut à droite de la liste:
    Liste d'options Trello Kanban
    N’oubliez pas que une carte équivaut à une tâche. Ceci est essentiel pour faire fonctionner Kanban avec Trello.
  5. Attribuez des tâches. L’une des fonctionnalités qui rend un tableau Trello Kanban exploitable est la possibilité d’assigner des tâches aux personnes. Vous pouvez inviter des membres de l’équipe ou d’autres collaborateurs sur votre tableau, puis ils pourront suivre toutes les activités qu’il contient. Pour inviter quelqu’un à votre tableau, cliquez sur le Afficher le menu lien en haut à droite de votre tableau. Cliquez ensuite sur Ajouter des membres bouton:
    ajouter des membres dans le tableau trello
    Saisissez l’adresse e-mail de la personne dans le champ qui apparaît. Après avoir rejoint votre forum, ajoutez-les en tant que «membre» à la carte / tâche que vous souhaitez leur affecter:affecter des cartes dans la classe Trello Kanban
  6. Définissez les dates d’échéance. Pour vous assurer que les tâches sont effectuées à temps, vous pouvez définir la date et l’heure d’échéance sur la carte. Trello rappellera les membres chaque fois que la date limite approche et si elle passe. Pour attribuer une date d’échéance, ouvrez une carte et cliquez sur le Date d’échéance bouton sur le côté droit. Après avoir attribué une date d’échéance, cliquez sur sauver.
  7. Code couleur et étiquetez vos cartes. Pour créer une étiquette, cliquez sur le Afficher le menu lien en haut à droite de votre tableau. Cliquez ensuite sur Plus option et sélectionnez Étiquettes. Ici, vous verrez une option qui dit Créer une nouvelle étiquette. Nommez votre étiquette et attribuez-lui une couleur:
    étiquette de code couleur dans trello
    Lorsque vous créez les étiquettes souhaitées, vous pouvez attribuer une étiquette à une carte en ouvrant la carte et en sélectionnant l’option Étiquette sur le côté droit.
  8. Créez des listes de contrôle et des sous-tâches dans les tâches. Dans chaque carte, vous pouvez créer des sous-tâches sous la forme d’une liste de contrôle. Cela est utile pour suivre les différentes étapes de réalisation d’une tâche importante. Il est également utile lorsque différentes sous-tâches doivent être effectuées par différentes personnes. Pour créer une liste de contrôle, ouvrez une carte et cliquez sur le Liste de contrôle bouton sur le côté droit.
  9. Déplacez les cartes sur les listes. Pour suivre Kanban dans Trello, vous devez mettre à jour l’état de vos tâches. Cela peut facilement être effectué en cliquant sur une carte, en la maintenant enfoncée et en la faisant glisser vers la liste suivante.tâches de finition dans la classe Trello Kanban

Alternative au tableau Trello Kanban

Alors que Trello est une bonne solution globale pour mettre en œuvre rapidement et gratuitement un tableau kanban, il existe d’autres solutions sur le marché, dont certaines ajoutent des avantages supplémentaires au-dessus du tableau kanban, pour rendre votre processus de gestion de projet vraiment robuste.

Un tel outil est Tâches Force 5, une plateforme de gestion de projet Agile pour gérer le travail d’équipe et les tâches. Il permet aux équipes de créer rapidement et facilement un tableau kanban, mais également d’affecter la carte au sprint actuel, au sprint futur ou au backlog, en plus des colonnes et des lignes kanban habituelles. Cela garantit la livraison des tâches à temps car votre équipe peut organiser leur travail sprints hebdomadaires. L’utilisation des tâches Force 5 permet une meilleure hiérarchisation des tâches, et donc une livraison de projet plus efficace et collaborative.

Force 5 Tasks a même un fonction standup quotidienne intégrée afin que votre équipe puisse faire savoir à tous les autres sur quoi ils ont travaillé le dernier jour, ainsi que les difficultés ou les barrages routiers. L’application est gratuite pour les équipes jusqu’à cinq, il n’y a donc aucune raison de ne pas l’essayer.

Alors, comment allez-vous Kanban?

Si vous avez une autre application que vous utilisez pour implémenter la méthodologie de productivité japonaise, nous aimerions en entendre parler dans les commentaires ci-dessous.

Après tout, il n’y a pas de chemin unique vers Kanban.

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