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13 façons de perdre moins de temps au travail


Je ne souhaite pas avoir plus de temps.

Maintenant, ne vous méprenez pas, je ne suis pas toujours mon propre conseil. (Ne savons-nous pas tous ce que nous devrait faire, mais parfois choisir de ne pas le faire?) Lorsque cela se produit, je repousse les dates d’échéance ou je m’excuse d’avoir contacté quelqu’un après un certain retard. Dans ces moments, je me demande si les choses seraient différentes si j’avais plus de temps.

Mais au fond, je sais qu’avoir plus de temps ne résoudra pas le problème. Parce que si je gère mal le temps que j’ai déjà, avoir plus de temps signifie que j’aurai plus de temps pour mal gérer.

Avoir plus de temps ne signifie pas nécessairement en faire plus. Cependant, voici quelques façons de regagner du temps en 2020.

Apprivoisez votre boîte de réception

  1. Réduisez le temps de recherche dans votre boîte de réception. Pour arrêter de perdre du temps à parcourir votre boîte de réception, déplacez toutes les conversations liées au projet dans votre outil de gestion de projet. Asana, Trello, TeamworkPM, et Wrike sont de bons exemples de ces outils. Ils vous permettent d’organiser vos conversations par projets et tâches spécifiques, et leur fonction de recherche vous permet de trouver instantanément une conversation particulière.
  2. Automatisez la planification. Vous perdez du temps chaque fois que vous envoyez des courriels avec des clients qui essaient de trouver un jour et une heure pour se rencontrer. Les planificateurs en ligne offrent un processus clair pour vous et vos clients, qui vous fera gagner du temps, vous aidera à éviter les catastrophes de double réservation et vous gardera professionnel. Vous pouvez choisir un planificateur en ligne parmi une multitude d’options—AcuityScheduling, ScheduleOnce, et Calendly, pour n’en nommer que quelques-uns.
  3. Créez et partagez des directives. Au lieu de répondre plus rapidement aux e-mails, essayez d’éliminer les e-mails qui ne devraient pas arriver dans votre boîte de réception en premier lieu. Par exemple, pour arrêter de passer du temps à répondre aux e-mails sur la façon dont quelqu’un peut être présenté sur votre blog ou podcast, créez une page qui les guide à travers les directives établies.
  4. Utilisez des formulaires pour collecter des informations. Pour terminer les messages de va-et-vient avec vos clients demandant des informations ou des actifs tout au long du projet, créez un formulaire qui demande tout ce dont vous avez besoin en une seule fois lorsque vous commencez à travailler avec eux.
  5. Désactivez les notifications. Les notifications sur les réseaux sociaux peuvent rapidement et inutilement remplir votre boîte de réception. Ils encombrent non seulement votre boîte de réception, mais vous distraient également des tâches à accomplir. Ne laissez pas les médias sociaux détourner votre temps. Vous pouvez toujours réserver du temps pour vérifier vos canaux de médias sociaux pour rattraper votre retard.

Travaillez plus intelligemment

  1. Déclarez la guerre aux distractions. Rien ne mange plus de votre temps que les distractions. Débarrassez-vous d’eux un par un. Créez d’abord un journal de vos déclencheurs de distraction. Ensuite, descendez la liste et adressez-vous à chacun d’eux. Par exemple, si vous êtes distrait par les alertes émises par votre téléphone lorsque vous recevez un nouveau message, mettez-le en mode silencieux.
  2. N’utilisez pas votre boîte de réception comme liste de tâches. Lorsque vous faites cela, vous laissez d’autres personnes dicter la façon dont vous devez passer votre temps. Utilisez plutôt l’un des outils de gestion de projet ou de tâche pour suivre vos tâches. Transférez les e-mails qui nécessitent une action dans votre mission ou gestion de projet et transformez-les automatiquement en tâches.
  3. Fin du changement de tâche. Au lieu de basculer entre les tâches, regroupez-les. Le traitement par lots vous permet de gagner du temps car vous ne le perdez pas en sautant de tâche en tâche. Une fois que vous êtes clair sur votre liste de tâches, vous pouvez facilement voir ce que vous pouvez regrouper. Par exemple, vous pouvez rédiger par lots des articles de blog, enregistrer du contenu vidéo ou audio, créer des mises à jour sur les réseaux sociaux, suivre vos clients potentiels ou envoyer des factures.
  4. Double tâche au lieu de multitâche. Le multitâche vous ralentit car vous interrompez votre concentration et votre productivité en passant d’une tâche à une autre. Lorsque vous effectuez une double tâche, vous vous engagez dans deux types d’activités différents à la fois, par exemple mental et physique, comme écouter un podcast tout en vous entraînant. La double tâche vous aide à réduire de moitié le temps nécessaire pour effectuer deux tâches différentes individuellement.
  5. Faites les 5% restants. Il est très tentant d’ignorer des tâches telles que l’étiquetage correct d’un document ou le test du lien que vous êtes sur le point de partager. Mais arrêtez-vous et prenez une minute pour terminer le travail correctement. Vous économiserez des heures de votre temps précieux pendant un an.

Mettez la technologie à profit

  1. E-mails rapides. Peu importe le nombre d’e-mails que vous supprimez, il y aura toujours des e-mails pour répondre. Gagnez du temps dans la composition des mêmes messages ou paragraphes en utilisant les fonctionnalités de Gmail telles que Réponses en conserve ou adopter des outils tels que Expanseur de texte (pour Mac). Ils vous permettent d’utiliser instantanément la copie pré-écrite en insérant un modèle ou en appuyant sur une touche qui se développe dans une phrase ou un paragraphe.
  2. Enregistrez vos réponses. Ce raccourci est particulièrement utile lorsque vous devez donner votre avis ou explication. C’est également un moyen fantastique de montrer comment vous faites quelque chose, comme télécharger et formater un article de blog, rechercher un sujet ou organiser un événement. Des outils tels que Métier à tisser, Screencast, et Jing sont parfaits pour ça.
  3. Gagnez du temps sur le suivi. Entretenir des relations avec vos partenaires stratégiques, fournisseurs et clients peut prendre du temps. Mais lorsque vous automatisez certains aspects de la promotion des relations, vous pouvez gagner beaucoup de temps. Cela peut être aussi simple que de planifier des e-mails pour souhaiter un joyeux anniversaire à vos principaux contacts, les féliciter pour un anniversaire professionnel ou suggérer de planifier un appel de rattrapage (où vous leur donnez un lien vers votre planificateur en ligne).

Travailler simplement et efficacement signifie faire plus de travail. C’est pourquoi la façon dont vous faites les choses au quotidien doit avoir un but. En utilisant le temps dont vous disposez intentionnellement et judicieusement, vous pouvez accomplir bien plus que ce que votre temps permet habituellement.


Natasha Vorompiova est experte en systèmes d’exploitation et en opérations et fondatrice de Systems Rock.

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