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3 choses que les dirigeants doivent faire pour améliorer la productivité des e-mails sur le lieu de travail


Le courrier électronique peut être un outil essentiel sur le lieu de travail, mais il est également l’un des plus gros gaspilleurs de temps. Ouvriers passer 28% de la moyenne de la semaine de travail à lire et à répondre aux e-mails, selon des recherches menées par McKinsey. Chez RescueTime, nos propres données montrent que les deux tiers des personnes consultent les e-mails au moins une fois par heure. Près de 30% des personnes reconnaissent avoir leur boîte de réception ouverte tout le temps et la vérifier régulièrement.

Alors que le courrier électronique est utilisé depuis près de 50 ans, il n’y a pas de guide définitif pour les utilisateurs. RescueTime a discuté avec plus de 700 professionnels de la façon dont le courrier électronique est utilisé sur le lieu de travail. Dans notre étude, nous avons découvert les conflits de messagerie les plus importants et trois domaines clés sur lesquels les entreprises peuvent travailler pour transformer le courrier électronique en un outil de productivité plutôt qu’en un obstacle sur le lieu de travail.

De nombreux lieux de travail n’ont pas d’étiquette et de politique de messagerie en place

Personne ne remettrait une voiture et ne s’attendrait à ce qu’un nouveau conducteur puisse conduire immédiatement. Cette personne doit apprendre les règles de la route et passer un test pour prouver sa compétence. Mais pour une raison quelconque, en ce qui concerne le courrier électronique, les entreprises supposent que les travailleurs sauront quoi faire. En conséquence, chaque employé finit par fonctionner selon un ensemble de règles différentes, ce qui peut entraîner des conflits et des désaccords. Les entreprises ont rarement des politiques structurées ou des conseils sur le courrier électronique, sans parler d’un moyen standardisé de mesurer les compétences.

Lorsque nous avons posé des questions sur l’utilisation des e-mails, les données ont montré que les entreprises pouvaient atténuer le chaos et les conflits en établissant des règles de base dans trois domaines clés.

1. Guidez les travailleurs sur le moment d’utiliser le courrier électronique

Les entreprises supposent que les employés savent quand utiliser le courrier électronique. Cependant, avec plus d’outils que jamais disponibles, le courrier électronique n’est pas toujours le meilleur moyen de communiquer. Par exemple, le courrier électronique peut être l’outil préféré pour les communications externes ou les communications de forme plus longue. Mais des outils tels que Yammer, Slack et Skype peuvent être mieux adaptés aux communications internes et à la collaboration. Ces outils permettent aux gens d’obtenir des réponses rapides et de solliciter des contributions en temps réel sans encombrer la boîte de réception des e-mails. Si un e-mail nécessite beaucoup de va-et-vient, Skype ou même un appel téléphonique peuvent être plus efficaces que plusieurs e-mails. Fournir le meilleur cas d’utilisation pour le courrier électronique garantit que tout le monde dans l’équipe utilise le bon outil pour le travail.

2. Définissez un temps de réponse standard

Les entreprises définissent régulièrement des attentes externes concernant le temps de réponse, mais cela est également utile en interne. À quelle vitesse les employés sont-ils censés répondre à un e-mail? Dans notre étude, 40% des personnes ont déclaré que vous devriez répondre dans la journée, tandis que 25% ont déclaré que les réponses devraient être dans l’heure. Sans une norme qui guide toute votre équipe, vous préparez vos employés à des conflits et à de la frustration. Une politique documentée qui régit les temps de réponse aidera les gens à hiérarchiser la façon dont ils envoient et répondent aux communications. Vous constaterez également probablement que vos employés sont moins distraits, car ils ne consultent pas constamment leurs e-mails.

N’oubliez pas d’être explicite en ce qui concerne les e-mails en dehors des heures d’ouverture. Soixante pour cent des personnes disent consulter leurs e-mails avant ou après les heures de travail. La France et l’Allemagne ont des lois régissant le travail en dehors des heures de bureau, et les États-Unis ont déjà Facture «droit de se déconnecter». Les entreprises peuvent cultiver des lieux de travail plus sains en s’attaquant de manière proactive au problème. Dirigez depuis le haut en mettant fin aux courriels après les heures normales de bureau. Si vous choisissez de travailler en dehors des heures d’ouverture, utilisez un outil de planification de messagerie pour que le destinataire le voie pendant la journée.

3. Demandez à qui inclure dans les e-mails

Il y a de fortes chances que vous ayez reçu un e-mail à un moment donné au cours de votre vie professionnelle. Ce sont souvent de longs fils qui nécessitent du temps et des efforts pour comprendre ce qui s’est passé et ce que nous devons faire (le cas échéant). Lorsque nous avons posé des questions sur cette pratique, près de 50% des personnes à qui nous avons parlé ont dit qu’elles ne répondaient pas aux e-mails qui ne leur étaient pas directement adressés. L’autre moitié dit que cela dépend (ce qui signifie qu’ils doivent d’abord passer du temps à les lire). Selon un article du revue de Harvard business, nous perdons 27 minutes par jour en vérifiant simplement si les e-mails nécessitent une action. C’est une perte de temps, du temps que nous aurions pu consacrer à un travail critique.

Les entreprises devraient avoir un guide sur la façon de répondre aux e-mails et qui devrait être inclus. Par exemple, il y a des moments où les gens doivent être informés mais ne sont pas impliqués. Dans ces cas, il peut être plus efficace d’envoyer un e-mail récapitulatif rapide distinct indiquant qu’il n’a pas besoin de prendre des mesures. Encore mieux, vous pouvez conserver les informations essentielles en dehors des e-mails, comme un intranet d’entreprise, afin que seuls ceux qui en ont besoin puissent y accéder.

En définissant quelques directives fondamentales qui régissent l’utilisation du courrier électronique, vous pouvez faire du courrier électronique un excellent outil de communication sur le lieu de travail. C’est aussi un moyen de reprendre le contrôle des e-mails. De cette façon, il devient un outil qui vous sert, vous et vos employés, pas une source de stress et d’anxiété sans fin.


Robby Macdonell est PDG de RescueTime, une entreprise qui aide les personnes et les organisations à accomplir chaque jour un travail plus significatif.

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