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3 choses que vous devez avoir pour concevoir un excellent stage à distance


Alors que le monde se bat pour rester à l’abri de la pandémie de coronavirus, nous avons tous dû évoluer rapidement dans nos communications et nos interactions. L’apprentissage, la vie sociale et le travail dépendent désormais tous largement des plates-formes virtuelles et de la collaboration à distance pour garder les gens motivés, productifs et connectés.

Pourtant, même avec le soutien de la technologie, les stagiaires qui cherchent à acquérir une expérience de travail dans le monde réel et des emplois futurs potentiels se demandent sûrement comment les stages totalement à distance façonneront leur développement professionnel et leurs curriculum vitae.

Les grandes entreprises technologiques comme Google et Apple, ainsi que les petites startups, accueilleront des milliers de stagiaires à distance cet été. Le défi pour toutes ces entreprises (grandes ou petites) sera de savoir comment créer des programmes de stages à distance efficaces qui peuvent se substituer de manière adéquate aux projets en personne, à l’apprentissage, au réseautage et à la socialisation.

Ce n’est certainement pas une mince affaire. Mais il y a de bonnes nouvelles pour les employeurs et les stagiaires. Si les entreprises intègrent judicieusement quelques principes clés lors de la conception de programmes de stages à distance, ces stagiaires auront probablement des expériences très significatives qui pourraient imiter, et dans certains cas même être meilleures, qu’un environnement en personne.

Au cours des deux dernières années à Tremplin, l’école en ligne que j’ai cofondée, nous avons jumelé nos étudiants avec des entreprises pour effectuer des apprentissages à distance. Ils ont maintenant effectué plus de 250 stages dans 150 startups. Les stagiaires ont été embauchés par ces entreprises de 10% à 15% du temps.

Notre équipe a donc collecté des données pour comprendre ce qui a permis à certains stages à distance de réussir plus que d’autres. Les données ont révélé que les stages à distance réussis suivent trois principes communs. De plus, et en cette période sans précédent, les managers feraient bien d’exprimer leur solidarité avec les stagiaires et de prendre le temps de favoriser les relations au-delà du simple professionnel.

Pour réussir un programme de stage à distance réussi, les employeurs doivent s’engager à faire ces trois choses – et à bien les faire – pour s’assurer que les stagiaires atteignent leurs objectifs, se sentent inclus et trouvent un sens à leur travail.

Fixez des attentes claires

Qu’ils travaillent dans une culture d’équipe ou qu’ils se voient confier des tâches largement indépendantes, les stagiaires doivent avoir une parfaite clarté sur les projets qu’ils entreprendront, quels sont leurs objectifs, comment vous, leur superviseur, travaillez le mieux et à quoi ressemble le succès. Définissez donc les objectifs du stage et vos attentes dès le premier jour. Couvrir non seulement les tâches du projet, les livrables et les délais, mais aussi présenter les parties prenantes et les outils pertinents, et être clair sur la façon et à qui ils doivent communiquer en cas de questions ou de préoccupations.

Intégrer les stagiaires dans les canaux de communication

L’importance d’une communication fréquente avec les équipes et les managers ne peut jamais être surestimée, d’autant plus que les réunions en personne ne sont pas possibles pour le moment.

La connexion au monde de Slack et de la messagerie électronique est écrasante pour quiconque est nouveau sur le lieu de travail, et à l’ère du travail à distance, il est encore plus essentiel de faire en sorte que les nouveaux utilisateurs se sentent connectés et bienvenus. Il n’y a pas de formule de communication unique, alors pensez à ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation, puis prenez le temps d’expliquer le but de chaque support (e-mail, Slack, SMS, appel téléphonique) et vos meilleures pratiques pour communiquer sur chacun.

N’oubliez pas que les stagiaires à distance perdent l’accès aux interactions plus informelles qu’offre la culture bureautique, telles que les discussions avec des watercoolers et les plaisanteries de la pause déjeuner. Assurez-vous de les inclure dans des échanges aléatoires et informels tels que les appels Zoom du Happy Hour du vendredi grâce auxquels ils peuvent commencer à connaître d’autres collègues et développer des relations en dehors de leurs équipes immédiates.

Enfin, assurez-vous de les féliciter périodiquement du public pour le travail bien fait. De cette façon, vous leur montrerez qu’ils font vraiment partie de l’équipe et que leur travail n’est pas tenu pour acquis.

Offrir un mentorat et des commentaires réguliers

Une fois que les stagiaires ont les pieds sur terre et que les projets sont en cours, les gestionnaires et les coéquipiers devraient fournir aux stagiaires des commentaires rapides et ouverts sur leur travail. Nos outils sont plus collaboratifs que jamais, alors laissez des commentaires, fournissez des exemples, partagez plus d’informations et encouragez l’itération. Cela aidera les stagiaires à rester motivés, à atteindre leurs objectifs et à sentir qu’ils ne fonctionnent pas en vase clos. Continuez la conversation jusqu’à ce que vous voyiez des résultats de qualité. Mais gardez à l’esprit que les stagiaires sont là pour apprendre, alors ne les réprimandez pas pour avoir fait des erreurs.

Garder les commentaires constructifs et motivants est la meilleure façon d’approcher quelqu’un qui est heureux d’apprendre et de sauter dans le monde du travail. Assurez-vous de mettre en place des enregistrements individuels réguliers, en dehors des sessions de rétroaction du projet. Ceux-ci donnent aux stagiaires l’occasion de poser des questions et aux gestionnaires la possibilité de donner leur avis de manière plus informelle, comme sur les problèmes de comportement ou tout simplement de donner des conseils de carrière.

Cependant, être un gestionnaire ne signifie pas que vous devez également être le mentor de votre stagiaire. En fait, il peut être préférable pour les stagiaires d’avoir des mentors qui ne sont pas leurs gestionnaires directs. Encourager plusieurs mentors comme un copain d’accueil, un mentor en espace sûr et peut-être un autre travailleur qu’ils admirent offrira aux stagiaires des opportunités inestimables de se connecter avec des personnes au-delà de leurs superviseurs pour construire des réseaux solides auxquels ils pourront faire appel à l’avenir.

Connectez-vous en tant que personnes par-dessus tout

Les stages ne se résument pas au travail. Les stagiaires veulent se connecter, s’amuser et construire leurs réseaux. Et étant donné que le travail à distance sera nouveau pour beaucoup d’entre eux, gardez à l’esprit les petites choses que vous pouvez mettre en œuvre pour encourager la création de relations et la communauté en ligne.

Par exemple, lors de la réunion du premier jour, assurez-vous d’activer votre vidéo pour leur montrer qu’ils vont interagir avec de vraies personnes, malgré la configuration à distance. Ou, dans une réunion donnée, essayez de garder les deux premières minutes de conversation avec des questions pour vous connaître, en vérifiant leur bien-être avant de vous lancer dans le bavardage professionnel.

Plus important encore, reconnaissez le caractère unique et la vulnérabilité de l’internement à distance et insistez sur le fait que vous êtes disponible comme ressource pour eux. Tous ces éléments cimenteront un solide système de soutien entre les gestionnaires et les stagiaires, créant un niveau de confort qui prépare vos stagiaires au succès.

Les stagiaires apportent une énergie inégalée et un nouvel enthousiasme à l’environnement de travail. Ils sont déterminés à exceller et à apprendre de nouvelles choses, tandis que les gestionnaires veulent qu’ils aient une expérience productive. Travailler vers un objectif clair, communiquer de manière inclusive et garder des lignes de communication ouvertes aideront tous les stagiaires à distance à avoir une expérience de premier ordre.

Par-dessus tout, sachez que la vie professionnelle a changé pour toujours, alors aidez vos stagiaires à traverser ces moments étranges en établissant une véritable connexion avec eux.


Gautam Tambay est cofondateur et PDG de Tremplin.

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