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4 choses que vous devriez faire si vous voulez réduire votre temps de réunion


À Preuve, une startup de 15 personnes en phase de démarrage où je travaille dans l’équipe marketing, nous portons tous beaucoup de chapeaux. Nous passons du temps sur tout, du support client aux entretiens avec les candidats, en passant par l’assemblage des bureaux, en plus de nos rôles principaux chronophages.

Nous sommes un lot occupé, nous sommes donc toujours à la recherche de moyens de rationaliser nos processus. Au début de l’année, nous avons diagnostiqué un problème majeur qui nous ralentissait: nous avions trop de réunions inefficaces et souvent inutiles.

Au cours des derniers mois, nous avons mis en place plusieurs règles et meilleures pratiques pour avoir moins de réunions et rendre les réunions que nous avons plus productives. Le résultat? Nous avons économisé des centaines d’heures-personnes.

Voici quatre des stratégies que nous avons mises en œuvre. Ils ne fonctionneront peut-être pas tous pour votre entreprise, mais même si vous en choisissez quelques-uns qui ont du sens, j’espère que cela contribuera à libérer le temps que vous passez dans votre propre salle de conférence.

1. Exiger un ordre du jour pour chaque réunion

Slack et Google Agenda ont rendu incroyablement facile de lancer une invitation sur le calendrier de votre collègue. Google a même une nouvelle fonctionnalité qui suggère un moment où vous et vos collègues avez tous la possibilité de vous rencontrer. Mais juste parce qu’il est plus facile que jamais de planifier une réunion, cela ne signifie pas que vous devriez avoir cette réunion.

Chez Proof, nous avons mis en œuvre la politique suivante: Si vous planifiez une réunion, vous devez créer un ordre du jour. Sinon, la réunion est interdite.

Lorsque vous avez besoin d’un ordre du jour, vous forcez l’organisateur de la réunion à s’arrêter et à réfléchir sérieusement à l’objectif de la réunion, qui devrait y assister et, si nécessaire, du tout. Bien sûr, cela ajoute un peu de travail à l’assiette d’un hôte. Mais c’est le point. Si l’organisateur de la réunion ne peut pas ou ne veut pas créer un ordre du jour, il est probable que la réunion ne sera pas utile.

Non seulement cela nous a laissé moins de réunions, mais maintenant, quand nous avons une réunion, tout le monde est mieux aligné. Cela réduit le temps perdu au début de la réunion parce que tout le monde entre dans la salle avec une compréhension des sujets qui seront traités – et ils savent comment se préparer pour la discussion. La réunion est également plus susceptible de rester sur la bonne voie, et l’ordre du jour devient une ressource à laquelle l’équipe peut se référer même après la fin de la réunion. Tout le monde y gagne.

2. Amenez les autres dans la pièce

Nous sommes de grands fans de transparence chez Proof: nous partageons tous les chiffres financiers avec l’équipe, nous sommes très clairs sur la stratégie et la direction à long terme de notre entreprise, et nous donnons un feedback honnête et direct. Pour cette raison, nous sommes d’énormes partisans d’amener les gens dans la salle lorsqu’ils sont mentionnés lors d’une réunion.

Il est naturel de faire référence à des personnes qui ne sont pas dans la pièce. Lors d’une réunion, quelqu’un pourrait dire quelque chose comme: «Eh bien, JP [our CTO] a déclaré que ce n’était pas possible d’un point de vue technique l’autre jour. ” À quoi un autre ingénieur pourrait sonner: «Oui, c’est ça. Je ne sais pas pourquoi il dirait ça. “

Voici ce qui se passe dans ce scénario: une conversation fait boule de neige sur ce qui a été dit, pourquoi cela a été dit et les effets du commentaire. Cela fait perdre du temps – et il est rare que nous nous retrouvions avec une réponse. Dans une salle d’audience, vous ne pouvez pas utiliser le ouï-dire comme preuve. Nous ressentons la même chose à propos de mentionner quelqu’un à une réunion à laquelle il n’assiste pas.

Chaque fois que quelqu’un est mentionné dans une conversation et qu’il n’est pas dans la salle, nous le faisons venir. Cela aide à réduire le temps perdu (et les ouï-dire), mais plus important encore, il permet à chacun de partager son propre point de vue. Plutôt que de deviner l’opinion de quelqu’un, nous allons l’obtenir.

La meilleure partie: cette tactique permet de réduire les réunions futures en abordant le point de confusion alors que tout le monde est déjà ensemble. Et l’alignement dans toute l’organisation conduit à un travail plus efficace en dehors de la salle de réunion.

3. Avoir un groupe quotidien et une main toutes les semaines

Oui, je suggère d’ajouter des réunions comme moyen d’avoir moins de réunions. Écoutez-moi.

Toutes les réunions ne sont pas mauvaises. En fait, des réunions régulières peuvent aider à aligner votre organisation et à réduire les autres réunions inutiles.

Chez Proof, il y a deux réunions que nous organisons régulièrement sur notre calendrier:

  1. Un regroupement quotidien. Chaque matin à 9 h 30, nous nous réunissons dans la salle de conférence pour une réunion de 5 à 10 minutes à synchroniser. Toute notre équipe se réunit, nous partageons toutes les tâches qui nous attendent pour la journée et nous faisons des annonces générales (souvent sur les événements de bureau, les mises à jour, les invités). La réunion est dirigée par notre chef des opérations et nos PM pour notre sprint, mais tout le monde dans l’équipe est invité à répondre aux questions ou aux annonces.
  2. Une semaine toutes mains. Tous les mercredis à 16 heures, nous avons une réunion à mains levées d’une heure. Le format de la réunion comprend des mises à jour de chaque département (souvent des démos), de bonnes nouvelles (personnelles et professionnelles), des mises à jour financières, notre prix Landshark de la semaine (la personne qui a le mieux démontré nos valeurs fondamentales au cours de la semaine), notre Whoops of the Week (la personne qui a eu le plus gros flop autodéclaré de la semaine) et une session de questions / réponses avec notre PDG.

Ensemble, ceux-ci ajoutent environ 1,5 heures de réunions à notre calendrier. Mais ça vaut le coup. Ces réunions particulières nous font économiser des heures de réunions supplémentaires qui devraient avoir lieu en raison d’un manque d’alignement.

4. Fixez des heures calmes

Je suis le premier à l’admettre: je ne croyais pas au potentiel des heures calmes. Bien que le concept d’espace de bureau calme et tranquille soit génial en théorie, je pensais que c’était impossible dans notre environnement de bureau ouvert. Je pensais que nous pourrions être en mesure de le gérer pendant un certain temps, mais nous retomberions finalement dans nos vieilles habitudes d’avoir constamment des mini-réunions.

J’avais tort.

Chaque matin, après la fin de notre groupe quotidien à 9 h 35, nous commençons nos heures tranquilles jusqu’à midi. C’est étrangement calme – il suffit de demander à tout invité qui est entré dans notre bureau à un moment donné le matin.

Bien sûr, des heures calmes ne signifient pas que les conversations sont interdites. Nous demandons seulement que les conversations qui ont lieu pendant cette période soient prises dans une salle de conférence ou sur notre terrasse (nous sommes basés dans le soleil d’Austin, donc c’est toujours agréable de sauter sous le soleil).

Résultat: notre équipe a commencé à redéfinir les priorités de son flux de travail afin de profiter au mieux de ces heures. En tant que responsable marketing de contenu, je passe mes matinées à écrire sur des sujets marketing tels que la notation des prospects et le marketing par e-mail, l’envoi d’e-mails, l’élaboration de stratégies pour ce que nous allons écrire ensuite, ainsi que d’autres tâches qui nécessitent un peu plus de réflexion. Je laisse les après-midi ouverts pour les réunions, les appels des clients et d’autres activités de routine que je peux mener avec de la musique ou des podcasts en arrière-plan.

Mais je ne suis pas le seul à aimer ces heures. J’ai demandé à notre cofondateur Chris Hull à ce sujet. Voici ce qu’il a dit:

J’aime les heures calmes, car cela établit une attente sans interruption. C’est un grand sentiment de commencer chaque jour en sachant que je peux planifier des projets / tâches à fort effet de levier en premier et être super productif sans être distrait.

Selon votre équipe, vous souhaiterez peut-être héberger des heures calmes à un autre moment de la journée ou à des moments limités de la semaine. Peut-être que vous êtes une équipe remplie de lève-tôt qui aiment faire un travail en profondeur le matin (demandez à le savoir!) – Ou peut-être que vos matins doivent être ouverts pour des réunions avec un bureau dans un autre fuseau horaire.

Créez une structure qui fonctionne pour votre équipe unique. La chose la plus importante est que vous finissez par économiser le temps qui serait consacré à des réunions impromptues lorsque quelqu’un passe devant votre bureau et pose une question ou lorsque vous entendez une conversation de l’autre côté du bureau.

Ce qui n’a pas fonctionné

Les quatre stratégies ci-dessus ont très bien fonctionné pour nous. Mais nous avons aussi essayé plein de choses qui n’ont pas fonctionné. Voici quelques-unes des choses qui ne se sont pas déroulées comme prévu:

  1. Raccourcir notre regroupement quotidien. Afin de réduire le nombre d’heures de réunions chez Proof, nous avons essayé une version plus rapide de notre groupe quotidien. Plutôt que de parler des tâches individuelles sur lesquelles chaque équipe travaillait, nous avons essayé de faire en sorte que chaque équipe ait une mise à jour en deux phrases. Cela s’est retourné contre lui. Nous avons cessé de partager des informations pertinentes et notre équipe s’est un peu désynchronisée.
  2. Éliminer notre réunion à mains nues. Nous avons essayé plusieurs structures différentes pour notre réunion à mains nues, même en l’éliminant complètement. S’en débarrasser a conduit à une déconnexion au sein de l’équipe et s’est terminé par plus de réunions pour le remplacer.
  3. Réunions plus courtes. C’est une idée qui sonnait bien sur le papier mais qui s’est avérée difficile à exécuter. Pour éviter la loi de Parkinson – donner aux humains une période de temps, et nous allons la remplir – nous avons essayé de planifier des réunions plus courtes sur le calendrier (par exemple, 30 minutes au lieu d’une heure). Mais en réalité, nous dépasserions notre temps prévu, ce qui non seulement nous ferait nous sentir pressés et improductifs, mais nécessiterait également de planifier une autre réunion.

Nous réévaluons constamment notre processus et recherchons des moyens de nous améliorer. Parfois, nos plans fonctionnent – souvent, ils ne fonctionnent pas.

Une chose à retenir: toutes les réunions ne sont pas mauvaises. Il s’agit simplement de déterminer ceux qui fonctionnent pour votre équipe et d’éliminer le reste.


Cette article apparu à l’origine sur Zapier et est réimprimé avec permission.

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