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4 conseils pour organiser une réunion vidéo plus efficace


Un de mes collègues a publié un mème l’autre jour appelant le coronavirus «l’apocalypse Zoombie» après l’application de vidéoconférence de groupe qui a été à la base de nombreuses réunions depuis que les gens ont commencé à travailler à domicile pour ralentir la propagation de la maladie.

D’une part, des applications telles que Zoom, Skype et Google Hangouts ont permis aux gens de dialoguer à distance avec chaque personne dans leur propre espace. D’un autre côté, les réunions en ligne peuvent être assez chaotiques, surtout si quelqu’un oublie de se mettre en sourdine. Voici quelques mesures à prendre pour les améliorer:

Désigner un facilitateur

Chaque réunion doit avoir un facilitateur. Lorsque vous organisez une réunion normalement, vous devrez peut-être garder tout le monde au courant de l’ordre du jour, mais vous n’avez pas à organiser la réunion si finement. Par exemple, il est peu probable qu’il y ait beaucoup de problèmes techniques. Les gens qui ont quelque chose à dire montreront à travers leur langage corporel qu’ils aimeraient la parole. La conversation a lieu. Il existe de nombreux indices sociaux subtils que nous utilisons pour déterminer comment les gens dans la pièce se sentent.

Si vous assumez la responsabilité d’être le facilitateur, alors (s’il vous plaît, s’il vous plaît) familiarisez-vous avec le programme au préalable. Si quelqu’un a besoin de partager une présentation ou de partager son bureau, assurez-vous de savoir comment cela fonctionne et essayez les étapes. Les premières fois que vous le faites, gardez une liste de contrôle devant vous pour vous assurer que vous ne manquez aucune étape et que vous pouvez guider un autre participant à la réunion si nécessaire.

Appel aux gens

Avec une réunion en ligne, il est difficile d’évaluer les sentiments des gens ou de déterminer qui veut parler. De plus, certaines personnes peuvent s’estomper dans l’arrière-plan de la réunion, car il est plus facile de se dégager d’un écran que d’une salle remplie de personnes. Cela signifie que vous devez être plus proactif en appelant les personnes présentes à la réunion pour qu’elle se déroule de manière ordonnée.

Encouragez les gens à «lever la main» ou même à faire un signe physique qu’ils peuvent tenir lorsqu’ils ont quelque chose à dire sur un problème. Gardez une liste à portée de main des personnes qui souhaitent parler et faire appel à elles. Cela minimisera le nombre de personnes qui se parlent.

Écoutez tout le monde

Pour vous assurer que personne ne soit exclu, ayez une liste de tous les participants à la réunion, en particulier s’il y a plus de personnes que vous ne pouvez réellement suivre sur l’écran de votre ordinateur. Cochez quand les gens ont parlé lors de la réunion et notez toute personne qui n’a rien dit. Pensez à appeler ces personnes par leur nom pour voir si elles ont quelque chose à ajouter pour s’assurer que vous ne manquez pas de précieuses contributions.

Les animateurs doivent également fournir des rappels périodiques à tous les membres du groupe pour couper le son s’ils ne parlent pas et réactiver le son quand ils veulent commencer. Finalement, cela peut devenir une habitude, mais il y a tellement de distractions dans l’environnement familial, avec des enfants qui errent dans la pièce et des animaux de compagnie qui deviennent fous, qu’il est frustrant d’avoir des réunions interrompues par un bruit aléatoire.

Gardez-le en mouvement

Enfin, gardez vos réunions en ligne courtes. L’un des avantages des réunions en ligne est que personne n’a besoin de se déplacer pour s’y rendre. Il n’y a pas beaucoup d’efforts gaspillés pour que les gens soient présents. Par conséquent, il n’est pas nécessaire d’entamer chaque dernière partie de la discussion. Il est difficile pour les gens de vraiment faire attention à un écran pendant trop longtemps, alors essayez de faire votre réunion en 20 à 30 minutes. Vous serez étonné de voir tout ce que vous pouvez accomplir.

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