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5 façons de gagner la confiance lorsque vos équipes travaillent indéfiniment à domicile


Chaque fois que les gens passent au travail à distance, ils me posent souvent des questions sur la responsabilité. Comment les gestionnaires à distance savent-ils que leurs employés travaillent? Et comment les employés distants peuvent-ils montrer à leurs patrons qu’ils font des choses?

L’incertitude ici peut conduire à deux problèmes communs: les managers finissent par la microgestion et les employés finissent par surcharger leur travail pour faire leurs preuves. Mais ces deux situations sont très évitables. La solution est simplement la confiance.

Si vous pouvez favoriser une culture de confiance, votre équipe distante prospérera. Voici donc quelques conseils de ma part et de quelques-uns de mes amis dans le travail à distance sur la façon de gagner la confiance dans une équipe à distance.

Par défaut, la transparence

L’une de nos valeurs fondamentales chez Zapier est «la transparence par défaut». C’est quelque chose que chaque entreprise devrait faire, mais c’est encore plus important dans un environnement de travail à distance. Avec tout le monde travaillant physiquement seul, il est beaucoup plus facile de masquer accidentellement des informations ou de ne pas fournir suffisamment de contexte à vos coéquipiers. En vous efforçant de fournir des informations pertinentes, cela signifie qu’il y a rarement des surprises. Et si vous voulez instaurer la confiance, vous ne pouvez pas avoir de surprises.

Le principal mode de communication pour les équipes distantes est généralement un outil de chat en équipe – nous utilisons Slack chez Zapier. Michael Pryor, cofondateur de Trello, a noté que, lors de la transition vers le travail à distance, les gens passent à Slack et le traitent comme un courrier électronique, en utilisant beaucoup de messages directs au lieu de publier sur les canaux publics. «Ne fais pas ça», dit-il. “L’avantage de Slack est qu’il est transparent.” Si vous conservez presque toutes les discussions sur les canaux publics, personne ne doit s’inquiéter de ne pas participer à des conversations importantes. Cela crée une culture de confiance – personne n’a l’impression que des choses se passent derrière des portes closes auxquelles il n’a pas accès.

Michael continue: «Bien sûr, si vous avez l’impression qu’il y a un problème de communication, passez à Zoom car, sur une chaîne publique Slack, vous avez essentiellement un argument devant tout le bureau. Mais une fois que vous avez réglé le problème, retournez dans Slack et relayez le résultat. ” C’est important: même lorsque vous utilisez des formes de communication non publiques, assurez-vous de distiller les plats à emporter significatifs et de les partager avec le plus grand groupe.

Une autre chose que j’encourage chez Zapier: ne pas poser de questions de manière anonyme. Il est trop facile de se cacher derrière l’anonymat (si vous utilisez un outil qui le permet). Mais en associant votre nom à toutes les questions et commentaires, vous contribuez à favoriser une culture de transparence qui, en fin de compte, aide à établir la confiance avec vos coéquipiers.

Faire connaissance

Plus vous connaissez de personnes, plus vous leur faites confiance. Sarah Park, président de MeetEdgar, comprend cela et encourage les équipes distantes à faire de la socialisation une priorité:

Plus vous passez de temps à avoir une conversation idiote sur Slack, plus c’est facile lorsque vous passez un appel vidéo pour la première fois avec des gens de votre équipe et que vous devez commencer à plonger dans le travail. Cela aide vraiment à lubrifier le travail lui-même.

Chez Zapier, nous avons plus d’une centaine de chaînes consacrées uniquement à la socialisation. Toutes ces chaînes hors sujet sont préfixées avec # fun-: il y a # fun-art, # fun-dogs, # fun-baseball. Le temps que les gens passent sur ces canaux n’est pas considéré comme un ralentissement, c’est un moyen d’apprendre à connaître les personnes avec lesquelles vous travaillez, vous pouvez donc leur faire davantage confiance quand vient le temps de faire des choses.

Il existe également d’autres façons de se connaître. Chez Zapier, nous utilisons Donut pour mettre en place chaque semaine des conversations aléatoires avec des personnes dans toute l’entreprise. Ou, Kieran Flanagan, vice-président du marketing chez HubSpot, suggère de transformer vos réunions à mains nues en réunions de petits groupes avec la fonctionnalité de petits groupes de Zoom.

Kieran encourage également les gens à étendre cet aspect social à la relation gestionnaire-rapport:

Passez les cinq premières minutes de vos réunions 1: 1 à poser des questions sur la vie de cette personne. Parce que tout dans la télécommande est à l’heure prévue, vous parlerez généralement du travail le plus souvent parce que vous n’avez pas ces conversations organiques. Essayez de recréer ces moments où vous parlez d’autres choses.

Cela peut sembler une perte de temps précieux pour les réunions, mais ce n’est pas le cas – c’est un moyen de s’assurer que tout le monde se sent toujours connecté, ce qui est crucial pour construire une culture à distance qui fonctionne.

Fixez des attentes claires et respectez-les

Natalie Nagele, cofondateur de Wildbit, soutient que le moyen le plus rapide de gagner la confiance est de créer des objectifs clairs et de les partager. L’équipe de Natalie n’a pas d’enregistrement quotidien, mais c’est parce qu’elle travaille à distance depuis des années et a déjà bâti cette confiance. Mais lorsque vous commencez tout juste – ou que vous intégrez un nouvel employé – des enregistrements plus cohérents garantiront que tout le monde sait ce que l’on attend d’eux.

Kieran est d’accord et ajoute que les gestionnaires doivent indiquer clairement comment ils s’attendent à ce que les progrès soient communiqués. Souhaitent-ils que leurs directeurs leur disent ce qu’ils ont accompli chaque jour? Leur envoyer un résumé de fin de semaine? Enregistrer pour 1: 1s? Cela donne aux employés quelque chose de concret sur lequel travailler et les encourage à dire à leur manager s’ils sont coincés sur quelque chose.

Une fois que vous avez défini ces attentes, note Sarah, vous devez vous y tenir: “Votre équipe doit savoir que vous n’allez pas changer les poteaux de but sur eux.” Bien sûr, tout cela est soutenu par la transparence que nous avons mentionnée précédemment: enregistrez les notes de réunion, envoyez des mises à jour à Slack, assurez-vous que toutes les attentes sont écrites et partagées.

Concentrez-vous sur la sortie, pas sur le temps passé dans le siège

Lorsque nous parlons de la confiance dans le travail à distance, nous ne parlons pas de la confiance que les gens travaillent du 9-5 ou 8-7 ou quelque chose comme ça. Nous espérons qu’ils vont accomplir ce que nous avons convenu qu’ils devraient accomplir.

De façon réaliste, lorsque vous travaillez à domicile, vous allez faire votre lessive pendant la journée. Vous êtes juste. Natalie soutient:

Je pense qu’il y a une opportunité ici d’apprendre à être un manager qui valorise la production, pas le temps passé. Pour moi, la valeur du travail à distance est cette confiance et cette capacité à donner à chaque personne la possibilité de gérer son temps, de gérer ses journées et ses responsabilités autour d’un résultat. Nous nous faisons une promesse: je vais livrer cette chose, et si je ne peux pas vous la livrer, je vais vous expliquer pourquoi.

Natalie pense que cela devrait également être appliqué aux paramètres du bureau, mais que c’est nécessaire avec le travail à distance. Une fois que vous avez travaillé à distance assez longtemps, cela devient une seconde nature: le temps passé en place n’est plus une mesure. En fin de compte, les employés sont tenus responsables du travail qu’ils font et non des heures de travail.

Utiliser l’automatisation

Les outils que nous utilisons laissent une énorme traînée d’échappement numérique. Les managers peuvent voir sur quoi travaillent les employés dans Trello, dans Google Docs, dans Zendesk, dans Salesforce, dans Jira, dans GitHub. Il n’y a aucun moyen de garder un œil sur tout. Cela peut conduire à deux choses. Un: vous microgérez pour être sûr que les gens font tout ce qu’ils disent qu’ils font. Deuxièmement: vous savez que vous ne pouvez pas suivre et vous perdez le contact avec ce sur quoi vos employés travaillent réellement.

Si vous configurez Zaps (notre terme pour les flux de travail automatisés), vous pouvez alimenter tout cela dans Slack et voir le travail se dérouler sous vos yeux. Vous n’avez pas à vérifier en permanence les personnes ou les applications, mais vous êtes toujours au courant de ce qui se passe.

Donc, si vous vous demandez comment tenir les employés à domicile responsables, cela revient toujours à faire confiance. La confiance entre les coéquipiers est le fondement de presque tous les aspects d’une entreprise prospère. Il faut un peu plus d’efforts pour établir cette confiance dans une équipe distante, mais il existe des moyens clairs pour y arriver.


Cette article apparu à l’origine sur Zapier et est réimprimé avec permission.

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