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5 façons simples de prendre le contrôle de votre messagerie


Je me fiche de ce que quelqu’un dit, le courrier électronique n’est pas mort.

Malgré les applications de chat et de vidéoconférence comme Slack, Teams et Zoom qui promettent de nous débarrasser de la tyrannie de la boîte de réception, l’utilisation du courrier électronique n’a pas diminué. En fait, lorsque nous avons effectué des recherches pour un récent article Vox, nous avons constaté que les gens consacrent presque autant de temps à la messagerie qu’il y a six ans!

Garder le contact avec la communication est devenu un travail à temps plein, ce qui nous laisse peu de temps pour faire le travail pour lequel nous avons été embauchés (et que notre performance est jugée).

Pourtant, le problème n’est pas seulement que nous recevons plus de courriels que jamais (même si nous le sommes). C’est que nous nourrissons la bête en répondant à chaque e-mail, en vérifiant nos boîtes de réception à toutes les heures et en ne fixant pas d’attentes et de limites autour de notre temps de messagerie.

Heureusement, certains des meilleurs outils dont vous disposez pour définir les attentes par e-mail se trouvent directement dans votre boîte de réception. Voyons comment vous pouvez utiliser votre signature électronique, votre message d’absence du bureau, vos modèles d’e-mail, etc. pour définir de meilleures limites.

La surcharge de la boîte de réception est un problème de priorité. Pas un problème de communication.

Le courrier électronique est toujours l’un des meilleurs outils de travail que nous ayons. Jusqu’à ce que vous en ayez trop.

La nature quasi instantanée de votre boîte de réception signifie qu’il est trop facile d’envoyer un message dès que vous avez une question ou des collègues CC 10 sur une simple demande.

En effet, nous considérons le courrier électronique comme «rapide et gratuit», comme l’écrit la conseillère en démarrage Sarah K. Peck dans revue de Harvard business. Cela ne prend qu’une seconde ou deux pour vérifier notre propre boîte de réception et répondre rapidement.

Mais chaque e-mail envoyé a un coût en temps et en attention.

Voici quelques statistiques effrayantes sur les e-mails pour illustrer ce point:

Au lieu de en se concentrant sur notre travail le plus important, nous passons toute la journée à surveiller et à ajouter à un afflux continu de messages, de demandes et de plaisanteries (souvent) dénuées de sens.

Il n’est pas étonnant que l’e-mail nous fasse nous sentir stressés, dispersés et flous. Comme l’écrit Peck:

“L’envoi rapide de messages nous fait penser que nous sommes importants au lieu de prendre le temps de vraiment mordiller des idées, et il punit le travail sur les agendas des autres plutôt que de nous demander de comprendre les choses par nous-mêmes.”

Ce à quoi Peck s’attaque, c’est la vérité gênante sur le courrier électronique: c’est souvent juste une autre distraction.

Être occupé et productif sont deux choses très différentes. Et si vous voulez prendre le temps de faire votre travail le plus important, vous devez définir des limites et des attentes concernant la façon dont vous gérez votre courrier électronique.

5 façons de définir de meilleures limites de messagerie

La plupart des conseils sur la gestion du temps de communication suggèrent que vous traitez votre boîte de réception par lots. Plutôt que de vérifier votre boîte de réception toute la journée, regrouper tout votre temps de communication en un ou deux lots de 30 minutes vous laisse plus de temps pour vous concentrer.

Le problème est que cette méthode est unilatérale. Votre équipe ou vos clients ne savent pas que vous ne vérifiez les messages qu’une ou deux fois par jour. Et ils attendent donc une réponse rapide.

En fait, quand nous interrogé des centaines de travailleurs du savoir, 63,5% des personnes ont déclaré s’attendre à une réponse par e-mail dans une heure. Pourtant, seulement 25% avaient déjà parlé à un coéquipier ou à un manager de cette attente!

Pour contrôler votre boîte de réception, vous devez définir des limites. Voici quelques façons de commencer:

Utilisez votre message d’absence du bureau pour définir les attentes en matière de temps de réponse

Définir un message d’absence du bureau est l’une des meilleures parties des vacances. Cela permet aux gens de savoir que vous serez absent et qu’ils ne devraient pas attendre de réponse tant que vous n’êtes pas de retour (ou pas du tout).

Alors pourquoi ne pas utiliser cette même technique pour fixer des attentes pendant la semaine de travail?

Un message d’absence peut être configuré pour indiquer à l’expéditeur que vous vous concentrez actuellement sur un projet et que vous ne vérifierez les e-mails qu’à des moments précis. Il peut également indiquer à des personnes extérieures à votre entreprise que certaines demandes seront ignorées.

Non seulement cela définit les attentes quant au moment où vous répondrez, mais le fait de savoir que vous les avez définies atténue le FOMO qui vous oblige à vérifier votre boîte de réception toutes les quelques minutes.

Presque tous les clients de messagerie vous permettront de configurer un message d’absence du bureau. Voyons deux des plus courants:

Outlook: sélectionnez Fichier> Réponses automatiques, puis Envoyer des réponses automatiques. Vous pouvez ensuite choisir les dates d’envoi de votre message d’absence du bureau et créer des messages différents pour les personnes à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation.
Gmail: sélectionnez Paramètres> Répondeur vacances et activez-le. Vous pouvez ensuite choisir quand le message d’absence du bureau sera envoyé, le contenu et si vous souhaitez qu’il soit envoyé uniquement aux personnes de votre organisation ou à tout le monde.

Mettez à jour votre signature d’e-mail pour inclure quand et comment vous répondez aux e-mails

Votre signature de courrier électronique est une autre occasion de définir les attentes et les limites concernant le temps de réponse par courrier électronique. Utilisez l’espace pour écrire une courte explication qui indique aux gens combien de temps il vous faut généralement pour répondre et quelles sont vos heures de bureau.

Ce qui est génial avec cette méthode, c’est qu’elle rappelle constamment à tout le monde que vous êtes conscient de l’heure de votre e-mail.

La création d’une signature d’e-mail est simple dans Gmail et Outlook.

Outlook: ouvrez un nouvel e-mail et sélectionnez Message> Signature> Sélectionner la signature à modifier, puis choisissez Nouveau. Vous pouvez maintenant nommer votre signature et la modifier, y compris les liens et les images.

Gmail: sélectionnez Paramètres> Signature, puis créez votre signature. Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les modifications au bas de la page avant de quitter.

Configurer plusieurs boîtes de réception pour séparer vos messages les plus importants

Les études disent que le travailleur du savoir moyen reçoit environ 126 courriels par jour. Mais tous les e-mails ne sont pas égaux. De nombreux messages qui parviennent à votre boîte de réception peuvent être ignorés complètement ou différés jusqu’à une date ultérieure.

Cependant, les paramètres de base de la boîte de réception font que tous vos messages semblent avoir le même niveau de priorité. Non seulement cela rend plus difficile l’analyse rapide de votre boîte de réception, mais cela signifie également que vous êtes constamment bombardé de nouveaux messages.

Au lieu de cela, vous avez besoin d’un moyen de définir vos propres attentes et de séparer les e-mails importants du fluff qui n’a pas besoin d’être traité.

Pour ce faire, RescueTime CEO Robby Macdonell suggère en utilisant des étiquettes et une boîte de réception séparée pour distinguer les messages importants des messages non urgents.

Il appelle cela sa liste de «traitement». Une ou deux fois par jour, il suit une routine simple.

  • Analysez rapidement votre boîte de réception habituelle et ajoutez l’étiquette @processing à tous les messages qui nécessitent votre attention
  • Réduisez votre boîte de réception normale pour ne plus voir les nouveaux e-mails entrants
  • Concentrez-vous uniquement sur la liste @processing sans vous soucier qu’elle continuera de se remplir

Bien que cela ne change pas nécessairement la façon dont les autres pensent des attentes par e-mail, c’est un excellent moyen de vous créer des limites et de ne pas vous laisser entraîner dans la réponse à chaque message qui arrive.

Utilisez des modèles d’e-mails pour trier les demandes et informer les utilisateurs des e-mails qui seront ignorés

Il est impossible d’ignorer les e-mails toute la journée. Et pour ralentir l’afflux de suivis, il est important de pouvoir répondre rapidement aux demandes courantes.

Création d’un ensemble de réponses en conserve—Ou des modèles d’e-mails — peuvent vous aider à parcourir rapidement les e-mails courants et à définir vos attentes et réponses.

Nous avons mis en place un petit guide pour configurer des réponses standardisées dans Gmail (avec 10 exemples que vous pouvez utiliser) mais vous pouvez tout aussi facilement les utiliser dans Outlook avec le Fonction Quick Steps.

Une fois que votre boîte de réception est correctement configurée, il est temps de créer vos modèles. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer.

Fixer des attentes

Bonjour,

Merci beaucoup d’avoir pris contact.

Je voulais juste vous faire savoir que j’examine la question et je vous répondrai avant [end of day/end of the week] avec une réponse.

Si c’est urgent, faites-le moi savoir et j’essaierai de vous répondre plus tôt.

Bonne chance,

[Your Name]

Se débarrasser du travail peu prioritaire

Bonjour,

Merci d’avoir pensé à moi pour ce projet. Malheureusement, mon emploi du temps est complètement rempli pour les prochaines semaines.

Cependant, j’ai un [co-worker/colleague] qui m’a aidé dans ce genre de travail dans le passé. Je serais heureux de les contacter et de voir s’ils ont le temps.

Comment ça sonne?

[Your Name]

Modifier les attentes concernant une demande d’informations interne

Bonjour,

Regarde ça [Trello board, Google doc, etc….]. Il est assez complet et devrait pouvoir répondre à la plupart de vos questions sur [Problem].

Bonne chance,

[Your Name]

Mener par l’exemple

L’une des meilleures façons de changer les attentes en matière de courrier électronique est de simplement montrer l’exemple.

Lorsque nous avons interviewé plus de 700 professionnels sur leurs habitudes de messagerie, nous avons constaté que si vous consultez et répondez aux e-mails en dehors des heures de travail, votre équipe le fera également.

Même si cela ne vous dérange pas de vérifier vos e-mails le soir ou le week-end, y répondre pendant ces heures montre au répondant qu’il n’y a pas de limites.

Essayez plutôt de limiter votre propre envoi de courrier électronique aux heures de travail. Vous pouvez planifier des e-mails directement dans Gmail ou utilisez un outil comme Traînée ou Boomerang pour retarder vos réponses. Si vous souhaitez en faire davantage une discussion d’équipe, faire une chronologie pour votre équipe suivre qui leur dit quand il est correct (et non) de communiquer.

Enfin, définir les attentes ne concerne pas seulement le moment où vous envoyez des e-mails, mais aussi la façon dont vous les écrivez. Les malentendus ou les informations manquantes entraînent davantage d’e-mails. Et donc la façon la plus simple d’obtenir moins d’e-mails est d’en envoyer de meilleurs.

Cela revient à suivre quelques règles simples:

  • Utilisez une ligne d’objet qui informe, résume et inspire l’action
  • N’enterre pas la lede. Commencez par expliquer pourquoi le lecteur devrait s’en préoccuper.
  • Suivez le «SSA» de la copie du corps de l’e-mail: court, numérisable et exploitable.
  • Bannissez le jargon et utilisez le langage naturel
  • Utilisez des éléments d’action clairs lorsque vous envoyez un e-mail avec plusieurs personnes

Enfin, si vous êtes un manager ou un leader, vous êtes particulièrement bien placé pour changer les attentes et fixer des limites. C’est aussi simple que de créer clairement un plan de communication avec votre équipe et vos clients.

Comme l’écrit Sarah Peck revue de Harvard business:

«Lorsque vous ajoutez de nouveaux membres à votre équipe, que vous embauchez de nouveaux clients ou même que vous lancez un nouveau projet, spécifiez comment et quand vous souhaitez être contacté et demandez également à vos collègues et clients leurs préférences. Soyez précis sur vos chaînes, votre style et votre disponibilité. »

Quelques minutes pour définir les attentes peuvent modifier la façon dont votre équipe communique pour le mieux.

Maîtrisez votre boîte de réception et vous maîtriserez votre journée

Vous n’avez pas été embauché pour être un emailer à temps plein. Alors pourquoi autoriser votre boîte de réception dans tous les aspects de votre journée?

En définissant des attentes claires concernant les e-mails auxquels vous répondrez (et ceux que vous ignorerez), en définissant des heures spécifiques pour vérifier votre boîte de réception (et expliquer quand les gens devraient attendre une réponse), et en priorisant uniquement vos messages les plus importants, vous pouvez transformer le courrier électronique d’un tuyau d’incendie en une fontaine d’eau.


Cette article apparu à l’origine sur RescueTime et est réimprimé avec permission.

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