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500 stagiaires plus tard, voici ce que j’ai appris sur leur transition vers les employés


Cette histoire fait partie du dossier éditorial de Force 5 «The Intern Economy». Dans un esprit de retour à l’école et de nouvelles opportunités d’apprendre au-delà de la salle de classe, nous avons rassemblé les histoires personnelles des stagiaires et des managers pour révéler ce que cette étape au premier échelon de l’échelle de carrière signifie pour l’avenir du travail. Cliquez ici pour lire toutes les histoires de la série.


Comment se déroule le programme de stages d’été de votre entreprise? Vos coéquipiers temporaires sont-ils hyper focalisés sur leurs projets, communiquant régulièrement avec vous et devenant de jeunes professionnels en herbe?

Ou sautent-ils pour des déjeuners internes et repoussent-ils un travail peu glorieux mais nécessaire en faveur d’un projet «amusant» qu’ils ont concocté sur le côté?

Alors que les lieux de travail ont évolué, mes collègues dirigeants RH et moi avons débattu si des années de bière gratuite, de tenue décontractée, de tables de ping-pong et d’autres avantages de type universitaire ont contribué à un environnement où les stagiaires ne savent pas exactement ce qu’on attend d’eux. professionnellement. Cela n’aide pas que certaines des personnes qui supervisent des stagiaires n’ont souvent pas beaucoup d’expérience en gestion.

Comment les leaders et les mentors peuvent-ils aider à définir les limites et les attentes?

Au cours de mes près de 20 ans dans les RH, j’ai travaillé avec environ 500 stagiaires et les professionnels parfois verts qui les ont gérés. En cours de route, j’ai rassemblé des moyens infaillibles pour aider les stagiaires à naviguer sur le lieu de travail afin qu’ils ne gaspillent pas cette précieuse opportunité de lancer leur carrière dans le bon sens.

Ne les laissez pas oublier pourquoi ils sont là

Le travail d’un stagiaire ne consiste pas seulement à se présenter et à faire ce qu’on lui dit. Même avant le premier jour, vous devriez leur demander d’expliquer pourquoi ils ont choisi de suivre ce stage, ce qu’ils veulent accomplir et quelles compétences spécifiques ils veulent apprendre et pratiquer pendant qu’ils sont dans l’entreprise. Demandez-leur d’écrire leurs objectifs et de les partager avec vous, afin que vous puissiez travailler ensemble pour vous assurer à la fois la meilleure valeur et la meilleure expérience.

Tout en gardant votre stagiaire engagé dans la vie de tous les jours, comprenez qu’il est également préoccupé par son avenir. Les stages sont le meilleur endroit pour les débutants pour développer un réseau professionnel, alors aidez-les à établir des liens significatifs dans l’entreprise. Assurez-vous simplement qu’ils ne sont pas transactionnels et ne pensent qu’à ce que les autres peuvent faire pour leurs perspectives d’emploi immédiates. Bien sûr, vous savez qu’ils veulent que les gens obtiennent des références positives une fois qu’ils ont interviewé, mais expliquez comment ces personnes peuvent devenir des mentors, des connecteurs et des sympathisants de confiance qui continueront à être là plus tard.

Assurez-vous qu’ils écoutent mais n’ont pas peur de parler

Vous devez faire clairement comprendre aux stagiaires qu’ils ne travailleront pas toujours sur les trucs «sympas», surtout s’ils se plaignent de cela. Mais n’étouffez pas leur curiosité et leurs ambitions. C’est une sorte d’équilibre délicat, je vous recommande donc d’encourager les stagiaires à passer quelques semaines à observer le fonctionnement de votre équipe, afin qu’ils puissent trouver des moyens de faire preuve d’initiative et d’avoir un impact sans être indisciplinés ou gaspiller du temps sur des projets passionnels qui ne sont pas réellement aider l’entreprise.

Et je ne peux pas le dire avec insistance: assurez-vous que les stagiaires savent que poser des questions est une bonne chose. Beaucoup de stagiaires brillants et ambitieux pensent qu’ils impressionneront les gens s’ils essaient de tout comprendre par eux-mêmes. Cependant, il est pratique, ingénieux et plus efficace pour eux d’exploiter vos connaissances et celles de votre équipe.

Mon entreprise a une solide culture d’apprentissage, et nous comprenons tous que nous ne pouvons grandir et nous améliorer que lorsque nous apprenons. Assurez-vous que vous avez créé un espace sûr pour que les stagiaires essaient de nouvelles choses et commettent des erreurs, afin qu’ils ne reculent pas devant un projet parce qu’il ne connaît pas, difficile ou pas ce qu’ils pensaient faire. Je me souviens d’un manager au début de ma carrière qui m’a assuré qu’elle ne me laisserait que près de “petites falaises”. Cela m’a donné la confiance nécessaire pour déployer mes ailes et prendre des risques, sachant que je n’allais pas provoquer un énorme désastre aux conséquences étendues.

Aidez-les à naviguer dans les champs de mines de la socialisation en milieu de travail

Les stagiaires sont nouveaux dans l’idée de mélanger affaires et plaisir. Ils ne sauront pas automatiquement où se trouvent les limites d’un bon comportement, surtout si une grande partie de votre personnel est encore assez jeune. Par exemple, assurez-vous que les stagiaires savent que vous souhaitez qu’ils aillent de l’avant et utilisez l’heure du déjeuner de manière stratégique pour rencontrer des personnes dans toute l’organisation. Et ils peuvent se sentir libres de rejoindre l’équipe pour l’happy hour (s’ils ont plus de 21 ans), mais ils doivent toujours surveiller leur consommation d’alcool et ne pas oublier qu’ils sont parmi des collègues professionnels, pas des amis de l’université.

Si votre stagiaire a moins de 21 ans, soyez très ferme et indéfectible sur le fait qu’il ne peut pas boire d’alcool. Période. J’ai déjà été confronté à des stagiaires qui ont insisté sur le fait que ce n’était pas grave ou ont promis de ne boire qu’un verre. Quel message ces stagiaires envoient-ils sur leurs priorités? Expliquez que l’alcool n’a rien à voir avec leur expérience et leur réussite en tant que stagiaire. Et rappelez-leur que cela vaut pour tous les paramètres, pas seulement pour un bar ou un événement professionnel.

Mon entreprise a récemment mené une enquête pour un prochain rapport de recherche et a constaté que 77% des employés se sentent à l’aise d’assister à une fête chez un collègue. Raison de plus pour communiquer à l’avance les attentes.

Et cela devrait aller de soi, mais vous devrez peut-être encore préciser que les stagiaires doivent éviter de s’impliquer amoureusement avec quiconque au travail.

Apprenez-leur que les perceptions sont importantes

Vos stagiaires ont peut-être entendu des influenceurs exposer l’importance de se mettre au travail. C’est même l’une des valeurs fondamentales de mon entreprise. Mais il peut être très déroutant – et périlleux – d’interpréter ce dicton en tant que stagiaire, surtout lorsqu’ils ne sont habitués qu’aux normes d’un campus universitaire. Conseillez aux stagiaires de s’inspirer des professionnels qui les entourent, utilisez-les comme guide, puis faites preuve de bon sens sur ce qui s’applique à eux.

Par exemple, votre équipe travaille peut-être à des horaires flexibles, parfois à domicile, et tout cela est très relax et aucune autorisation n’est nécessaire. À moins que vous ne soyez clair dans la définition des attentes, votre stagiaire pourrait facilement supposer que les mêmes privilèges leur sont applicables. J’ai entendu parler d’une stagiaire qui a commencé à se présenter au travail à 10 heures parce que c’est ce qu’elle a vu faire les autres directeurs de comptes. Elle ne se rendait pas compte qu’ils travaillaient tard pour livrer un projet dans un fuseau horaire différent.

Un autre sujet difficile est la tenue vestimentaire, en particulier pour les femmes. Les gens de votre bureau peuvent être déguisés pour l’été, mais lorsque les stagiaires s’habillent comme des étudiants pendant les vacances d’été, ils ne seront pas perçus comme engagés et ne seront pas pris aussi au sérieux. Je peux déjà entendre le contrecoup – les gens ne devraient juger personne sur la base de leurs vêtements. C’est vrai. Mais pourquoi créer un problème là où aucun besoin n’existe? Plus des deux tiers des employés de notre enquête estiment que même l’athlétisme est inapproprié pour le bureau. Transmettez cette information à vos stagiaires.

Les stagiaires ne peuvent pas se tromper en optant pour la convenance, tant dans leur tenue vestimentaire que dans leur comportement au travail. Ce qui nous amène à la communication. Le premier jour, informez votre stagiaire ne pas pour discuter – électroniquement ou en personne – avec des collègues utilisant le même argot qu’ils utilisent avec des amis. Dites-leur de ne pas être trop familiers ou de laisser tomber des mots de malédiction. Notre recherche a également révélé que 43% des gestionnaires disent que leurs collègues sont trop informels dans les communications, et 35% des gestionnaires disent que les collègues utilisent trop de grossièretés.

Vous voulez que vos stagiaires fassent preuve de gratitude et d’humilité à chaque instant, et se souviennent que personne ne leur doit cette opportunité. Mais ce sont des jeunes relativement inexpérimentés qui méritent le bénéfice du doute. Ils ne veulent pas offenser ou marcher sur les orteils. Ils font probablement ce qu’ils pensent être juste.

En tant que managers, nous avons de grandes responsabilités lorsqu’il s’agit de faciliter de grands stages. Vous devez consacrer du temps à la préparation comme vous le feriez pour toute nouvelle embauche dans votre équipe. Les chefs d’entreprise devraient parler à l’ensemble de votre personnel de l’exemple qu’ils devraient donner aux stagiaires et comment ils peuvent les aider à apprendre et à grandir pendant leur séjour dans cette organisation et au-delà. Si les gestionnaires ou les coéquipiers observent que les stagiaires se comportent mal ou manquent même des opportunités parce qu’ils ne savent pas mieux, c’est leur travail de donner aux stagiaires des commentaires réfléchis et constructifs quand cela se produit.

C’est à nous de fixer des normes et des attentes claires. Pensez-y: vous faites partie du lancement de quelqu’un dans le monde du travail. Quelle incroyable opportunité de faire partie intégrante de l’expérience professionnelle de quelqu’un, pas seulement un stage.

Cara Brennan Allamano est vice-présidente senior des RH chez Udemy.

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