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6 choses à faire pour réussir des réunions à distance


L’énormité de ce qui s’est produit au cours des dernières semaines impose une myriade de façons de focaliser les travailleurs à distance. Les préoccupations immédiates et urgentes comprennent: la santé et le bien-être de nous-mêmes et des autres; stabilité de l’emploi, investissements personnels et perspectives économiques plus larges; obligations en matière de garde d’enfants et d’enseignement à domicile; et le stockage des fournitures quotidiennes les plus élémentaires. Bref, les travailleurs n’ont jamais été aussi distraits, même si les dirigeants d’entreprise ont besoin qu’ils se concentrent maintenant plus que jamais pour aider leurs entreprises à traverser la tempête.

En plus de tout cela, les débutants du travail à distance apprennent à la volée que le télétravail s’accompagne d’un ensemble unique de défis, qui incluent de bien meilleures possibilités de distraction et de mauvaise communication. Il est trop facile pour les équipes de perdre la trace ou tout simplement de mal comprendre qui est responsable de quoi et quand dans un environnement dépourvu des repères visuels habituels et des rappels impromptus de ce qui doit être fait.

Heureusement, il existe des meilleures pratiques que les dirigeants peuvent mettre en place pour s’assurer que leurs équipes marchent au pas serré. Cela nécessite une diligence autour des réunions à distance, qui sont les véhicules essentiels à travers lesquels les employés se réunissent pour communiquer, planifier et collaborer avec succès, ou – alternativement – pour descendre la pente glissante et dangereuse du travail à des fins de comptoir.

Voici quelques étapes que les dirigeants et leurs équipes devraient mettre en place pour tirer le meilleur parti des réunions à distance et pour rester alignés en ces temps difficiles.

Construisez à temps pour les enregistrements personnels

Les employés qui participent à des réunions à distance sont plus susceptibles de rester strictement concentrés sur leurs listes de tâches spécifiques. Bien que cela puisse sembler un booster de productivité, il isole les travailleurs les uns des autres, sapant le moral et réduisant la collaboration cruciale. Pour promouvoir les relations dont les individus ont besoin – en particulier maintenant – pour se sentir pleinement humains et travailler de manière productive, commencez des réunions à distance avec une question significative. Vous devez même créer un élément de ligne d’agenda pour cet enregistrement qui alloue un certain temps à chaque participant pour répondre. Cela donnera aux employés une chance de purifier l’air, de laisser aller un peu de stress et d’anxiété, de se mettre à la terre, puis de se concentrer sur les questions en cause. La réduction du temps de réunion consacré au travail ne sera pas un problème. Des études ont montré les réunions plus courtes sont en fait plus ciblées et ont plus d’impact.

Permettre à la maison et au travail de fusionner

Les parents qui travaillent ont du mal à garder les enfants et les enfants à la maison tout en consacrant des heures supplémentaires pour aider leurs entreprises à surmonter cette crise, il est crucial de permettre une interruption personnelle occasionnelle lors de réunions à distance. À titre d’illustration, les employés qui ne sont pas à l’aise de demander aux membres de l’équipe de se répéter si leur attention a été momentanément attirée par un enfant peuvent prétendre comprendre leurs ordres de marche alors qu’en fait ils ne le font pas. De plus, le mélange du travail et de la vie à la maison peut reproduire l’expérience de se réunir autour du refroidisseur d’eau. Il crée un espace agréable pour les relations humaines qui encourage les membres de l’équipe à s’entraider et à se soutenir mutuellement lorsqu’ils cherchent à atteindre des objectifs collectifs dans une situation stressante.

Soyez très intentionnel avec les agendas

Le respect des meilleures pratiques concernant les agendas peut grandement contribuer à maximiser la productivité des réunions à distance. Par exemple, les ordres du jour devraient toujours indiquer le but clair de la réunion et ce qui doit être accompli, comment et dans quel délai. Par exemple, un défi peut nécessiter une décision après un Q&R et un brainstorming dans les 60 minutes. En outre, il devrait y avoir une clarté totale sur qui, dans chaque circonstance, est responsable de la création et de l’envoi de l’ordre du jour (ainsi que des informations de base connexes) et des attentes claires quant à la nécessité de réserver du temps pour que les participants arrivent bien préparés pour atteindre les objectifs.

Résumer. Résumer. Résumer.

À la fin des réunions à distance, il est impératif de déterminer les prochaines étapes et une feuille de route pour les réaliser. Cette synthèse verbale peut servir de cadre à un récapitulatif écrit formel et plus complet basé sur des notes approfondies, idéalement capturé par une personne autre que le responsable de la réunion. Il est crucial qu’avant le début des réunions, tout le monde sache qui prend des notes et qui crée et distribue le récapitulatif formel, qui devrait inclure les prochaines étapes immédiates et à plus long terme, les parties responsables des livrables et des approbations, et un document clair chronologie. Être clair sur ces responsabilités et les processus requis pour aller de l’avant est vital dans un environnement éloigné. Les équipes doivent être encouragées à trop communiquer en tant que sécurité intrinsèque.

Assurez-vous que votre technologie fonctionne

Comprendre que les systèmes de conférence téléphonique et de vidéo sont un peu surchargés et peut ne pas fonctionner comme avant, les travailleurs à distance doivent faire tout leur possible pour s’assurer que la technologie personnelle n’interfère pas avec les horaires des réunions. Cela inclut les employés ayant des mots de passe à portée de main, s’assurant qu’ils ont des casques d’écoute de qualité décente, etc. Les réunions de grande taille et / ou particulièrement importantes, ou celles qui impliquent des composants comme une revue PowerPoint collaborative à distance, bénéficient d’avoir un responsable technique pré-identifié pour gérer des tâches telles que la gestion du volume d’appels et le contrôle des participants aux visioconférences.

Gardez les traditions du bureau vivantes

Pour maintenir un peu de normalité au travail, cherchez à maintenir les traditions de l’espace de travail physique. Par exemple, si les équipes avaient auparavant des réunions hebdomadaires de marche, essayez de continuer à le faire via des téléconférences conduites via des promenades dans le parc ou l’arrière-cour respectifs des coéquipiers. Si un PDG a toujours partagé une note de non-sens le jour du poisson d’avril, assurez-vous que cela continue. N’oubliez pas que les rituels offrent un confort incroyable, aidant les gens à traverser des périodes d’incertitude où l’interruption des routines a tendance à ajouter à l’anxiété. Si rien n’existait auparavant, pensez à quelque chose de nouveau, comme les happy hours à distance, qui deviennent de plus en plus populaires.

Apprendre à réussir la réunion à distance maintenant aidera non seulement les entreprises à traverser les prochaines semaines difficiles, mais aussi à s’adapter à une nouvelle normalité très probable, dans laquelle les organisations et les travailleurs cherchent à continuer le télétravail, en profitant des avantages bien établis et des économies de coûts .


Andrea «Andi» Summers est consultante au cabinet de conseil en capital humain FMG Leading. Elle a introduit des systèmes, des processus et des meilleures pratiques pour formaliser le travail en cours pour des équipes de tailles et de responsabilités différentes. Elle est l’auteur d’une thèse de maîtrise, «Créer des communautés virtuelles qui fonctionnent: les meilleures pratiques pour les utilisateurs et les développeurs».

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