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6 façons d’éviter de paraître insensible dans les e-mails pendant la crise COVID-19


Même dans le meilleur des cas, les e-mails professionnels et autres communications écrites peuvent sembler impersonnels. Inconsciemment, nous adoptons souvent un ton plus formel par écrit que lorsque nous parlons en face à face.

Avec le coronavirus sur nous, ce n’est pas le meilleur moment. Plus que jamais, nous devons nous assurer que notre communication écrite a un ton chaleureux et attentionné. Ce n’est pas une tâche facile. Il est bien trop facile dans votre correspondance professionnelle de frapper de fausses notes et de vous montrer non sincère, voire insensible.

Montrer de la chaleur nécessite une extrême sensibilité. Voici six façons de vous assurer que votre correspondance commerciale atteint le bon niveau:

1. Offrez de bons voeux

Étant donné que pratiquement tous ceux à qui vous écrivez sont affectés d’une manière ou d’une autre par le coronavirus, il est important de vous souhaiter bonne chance. Vous pouvez le faire en ouvrant votre e-mail avec quelque chose de simple comme: «J’espère que vous et votre famille allez bien.»

Vous pouvez également faire de bons voeux dans le corps de votre e-mail. Si votre entreprise a offert un cadeau à un client, par exemple un webinaire gratuit ou une session de formation en ligne, vous pourriez dire: «Nous espérons que ce petit geste vous soutiendra pendant cette période.» Les bons vœux peuvent également être un excellent moyen de fermer votre e-mail. Une ou deux expressions de chaleur dans votre e-mail créeront une connexion forte et personnelle.

2. Tailler les expressions du stock

Parce qu’il est difficile d’exprimer de la chaleur dans la correspondance commerciale, nous pouvons trop souvent nous appuyer sur des phrases qui semblent saccadées ou non sincères. Pour éviter cela, supprimez les platitudes impersonnelles, les expressions boursières et les assurances banales.

Je reçois de nombreux e-mails d’entreprises de relations publiques qui souhaitent que j’interviewe leurs clients Force 5 des articles. Certaines de ces demandes commencent par un fait froid et dur. Par exemple, une première ligne se lit comme suit: «La recherche montre qu’une main-d’œuvre virtuelle compétences de leadership que jamais. ” Une telle ouverture ne m’inspire pas à lire. Il en va de même pour les ouvertures comme «il a été porté à mon attention» ou «j’écris parce que. . . “

Évitez les expressions professionnelles telles que «nous apprécions nos clients» ou les expressions galvaudées comme «nous sommes tous dans le même bateau», «nous allons passer au travers» ou «accrochez-vous, les jours meilleurs arrivent». Ils illustrent seulement votre incapacité à exprimer de véritables sentiments.

3. Exprimez votre gratitude

Une troisième façon de montrer que vous vous souciez est d’introduire de la gratitude dans votre correspondance. Si un client de longue date retarde un paiement ou demande une entente sur un contrat, n’oubliez pas que le maintien d’une relation solide est la clé. Avant d’entamer toute négociation, exprimez votre soutien à la fidélité dont ils ont fait preuve au fil des ans.

Même de simples déclarations de gratitude, comme «j’apprécie que vous me reveniez», sont importantes pour montrer que vous vous souciez de vous.

4. Accentuez le positif

Les déclarations négatives ne sont jamais une bonne idée en communication d’entreprise, et cela vaut doublement en ces temps où vous voulez être optimiste. Si vous postulez pour un emploi, n’écrivez pas «Je ne suis pas sûr que vous embauchez maintenant, mais je pensais que j’écrirais de toute façon.»

Tailler à partir de vos mots en prose qui vous font paraître faible ou incertain, par exemple: «J’ai peur», «Je ne peux pas» ou «Je ne suis pas sûr» ou «Je ne sais pas». Restez sur le gazon positif. Cela élèvera le moral de la personne à qui vous écrivez.

Mais en étant positif, soyez sensible à la réalité à laquelle nous sommes confrontés. Dire à un collègue «Bon week-end!» ou “Profitez d’un refuge sur place”, peut sembler facétieux. Même une expression comme “Happy Monday!” peut râper.

5. Marchez légèrement si vous ne connaissez pas le destinataire

Si vous écrivez à une connaissance commerciale, vous pourriez lui dire: «Je sais à quel point il peut être difficile de travailler dans une maison pleine d’enfants.» Ou vous pourriez dire: «Je suis impressionné par le grain que vous montrez dans cette situation.»

Mais si vous ne connaissez pas vraiment la personne, de telles expressions peuvent sembler non sincères. Un courriel récent de quelqu’un que je ne connaissais pas commence: “Nous savons que vous aussi, vous vous souciez de la sécurité psychologique.” L’un d’un autre étranger déclare: “Penser à toi et te demander comment tu vas.” Encore un autre écrivain avec qui je n’avais aucune relation a terminé son e-mail avec un “câlin aérien”.

Ces expressions d’empathie se retournent parce qu’elles sont écrites sur une liste de destinataires et apparaissent donc comme non sincères. Si vous allez faire preuve d’empathie, assurez-vous que c’est à quelqu’un que vous connaissez et dont vous vous souciez.

6. Ne prêchez pas

Méfiez-vous des choses exagérées dans un effort pour partager la sagesse et la bonne volonté. Si vous deviez dire à quelqu’un qui est un peu dépassé: «Vous n’êtes pas une mauvaise personne pour vous sentir étiré», cela pourrait apparaître comme une prédication. La même chose serait vraie si vous disiez à un employé mécontent: “Cette expérience vous renforcera.”

Votre cœur est peut-être au bon endroit, mais nous n’avons pas le droit d’être l’arbitre des sentiments d’une autre personne. Écoutez-les, oui, mais ne leur dites pas comment ils devraient se sentir.

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