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6 outils plus puissants que les listes de tâches pour la productivité


Les listes de tâches peuvent être un bon moyen d’enregistrer les tâches qui doivent être terminées, alors n’oubliez pas de les faire. Pour beaucoup d’entre nous, cependant, ils peuvent aussi devenir une distraction. Il est facile de créer un inventaire sans fin de tâches et de projets qui vous tiennent si occupé que vous évitez de faire des projets à grande échelle qui vous donnent une impulsion dans votre carrière. Semble familier?

«Si tout ce que vous vivez est une liste de choses à faire au quotidien, vous gérerez simplement les crises et vous n’accomplirez pas nécessairement ce qui compte le plus», explique Sean Covey, qui a ajouté de nouvelles perspectives à la prochaine édition du 30e anniversaire du classique. Les 7 habitudes des gens très efficaces par son défunt père Stephen Covey.

Si vous voulez aller de l’avant au lieu de simplement cocher les choses, considérez ces six techniques qui peuvent vous aider:

1. Un énoncé de mission personnel

Une meilleure approche pour gérer votre temps et faire avancer les choses consiste à commencer par élaborer un énoncé de mission personnel, qui sert de constitution personnelle, dit Covey. “Il ne doit pas être long ou profond, mais simplement une déclaration, qui reflète ce que vous êtes”, dit-il. “Voici comment commencer en pensant à la fin.”

Covey suggère de planifier votre temps sur une base hebdomadaire, au lieu de le faire quotidiennement, en identifiant vos priorités les plus élevées pour la semaine. Lorsque vous combinez votre mission personnelle et vos priorités les plus élevées, les choses que vous faites chaque jour seront alignées sur ce qui compte le plus pour vous.

2. Un audit de l’énergie et de l’attention

Le problème avec les listes de tâches est qu’elles jettent tous les types de tâches dans un compartiment, pensant que vous pouvez passer de l’une à l’autre sans problème. Mais notre attention et notre concentration ne fonctionnent pas de cette façon, explique Maura Nevel Thomas, auteur de Gestion de l’attention: comment créer du succès et gagner en productivité chaque jour. Elle suggère de diviser les tâches en deux catégories: «faible attention» et «haute attention». Ensuite, passez votre journée à faire des choses qui correspondent à votre énergie.

Par exemple, les tâches à faible attention peuvent inclure la suppression des notifications de communication, comme les textes, les e-mails et les messages instantanés, et les tâches à forte attention peuvent inclure la rédaction d’un article ou la réalisation de projections budgétaires. En étant attentif et en faisant correspondre les tâches à accomplir avec votre niveau d’attention, vous pouvez faire plus en moins de temps.

«S’il y a un autre adulte dans votre maison, occupez-vous des enfants en quarts et faites les tâches de faible attention lorsque vous êtes en charge des enfants, et les tâches de haute attention lorsque votre partenaire est en charge des enfants», explique Nevel. Thomas. “Si vous êtes un seul soignant dans votre maison, travaillez dans les tâches de haute attention lorsque les enfants sont à l’extérieur, occupés par une vidéo ou en train de faire une sieste.”

3. Un copain de responsabilité (ou application)

Un autre outil de productivité puissant est un partenaire de responsabilisation qui peut donner un bon exemple de travail ciblé, explique Hillary Rettig, auteure de plusieurs livres sur la productivité, dont le prochain La productivité, c’est le pouvoir: cinq pratiques libératrices pour les étudiants de premier cycle. Les copains de responsabilisation servent de motivation pour accomplir ce que vous prévoyez de faire pour la journée en tenant vos pieds contre le feu.

Si vous n’avez personne sur qui compter, Rettig vous recommande Focusmate, une application qui vous associe à un partenaire de responsabilité pour une session de coworking virtuelle en direct afin que vous restiez sur la tâche.

«Focusmate aide à résoudre l’un des problèmes et paradoxes centraux du travail de productivité», explique Rettig. «De nombreuses tâches nécessitent de la solitude pour la réflexion et la concentration, mais en même temps, nous sommes des créatures intensément sociales qui ont tendance à ne pas bien gérer la solitude.» Focusmate automatise le processus de recherche de celui-ci et donne accès à une communauté mondiale de copains assidus.

4. Questions quotidiennes

Consultant en leadership Jones Loflin, auteur de Toujours en croissance, reste sur la bonne voie et motivé en terminant sa journée à répondre aux questions quotidiennes.

«J’adore le travail de [renowned business coach] Marshall Goldsmith autour de l’idée de questions quotidiennes », dit-il. «Vous venez avec un certain nombre de questions que vous souhaitez vous poser à la fin de chaque journée pour vous assurer que vous étiez concentré sur les bonnes choses. Et vous vous évaluez sur la façon dont vous avez fait. “

Par exemple, l’une des questions que Loflin se pose est: “Ai-je fait de mon mieux pour investir au moins 15 minutes dans le développement d’une relation plus forte avec quelqu’un?”

«J’ai créé des questions pour les trois domaines clés de ma vie: le travail, l’auto et les relations», dit-il. «Je change les questions au besoin. Parce que je suis compétitif, je veux obtenir le meilleur score possible chaque jour, donc les questions me viennent à l’esprit tout au long de la journée. “

5. Une heure de puissance

Une autre façon d’obtenir de la traction consiste à réserver au moins une «heure d’alimentation» chaque jour qui est prévue dans votre calendrier à l’avance, suggère Lisa Zaslow, fondatrice de Organisateurs de Gotham. Pendant ce temps, vous vous concentrez sur ce qui est le plus important.

«Pas d’interruptions, pas de blague», dit-elle. “Réglez une alarme afin que vous sachiez quand l’heure est écoulée.”

Une heure ciblée est souvent suffisante pour faire beaucoup de choses, généralement plus que vous ne le pensez, ajoute Zaslow. » Ces jours-ci, où les gens travaillent à la maison, scolarisent leurs enfants à la maison et s’adaptent à un environnement en évolution rapide, il peut être plus facile de se faufiler en une heure super productive que d’avoir l’objectif irréaliste de travailler à des performances optimales toute la journée, ” elle dit.

6. Objectifs bien définis

Être productif, c’est passer la majeure partie de votre temps à faire ce qui correspond à vos objectifs les plus importants, explique Hamish Mackenzie, consultant en stratégie et gestion d’entreprise, fondateur de Hamish Mackenzie Consulting.

«N’ont pas plus de trois objectifs annuels stratégiques bien définis à la fois», dit-il. Mackenzie suggère de les diviser en trois sous-objectifs trimestriels et trois mensuels, en les décomposant en étapes d’action qui ne prennent pas plus de deux heures.

«Au début de chaque semaine, affectez ces tâches à des jours et des heures spécifiques par ordre de priorité, un maximum de trois par jour», dit-il. «Chaque soir, ouvrez tout le matériel dont vous avez besoin pour attaquer votre tâche la plus importante le lendemain. Et chaque matin, accomplissez votre tâche la plus importante avant de faire autre chose. »

Les fans de listes de tâches ardues n’ont pas besoin d’abandonner complètement la liste, mais sachez que cela ne devrait pas être le seul outil dans votre boîte à outils de productivité. La productivité, c’est faire les bonnes choses au bon moment.

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