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6 raisons pour lesquelles vous devriez rendre votre prochaine réunion facultative


Lors d’un récent entretien, quelqu’un m’a posé les questions suivantes: «Vous dites de rendre chaque réunion facultative. C’est provocateur, mais est-ce pratique? Comment cela fonctionnerait-il? Est-ce que quelqu’un fait ça? “

Dans mes recherches sur les pratiques de réunion dans les organisations très performantes, j’ai trouvé qu’elles avaient beaucoup en commun. Certaines méthodes sont apparues partout, comme utiliser un processus clair pour organiser des réunions et prendre de bonnes notes. D’autres idées ne sont apparues que dans une poignée d’endroits, mais quand elles l’ont fait, elles ont changé la donne – de grandes idées qui ont amené tout le monde à intensifier leur jeu de réunion.

Andy Kaufman, l’hôte de la Personnes et projets podcast qui m’a posé ces questions, a compris le changeur de jeu que les dirigeants trouvent le plus invraisemblable: rendre les réunions facultatives.

Cela ressemble à une politique radicale, mais quand vous regardez de plus près, vous verrez que c’est une évidence. Voici six raisons pour lesquelles:

1. Rendre les réunions facultatives élimine les excuses

Vous avez probablement déjà participé à une réunion inutile et vous auriez souhaité que vous fassiez quelque chose d’autre de productif ailleurs. Le truc, c’est que personne n’aime perdre du temps dans une réunion inutile. Beaucoup de gens n’aiment pas non plus s’asseoir à côté de quelqu’un qui vérifie leur courrier électronique, rouler des yeux et aspirer toute l’énergie de la pièce par des vampires.

La réalité est que nous sommes tous des adultes et personne ne peut vous forcer à assister à une réunion que vous croyez être une perte de temps. Toutes les réunions sont déjà facultatives, mais ce n’est souvent pas le cas. Lorsqu’une politique officielle stipule que toutes les réunions sont facultatives, vous éliminez les excuses. Les gens la sautent pour faire le travail le plus important, ou s’ils choisissent d’y assister, ils doivent être présents et ne peuvent pas faire d’autres travaux.

2. Rendre les réunions facultatives oblige les dirigeants à se rendre compte de la valeur

Mais il ne s’agit pas seulement de responsabiliser les employés. Si vous êtes un organisateur de réunions, vous perdez également vos excuses pour organiser des réunions pourries. Lorsque personne ne doit assister à votre réunion et que n’importe qui peut partir s’il se rend compte que ce n’est pas une bonne utilisation de son temps, vous devez réfléchir de manière critique à la raison pour laquelle vous devez tenir cette réunion. Cela vous oblige également à réfléchir à qui retirerait de la valeur de la participation, quels devraient être les résultats, et puis vous devez le préciser aux participants potentiels.

Les dirigeants occupés sautent souvent ce travail lorsqu’ils savent que les gens se présenteront de toute façon. Supprimez l’hypothèse selon laquelle d’autres personnes participeront à une réunion pourrie et vous supprimez les horribles réunions.

3. Rendre les réunions facultatives soutient vos valeurs fondamentales

Dans notre entreprise, nous apprécions l’excellent service et le bien-être. Notre équipe sait que l’entreprise attend d’eux qu’ils aident nos clients et prennent soin d’eux en premier. Si cela signifie arriver en retard ou manquer une réunion, alors qu’il en soit ainsi.

En rendant les réunions facultatives, les organisations indiquent clairement que la participation à des réunions n’est pas la question. Cette politique indique aux employés que si c’est un choix entre vivre vos valeurs ou une réunion, vous voulez que vos valeurs gagnent à chaque fois.

4. Rendre les réunions facultatives fait que les performances des réunions font partie intégrante des performances professionnelles

Une politique de réunions facultative n’implique pas que les réunions n’ont aucune valeur. Au contraire, les réunions sont l’un des outils les plus puissants dont nous disposons pour définir une direction, créer un alignement, résoudre des problèmes et créer une dynamique.

Cette politique rend chaque personne responsable de la valorisation du temps de réunion. Si les dirigeants ne parviennent pas à organiser des réunions précieuses et que leurs équipes choisissent de ne pas y assister, cela affectera les performances. Si un membre de l’équipe décide de se retirer de toutes les réunions et ne parvient pas à apporter des idées, des solutions et des informations au groupe, sa valeur pour l’organisation diminue considérablement.

Les deux types d’échec de performance sont courants dans les entreprises sans cette politique. Les dirigeants échouent régulièrement à rendre les réunions précieuses et les employés ne contribuent pas à plusieurs reprises, mais nous acceptons cela parce que nous supposons que les réunions sont nulles. Lorsque vous rendez les réunions facultatives, vous avez désormais un moyen clair de parler (et d’attendre) des performances qui créent de la valeur pour tout le monde.

5. Rendre les réunions facultatives encourage une excellente tenue des registres

Récemment, j’ai travaillé avec une entreprise qui avait du mal à trouver un équilibre entre son désir d’être inclusif et son besoin de réunions productives.

Les dirigeants voulaient désespérément des réunions plus ciblées afin de pouvoir prendre des décisions, mais ils ne voulaient refuser personne. Les employés voulaient rester informés mais se sentaient frustrés lorsqu’ils se retrouvaient dans des réunions sans impact sur leur travail.

Rendre les réunions explicitement facultatives a été la première étape pour changer cette culture. Cela permettait aux employés qui se sentaient obligés d’assister à des réunions qu’ils ne valorisaient pas. La deuxième étape consistait à s’assurer que chaque réunion avait un objectif clairement défini à l’avance, afin que les employés puissent voir lesquels étaient directement pertinents pour eux.

Plus important encore, des notes ont été publiées pour chaque réunion. De cette façon, tout le monde pouvait voir les points clés, les décisions prises et les prochaines étapes à suivre pour y arriver.

Cela a pris du temps, mais cela a fonctionné. Tout le monde dans l’entreprise peut désormais voir à l’avance quelles réunions sont importantes pour lui et assister uniquement à celles où il a un rôle actif à jouer. Sachant qu’ils verront les notes par la suite, les gens peuvent également sauter des réunions s’ils en ont besoin et rester informés.

6. Rendre les réunions facultatives signifie que vous obtiendrez des réunions plus petites et de meilleure qualité, et moins

Mettez tout cela ensemble et les organisations obtiennent un impact spectaculaire de cette politique simple. Bien sûr, avec tout nouveau système, les dirigeants doivent le répéter plusieurs fois et se retirer des réunions eux-mêmes avant que les autres ne suivent.

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