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Ces outils et astuces simples peuvent aider n’importe qui à maîtriser son emploi du temps


Avant de travailler sur un équipe à distance, J’étais pigiste et je n’ai jamais eu besoin de beaucoup collaborer avec des équipes. La façon dont j’utilisais mon calendrier à l’époque était assez basique – peut-être un anniversaire ici et là.

Mais quand j’ai rejoint Buffer en 2015, cela a soudainement changé. Plus j’ai grandi en tant qu’ingénieur et plus je me suis penché sur le leadership et finalement transition vers la gestion, plus j’ai remarqué à quel point la gestion du calendrier est essentielle.

Voici les façons dont j’ai travaillé pour maîtriser mon calendrier. J’espère qu’ils pourraient aussi vous aider.

Dans presque toutes les équipes réparties, qu’une partie de vos collègues soit dans un bureau ou que vous pas de bureau du tout, il y aura des gens que vous ne voyez pas tous les jours, du moins physiquement.

Alors, comment savoir si un membre de votre équipe est «au bureau» et / ou réellement disponible?

Les calendriers sont un outil essentiel pour vérifier la disponibilité chez Buffer, que vous souhaitiez réserver un appel avec quelqu’un ou simplement vérifier s’ils sont «au travail» ce jour-là.

Avec notre entreprise culture transparente, les e-mails et les calendriers des individus sont visibles par tous les membres de l’entreprise. Par exemple, si je veux réserver un appel avec un collègue EM chez Buffer, j’irai sur leur calendrier Google et vérifierai quand ils seront disponibles.

Ou disons que j’ai un rendez-vous chez le médecin vendredi prochain à 9h30. Comment mon équipe le saurait-elle? Je pourrais écrire un e-mail ou le mettre dans nos outils de chat, mais cela va bientôt se noyer dans d’autres messages, et les gens ne le sauront pas lors de la réservation d’une réunion avec moi. Si je le mets sur mon calendrier, les informations sont là où elles doivent être.

Je planifie tout, même les pauses

Tout en travaillant dans des équipes réparties, vous travaillerez très probablement aussi avec différents fuseaux horaires. Depuis que je suis en Europe, pour pouvoir discuter avec quelqu’un sur la côte ouest des États-Unis, je dois rester un peu plus longtemps dans mon après-midi. Mon horaire de travail ressemble généralement à ceci:

  • 9h00 à 12h30 travail
  • 12 h 30 à 15 h 00 pause
  • 15 h 00 à 19 h 00 travail

Ses important de faire des pauses, et pour rendre ces pauses visibles pour mon équipe, j’ai mis un événement «block» sur mon calendrier en semaine pour leur montrer que je ne suis pas disponible (sauf en cas d’urgence bien sûr).

Ces outils facilitent la collaboration

Il existe de nombreux outils et paramètres différents qui m’ont aidé à planifier des réunions, à planifier des appels de recherche, à faire savoir aux gens que je suis absent, etc.

Planifier des réunions

Calendly est un outil essentiel pour nous chez Buffer, et cela m’a beaucoup aidé à planifier des réunions à l’intérieur et à l’extérieur de Buffer.

J’adore que vous puissiez définir exactement la plage du jour où les gens peuvent réserver une réunion avec vous. Tant que votre calendrier est à jour, l’outil n’affiche automatiquement que les créneaux disponibles pour la personne réservant l’appel.

Et pour l’autre personne, c’est super pratique: il vous suffit de choisir un jour, une heure et terminé – appel réservé. Cela enlève tout le tracas d’essayer de comprendre quand quelqu’un pourrait être libre.

Communiquer la disponibilité

Si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez profiter de quelques autres avantages pour communiquer votre disponibilité.

  • Absent du bureau aide à faire savoir aux gens que vous ne serez pas disponible et refuse immédiatement l’invitation du calendrier.
  • Si vous êtes réservé pour une réunion mais que vous devez la déplacer, vous pouvez proposer un nouveau temps directement depuis Google Agenda.
  • Vous pouvez définir votre heures de travail dans Google Agenda, et Google avertira quiconque planifie un événement en dehors de vos heures de travail.

Conquérir les fuseaux horaires

Il y a quelques mois, un membre de mon équipe a déménagé à Taiwan pendant un certain temps. Il était crucial d’avoir un moyen de comparer et de vérifier les fuseaux horaires pendant cette période. (Cela nous a également permis de nous pencher réunions asynchrones.)

  • Lorsque vous regardez les fuseaux horaires, Chaque fuseau horaire est un excellent endroit pour regarder un grand nombre de fuseaux horaires différents en un coup d’œil.
  • Des outils tels que SavvyTime et Le temps est vous permettent de vérifier l’heure dans différents fuseaux horaires, de les convertir et de les comparer.
  • Le paramètre Horloge mondiale dans Google Cal vous permet de surveiller autant de fuseaux horaires que vous le souhaitez. Définissez-les et vous les verrez dans une barre latérale sur le côté gauche de votre calendrier. (Vous pouvez également définir un fuseau horaire principal et secondaire dans les paramètres de Google Cal.)

Minimiser le changement de contexte

Quand je lis ce super billet de blog de Lara Hogan, Je me suis excité à l’idée de trier mon calendrier – ou ce que Hogan appelle «défragmentation. “

L’idée est de trier vos événements de manière à ce que vous n’ayez pas trop de changements de contexte et que vous puissiez garder le focus. Empêcher de nombreux changements de contexte peut vous aider à gérer votre énergie plus efficacement, et je le recommande vivement.

Lara propose de coder par couleur vos événements dans Google Agenda “en fonction du type de cerveau que vous utilisez dans chaque événement.” Elle propose ces exemples:

  • cerveau d’écoute / d’empathie pour le coaching
  • cerveau stratégique pour planifier des réunions
  • cerveau logistique pour les appels avec des clients potentiels

Quand j’ai fait cela, j’ai trouvé que le codage couleur m’a immédiatement donné une idée de ce à quoi ressemblait ma semaine.

Cela a bien fonctionné pour moi jusqu’à ce que j’aille trop loin en regroupant toutes mes synchronisations individuelles en une seule journée. À la fin de la journée, j’étais épuisé. Par le dernier tête-à-tête, mon attention s’était un peu affaissée.

Si vous envisagez de trier votre calendrier, apprenez de mes erreurs et n’oubliez pas de vous rythmer afin d’être présent et motivé à chaque synchronisation et réunion.


Marcus Wermuth est le leader mobile de Tampon.

Cette message de Buffer a été initialement publié sur Marcus WermuthBlog est reproduit ici avec autorisation.

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