p-1-email.jpg

C’est la façon d’envoyer un e-mail de suivi pour obtenir une réponse


Bon, nous y revoilà. Vous avez besoin de quelque chose d’un collègue, mais vous n’avez pas encore reçu de réponse. Il est temps de faire un suivi. Vous tirez le fil vers le haut, cliquez sur «Répondre» et vous avez envie de commencer à taper «Avez-vous ces réponses pour moi? Selon mon dernier e-mail, la date limite était ce matin. »

Mais voici le problème: vous savez que la phrase «selon mon dernier e-mail» peut sembler passive-agressive. (Si nous sommes totalement honnêtes, c’est probablement l’une des raisons pour lesquelles vous envisagez de le fouetter en premier lieu!) Cela peut laisser votre collègue se sentir appelé et, en général, il suffit de frotter les gens dans le mauvais sens.

Bien sûr, la meilleure façon d’éviter d’avoir à emprunter cette voie est de définir vos attentes de manière claire et concise dans votre message initial. Dirigez les informations les plus importantes, incluez un appel à l’action, créez une responsabilité en ajoutant une date d’échéance et, s’il y a beaucoup d’informations contextuelles pertinentes, incluez-les ci-dessous et avertissez le lecteur qu’elles existent.

Malheureusement, peu importe à quel point vous pensez que votre demande est évidente ou à quel point les informations que vous partagez sont complètes, vous devrez peut-être faire un suivi pour obtenir ce dont vous avez besoin ou vous répéter jusqu’à ce que tout le monde soit sur la même page. (N’est-ce pas frustrant lorsque quelqu’un vous pose une question dont il connaîtra sûrement la réponse – si seulement il avait effectivement lu votre note précédente?)

Cela peut être exaspérant, mais laisser votre frustration prendre le dessus ne sera probablement pas très productif. Voici cinq meilleures façons de suivre que de dire: «Par mon dernier e-mail. . . “

Soyez direct

Parfois, la meilleure approche consiste simplement à renvoyer quelqu’un directement à la demande d’origine, moins le phrasé passif-agressif. En d’autres termes, l’appel à l’action consiste à lire et à répondre à l’e-mail d’origine. Dans ces cas, répondez au fil – afin que l’original soit facilement référencé – et soyez direct et concis. Tu pourrais essayer:

  • “Je donne suite à ce qui suit” ou “Je donne suite à cette [request/question/assignment]”
  • “Je reviens sur le dessous” ou “Reviens sur ce [request/question/assignment]”
  • “Je vérifie ci-dessous” ou “Enregistrement sur ce [request/question/assignment]”
  • “J’ai besoin de votre contribution sur ce qui suit par [date/time]”

Reformulez votre demande

Dans certains cas, renvoyer votre collègue à la demande d’origine ne vous semblera pas suffisant. Peut-être voulez-vous souligner exactement ce que vous demandez et pourquoi.

Réitérez votre demande en une à deux phrases. Tirez le point le plus important avec le livrable que vous attendez et la date limite, en dirigeant le lecteur vers l’e-mail d’origine pour plus d’informations.

Par exemple, vous pourriez dire: «Voici les preuves de conception pour votre avis. Nous avons besoin de vos modifications d’ici la fin de la semaine pour avancer. Veuillez voir ci-dessous pour plus d’informations. “

Vous pouvez également combiner ces deux premières approches avec quelque chose comme: «Je fais le suivi des preuves de conception. Nous avons besoin de vos modifications d’ici la fin de la semaine pour avancer. Veuillez voir ci-dessous pour plus d’informations. “

Cette tactique peut être efficace pour les lecteurs qui ne prennent pas toujours le temps de lire toutes les informations, et peut être une approche plus douce que de sauter directement à, “Pouvez-vous regarder mon dernier e-mail?”

Poser une question

Commencez par une question pour attirer l’attention du lecteur et, si nécessaire, utilisez-la comme une occasion de changer de tactique, de calendrier ou d’attentes.

  • “Qu’en pensez-vous [the project or question at hand]? ” comme dans “Que pensez-vous des preuves de conception?”
  • “Avez-vous le temps de [complete the task requested]? ” comme dans “Avez-vous le temps de revoir les preuves de conception?”
  • «Pouvez-vous me chercher [the deliverable] par [date/time]? ” comme dans «Pouvez-vous me faire part de vos commentaires sur les épreuves de conception d’ici midi à midi?»
  • “Vous voulez sauter un appel rapide ou vous rencontrer pour discuter [project or question at hand]? ” comme dans “Vous voulez sauter un coup de fil rapide ou vous rencontrer pour discuter des preuves de conception?”

Décrocher le téléphone

Avez-vous déjà commencé à rédiger un e-mail et vous êtes dit: «Ce serait tellement plus facile et plus rapide à expliquer par téléphone?» Le silence de votre collègue pourrait provenir du même sentiment. S’asseoir pour rédiger un e-mail avec toutes les informations demandées prendra trop de temps. Décrochez donc le téléphone, surtout si vous êtes dans le coup et que vous avez besoin d’une réponse rapide.

Si vous faites vivre la personne, vous pouvez dire quelque chose comme: «Hé Sarah, je suis si contente de t’avoir rattrapée, as-tu quelques minutes pour discuter [the project or question at hand]. J’aimerais comprendre [the deliverable] et j’ai pensé qu’il serait plus facile de le faire par téléphone. » Redites ensuite ce dont vous avez besoin de façon claire et concise.

S’ils ne décrochent pas, laissez un message vocal rapide, quelque chose comme: “Hé Sarah, j’appelais à propos de [the project or question at hand], Je pensais qu’il serait plus facile de discuter par téléphone. Je vous enverrai un autre e-mail, mais n’hésitez pas à me rappeler pour discuter. “

Envoyez un e-mail de suivi en réponse au fil d’origine (notamment parce qu’il y a de nos jours certaines personnes qui ne consultent jamais du tout leur messagerie vocale). Vous pourriez écrire quelque chose comme: «Je viens de vous laisser un message vocal sur [the project or question at hand], si c’est plus facile pour vous, veuillez me rappeler pour en discuter. Sinon, faites le moi savoir par e-mail [the deliverable]. Vous pouvez trouver des informations supplémentaires ci-dessous. “

Passer

C’est probablement ma tactique préférée parce que j’aime lire les expressions et le langage corporel, et j’aime créer des opportunités pour des idées spontanées qui peuvent émerger de conversations en face à face.

Cela a-t-il fonctionné? Absolument. At-il échoué? Oui! Lorsque vous faites un suivi sur quelqu’un, vous courez le risque d’obtenir une réponse distraite et à moitié cuite parce que cette personne n’est pas en mesure de vous accorder toute son attention (et vous pourriez l’irriter en l’interrompant). Vous devez connaître votre public et respecter la façon dont ils traitent les informations et abordent leur travail. De plus, il peut être difficile de trouver un moment idéal pour passer quand tout le monde est occupé à courir dans et hors des réunions. Utilisez donc cette tactique quand vous en avez le temps et lorsque vous avez développé une relation solide avec votre collègue.

Et si vous parlez avec votre collègue par téléphone ou en personne, envoyez un simple e-mail par la suite afin qu’il y ait une trace de ce que vous avez décidé. Votre note peut commencer par «Merci pour votre temps» ou «Heureux que nous ayons eu l’occasion de parler de X». Ensuite, «Juste pour le mettre par écrit. . . »Ou« Confirmer par e-mail que nous avons décidé que vous ferez X et que je ferai Y d’ici la fin de la semaine prochaine. »

À la racine d’un message de suivi se trouve le fait que vous avez besoin de quelque chose et que l’obtenir va probablement bénéficier à toutes les personnes impliquées à long terme. Évitez donc d’attiser un ressentiment inutile et contre-productif. Au lieu de cela, soyez patient et positif. Gardez votre langage direct et précis, définissez des attentes claires, mettez en évidence les informations pertinentes, insistez sur un appel à l’action spécifique et espérez que cette fois-ci, vous obtiendrez la réponse dont vous avez besoin.


Cette article apparu à l’origine sur La muse et est réimprimé avec permission.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Articles similaires

Autres Articles