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C’est le secret pour faire un travail de groupe plus productif


Bon nombre des habitudes que vous développez qui influencent votre productivité au travail sont façonnées par votre éducation. Malheureusement, pour la plupart d’entre nous, l’éducation était un sport individuel, alors que notre vie professionnelle est un sport d’équipe. En conséquence, nous devons apprendre à travailler plus efficacement avec les autres. (Demandez simplement à toute personne coincée de faire la part du lion d’une présentation de groupe.)

L’un des plus gros inconvénients du travail en groupe est que souvent les membres agissent comme si tout le monde travaillant sur un projet était le même. Cela est particulièrement vrai dans les lieux de travail qui se considèrent comme amicaux, parce que les gens ne veulent pas ordonner à leurs collègues ou donner aux gens des emplois qui peuvent sembler avoir un statut inférieur.

Mais toute équipe performante a besoin de personnes pour assumer des rôles. Tout le monde dans le groupe ne peut pas être le guitariste principal (et en tant que saxophoniste moi-même, je peux vous assurer que jouer un rôle plus favorable dans la section de cor est une explosion). Cela signifie que vous devez être conscient de certains des rôles clés que les gens doivent assumer, puis vous assurer que ces rôles sont remplis de personnes qui peuvent bien les faire.

Les cinq rôles dans n’importe quelle équipe

Un rôle clé est la décider. Une personne doit avoir la responsabilité d’être le juge final des questions clés qui se posent. Le décideur pourrait choisir de laisser le groupe voter sur certaines choses ou d’avoir des discussions avec les membres de l’équipe pour parvenir à un consensus. Mais le groupe doit avoir quelqu’un qui est finalement autorisé à prendre une décision que le reste de l’équipe acceptera.

Un deuxième rôle clé est la éditeur. Lorsque des groupes présentent leur travail à d’autres, il y a souvent un rapport qui l’accompagne. Bien que plusieurs personnes différentes puissent contribuer des sections au rapport, il doit finalement être lu comme s’il avait une seule voix. Une personne doit prendre l’initiative de tisser le rapport de manière cohérente afin de ne pas avoir l’impression qu’il a été corrigé au hasard.

Les groupes ont également besoin d’un scribe. Les groupes coordonnent leur activité lors des réunions. Malheureusement, dans de nombreuses réunions, tout le monde est engagé dans la discussion, et personne n’enregistre la discussion ou ne répertorie les décisions qui ont été prises. Le scribe de groupe doit garder de bonnes minutes pour chaque réunion. Si quelqu’un se porte volontaire pour une mission, il faut le lui rappeler plus tard. Si une décision clé est prise, elle doit être notée. Le scribe doit ensuite afficher les résultats de la réunion dans un endroit où tout le monde peut y accéder.

Les bonnes équipes ont aussi planificateur. La planification comporte deux éléments: l’un est évident et l’autre moins. L’aspect évident de la planification est qu’il doit y avoir une liste claire des tâches à effectuer, et qu’une personne doit être responsable de s’assurer qu’au moins une personne de l’équipe s’occupe de chacune de ces tâches.

L’aspect le moins évident de la planification est que les gens diffèrent dans leur niveau d’énergie de motivation au repos, ce que les psychologues appellent l’excitation. Les personnes à haute énergie ont tendance à faire avancer les choses tôt, car elles canalisent cette énergie vers tout ce qu’elles ont sur leur liste de tâches. Les personnes à faible consommation d’énergie ont souvent besoin d’une pression externe telle qu’une échéance pour s’assurer de terminer les choses qu’elles commencent.

Le problème est qu’il existe un niveau d’énergie idéal pour terminer le travail. Trop peu d’énergie et il est difficile de commencer une tâche et de maintenir son intérêt. Trop d’énergie, et les gens paniquent et ne travaillent pas efficacement. Cette relation en U entre l’énergie et la performance a été découverte au début du 20e siècle et est appelée Yerkes Dodson courbe.

L’un des emplois les plus difficiles d’un ordonnanceur est d’essayer de garder tout le monde au bon endroit de cette courbe. Cela signifie que les personnes à faible énergie doivent se voir imposer des délais artificiels pour terminer les tâches en temps opportun, tandis que les personnes à haute énergie doivent être protégées contre un travail trop proche d’une date limite où elles pourraient devenir trop excitées.

Enfin, chaque groupe a également besoin d’un présentateur. Cette personne est celle qui partage le travail du groupe dans des lieux publics, qu’il s’agisse de réunions, de présentations externes ou de conférences. Le présentateur doit être quelqu’un qui possède de bonnes aptitudes à parler en public et qui est capable d’intérioriser le travail du groupe et d’en parler de manière concise.

Remarque importante: il est important d’avoir un présentateur qui n’est pas un narcissique. Lorsque les narcissiques servent de présentateurs, ils monopolisent souvent les projecteurs et ne s’assurent pas que tous les membres de l’équipe obtiennent des crédits pour leurs contributions. Cela sape le moral lorsque les gens travaillent dur et voient ensuite d’autres personnes récompensées pour ce qu’elles ont accompli. Les présentateurs doivent trouver des moyens de mettre en évidence l’influence des principaux membres de l’équipe sur le projet et de s’assurer que ces personnes soient reconnues.

Comment choisir les rôles

Bien qu’il soit tentant d’attribuer ces rôles une fois pour que les gens adoptent le même rôle pour chaque projet, il existe plusieurs raisons pour éviter cela. D’une part, les gens doivent acquérir de l’expérience avec différents rôles, afin qu’ils puissent acquérir de nouvelles compétences. D’autre part, certains rôles sont plus visibles que d’autres, et ces rôles visibles amènent les gens à obtenir plus de crédit qu’ils ne le méritent pour la réussite d’un projet, même lorsque les personnes visibles font un bon travail de diffusion des distinctions. Ainsi, alors que chaque projet a besoin de personnes pour assumer des rôles clairement définis, ces rôles ne doivent pas définir la façon dont quelqu’un travaille à chaque fois qu’un groupe est convoqué.

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