p-1-how-to-decide-whether-to-email-text-call-or-talk-in-person.jpg

Comment décider d’envoyer un e-mail, un SMS, un appel ou une conversation en personne


Grâce à la technologie, nous avons une multitude de choix pour communiquer au bureau et au-delà. Mais c’est là que réside le défi. Envoyez un e-mail à quelqu’un lorsque vous auriez dû appeler et vous pourriez perdre du temps à faire des va-et-vient, ou ils pourraient mal comprendre votre ton. Envoyez un SMS à votre nouveau patron lorsque vous auriez dû lui envoyer un e-mail et vous risqueriez de la voir penser que vous n’êtes pas professionnel.

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des canaux de communication les plus courants et les moyens de les utiliser – et non d’en abuser – au travail. Bien sûr, certaines de ces règles sont assez intuitives, mais au fur et à mesure que les normes en milieu de travail changent, un petit rappel n’a jamais fait de mal.

1. Face à face

Il est toujours préférable de parler face à face avec quelqu’un. «Toutes les autres méthodes de communication ne font que simuler la communication de personne à personne», explique Jon Robinson, président de Lunar, une société de logiciels et de services axée sur les ventes et le marketing. Dans la mesure du possible, recherchez ces situations individuelles.

Les réunions de groupe sont excellentes, mais comme elles sont plus publiques, elles ne sont pas nécessairement le bon moment pour approcher votre patron ou toute autre personne pour une décision. Au lieu de cela, essayez une réunion en tête-à-tête, une conversation rapide dans le salon de café ou une promenade vers le parking (en supposant que l’autre personne ne soit pas pressée). Ou passez la tête dans le bureau de votre patron et dites: “Avez-vous une minute?” La beauté de ces échanges rapides est que vous pouvez obtenir une réponse qui vous propulse avec un projet ou une décision.

Pour profiter au maximum de rencontres impromptues, préparez-vous! Sachez exactement quel est votre message et ce que vous attendez de cet échange. Vous n’avez peut-être que 30 secondes, alors faites les choses correctement.

2. Email

L’envoi d’e-mails est un protocole standard, mais ici aussi, vous souhaiterez affiner vos compétences.

La beauté du courrier électronique est que vous pouvez exprimer pleinement vos réflexions sur une question importante. Vous pouvez tout faire: proposer une idée à votre patron, remercier quelqu’un d’avoir organisé un événement, inviter quelqu’un à devenir client.

Le défi des e-mails est que vous devez les structurer de manière claire et convaincante – sinon personne ne se souciera de les lire. Vous pouvez également réchauffer vos e-mails pour un son plus détendu et convivial. Pour commencer, utilisez un vrai langage conversationnel. Ne dites pas «pour» lorsque vous pouvez dire «pour». Ne dites pas «cependant» quand vous pouvez dire «mais». Divisez les phrases plus longues en phrases plus courtes. En bref, écrivez votre façon de parler.

3. Texte

Envoyer des SMS au travail devient de plus en plus populaire, mais cela nécessite une touche particulièrement habile.

Au mieux, c’est une façon simple et conviviale d’entrer en contact, que vous fassiez savoir à un collègue que vous avez aimé la conversation que vous avez eue pendant le déjeuner ou que vous disiez à votre patron que vous êtes coincé dans la circulation et que vous aurez 10 minutes de retard réunion. Ce sont des coups rapides qui vous font paraître responsable.

Pour ces raisons, l’envoi de SMS devient de plus en plus acceptable dans diverses situations professionnelles. La société de Robinson vient de publier un étude qui montre que vous pouvez réussir à engager les clients avec la messagerie texte. Lorsqu’on lui a demandé: «Approuvez-vous un vendeur avec qui vous avez une relation communiquant par SMS?» 69% des répondants ont dit «oui». Lorsqu’on lui a demandé “Quelle est la chaîne la plus simple à laquelle vous pouvez répondre?” 53% des répondants ont répondu par SMS, contre 41% seulement par e-mail.

De toute évidence, les consommateurs attendent – et préfèrent même – des textes des vendeurs et des entreprises en général. Dans le sondage de son entreprise, Robinson dit que les clients potentiels qui reçoivent des messages texte sont deux fois plus susceptibles de passer du statut de prospect à celui de client.

Mais il y a aussi beaucoup d’inconvénients à envoyer des SMS. Dans une récente le journal Wall Street article, l’écrivain Te-Ping Chen raconte l’histoire tragique d’un employé qui voulait envoyer un texto «I luv u» à sa femme mais qui a accidentellement envoyé un texto à son patron. Apprenez de son erreur: revérifiez pour voir qui vous envoyez des SMS et assurez-vous de la relire également. Une faute de frappe se reflétera toujours mal sur vous.

«Assurez-vous que lorsque vous envoyez un SMS, le destinataire se sentira à l’aise avec lui», explique Robinson. “S’il est mal fait, envoyer des SMS peut conduire à des sentiments d’intrusion.”

4. Téléphone et messagerie vocale

Les appels téléphoniques peuvent être efficaces, selon la situation. Si vous avez une relation étroite, vous pouvez appeler la cellule de quelqu’un et la mettre en communication. Mais si vous ne connaissez pas bien cette personne, n’appelez pas le numéro de téléphone personnel de quelqu’un. Par exemple, si vous interviewez pour un emploi, vous ne serez probablement pas impressionné si vous appelez le téléphone du vice-président.

De plus, une ligne de travail devrait être votre dernier recours pour communiquer. Il y a de fortes chances que personne ne décroche (car qui récupère les téléphones professionnels?).

Laisser un message vocal est tout aussi inefficace. Combien de personnes feront défiler leurs messages et répondront? Si vous souhaitez réellement vous connecter avec quelqu’un, essayez une autre option.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Articles similaires

Autres Articles