Comment être productif lorsque toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez sont dans un fuseau horaire différent

Mon équipe est répartie sur quatre états et trois fuseaux horaires. Les gens me demandent souvent comment trouver de bons moments pour se rencontrer. Ma réponse: ce n’est pas facile, mais c’est aussi rarement nécessaire. Travailler à distance, en particulier lorsque votre équipe est répartie dans le monde entier, signifie travailler de manière asynchrone. Et c’est une compétence.

Zapier compte près de 300 employés répartis dans le monde, il n’est donc pas efficace, ni même possible, d’avoir des réunions rapides et ponctuelles. Nous devons régulièrement agir sans le luxe d’une discussion en temps réel, nous nous sommes donc adaptés.

Voici quelques conseils pour travailler en dehors des contraintes de temps, dont aucun n’implique la mécanique quantique.

Posez de bonnes questions

Il n’y a peut-être pas de question stupide, mais il y a une question maladroite, lourde et improductive.

Si vous travaillez de manière asynchrone, vous connaissez cette situation: vous posez une question à Slack, attendez quelques heures, obtenez des questions de suivi, répondez-y, puis attendez quelques heures de plus. Et tandis que les réunions permettent des questions de suivi instantanées, vous pouvez obtenir le même résultat – et encore plus efficacement – en posant simplement les bonnes questions en premier lieu.

Lorsque vous posez une question, ne présumez pas que la personne sait de quoi vous parlez. Fournissez-leur un contexte de clarification. Relisez votre question, en essayant d’identifier les endroits où vous faites des suppositions, et devancez toutes les questions que quelqu’un pourrait avoir. Incluez également des liens vers tout ce à quoi vous faites référence, afin que personne n’ait à chasser par lui-même pour obtenir ces informations. Vous pouvez ainsi garantir qu’il regarde la même chose que vous.

Travailler en public

En plus de travailler de manière asynchrone chez Zapier, je prends également des cours en dehors du travail qui nécessitent des communications asynchrones avec mes camarades de classe.

Lors d’une discussion de groupe pour une présentation sur laquelle nous travaillions en classe, quelqu’un a posé une question de clarification sur un diagramme de Gantt. Je leur ai demandé de m’envoyer le graphique, en espérant qu’ils déposeraient simplement un lien vers celui-ci dans notre chat. Au lieu de cela, ils me l’ont envoyé par e-mail, sans communiquer avec le reste de l’équipe. Plus tard, lorsque nos autres coéquipiers se sont enregistrés sur le chat, ils ont également demandé à voir le tableau, pensant qu’il n’avait jamais été partagé avec moi en premier lieu. Il leur a fallu quelques heures pour obtenir une réponse. Cela nous a ralenti, et pire encore, c’était complètement évitable en premier lieu.

La solution: la transparence par défaut. C’est l’une de nos valeurs fondamentales chez Zapier, et travailler en public est la meilleure façon de le faire. Considérez-le comme donnant aux gens la possibilité de se retirer de trop d’informations, au lieu d’avoir à demander l’accès à plus d’informations.

Voici quelques conseils spécifiques sur la façon de travailler en public.

Modifiez vos paramètres dans Google Drive afin que les nouveaux fichiers soient modifiables par tous les membres de votre organisation. De cette façon, si quelqu’un veut apporter une modification, il peut le faire pendant qu’il regarde le fichier — pas des heures plus tard, quand il peut avoir perdu le fil de ses pensées. Vous pouvez toujours annuler les modifications que vous n’aimez pas, mais vous ne bénéficierez pas des suggestions de vos collègues s’ils ne sont pas autorisés à en faire.

Incluez toujours des liens. Chez Zapier, s’il y a un fil Slack sur quelque chose qui entraîne un problème GitHub ou un document Quip, nous partageons un lien dans ce fil. Il en va de même pour l’inclusion de liens vers d’autres threads Slack si un problème finit par être résolu ailleurs. De cette façon, toute personne qui intervient à un autre moment sait où se trouvent les informations les plus récentes.

Si vous utilisez un outil de discussion de groupe, communiquez sur les canaux publics, sauf s’il s’agit d’un problème sensible ou personnel. Vous ne connaissez peut-être pas tous ceux qui doivent être au courant de quelque chose ou dont vous aurez besoin de l’aide, mais si vous travaillez en public, vous augmentez les chances qu’ils le voient. De plus, une énorme base de données publique de chats permet aux coéquipiers de trouver les réponses à leurs propres questions en effectuant une recherche.

Si vous avez un appel vidéo, enregistrez-le et partagez-le pour les personnes qui n’ont pas pu le faire. De cette façon, toute personne qui a manqué la réunion en raison de problèmes de fuseau horaire peut toujours rester dans la boucle et contribuer.

Sur-communiquer

Il y a moins de bavardages lorsque vous travaillez de manière asynchrone. Cela a du sens: c’est bizarre de demander à quelqu’un: “Comment ça va?” puis attendez deux heures jusqu’à ce qu’ils se réveillent, voient votre message et répondent. À quel moment vous êtes au déjeuner et vous obtenez le point. Mais le bavardage est souvent la façon dont les gens restent informés des projets de travail.

La publication de mises à jour sur ce sur quoi vous travaillez permet un meilleur alignement avec le reste de votre équipe et de votre entreprise. La façon dont vous partagez dépendra de la taille et de la culture de votre entreprise, mais assurez-vous d’avoir un système pour cela, donc il y a un rapport signal / bruit élevé lorsque les gens publient des mises à jour importantes.

Chez Zapier, nous avons un blog interne à cet effet. Les employés écrivent sur ce qu’ils ont fait, au travail et personnellement, et les équipes partagent des rapports sur les projets sur lesquels ils travaillent. En prévoyant du temps pour lire le blog, nous pouvons nous arrêter sur des choses qui nous intéressent mais pour lesquelles nous n’étions pas présents en temps réel. C’est également un excellent endroit pour entamer des conversations sur ces projets et éventuellement y contribuer.

Par exemple, en tant que champion client chez Zapier, j’ai beaucoup d’expérience sur la façon dont les messages d’erreur sont mal interprétés, déroutants ou ignorés par nos utilisateurs. Mais je ne peux pas être là chaque fois que les ingénieurs discutent de la manière de transmettre ces messages d’erreur. Que ce soit en raison de différences de fuseau horaire ou simplement de ne pas savoir que la conversation se déroule, je ne suis pas en mesure de contribuer autant. Notre blog interne me permet de passer en revue toutes les conversations que j’ai pu manquer et de sauter sur mon propre temps.

Par défaut à l’action

La demande d’autorisation prend du temps, en particulier dans une équipe répartie. C’est pourquoi il est essentiel de comprendre ce que vous pouvez débloquer de manière préventive. Chez Zapier, si nous sommes sûrs à 80% de quelque chose, nous passons à l’action par défaut (une autre de nos valeurs fondamentales). Nous ferons toujours rapport sur ce que nous avons fait et nous demanderons même si c’était la bonne chose. Mais tant qu’il n’y a pas de risque irréversible, nous agissons en premier. Nous pouvons toujours nous ajuster plus tard.

Si vous êtes à Denver et que la personne à qui vous posez la question est à Perth, attendre l’approbation ou une certitude à 100% ralentira chaque décision d’une journée essentiellement.

Pour bien fonctionner de manière asynchrone, vous devez être constamment vigilant vis-à-vis des bloqueurs que vous lancez pour vous-même et vos coéquipiers. Préparez-vous au succès en posant de bonnes questions, en faisant votre travail dans un endroit accessible au public, en communiquant de manière productive et en passant à l’action.

Spencer McCullough est un client champion chez Zapier basé à Denver, Colorado. Lorsqu’il ne travaille pas, il travaille probablement sur sa fan fiction You’ve Got Mail ou milite pour les infrastructures cyclables.

Cette article apparu à l’origine sur Le blog de Zapier et a été réimprimé avec permission.