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Comment faire plus en faisant moins


Mais qu’en est-il de faire moins? Imaginez si vous pouviez simplement éliminer les tâches inutiles de votre liste de tâches – ou trouver des moyens de les éliminer en premier lieu – et faire encore plus.

Éliminer les tâches inutiles de votre vie et rationaliser ces incontournables peut libérer du temps mieux dépensé dans d’autres domaines. Voici quelques chefs d’entreprise qui ont trouvé des moyens d’y parvenir:

Abandonnez les réunions inutiles

La plupart d’entre nous passent trop de temps en réunion. Douglas Ferguson, fondateur du conseil en affaires et innovation Contrôle de tension et auteur de Au-delà du prototype, a pour mission de débarrasser le monde des rencontres inutiles.

Dans son entreprise, chaque réunion doit avoir un ordre du jour spécifique qui est plus qu’une liste de points de discussion et un but et un résultat déclarés. Si vous ne définissez pas les attentes et les résultats de la réunion dès le départ, les gens ne savent peut-être pas clairement ce qui doit se passer pour un résultat réussi, dit-il.

Soyez précis sur le sujet et qui est responsable de participer de diverses manières (par exemple, fournir des commentaires, déléguer des tâches, prendre une décision, etc.). “Beaucoup de fois, cela montrera que votre réunion a dépassé son objectif et [you] ne peut tout simplement pas l’avoir », dit-il.

Faites une chose à la fois

Conseiller en leadership Lars Sudmann, ancien directeur financier de Procter & Gamble Belgium, constate qu’il est en mesure de rationaliser son travail en regroupant des tâches similaires – un processus qu’il appelle «boxe».

Time-boxing se concentrant sur un projet ou un type de travail, comme l’écriture, pour une période de temps spécifique. La boxe Framework applique un processus spécifique pour faire quelque chose. En définissant un cadre ou une «boîte» autour de la façon dont quelque chose doit être fait, vous rationalisez le processus et éliminez les efforts inutiles qui ne sont pas aussi efficaces, dit-il.

«Le célèbre mémo P&G One Page en est un exemple», dit-il. «Avec cela, les gens peuvent commencer immédiatement. C’est aussi le pouvoir de la boxe – cela permet de la profondeur plutôt que de l’étendue, et vous n’avez pas à perdre de temps à réfléchir à votre approche [a task]. “

Supprimez les décisions inutiles

Chaque jour, Ben Midgley, PDG de Franchise de fitness Crunch, se lève entre 4 h 30 et 5 h du matin, efface son courrier électronique, lit les nouvelles, s’entraîne et se dirige vers le bureau. Il planifie ses repas en même temps et ne se soucie pas de ce qu’il mange, tant qu’il est sain.

Il sort de son bureau à 18 heures. passer du temps avec sa famille – téléphoner. Il garde même la même heure de coucher pour s’assurer qu’il dorme suffisamment pour être le plus productif.

Bien que cela puisse ressembler un peu à vivre dans jour de la marmotte, Midgley dit qu’avoir des habitudes et des routines élimine les prises de décision inutiles et lui permet d’être plus productif et d’avoir du temps pour ce qui est important dans sa vie. En gardant une routine régulière, il est chez lui pour lire des histoires à ses filles presque tous les soirs, dit-il. “Si vous rendez votre vie aussi prévisible que possible et sachez que vous êtes [scheduling] du temps de qualité dans le temps dont vous disposez, alors j’ai toujours cru que vous pouviez faire autant en cinq heures que la plupart des gens en huit. “

Rationalisez les tâches quotidiennes

À un niveau plus granulaire, les systèmes peuvent rationaliser les tâches et éliminer les étapes inutiles. Les dirigeants mettent généralement de longues heures parce qu’ils éteignent les incendies, explique Raven Beria, fondateur de Brandalaxy, une société de conseil en marque. «Ce qui cause normalement ces incendies, c’est le manque de systèmes et de processus en place», dit-il.

Quand vous avez un système, la façon dont les choses sont faites n’est jamais en cause, dit-il. Tracez le «qui, quoi et comment» de la tâche. Vous pouvez également noter le temps passé et évaluer s’il existe des moyens plus efficaces ou efficients d’atteindre le même résultat.

Cela prend du temps de travail mais peut faire gagner énormément de temps. Il peut également faciliter la formation, ce qui peut vous aider à déléguer plus efficacement. “En ayant documenté les processus, tant pour notre vie personnelle que professionnelle, nous n’avons pas à gaspiller autant d’énergie mentale pour réfléchir à ce que nous devons faire”, dit-il.

Automatisez tout ce que vous pouvez

Bien qu’ils puissent prendre un investissement de temps et d’argent à configurer, les outils et applications d’automatisation peuvent réduire un nombre énorme de tâches, explique consultante en stratégie et leadership Carla Wood. «Je crée souvent des feuilles de calcul robustes pour les clients avec des milliers de calculs intégrés pour suivre tous leurs KPI, revenus, résultats d’équipe, etc. en saisissant simplement environ 10 informations par client ou nouvelle entreprise gagnée. Cela signifie qu’il ne faut que trois minutes par entreprise gagnée pour garder une trace de toutes les priorités clés de votre équipe, éliminant ainsi le besoin d’heures de collecte et de réorganisation hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou annuelles », dit-elle.

Wood recommande également des outils de gestion de projet par abonnement et des systèmes de gestion de la relation client qui peuvent créer des flux de travail automatisés ou manuels ou des plans d’activité avec des rappels. «Vous pouvez choisir ceux qui se parlent ou utiliser un outil comme Zapier pour relier leurs fonctionnalités», dit-elle.

Arrête de travailler tout le temps

Vous avez besoin de pauses. Peu importe combien vous essayez de faire passer, la science nous dit que cela conduit généralement à des rendements décroissants. Alors, faites cette promenade. Sortez déjeuner. Passez du temps à travailler. Ou, comme Ferguson, ne planifiez rien le mardi.

«Les mardis sont mon heureux hasard où [I handle] des choses qui surgissent qui doivent être abordées, ou je peux simplement prendre une journée de congé et profiter du temps de détente et de recharge », dit-il. Après qu’un diagnostic de diabète l’a amené à passer plus de temps à faire de l’exercice, ses mardis gratuits lui donnent du temps pour récupérer, ou à profiter d’autres moyens de se recharger, ce qui le rend globalement plus efficace. Pour tailler ce temps, dit-il, il doit également être discipliné sur la façon dont il passe son temps les autres jours.

Parfois, le secret pour faire plus n’est pas d’optimiser chaque minute, mais de trouver les choses que vous pouvez supprimer de votre emploi du temps. De cette façon, vous réduisez non seulement le temps que vous passez sur des tâches non essentielles, mais vous pouvez également trouver plus de temps pour vous-même.

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