Comment mener un entretien de sortie qui n’est pas terrible

Le chiffre d’affaires se produit dans toutes les entreprises. Bien qu’une grande partie du recrutement se concentre sur le processus d’embauche, il est important d’interviewer également un employé qui part. Les entretiens de sortie offrent une excellente opportunité de croissance à la fois pour l’employeur et l’employé, déclare Peg Buchenroth, vice-président senior des RH chez Groupe Addison.

«Le but est de donner une impulsion à l’expérience globale des employés», dit-elle. «Vous pouvez obtenir des indices perspicaces sur les domaines qui devraient être améliorés et les domaines que les employés trouvent précieux. Le type de questions que vous posez peut vous mener sur la voie de la création d’une stratégie de rétention. »

Le faible taux de chômage et la forte demande de talents alimentent un environnement de recrutement où les employés ont le contrôle, ajoute Michelle Armer, directrice des ressources humaines chez Constructeur de carrière. “Avec l’augmentation du nombre d’emplois, il n’a jamais été aussi important de comprendre ce qui maintient les travailleurs engagés”, dit-elle. «Alors qu’un employeur espère toujours obtenir une rétroaction honnête de la part des employés tout au long de la relation de travail, parfois la perspective change légèrement lorsque les employés partent et il y a un point de vue unique à tirer.»

L’entretien de sortie

«Alors que les expériences d’intégration jettent les bases des relations de vos employés avec votre organisation, les entretiens de sortie peuvent faire la différence entre un pont brûlé et une porte ouverte», explique Kathleen Pai, vice-présidente des personnes chez Logiciel ultime, un fournisseur de technologies RH. «Profitez de l’occasion pour aider un employé à réfléchir à sa contribution à l’organisation.»

Buchenroth suggère de planifier l’entretien de sortie dès que l’employé remet son avis. “Vous voulez planifier avant leur dernier jour”, dit-elle. «Parfois, les gens partent tôt, et il est plus difficile de se connecter avec un employé après avoir quitté l’organisation. Obtenez un temps dédié prévu pour parler, et ne le faites pas pendant la dernière heure où ils sont dans l’entreprise; vous ne voulez pas précipiter le processus. “

Que demander

Avoir un ensemble de questions uniforme vous permet de capturer des informations qui peuvent être analysées et comparées plus tard, explique Armer. «Je préfère regrouper les commentaires et rapporter les thèmes à la direction de manière anonyme», dit-elle. «Cela vous aidera, ainsi que la direction, à identifier les problèmes en cours qui affectent la rétention des employés dans votre entreprise.

Buchenroth aime demander, qu’est-ce qui vous a poussé à envisager la nouvelle opportunité? Est-ce quelque chose de spécifique qui a déclenché votre décision de partir?

Armer suggère de demander: Que pensez-vous des possibilités d’avancement professionnel dans cette entreprise? UNE récent sondage de CareerBuilder a constaté que seulement 32% des employés sont satisfaits de leurs opportunités actuelles d’avancement professionnel et seulement 37% sont satisfaits des opportunités de formation et d’apprentissage dans leur entreprise actuelle. La réponse de l’employé peut vous aider à déterminer si vous êtes sur la bonne voie dans ce domaine.

Les entretiens de sortie les plus efficaces sont positifs, honnêtes et dirigés par les employés eux-mêmes, ajoute Pai. «Les bonnes questions peuvent guider la conversation pour s’assurer qu’elle est constructive et spécifique», dit-elle.

Elle suggère des questions générales et ouvertes comme: Quel a été l’aspect le plus frustrant ou le plus stressant de votre travail?

«Demandez-leur ce qu’ils pensent de leur charge de travail et de la culture d’entreprise», explique Pai. «À partir de là, soyez plus précis et attribuez la responsabilité directement à l’entreprise:« Qu’est-ce que l’entreprise aurait pu faire différemment pour créer une expérience plus positive pour vous? »»

N’oubliez pas non plus de demander ce qui a bien fonctionné. «Les entretiens de sortie ne doivent pas être négatifs», explique Pai. «L’expérience des employés n’est pas en noir et blanc. C’est complexe et vos questions doivent reconnaître cette complexité. Qu’est-ce qui a motivé cet employé à venir travailler? Sur quel projet préféré travailler? Il est si important d’obtenir l’ensemble des commentaires, afin que les dirigeants puissent non seulement résoudre les problèmes, mais aussi renforcer ce qui contribue déjà au bonheur des employés. »

Que ne pas demander

Il existe des limitations légales à la sortie des entretiens, en particulier dans le domaine du droit à la vie privée des employés, déclare Nannina Angioni, avocate en droit du travail et de l’emploi et associée du cabinet d’avocats. Kaedian LLP.

“Ne demandez jamais à un employé qui part de partager des informations privées sur d’autres employés”, dit-elle. «Par exemple, ne demandez pas à un employé qui quitte votre poste de vous dire si l’un de vos employés actuels a des problèmes médicaux, prévoit de devenir enceinte ou a des problèmes de santé mentale.»

Bien que cela semble évident, certaines personnes peuvent traiter l’entretien de sortie comme une séance de potins autour d’un café. “Bien qu’il soit acceptable d’avoir une atmosphère moins formelle et que cela puisse encourager une discussion franche, il est important de garder à l’esprit que vous êtes toujours dans une relation professionnelle et qu’il y a des limites héritées”, explique Angioni.

Assurez-vous de ne pas chercher quelqu’un ou quelque chose à blâmer, explique Pai. «Si vous vous rendez dans un entretien de sortie avec la mentalité qu’il doit y avoir de gros problèmes à résoudre – un mauvais gestionnaire, peut-être – alors vous pouvez devenir un marteau à la recherche d’un clou», dit-elle. «Évitez les questions qui peuvent subtilement demander aux employés de nommer des noms ou d’appeler des collègues spécifiques, à moins que l’employé ne fournisse lui-même ces informations.

Que faire des commentaires

Une fois que vous avez mené plusieurs entretiens de sortie, Buchenroth suggère de rechercher des modèles. «Ils peuvent être d’excellents indices pour les entreprises dans les domaines positifs et les endroits où ils doivent s’améliorer», dit-elle. «Cela peut aider à hiérarchiser les actions.»

Si un employé partant fournit des informations suggérant du harcèlement, de la discrimination, des représailles ou d’autres pratiques illégales, il est impératif de faire quelque chose à ce sujet, dit Angioni.

«L’entreprise doit mener une enquête, déterminer si les allégations sont fondées et, dans l’affirmative, prendre des mesures correctives», dit-elle. «Peu importe si la source des informations d’origine est une personne qui n’est plus un employé. Une approche proactive est toujours préférable à la défense lorsqu’il s’agit d’un environnement de travail illégal. »

Les informations que vous collectez lors d’un entretien de sortie peuvent renforcer la culture de votre entreprise, explique Armer. «Transformez les points douloureux en éléments d’action et apportez des améliorations pour limiter les départs prématurés des autres employés», dit-elle. «Sinon, le départ de cet employé de l’entreprise est une occasion perdue plutôt qu’une chance d’identifier ce qui incite d’autres employés importants à rester ou à partir.»