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Comment transformer votre liste de tâches en un outil puissant de productivité


Une liste de tâches peut être un outil utile pour gérer votre journée, mais elle peut aussi être un endroit où les tâches vont s’attarder et mourir. Si vous terminez la journée avec des choses annulées ou si vous continuez à reporter des tâches au jour ou à la semaine suivante, vous avez besoin d’une refonte de la liste des tâches – une vérification de la réalité de la façon dont vous passez votre temps, ainsi que de vos attentes.

Soyez clair sur ce qui est important

La plupart des gens se promènent sans connaître leurs priorités, explique Romi Neustadt, auteur de Vous pouvez tout avoir, mais pas en même temps. «Vous devez commencer par là avant d’arriver à votre liste de tâches», dit-elle. «Nos priorités sont les choses qui sont les plus importantes pour nous en ce moment – le présent. Ne pas les servir n’est pas négociable. »

Neustadt dit que nous n’avons vraiment que la bande passante pour avoir deux ou trois priorités. “Sinon, nous ne vivons pas authentiquement, et nous sommes dispersés et insatisfaits, remplissant le temps de choses qui ne nous importent pas.”

Une fois que vous connaissez vos priorités, tout sur votre liste de tâches devrait les servir. «Ce qui est extrêmement important, c’est d’écouter les« devrait », que vous les disiez à voix haute ou dans votre tête», dit-elle. «Les gens« endossent »partout. Lorsque vous entendez ou pensez «devrait», vous ne répondez pas à vos priorités. »

Donnez une valeur aux tâches

Que vous travailliez pour vous-même ou pour quelqu’un d’autre, considérez-vous comme le PDG de votre journée. Consultez votre liste de tâches et attribuez à chaque tâche une métrique ou une valeur, telle qu’un montant horaire que vous pourriez avoir à payer à quelqu’un d’autre pour le faire, suggère Cuisinier rachéal, coach en stratégie entrepreneuriale.

«En attribuant des valeurs en dollars par heure à des tâches spécifiques, cela garantit que vous utilisez correctement vos ressources», dit-elle. «Score des tâches de 10 $ par heure pour les tâches administratives jusqu’à 10 000 $ par heure pour la stratégie de haut niveau et les tâches liées aux ventes. Cette approche donne une clarté instantanée sur la façon dont vous investissez votre temps dans votre entreprise. »

Mesurer l’urgence d’une tâche

Le cuisinier aime utiliser le Matrice Eisenhower décomposer une liste de tâches principales en quatre sections: «urgent et important», «pas urgent mais important», «urgent et pas important, et« pas important et pas urgent ».

Les tâches urgentes et importantes doivent être accomplies aujourd’hui. Celles qui sont importantes mais pas urgentes devraient être programmées pour plus tard. Si une tâche est urgente mais non importante, elle doit être déléguée à quelqu’un d’autre. Et une tâche qui n’est ni importante ni urgente devrait être éliminée.

«En utilisant la matrice Eisenhower, vous voulez consacrer la majeure partie de votre temps à des tâches importantes mais pas encore urgentes, de l’ordre de 1 000 $ à 10 000 $ à l’aide du PDG Scorecard», dit-elle. «C’est ainsi que vous devancez cette liste de choses à faire et que vous vous déplacez. . . vers l’avant.”

Mettez les choses dures en premier

C’est une tendance humaine à placer les tâches faciles en tête de liste des choses à faire, car cela fait du bien de supprimer quelque chose, dit Neustadt. «La réalité est que ce qui est dur, c’est ce qui fait bouger l’aiguille et a un impact sur notre vie», dit-elle. “Le plus dur, c’est quand vous faites des choses qui répondent à vos priorités.”

Bien que faire des choses faciles puisse vous donner un signe d’accomplissement, cela peut aussi être une forme de procrastination, explique Neustadt. «Lorsque vous faites les choses faciles et que vous n’avez pas de temps pour les choses difficiles, vous laissez la peur l’emporter», dit-elle. “Mettre d’autres choses en haut de la liste des choses à faire est une excuse pour ne pas aller aux choses difficiles.”

Être spécifique

Ne laissez pas votre liste de tâches se transformer en liste d’objets blob, met en garde Paul Rulkens, président de Agrippa Consulting International. “Un blob est une action vague, indéfinie et peu claire”, dit-il. “Toute action sur votre liste de tâches doit donc avoir un résultat très spécifique.”

En plus de définir l’action, attribuez également un délai spécifique pour chaque tâche, explique le Dr A.J. Marsden, professeur adjoint de services humains et de psychologie à Beacon College. «Vous devez considérer à quel point chaque tâche est importante et quel délai vous avez pour l’accomplir», dit-elle. “Envisagez de regrouper des tâches similaires.”

Si une tâche est volumineuse, Marsden recommande de la diviser en sections ou phases à réaliser en quelques jours.

Faire un sprint de liste de tâches

La partie la plus difficile de s’attaquer à votre liste de tâches peut être de commencer. Coach de carrière Caroline Ouwerkerk de Caroline Ouwerkerk Consulting suggère de travailler en «sprints» pour voir ce que vous pouvez faire en 60 minutes.

«Une autre façon de procéder consiste à régler une minuterie sur 15 minutes – et à vous engager à ne pas vérifier votre téléphone ou à céder aux distractions jusqu’à ce que la minuterie se déclenche», dit-elle. “Souvent, c’est tout ce qu’il faut pour surmonter votre résistance initiale et adopter un bon rythme de travail.”

Si votre téléphone est trop distrayant, Ouwerkerk recommande d’utiliser le Application forestière, où vous pouvez «planter» des arbres virtuels qui «poussent» si vous ne communiquez pas avec votre téléphone pendant un certain temps. «Après un certain temps, vous deviendrez obsédé par la croissance de votre jardin virtuel rempli de différentes variétés d’arbres, de fleurs et d’arbustes – et vous obtiendrez votre liste de choses à faire dans le processus», dit-elle.

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