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Diriger votre entreprise devient plus facile – cette seule compétence peut vous aider à traverser la crise


Nous traversons tous des temps incertains. La pandémie de COVID-19 nous oblige à ajuster notre vie chaque jour, et notre vie professionnelle ne fait pas exception. Des secteurs commerciaux entiers ont connu une augmentation du travail à distance. Certains d’entre nous commencent à apprendre à travailler à distance pour la première fois.

Bien que diverses plates-formes technologiques nous aident à rester connectés, il existe toujours un outil de base qui détient un grand pouvoir: le mot écrit. Une communication écrite efficace peut non seulement fournir des informations essentielles, elle peut également connecter les personnes au sein d’une organisation et favoriser un sentiment de communauté pendant les moments difficiles.

Chez Grammarly, nous croyons fermement à la poursuite de notre mission d’améliorer la vie en améliorant la communication. Et en tant que professionnel de la communication, c’est mon rôle de veiller à ce qu’en tant qu’entreprise, nous pratiquions ce que nous prêchons. Pendant cette période inhabituelle et souvent effrayante, je me suis retrouvé à réfléchir à ce qui rend la communication vraiment plus efficace que jamais.

Compte tenu de son importance en ce moment, je veux partager quelques conseils que j’ai trouvés utiles lorsque je conseille les dirigeants sur la communication dans mon entreprise actuelle Grammarly. J’espère que ces idées aideront à soutenir d’autres leaders qui cherchent à informer, responsabiliser et unir leurs équipes.

L’information est une lumière directrice

Que vous envoyiez des mises à jour régulières de la société ou abordiez des questions urgentes, un message écrit peut atteindre un large public et tenir toutes les parties au courant des problèmes urgents.

Surtout en période de crise, il est essentiel que les dirigeants gèrent toutes les communications écrites avec une extrême prudence et sensibilité. Les membres de l’équipe devraient pouvoir s’attendre à une communication cohérente et claire, qui restera disponible pour examen ou traitement à leur propre rythme. Des informations précises devraient servir de guide. Les erreurs ou la confusion dans la communication peuvent avoir des effets d’entraînement géants en interne.

Avant d’envoyer un message, un leader doit se poser les questions suivantes.

Cela contient-il uniquement les informations les plus urgentes? Tenez-vous au «besoin de savoir» dans votre message et sautez le «bon à savoir». De cette façon, vous évitez la confusion et permettez à votre message de rester clair et concentré.

Cela va-t-il submerger les gens? En période de pointe du trafic d’informations, vous devez être aussi concis que possible pour empêcher votre équipe d’avoir à lire plus que nécessaire. Les membres de l’équipe sont probablement déjà inondés de messages, à la fois professionnels et personnels.

Sommes-nous en train de dire cela de la bonne façon? Utiliser le bon ton est un élément essentiel pour bien transmettre votre message. Le bon ton peut vous aider à trouver un équilibre important en relayant les informations tout en aidant à calmer les angoisses pendant une période difficile.

La communication favorise la connexion

Les instances de communication ne se produisent pas dans le vide – pris ensemble, les messages sont les éléments constitutifs des relations et de la confiance. En tant que chef d’entreprise, réfléchissez à la manière dont votre communication contribue à créer une connexion. Au-delà de la création de liens entre les membres de l’équipe, les messages des dirigeants influencent la relation que chaque membre de l’équipe entretient avec l’organisation globale.

Ceci est particulièrement important pour les entreprises avec des bureaux distants et les membres de l’équipe. Sans réunions en personne, événements et interactions occasionnelles, les environnements de travail à distance nécessitent une attention supplémentaire pour garantir que tous les membres de l’équipe se sentent liés à la mission et aux valeurs de l’organisation. Une communication écrite réfléchie peut aider. Chaque e-mail, newsletter ou chat présente une opportunité de nourrir la relation. Tenez compte des éléments suivants lorsque vous créez des messages pour votre équipe.

Menez avec empathie et chaleur. Chaque message que vous envoyez est l’occasion de définir le type de leader que vous souhaitez être. Laisser une impression positive et chaleureuse à chaque fois que vous communiquez dans votre entreprise renforcera la confiance de votre équipe.

Tirez parti des relations existantes. Adapter la communication à votre public aide les gens à savoir que votre écriture leur est spécifiquement destinée – que vous leur tenez compte. Qu’il s’agisse de féliciter une équipe particulière pour un travail bien fait ou de suivre avec un membre de l’équipe ses nouvelles personnelles, communiquer avec spécificité contribue à faire reconnaître chaque individu de votre entreprise.

Insufflez la personnalité le cas échéant. Trouver des moments pour insuffler de la personnalité dans votre communication, comme dans les notes de service de l’entreprise écrivant en votre nom ou au nom de l’entreprise, montre aux autres d’où vous venez en tant qu’humain. En prime, il peut permettre aux membres de votre équipe de se sentir à l’aise de s’exprimer.

Le travail à distance nécessite une communication claire de tous

Des plates-formes de chat en milieu de travail comme Slack existent pour nous aider à rester connectés, bien que ces plates-formes numériques puissent apporter leurs propres défis. Lorsque nous communiquons par texte, nous ne bénéficions pas de l’intonation vocale ou du langage corporel pour donner à notre public des indices contextuels sur nos sentiments. Les équipes qui communiquent à distance sont chargées de surmonter ce manque de contexte partagé pour comprendre ce qui se cache derrière les mots virtuels.

Les dirigeants et les gestionnaires peuvent aider en définissant des lignes directrices sur la manière dont les équipes peuvent communiquer de manière claire et productive. Cela contribuera à créer un ensemble de frontières communes et une compréhension commune des enjeux de la communication. Voici trois bonnes pratiques que vous pouvez encourager dans votre équipe.

Rappelez-vous l’objectif. Encouragez les membres de l’équipe à considérer l’objectif de chaque interaction textuelle. Bien que ceux-ci puissent varier considérablement (du partage d’une blague à la communication d’une échéance), ils sont importants à considérer. Demandez aux gens de poser la question avant d’envoyer, “Quel est le but de l’envoi de ce message?”

Soyez bref et doux.
Rappelez aux membres de votre équipe de porter un regard de rédacteur sur leur propre écriture. Chargez en amont les informations les plus importantes, puis voyez quelles autres informations semblent encore nécessaires à inclure.

Faites correspondre vos tons. La correspondance des tons est la pratique d’ajuster votre ton lorsque vous répondez à quelqu’un afin de reconnaître ses sentiments et de montrer que vous êtes là pour aider. Pratiquez l’appariement des tons dans un lieu de travail éloigné, en encourageant votre équipe à utiliser cette compétence lorsque les conversations manquent de contexte partagé.

Les conseils que j’ai partagés ici sont quelques-uns que j’ai affinés et que j’encourage également les dirigeants à perfectionner. Les chefs d’entreprise peuvent montrer la voie en favorisant les connexions, tandis que les organisations dans leur ensemble doivent s’efforcer de communiquer de manière efficace, intentionnelle et réfléchie. D’après mon expérience, plus vous réfléchissez à vos tactiques et à votre style de communication, plus vous trouvez de nouvelles façons de vous améliorer.

À l’heure actuelle, la capacité de maintenir une connexion tout en travaillant à distance est plus importante que jamais. Considérez le mot écrit comme un allié puissant pour connecter votre équipe de travail et votre communauté au sens large.


Senka Hadzimuratovic est la responsable des communications chez Grammarly, et extrêmement passionnée d’aider les gens à communiquer efficacement. Avant de rejoindre Grammarly, Senka était directrice exécutive des communications et des opérations dans une startup de San Diego. Auparavant, elle a travaillé dans les communications chez Novartis. Senka est diplômée de la Medill School of Journalism de la Northwestern University.

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