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J’ai demandé à des experts d’analyser mes listes de tâches. Voilà ce qu’ils ont trouvé


En tant que solopreneur jonglant avec plusieurs projets, clients et sources de revenus (rédaction, journalisme, édition d’anthologie et organisation d’événements), ma liste de tâches semble sans fin. Faites-en ma tâche listes, pluriel, parce que la version gargantuesque que j’écris chaque matin se transforme toujours en une douzaine de plus petites, certaines griffonnées à la main, d’autres branchées sur mon téléphone ou rédigées par e-mail.

Tenir à jour mes listes de tâches ressemble à un travail en soi. Souvent, mes listes ne semblent pas avoir de priorité, avec des tâches plus importantes telles que «apprendre des histoires Instagram» regroupées à côté de «appeler une compagnie d’assurance» ou «rédiger des questions d’entrevue».

Je sentais que je pouvais à peine garder une trace de mes multiples listes, ce qui signifie que je commençais souvent un projet, seulement pour réaliser qu’un projet plus urgent avait besoin de mon attention. Je mettrais le premier de côté, plongerais dans le suivant, seulement pour m’interrompre encore une fois. Cela me semblait écrasant et les listes, qui, selon moi, pourraient m’aider à s’organiser, faisaient le contraire. Je me souviendrais au hasard d’une tâche urgente qui avait en quelque sorte échappé à la énième itération d’une liste donnée, me plongeant dans la panique.

Pour m’aider à les trier, j’ai décidé de parler avec des experts en organisation qui conseillent régulièrement les gens sur leurs listes de tâches, pour voir s’ils pouvaient m’aider à perdre moins de temps. J’ai demandé consultant en productivité Rashelle Isip, auteur de Comment To Soyez plus organisé dès maintenantet Erik Fisher, hôte de la Au-delà de la liste des choses à faire Podcast, pour analyser mes listes de tâches dans toute leur gloire désordonnée et répétitive. Je leur ai envoyé une feuille de cahier lignée manuscrite d’une liste de tâches d’une journée, ainsi que ma petite liste pour le même jour que j’ai créée sur mon téléphone, et leur ai demandé de me dire comment je pouvais les rendre plus constructives également. comme meilleures pratiques pour établir des listes de tâches efficaces et les respecter.

Comprendre la situation dans son ensemble

Avant même de s’attaquer aux moindres détails de mes listes, Isip m’a exhorté à prendre du recul et à me demander quelles sont ces tâches qui m’aident à accomplir. Après tout, personne (espérons-le) ne s’est allongé sur son lit de mort en déplorant le fait de ne pas avoir barré plus d’éléments sur ses listes de tâches. “Au lieu de simplement regarder les tâches pour le bien des tâches, nous devons reconnaître où les tâches nous mènent”, explique Isip. “Une fois que vous pouvez adopter cette vision plus longue, vous pouvez vous concentrer sur les tâches elles-mêmes.” En d’autres termes, connaître l’objectif plus large de vos tâches collectives peut faciliter même les tâches difficiles à avaler.

Isip suggère des revues mensuelles pour vous concentrer sur ce que vous devez faire, personnellement et professionnellement ce mois-ci, puis décomposer les choses par objectifs pour la semaine, avant d’énumérer vos tâches quotidiennes. Elle recommande également un examen mensuel, trimestriel ou annuel de vos anciennes listes pour voir si vous avez respecté vos objectifs.

Organisez et gérez vos listes

Il existe différentes approches pour organiser vos listes de tâches, selon l’urgence, le type de tâche (e-mails à envoyer, appels à effectuer, recherches) ou le projet.

Isip a conseillé de faire une liste initiale au début de chaque journée de tout ce qui est dans votre tête, puis de réduire cette liste et de l’organiser afin que vous puissiez la voir plus clairement. Séparez les étapes des tâches plus importantes afin de voir par où commencer. Pour les petites tâches qui ne prennent que quelques minutes, il vaut mieux les éliminer d’abord, plutôt que de perdre du temps et de l’énergie mentale à les écrire.

Fisher avertit que la clé de toute bonne liste de choses à faire est de la limiter aux seules tâches de la journée. Fisher recommande également de conserver une «liste un jour» pour les tâches pour lesquelles vous ne savez pas encore combien de temps elles prendront, leur priorité, leur échéance ou le nombre d’étapes. “Si c’est juste quelque chose qui vous vient à l’esprit qui doit être fait, mais aujourd’hui n’est pas ce jour-là, garez-le dans la liste un jour et puis faites confiance que vous déciderez plus sur cet élément plus tard au moment approprié”, a-t-il dit .

Les deux experts ont conseillé de vous assurer que votre liste de tâches n’est pas trop grande ou que vous vous sentirez non seulement dépassé, mais vous ne saurez pas comment la hiérarchiser. “Si vous pouvez choisir les trois plus grandes choses que si vous les avez entièrement réalisées aujourd’hui, vous qualifieriez aujourd’hui un succès à la fin de la journée, ce jour est une victoire”, a déclaré Fisher.

Choisissez un format qui vous convient

Fisher est un défenseur des listes de tâches électroniques, car elles peuvent être plus faciles à gérer et à mettre à jour. Il les recommande pour prioriser les tâches urgentes, ce qui “peut être fait plus facilement avec un outil numérique qui vous permet de faire glisser un élément de priorité plus élevée vers le haut où il est l’élément suivant”. Avec du papier, il faut rayer et réécrire.

Isip pense que c’est une question de préférence personnelle. Elle recommande d’expérimenter différents formats de liste et de voir celle qui convient le mieux à votre approche du travail. “Si vous ne pouvez pas supporter une méthode, cela ne vous aidera pas”, prévient-elle. Pour ceux qui veulent de la flexibilité mais préfèrent écrire à la main, elle recommande des notes autocollantes que vous pouvez déplacer.

Isip a déclaré que conserver vos listes (ou les stocker dans une application qui les enregistre pour vous) peut vous aider lorsqu’il est temps de les examiner, afin que vous puissiez voir ce que vous avez réellement accompli par rapport à ce que vous espériez accomplir à un moment donné période.

Dans mes listes d’échantillons que j’ai envoyées à Isip et Fisher, j’ai inclus des tâches professionnelles ainsi que des tâches personnelles, comme appeler ma compagnie d’assurance maladie. Fisher suggère de séparer le travail et les listes personnelles, afin que vous puissiez être plus efficace lorsque vous êtes au travail. «Vous pouvez revoir la liste de travail pendant le temps de travail et ne pas vous laisser entraîner dans l’examen de vos affaires personnelles», dit-il.

Isip dit que le principal objectif lors de la sélection d’une méthodologie de liste de tâches est de comprendre le fonctionnement de votre cerveau et de créer un système en adéquation avec cela. Vous ne vous êtes peut-être jamais demandé si vous préférez un délai sans travail non structuré, ou si vous préférez envoyer tous vos e-mails dans un bloc de 30 minutes. Le comprendre peut aider à guider la création de votre liste. “[You] en savoir plus que vous ne le pensez, vous n’y avez pas forcément pu accéder. “

J’ai commencé à utiliser la méthode d’Isip, en créant une nouvelle liste électronique chaque matin pour la journée à venir, en reportant les tâches de la veille, ainsi que toutes celles que j’avais déjà planifiées pour cette journée. Cela m’a libéré énormément de temps dans ma journée, tout en me donnant plus d’espace mental, parce que je ne me réveillais pas chaque matin en essayant de recommencer à zéro, avec la peur d’oublier quelque chose qui se cachait. Cela a également rendu la fin de mes journées de travail plus paisible. Plutôt que d’essayer d’entasser le travail à 21 h ou 22 h. (ou plus tard), je pouvais simplement éteindre mon ordinateur et mon cerveau, à une heure plus raisonnable, sachant que ma liste se ferait essentiellement le lendemain matin.

Même si je trouve une profonde satisfaction à rayer physiquement un élément d’une liste papier, l’utilisation d’une méthode numérique a mieux fonctionné, car je n’ai pas toujours un morceau de papier à portée de main. Ce qui se passait auparavant, c’est que je prendrais des notes supplémentaires sur mon téléphone pour compléter la liste papier, mais j’ai eu du mal à combiner les deux à la fin de la journée.

Depuis que j’ai toujours mon téléphone avec moi, j’ai commencé à utiliser l’application Evernote, à créer des cahiers séparés pour divers projets de travail à long terme et personnels, et à ajouter aux principales tâches en dessous. Chaque jour a sa propre liste de choses à faire pour moi, et je passe en revue les listes de tâches du projet chaque semaine pour m’assurer qu’elles sont sur la bonne voie.

L’application facilite infiniment la recherche d’informations clés, car elle est consultable, et signifie qu’au lieu de répertorier chaque personne que je dois appeler pour un article donné sur la liste de tâches de ce jour-là, je peux simplement écrire «appeler les sources», sachant que je ‘ai fait une liste d’eux dans un cahier désigné.

Sachez quels «dos» sont réellement «à ne pas faire»

Une des réalités les plus difficiles à affronter à propos des listes de tâches, pour moi, c’est que parfois, même avec mes meilleures intentions lorsque je mets une tâche sur une liste, cela peut ne jamais être fait, peu importe le nombre de fois où je l’écris plusieurs semaines ou mois. Isip dit que c’est parfaitement normal, et je ne devrais pas me sentir coupable de ne pas avoir terminé chaque tâche. “C’est juste la nature des listes de tâches. Les choses vont arriver, certains articles seront traités, certains articles tomberont de la liste. C’est toujours un cycle. “

Pour vous aider à déterminer s’il faut laisser ces tâches pour de bon, Isip vous invite à vous demander s’il y avait une sorte de résistance ou de procrastination ou était-ce simplement un cas hors de vue, hors de l’esprit? Peut-être que vous avez changé de cap dans vos objectifs de carrière depuis que vous avez initialement noté la tâche, ou qu’un autre travail plus urgent a traversé votre bureau. Si certaines responsabilités sont vraiment vitales pour votre travail ou votre bien-être, Isip dit: “vous trouverez un moyen de les faire.” Donc, si ce n’est pas le cas, déterminez pourquoi peut vous aider à passer outre et à passer à l’élément suivant de votre liste.

Cette partie des instructions d’Isip a été la partie la plus difficile de la refonte de ma liste de tâches, avec certaines tâches qui me semblent écrasantes persister sur ma liste pendant des mois (y compris, ironiquement, terminer cet article). J’ai commencé à les mettre en tête de liste et à les aborder dès le matin, quand je suis le plus alerte. Habituellement, les tâches que j’ai différées (et désactivées) ne sont pas aussi intimidantes qu’elles le semblaient. Mais je me suis également amélioré en supprimant simplement certains éléments de la liste des tâches que je devais reconnaître que je ne pouvais pas terminer, que ce soit parce que je m’engageais trop, le timing n’était plus le bon, ou ils n’étaient tout simplement pas une priorité. Je peux toujours les ajouter à une date ultérieure si je le souhaite, mais ne pas les voir tous les jours m’aide à me concentrer sur ce qui est le plus important.

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