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J’ai passé 2 ans et 2 millions de dollars à rechercher des équipes virtuelles: une communication franche est possible


Si vous pensiez que vous et vos collègues aviez du mal à vous exprimer et à partager de manière constructive avant de vous disperser dans vos bureaux à domicile pour empêcher la propagation du coronavirus, préparez-vous à une panne de communication complète.

Chez certains travailleurs à distance, il y a une tendance à travailler de manière isolée: ils se concentrent sur les contributions individuelles et non sur les objectifs d’équipe. Et la distance supprime la possibilité d’une collaboration spontanée. Il n’y a pas de conversations sur l’eau, pas de pause-café où les conversations et les solutions créatives peuvent fleurir.

Pour ceux d’entre nous qui débutent dans le travail à distance, la transition est carrément écrasante: mon entreprise, Ferrazzi Greenlight, coache des équipes et a récemment passé deux ans et 2 millions de dollars à rechercher des équipes virtuelles, et nous avons constaté que 43% des employés se disent plus confus et se sentent plus dépassés lorsqu’ils passent au travail à distance, à moins qu’ils ne suivent des directives simples mais essentielles.

Ironiquement, le grand nombre de plates-formes de communication (SMS, e-mails, messages instantanés, réseaux sociaux) aggrave le problème. Les travailleurs affirment qu’ils se sentent constamment à la chasse au trésor (une expression inventée par Nick Sonnenberg de GetLeverage.com) pour plus d’informations: «A-t-il été envoyé par SMS ou par e-mail? Qui a envoyé ça et quand? Pourquoi ne puis-je pas trouver ce fichier? “

Ceci est profondément problématique, et pas seulement parce que les travailleurs perdent un temps précieux à essayer de localiser cette importante affectation de provenance imprécise. Ce dont les équipes ont besoin actuellement, c’est d’une collaboration et d’une communication efficaces. En effet: une collaboration profonde, inclusive et franche est le seul moyen de répondre aux pressions d’un marché en constante évolution dans lequel toutes les équipes que nous coachons sont en compétition.

Ce type de collaboration véritablement transformatrice est totalement réalisable, même dans le monde virtuel. Je mène le deuxième d’une série de Force 5 webinaires sur la création d’équipes distantes qui transcendent les équipes traditionnelles, animés par la rédactrice en chef Stephanie Mehta. (Une rediffusion de la première session peut être accessible ici.) La prochaine session, Briser le quatrième mur: communication et collaboration franches au sein d’équipes virtuelles, aura lieu le jeudi 9 avril à 15 h. Heure de l’Est. Vous pouvez vous inscrire ici.

Nous parlerons en détail des outils et tactiques que vous pouvez utiliser pour améliorer la communication. Voici quelques-uns des sujets que le webinaire couvrira:

Les dirigeants doivent mettre en place un «contrat de communication». Il s’agit d’une obligation à double sens, dans laquelle chacun comprend la hiérarchie des communications. Dans votre organisation, un texte peut être un code pour «urgent» tandis qu’un e-mail signale: «veuillez y accéder quand vous le pouvez.» Cela signifie que le chef d’équipe ne peut pas envoyer de texte de groupe partageant un potin farfelu à moins qu’il ne recherche une confirmation.

Une mauvaise communication virtuelle peut être atténuée. Lorsque nous sommes tous assis ensemble dans une salle de conférence, nous pouvons lire le langage corporel de chacun. La personne aux lèvres pincées n’est pas convaincue, le gars qui gribouille n’est pas inspiré. Dans le monde virtuel, vous pouvez atteindre un certain degré de prescience en allumant la caméra: rendez la vidéoconférence obligatoire chaque fois que possible. Si vous êtes le leader, soyez réel avec votre équipe: offrez aux gens une visite virtuelle de votre espace de travail, pour accroître l’empathie et la compréhension.

Les dirigeants devraient trop communiquer. Il y a un phénomène psychologique appelé «biais d’amplification du signal», où nous pensons envoyer plus d’informations que nous. Soyez explicite et ne présumez pas que les gens savent ce que vous voulez dire lorsque vous dites “retournez en arrière”. Au lieu de cela, donnez-leur des éléments d’action tangibles.

Une fois que vous disposez de canaux de communication efficaces et que vous communiquez correctement, vous devez commencer à collaborer.

La collaboration n’est pas la même chose que la recherche d’un consensus. En tant que leader, vous devez développer un processus réfléchi qui apporte des idées innovantes et larges. Voici deux pratiques que vous pouvez essayer de faire collaborer et de parler franchement avec votre équipe:

1.) Si vous essayez de vous attaquer à un gros problème, réservez un bon moment – 90 minutes est idéal – pour discuter. Créez le défi avec soin. Pensez aux idées que vous souhaitez susciter et à la valeur que cela apporte. Ensuite, divisez-vous en petits groupes de 3 à 4 personnes – de petits groupes suscitent la candeur – se réunissent et demandez aux petites équipes de faire des recommandations. Ensuite, celui qui possède le sujet donne à l’idée un oui, un non ou peut-être. Ils en sont toujours propriétaires et ils doivent rendre des comptes.

2.) Pour une approche de résolution de problèmes plus rapide, essayez ce que j’appelle «5x5x5». Cet exercice consiste en trois séries de sessions de cinq minutes, pour un total de 15 minutes. Le premier tour est consacré à la présentation du problème. Le deuxième tour est consacré à clarifier les questions pour recadrer et stimuler des perspectives plus profondes. Le tour final se compose de commentaires et de recommandations. Cet outil simple dans une réunion à distance commence à conditionner votre équipe à se tourner les uns vers les autres pour des solutions plus robustes et à ne pas simplement creuser et compter sur eux-mêmes.

Surtout, en collaborant, Candor est roi. Les membres de l’équipe doivent être disposés à parler courageusement au service de la mission et les uns des autres. La meilleure façon de renforcer le pouvoir de la franchise est de récompenser les opposants. Vous obtiendrez plus de critiques, mais avec la critique vient la pensée critique.

La semaine dernière, nous avons parlé de la nécessité d’un «Yoda» dans la salle. Donner la permission explicite aux membres de l’équipe d’appeler pour un «moment Yoda» et d’amadouer la franchise. Vos équipes, virtuelles ou non, seront plus fortes pour cela.


Keith Ferrazzi est président et fondateur de Ferrazzi Greenlight, une société de conseil et de coaching d’équipe. Il est l’auteur de la New York Times Best-seller Ne mangez jamais seul et Qui vous soutient. Son dernier livre est Diriger sans autorité.

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