p-1-the-5-minute-email-rule-that-changed-how-i-work.jpg

La règle du courrier électronique de cinq minutes a complètement transformé ma façon de travailler


Nous nous noyons tous dans les e-mails. Et si vous passez 15 minutes sur chaque réponse, aucun système de productivité ne vous sauvera jamais. Pas de boîte de réception zéro, pas de traitement par lots, pas de désactivation des notifications – rien. Votre seul espoir est la retraite.

Ma règle: je ne passe jamais plus de cinq minutes à rédiger un e-mail professionnel. Et lorsque je gère d’autres personnes, c’est une règle que je leur demande de suivre également. Idéalement, chaque e-mail prendra 30 secondes pour être écrit – alors, même si vous écrivez 100 e-mails par jour, ce n’est encore qu’une heure de votre journée, mais cinq minutes, c’est le maximum.

J’appelle cette règle la règle des cinq minutes, et c’est ainsi que je travaille par courrier électronique. Je pense également que c’est la façon dont vous devriez travailler par courrier électronique. Je vais donc vous donner ici des suggestions pour y parvenir.

Ne soyez pas un imbécile (dans vos e-mails)

Vous pourriez penser que je ressemble à un imbécile ici, et j’en suis un. Mais je ne me présente pas comme un con dans mes e-mails, malgré le peu de temps que je passe dessus. Ceci contraste fortement avec ce que Katie Notopoulos de BuzzFeed appelle le «courrier électronique du patron»:

Il est défini par des réponses presque immédiates, mais courtes et concises. L’e-mail classique en deux mots. Pour les subalternes, cela peut être impénétrable. Est-ce un «merci» en colère ou un «merci» reconnaissant? «Veuillez me mettre à jour» implique-t-il de l’impatience avec vous? L’e-mail du patron peut être l’équivalent sur le lieu de travail d’obtenir une réponse texte «k» à partir d’une date Tinder.

Mais l’écriture rapide et concise n’a pas besoin de paraître froide ou impénétrable. Il faut autant de temps pour écrire «Hé, des mises à jour ici? Merci!” comme pour écrire “Où en sommes-nous?” Même se débarrasser des “Merci!” se sent mille fois plus accessible que cette dernière option.

Comment suivre la règle des cinq minutes

Vous pouvez transformer la règle de cinq minutes en règle de trois minutes, en règle d’une minute ou en règle de 30 secondes. Tout ce qui a le plus de sens pour le rôle que vous occupez. Par exemple, si vous communiquez souvent avec des contractants qui ont besoin de commentaires uniques, vous aurez peut-être besoin de ces cinq minutes. Si vous communiquez principalement avec vos collègues, cela devrait probablement prendre 30 secondes, voire moins.

Outre les conseils toujours amusants de «ne pas trop y penser», il existe des moyens concrets de s’assurer que vous ne perdez pas trop de temps dans vos e-mails.

Vous chronométrez

Celui-ci est simple: réglez une minuterie. Rien de compliqué: il vous suffit de régler la minuterie de votre téléphone sur cinq minutes et, une fois terminé, vous avez terminé. Quelle que soit la quantité d’e-mails qu’il vous reste à écrire, vous devez le conclure. Je suggérerais d’avoir une dernière phrase en conserve au cas où vous manqueriez de temps. Une version de cela devrait fonctionner:

Je vais m’arrêter là, mais je suis heureux de plonger plus profondément ou de clarifier quoi que ce soit au besoin!

(Point d’exclamation facultatif, mais encouragé si vous raccourcissez votre e-mail.)

Si vous utilisez beaucoup votre dernière phrase finale, vous saurez que vous devez vous améliorer pour arriver au point rapidement, ce qui raccourcira votre temps d’écriture. N’oubliez pas que les gens n’ont pas le temps de lire les e-mails tout comme vous n’avez pas le temps de les écrire. Plongez donc directement dans ce que vous envoyez par e-mail.

Créer des réponses standardisées

Prenez une journée pour créer des réponses prédéfinies, des modèles d’e-mail pour les messages que vous envoyez souvent. Il y a plusieurs façons de faire ça:

  1. Utiliser un expanseur de texte, une application qui lit ce que vous tapez n’importe où sur votre ordinateur et remplace automatiquement les extraits de texte par des phrases et des paragraphes complets. Par exemple, vous pouvez le configurer de sorte que chaque fois que vous tapez thx, il le change automatiquement en Merci pour avoir tendu la main! Dans des utilisations plus robustes, vous pouvez avoir des mots clés pour des modèles d’e-mail spécifiques: saisissez le mot clé et un e-mail complet apparaîtra.
  2. Si vous portez un chapeau en papier d’aluminium comme je le fais et que vous ne voulez pas qu’un extenseur de texte lise chacune de vos frappes, utilisez la fonction de réponse standard de votre fournisseur de messagerie. Gmail et Outlook ont ​​tous deux une fonctionnalité de réponse prédéfinie, et nous pouvons vous expliquer comment les utiliser. Cela nécessite quelques clics supplémentaires, mais il remplira même automatiquement une ligne d’objet pour vous.

J’ai actuellement 28 réponses prédéfinies dans Gmail, allant de quelques phrases à de longs paragraphes décrivant les processus.

Utiliser des outils de comptage de mots

Le temps nécessaire à la rédaction d’un e-mail ne correspond pas toujours au nombre de mots avec lesquels vous vous retrouvez. Parfois, vous travaillez sur un e-mail parce que vous voulez être sûr d’utiliser exactement le bon ton, et un e-mail de six phrases vous prend 15 minutes pour l’écrire. Mais généralement, ces types d’e-mails sont un peu plus. . . chargé.

Si votre problème est que vos e-mails sont trop longs, prenez l’habitude d’utiliser un outil de compteur de mots pour vous arrêter. Outlook fournit un façon en un clic de le faire, mais vous devrez utiliser une extension Chrome comme Word Counter Plus pour obtenir la fonctionnalité dans Gmail.

Je n’ai pas été en mesure de trouver un outil qui vous coupe réellement après un certain nombre de mots, mais ce serait une excellente fonctionnalité (tant que vous pouvez le remplacer si nécessaire).

Abandonnez la chaîne de messagerie

Si vous pensez que l’écriture prendra plus de cinq minutes, votre e-mail n’est probablement pas un e-mail. Il s’agit probablement d’une note envoyée par e-mail ou d’un essai convaincant qui commence par «Salut».

Le point: n’essayez pas de pousser une cheville en forme de collaboration dans un trou en forme d’e-mail. Utilisez plutôt un outil adapté à ce que vous faites.

Si vous répertoriez toutes vos disponibilités pour une réunion, utilisez une application de calendrier. Si vous coordonnez un projet ou mettez à jour des personnes en cours de progression, utilisez une application de gestion de projet. Si vous envoyez une liste de questions, transformez-la en une réunion pré-lue et planifiez une réunion associée, afin de ne pas créer involontairement une chaîne d’email de malheur.

Exemple: je passe beaucoup de temps à donner mon avis à des rédacteurs indépendants. Je le fais dans Google Docs, où je peux laisser des commentaires spécifiques sur des phrases, des paragraphes ou des sections spécifiques. Lorsque j’en ai terminé, j’écris un e-mail de 30 secondes pour informer le pigiste que j’ai examiné le travail et laissé des commentaires dans le document. Il leur est plus facile d’analyser mes commentaires de cette façon, et cela me fait gagner beaucoup de temps. (Je pourrais même automatiser un e-mail lorsque je change le statut d’édition dans mon application de gestion de projet.)

Si vous ne pouvez tout simplement pas arrêter d’écrire de longs e-mails, il est peut-être temps d’abandonner complètement les e-mails. Essayez de composer des messages à partir de votre CRM, d’utiliser Slack avec vos collègues ou d’automatiser votre travail au point où le courrier électronique n’est plus aussi gênant.


Cet article a été initialement publié sur Zapier et est réimprimé avec permission.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Articles similaires

Autres Articles