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L’e-mail est cassé, mais il ne mourra pas de sitôt


Il semble que tous les quelques mois, quelqu’un annonce que le courrier électronique est mort, est mort depuis un certain temps ou mourra bientôt. La dernière prédiction de ce genre est venue du cofondateur et PDG de Slack, Stewart Butterfield (qui est un investisseur dans mon entreprise, Front). Butterfield a déclaré à Andrew Ross Sorkin de CNBC– tout en faisant la promotion de l’offre directe de Slack – cet e-mail conventionnel disparaîtra progressivement pour les utilisateurs de Slack d’ici cinq à sept ans.

Voici la réalité. Le courrier électronique est rompu et inefficace pour la communication interne. Cependant, je dirais qu’il reste essentiel pour les entreprises et qu’il est loin d’être mort.

L’importance du courrier électronique sur le lieu de travail

D’après nos recherches, plus d’un milliard de travailleurs du savoir utilisent le courrier électronique pendant quatre heures au maximum chaque jour ouvrable. Notre les données montrent que le travailleur du savoir moyen reçoit environ 55 courriels commerciaux par jour.

L’e-mail est l’outil de communication universel pour le travail, car c’est le moyen le plus simple de contacter toute personne avec qui vous avez besoin de faire affaire. Chaque client, partenaire, fournisseur, investisseur ou candidat possède une adresse e-mail. Et contrairement à d’autres outils technologiques, il y a très peu d’obstacles à l’adoption en matière de courrier électronique. Il ne nécessite pas de compétences ou de connaissances particulières, et il couvre toutes les générations de la main-d’œuvre actuelle.

Le courrier électronique dans sa forme actuelle est inefficace et cassé

Alors que le courrier électronique est monté en flèche comme un outil essentiel pour le travail, son efficacité a chuté. Qu’il s’agisse d’une boîte de réception débordante ou d’un manque d’étiquette, pour de nombreux professionnels, la gestion du courrier électronique est le fléau de leur vie.

Des spammeurs aux argumentaires de vente non sollicités, de nombreuses personnes estiment qu’elles doivent constamment parcourir les messages non pertinents. Il est difficile de trouver les choses qui comptent au milieu du bruit. Les lignes d’objet et le style de lettre officiel de l’e-mail peuvent également sembler lourds et anciens. Les employés d’aujourd’hui optent de plus en plus pour des messages courts et concis avec des émoticônes et des gifs.

Le courrier électronique étant lourd et asynchrone, les allers-retours internes par courrier électronique peuvent perdre beaucoup de temps et ralentir la prise de décision. Compte tenu de la nature individuelle des e-mails traditionnels, il n’y a aucun moyen de partager la charge avec des collègues ou de boucler des personnes sans cc ni transfert, ce qui crée encore plus email. Les discussions internes sur le contenu des e-mails se retrouvent dans de longs fils de discussion confus ou sont déplacées vers d’autres plates-formes de discussion ou de gestion de projet.

Des outils comme Slack ne remplacent pas les e-mails. Ils les complètent

Les e-mails et les chats d’équipe (sans parler des autres canaux de communication comme les SMS, le chat Web et les médias sociaux) sont dans des outils distincts. Par conséquent, il n’y a pas de lieu central pour rechercher des communications. Le courrier électronique ne s’intègre pas aux autres applications essentielles à l’entreprise. Par conséquent, la consultation d’un dossier client, d’un plan de projet ou d’une base de connaissances nécessite de passer à une autre application où il est facile de se distraire de la tâche à accomplir.

Le succès de Slack est la preuve que les gens travaillent différemment aujourd’hui et que le courrier électronique traditionnel n’a pas été rattrapé. Les employés veulent des coéquipiers et leurs outils à portée de main. Cependant, la solution n’est pas aussi simple que d’adopter quelque chose comme Slack pour la communication interne et de traiter (ou d’améliorer légèrement) les e-mails traditionnels pour les externes.

Ce que beaucoup ont oublié, c’est que le courrier électronique est au cœur de nombreux flux de travail qui nécessitent une collaboration d’équipe. Un client écrit pour répondre à une question qui doit être soumise à la facturation. Un responsable marketing travaille avec un partenaire sur un événement mais doit garder les coéquipiers de plusieurs départements différents dans la boucle. La négociation d’une offre avec un candidat nécessite une coordination en coulisse entre le recrutement, le responsable du recrutement, les RH et les finances. Pour se préparer au lancement d’un produit, les collègues doivent collaborer sur un e-mail détaillé documentant le plan à la direction. Dans de nombreux cas, le courrier électronique et la collaboration interne vont de pair.

Le changement est imminent

Le courrier électronique au travail n’est pas seulement vivant, il grandit. Selon à notre recherche, 68% des personnes ont déclaré que le nombre d’e-mails qu’ils avaient envoyés et reçus au travail avait augmenté au cours des trois dernières années. Selon une étude IDC, le marché des outils de collaboration augmentera à un taux de croissance annuel composé de 20% au cours des cinq prochaines années.

Continuer à ajouter plus de courriels et plus d’outils ne fera que créer le chaos, le stress et, en fin de compte, nuire à la productivité, à moins que nous n’apportions des modifications bientôt.

Ces cinq prochaines années seront transformatrices car les entreprises saisiront l’opportunité de définir de manière proactive une approche réfléchie des communications sur le lieu de travail – et de ne pas laisser les outils et les préférences du jour contrôler la façon dont les gens communiquent. Surtout avec la montée en puissance d’une main-d’œuvre éloignée et dispersée, il sera essentiel pour les entreprises d’établir une culture à travers ses normes de communication – ou de risquer que les gens s’épuisent d’avoir besoin d’être constamment connectés à plusieurs canaux de communication. Je soupçonne que nous verrons les changements suivants:

  • L’IA et l’automatisation évolueront de sorte que vous aurez besoin de passer beaucoup moins de temps à sarcler le bruit pour comprendre ce qui nécessite votre attention. Vous obtiendrez les choses qui comptent et vous serez libre de faire ce que vous faites le mieux: une réflexion profonde, ciblée, stratégique et critique.
  • La transparence à laquelle les gens se sont habitués avec Slack transcendera vers d’autres outils et plateformes, y compris le courrier électronique. L’accès à l’information sera démocratisé, ce qui améliorera également l’efficacité et la productivité des équipes.
  • La communication synchrone / en temps réel (messagerie de type Slack) persistera pour certaines équipes comme l’ingénierie. Cependant, à la recherche d’un temps de réflexion plus ininterrompu, la grande majorité des travailleurs du savoir opteront pour la communication asynchrone (courrier électronique).
  • Les cultures en milieu de travail s’adapteront à ces nouvelles attentes en établissant des codes de conduite en matière de communication.
  • Le courrier électronique continuera de jouer un rôle central dans les communications en milieu de travail. Cependant, les entreprises le compléteront par un terrain de jeu solide et croissant d’outils de soutien et de canaux de communication. Celles-ci ne seront pas abordées, mais entièrement intégrées de manière réfléchie. Par conséquent, les gens ont un endroit où se concentrer, communiquer et faire leur travail.

Le courrier électronique est la norme pour les communications professionnelles, il ne va donc nulle part. Nous avons juste besoin de modifier notre approche pour que nous l’utilisions de la manière la plus efficace.


Mathilde Collin est PDG et cofondatrice de De face.

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