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“Les outils de productivité peuvent créer un réservoir de distraction et de spéculation.” Pourquoi Slack, les équipes et les autres ne sont pas bons en cas de crise


Les applications de collaboration comme Slack et Microsoft Teams aiment se vanter que leurs produits sont idéaux en période d’incertitude ou de crise.

Non seulement ce pitch est loin d’être précis, mais il est également imprudent. Dans un monde d’innovation technologique rapide et de communication instantanée, les enjeux élevés d’une crise créent un besoin critique de défendre des méthodes éprouvées de partage d’informations.

Les outils de productivité peuvent créer un puisard de distraction et de spéculation

Pour être clair, il y a une place et un avantage pour des outils comme Slack et Teams. D’une part, ils ont abaissé la barrière à l’entrée pour les conversations, conduisant à des hiérarchies plus plates et à une voix pour ceux qui étaient normalement silencieux. Ils encouragent également les conversations informelles et non professionnelles entre collègues, et d’une certaine manière, ces outils effacent les boîtes de réception de nombreux e-mails inutiles.

D’un autre côté, les outils de collaboration sont des distractions majeures, créant de graves problèmes de gestion du temps et de productivité.

Slack et Teams créent chaque jour un choix périlleux pour les employés. Dois-je arrêter de travailler et fouiller dans cette conversation Slack au cas où il y aurait quelque chose d’important? Ou dois-je ignorer mes notifications, me mettre au travail et risquer de manquer des informations critiques? Bien que ce «risque» soit présent un jour normal, en temps de crise, il est élevé à des niveaux dangereux. Cela est d’autant plus vrai que le volume de messages dépasse tout ce que nous avons connu auparavant.

Avec Slack, Teams et d’autres outils similaires, les organisations ont créé par inadvertance des environnements dans lesquels les informations ne sont pas contrôlées et largement incontestées. Lorsqu’une crise massive se produit, tout le monde autour du refroidisseur d’eau virtuel a la possibilité de sonner et de contribuer à alimenter la panique. Et comme ces outils ne sont souvent pas contrôlés, les gestionnaires ne sont pas en mesure de surveiller les conversations, les décisions et les spéculations rapides.

Sur les applications de communication et de collaboration les plus populaires, le message de chacun est sur le même pied d’égalité. En cas de crise, aucun message n’est présenté comme une directive claire et fiable.

Les méthodes de communication traditionnelles fournissent une base en période d’incertitude

Les outils de collaboration instantanée sont faciles à utiliser et ad hoc, mais ce n’est pas ce dont nous avons besoin dans un environnement incertain. Une crise est le moment d’une communication réfléchie et les organisations doivent se concentrer sur la modération et le contrôle du message officiel de l’entreprise. Alors, comment structurez-vous la communication et la collaboration pour une nouvelle réalité? Les organisations doivent revenir et repenser leur utilisation de l’intranet d’entreprise, du courrier électronique et des blogs.

Ce sont les bons outils de diffusion pour les messages importants car ils indiquent un certain niveau de sécurité et de confiance. Un message officiel du PDG sur l’intranet décrivant les conseils et les actions à venir pour les voyages ou une nouvelle politique de travail à domicile fournit un terrain solide – les employés arrêtent ce qu’ils font, quittent Slack et prennent un moment pour lire et digérer ce la communication. Un e-mail ou un blog officiel a la capacité de capter toute l’attention d’une organisation, contrairement à ces nouveaux outils de communication.

Parallèlement à la confiance, les méthodes traditionnelles facilitent la barrière parfois nécessaire à l’entrée de conversations importantes. Avec le courrier électronique et les blogs, il existe plus d’options pour la gouvernance de l’interaction autour du message; par exemple, dans un blog sur l’intranet de l’entreprise, l’affiche peut désactiver les commentaires ou activer les commentaires avec modération. Les workflows intégrés pour les messages sont également beaucoup plus contrôlés et simplifiés, permettant des étapes du processus d’approbation pour garantir que les bonnes personnes signent un message avant qu’il ne soit publié.

Ne laissez pas la panique influencer les décisions de communication de votre organisation en cas de crise

À moins qu’il ne soit essentiel à votre carrière choisie que vous discutez rapidement d’une situation de crise avec vos collègues toute la journée, évitez de choisir Slack ou Teams pour des communications officielles sur le sujet ou pour faciliter ces types de conversations sensibles.

Repensez la meilleure façon dont les employés reçoivent et absorbent les messages et revenez aux méthodes éprouvées de communication des informations importantes. En période d’incertitude, ce ne sont pas les voix les plus fortes, les commentaires les plus spirituels ou les claviéristes les plus rapides que les employés recherchent pour obtenir des conseils: ce sont leurs dirigeants et le message clair et concis qu’ils délivrent.


Mike Hicks est le directeur du marketing de Logiciel Igloo.

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