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L’utilisation de cette méthode pourrait réduire de moitié votre temps de messagerie


Vous avez l’impression que votre boîte de réception est toujours pleine? Tu n’es pas seul; 70% des personnes ont plus de 1 000 e-mails dans leur boîte de réception, et 76% des personnes ne vident jamais leur boîte de réception, selon une étude réalisée par des consultants en productivité d’entreprise Double Gemini.

Le courrier électronique peut sembler un mal nécessaire, mais il ne doit pas prendre autant de temps. Vos habitudes de messagerie et l’absence d’un bon système pourraient vous ralentir considérablement, explique Prasanth Nair, PDG de Double Gemini.

Nair avait du mal avec le courrier électronique et a essayé plusieurs systèmes pour simplifier le processus, y compris celui de David Allen. Faire avancer les choses (GTD). Rien n’a aidé.

“Le [GTD] La règle des deux minutes a fragmenté mon temps et certains dossiers ont été surchargés d’e-mails », se souvient-il. «Cela a nécessité trop d’efforts et m’a inquiété.»

Un jour, pendant le traitement des e-mails, Nair a eu un moment d’ampoule: les e-mails ne sont pas des messages, ce sont des actions. Et une boîte de réception n’est pas bonne pour les trier et les hiérarchiser.

Par défaut, les boîtes de réception priorisent les e-mails par date. Même si vous signalez les messages que vous jugez importants, en les tirant vers le haut de votre boîte de réception, de nouveaux messages seront répertoriés ci-dessous, dont certains pourraient également être importants. Il est difficile de savoir et de gérer rapidement ce qui est le plus urgent et le plus important.

Avec l’idée que les messages sont des actions, Nair a créé des dossiers pour les organiser en fonction du type d’action, un processus qu’il a appelé plus tard le Méthode de pile.

Comment ça fonctionne

La méthode Stack ne nécessite aucun logiciel spécial et fonctionnera avec votre fournisseur de messagerie. Commencez par créer trois à six dossiers nommés pour des actions distinctes que vous effectuez chaque jour. Nair suggère d’utiliser ces cinq dossiers:

  1. Réponse: courriels nécessitant une réponse directe
  2. Transférer: actions qui doivent être déléguées ou déchargées vers d’autres systèmes
  3. Rencontre: tout événement ou réunion qui doit être programmé dans votre calendrier
  4. Examen: bulletins d’information ou e-mails sur lesquels vous êtes connecté
  5. À faire: Tâches qui doivent être accomplies (Nair se fait parfois un e-mail pour lui rappeler ce qu’il doit faire).

Si l’un de ces dossiers ne fonctionne pas pour vous, Nair suggère de le supprimer. Ou si vous avez un autre type d’action, ajoutez un dossier en fonction de ce besoin.

Nair commence sa journée en ouvrant sa boîte de réception et en envoyant des e-mails aux bons dossiers à l’aide de raccourcis clavier. S’il a 100 courriels, Nair dit qu’il faut environ cinq minutes pour les déplacer. Il travaille ensuite à travers ses dossiers d’actions, qui sont empilés par ordre d’importance. Il gère d’abord les e-mails dans le dossier Répondre, puis Do, Meet, Forward et Review.

Le traitement par lots d’un ensemble d’actions similaires permet de gagner du temps car vous restez dans le même mode. Il est plus rapide de s’en tenir aux réponses et de les gérer à la fois, car vous êtes en mode réponse, explique Nair, et lorsque vous êtes en mode rencontre, vous pouvez garder votre calendrier ouvert et faire toutes vos planifications. La personne moyenne passe une minute et demie sur chaque e-mail, et l’empilement peut réduire ce temps de moitié, explique Nair.

Pendant la journée, Nair travaille depuis sa boîte de réception. S’il sait qu’il n’aura pas terminé l’action ce jour-là, il le déplace dans son dossier d’actions pour le gérer lors de sa prochaine session d’empilement.

La méthode de pile comprend également des règles pour signaler, archiver et gérer les actions, et Nair a créé un série vidéo gratuite qui vous guide à travers. Il anime également des ateliers d’entreprise pour aider les employés de diverses entreprises à réduire le temps qu’ils passent par e-mail.

«La personne moyenne qui maîtrise notre technique gagne plus de 250 heures par an», explique Nair.

Planification du temps pour le courrier électronique

Vérifiez les e-mails un nombre défini de fois par jour et réservez du temps sur votre calendrier pour traiter les messages dans chaque dossier. Si vous ne le faites pas, vous risquez de fragmenter votre pensée, dit Nair.

“[Project management expert] Tom DeMarco nous a appris qu’il faut 15 minutes pour se mettre au travail et 10 minutes pour progresser », dit-il. “Si vous ne travaillez pas pendant 25 minutes d’affilée, vous n’entrez pas dans un travail en profondeur. Si vous consultez constamment les e-mails, une tâche d’une heure qui nécessite une attention particulière vous prendra deux heures. “

Un traitement plus rapide des e-mails est un gros avantage, mais la récompense ultime est d’arriver dans la boîte de réception zéro, explique Nair. «Je dis aux gens de faire attention à ce moment dans le temps – ce moment de clarté», dit-il. “Vous êtes tous rattrapés par votre ancien e-mail. Tout dans le passé est couvert et vous pouvez être sûr à 100% que vous n’avez rien manqué. Cela crée tellement de soulagement mental et élimine à peu près tout stress que vous avez au sujet du courrier électronique. Faites attention à ce que vous ressentez en ce moment; c’est l’une des principales récompenses de l’empilement. “

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