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Mauvais aux appels téléphoniques? Cet outil simple peut vous aider


La meilleure façon de nouer des relations d’affaires est de communiquer en personne. Mais cela est devenu impossible en cette ère d’auto-isolement et de travail à distance. Faites donc la meilleure chose: planifier un appel téléphonique plutôt que d’envoyer un e-mail ou un SMS. Les appels sont de bien meilleurs moyens pour vous connecter à un niveau interpersonnel. C’est la bonne nouvelle.

La mauvaise nouvelle est que nous serpentons souvent dans ce genre de conversations. Bavarder votre chemin à travers un appel peut être la bonne touche lorsque vous parlez à un ami ou un membre de la famille, mais cela peut conduire à une impasse lors d’un appel professionnel.

Il existe un moyen de prendre le contrôle des conversations téléphoniques et d’atteindre vos objectifs, qu’il s’agisse de conclure un accord commercial, de convaincre votre patron de quelque chose ou simplement de renforcer une relation avec un client. Structurer vos appels vous donnera les résultats que vous souhaitez.

Ce modèle décrit ci-dessous définit les quatre parties d’un appel bien structuré. Il a été développé par l’entreprise que j’ai fondée, Le groupe Humphrey, et est utilisé à l’échelle mondiale par nos clients:

1. Commencez par un “grabber”

Ouvrez vos appels téléphoniques professionnels avec quelque chose de chaleureux et personnel. L’établissement de relations attirera l’attention de la personne avec qui vous parlez.

Supposons que vous soyez en réseau et organisez un appel avec un cadre dans une entreprise pour laquelle vous aimeriez travailler. Vous pourriez commencer: «Merci d’avoir répondu à mon appel, d’autant plus que je sais à quel point vous devez être occupé en ces temps difficiles.» Si vous touchez la base à un recruteur, vous pourriez dire: «Bonjour, Darlene. Cela fait un moment que nous n’avons pas parlé pour la dernière fois, et je voulais tendre la main car personne n’est aussi doué pour placer des gens que vous. »

2. Accédez à votre message

Le deuxième élément d’un appel réussi est votre message: l’idée ou l’argument que vous souhaitez présenter. Le leadership consiste à transmettre des idées chaque fois que vous communiquez, et votre message est l’idée principale. Cela devrait être dans votre esprit (ou sur papier) avant d’appeler, et cela vous donnera, à vous et à votre auditeur, un sens de l’objectif et de la clarté lorsque vous communiquerez.

Par exemple, vous pourriez avoir comme message à un collègue: “J’appelle parce que je voudrais emprunter un membre de votre équipe pour nous aider à commercialiser de nouvelles formations en ligne.” Ou à un contact de réseautage: “Je voudrais vous rencontrer pour discuter des opportunités de carrière que vous connaissez peut-être dans votre secteur.”

L’une des raisons pour lesquelles les gens ne parviennent pas à leur point dans les appels téléphoniques est qu’ils peuvent se sentir réticents à présenter une «demande». Pourtant, sans message, vous perdrez le temps de l’autre personne et vous aurez l’impression de ne pas savoir pourquoi vous avez appelé.

3. Construisez votre structure

Le troisième élément d’un appel téléphonique bien structuré est le «corps» ou les points de preuve. Une fois que vous aurez diffusé votre message, vous devrez vous y mettre. Une approche courante consiste à donner deux ou trois raisons à la «demande». Si vous demandez une réunion, donnez les raisons pour lesquelles vous le faites. Si vous posez des questions sur un poste dans une entreprise, donnez brièvement quelques raisons pour lesquelles vous pensez que vous seriez un bon candidat.

Une autre approche pour construire votre structure consiste à parler des moyens de mettre en œuvre la «demande». Supposons, par exemple, que vous disiez à un client que vous aimeriez faire avancer un programme de formation pour ses dirigeants. Discutez de deux ou trois façons de procéder. Ou si vous parlez à votre propriétaire de l’annulation du loyer, suggérez plusieurs options pour payer votre loyer au fil du temps.

Les «raisons» et les «façons» sont deux grands modèles pour structurer le corps de votre appel téléphonique. (Pour d’autres modèles qui peuvent être utilisés, voir un traitement plus complet du sujet dans mon livre Impromptu: leader dans le moment.)

4. Terminez par un appel à l’action

Le quatrième volet d’une conversation téléphonique bien structurée est un «appel à l’action». Pensez-y de cette façon: vous avez présenté un message ou une «demande». Vous avez développé ce point à travers quelques arguments à l’appui. Il est maintenant temps de conclure l’accord.

Suggérez quelles prochaines étapes sont nécessaires pour transformer votre message en réalité. Par exemple, si vous voulez rencontrer un recruteur pour vous lancer dans une recherche d’emploi, demandez-lui quel serait le bon moment pour se rencontrer et discuter d’un café. Si votre demande consiste à emprunter de l’aide à un autre service de votre entreprise, suggérez au responsable de l’autre service d’envoyer quelques candidats pour vous rencontrer. Quoi qu’il en soit, vous devez transformer votre message en réalité, l’exprimer et demander un suivi.

À moins que vous ne lanciez un appel à l’action, votre message restera juste cela: une «demande» qui ne sera jamais mise à exécution. Mais avec un appel à l’action (en supposant qu’il soit accepté par la personne à l’autre bout de l’appel), vous transformez votre message en étapes réalisables. Votre message devient une idée qui se réalise.

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