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Pas une autre réunion Zoom: 5 alternatives à la communication vidéo


Beaucoup a été écrit au cours des derniers mois sur l’humble réunion Zoom (ou Skype, ou Google Hangout, ou appel Houseparty). Si vous êtes nombreux, vous vous rendez peut-être compte que les appels vidéo consécutifs, bien que souvent nécessaires, peuvent vous laisser vous sentir lentement épuisé.

Le temps d’écran sans faille et la nécessité de compenser avec élégance la maladresse inhérente à la communication virtuelle peuvent être une combinaison unique de consommation d’énergie.

Même les dirigeants qui sont habitués à un calendrier complet de réunions en personne flétrissent sous le poids de un flux sans fin d’appels Zoom.

Sarah Greenberg, psychothérapeute agréée et coach Chez BetterUp, une plate-forme de formation et de coaching de carrière, dit que bien que les réunions virtuelles soient nécessaires pour l’enregistrement, elles ne devraient pas empêcher la réalisation de progrès tangibles sur les projets. «Nous avons besoin d’une connexion cohérente et régulière, mais nous avons également besoin et méritons du temps dans la journée de travail pour faire le travail», dit-elle.

Les réunions vidéo surestiment également les participants, car elles nécessitent toute notre attention, tout le temps. De plus, si trop de sessions virtuelles commencent à épuiser les gens, elles peuvent créer des associations négatives avec la pratique et ses modérateurs: «Si nous nous sentons continuellement épuisés lors des interactions avec nos collègues, nous pouvons commencer à associer nos collègues à l’expérience», dit-elle. “L’association n’a pas besoin d’être vraie pour que notre cerveau crée ce type de raccourci inconscient.”

Pour lutter contre ces conséquences, voici quelques alternatives à la programmation d’une autre réunion vidéo:

1. Essayez l’appel téléphonique à l’ancienne

Revenez à l’essentiel en utilisant votre téléphone pour son objectif d’origine: passer des appels. Les appels téléphoniques vous permettent de faire une pause avec votre ordinateur portable et vous pouvez effectuer plusieurs tâches en même temps.

Greenberg dit de définir les attentes à l’avance en laissant vos collègues participer à votre plan. Examinez votre emploi du temps et voyez à quel moment il serait plus judicieux d’essayer un appel téléphonique et de prévenir vos collègues à l’avance. “C’est agréable de donner à vos collègues une invitation à vous rejoindre”, dit-elle. “J’envoie souvent un bref message Slack ou un e-mail disant:” Hé, je vais rejoindre cette réunion par téléphone. N’hésitez pas à faire de même! ‘»

Si vous vous connectez avec une personne extérieure à votre entreprise, vous pouvez utiliser ce script: “[Try] “J’ai hâte de me connecter avec vous. Je serais ravi d’avoir une pause de regarder un écran. Ce serait bien si je convoquais à notre réunion? Ou devrais-je voir l’écran? ‘» Tant que vous êtes transparent sur votre état d’esprit, votre interlocuteur doit être compréhensif.

2. Optez pour une conversation asynchrone

Le PDG de Prezi, Peter Arvai, affirme que les réunions non synchronisées peuvent gagner du temps en réduisant le nombre et la durée des sessions vidéo dans votre journée, ce qui réduit également les risques d’épuisement professionnel. «Nous avons priorisé les réunions asynchrones et les implémenté chaque fois que possible. Ils donnent à nos employés plus de flexibilité, car les horaires n’ont pas besoin d’être alignés comme ils le feraient normalement, et tout le monde peut réviser et répondre à son propre rythme », explique Arvai.

Les réunions asynchrones ne sont efficaces que si vous n’avez qu’une courte fenêtre pour communiquer et peuvent servir de moyen utile pour mettre à jour tout le monde dans votre équipe. «Ces réunions sont rapides – environ cinq minutes à Prezi – et. . . [they] peut être utilisé pour des mises à jour de statut, des check-ins, des suivis de brainstorming ou des préparatifs de réunion. »

3. Stagger la fréquentation des vidéos

Prendre un jour de congé pour les réunions virtuelles peut grandement contribuer à lutter contre l’épuisement professionnel, même s’il ne réduit pas le nombre total de réunions que vous prenez. Examinez votre calendrier et évaluez les jours qui pourraient fonctionner. Si vous êtes un gestionnaire, donnez également à vos employés la possibilité de ne pas participer aux appels vidéo certains jours.

4. Repensez votre planification

Nissa Whittle, fondatrice de la société de coaching professionnel Talkologie, affirme que les dirigeants devraient limiter la durée des réunions virtuelles. Au lieu de 30 à 60 minutes, planifiez-les dans des fenêtres de 25 minutes.

De plus, essayez d’éviter de planifier des conférences dos à dos. «Accordez-vous le temps de respirer, de vous étirer et d’obtenir de l’eau», explique Whittle.

5. Testez un autre outil de collaboration

Parfois, un outil différent peut être plus approprié. Greenberg dit que cette analyse s’apparente à un «test décisif du type de réunion» ou à l’identification de l’objectif de votre communication.

Prenez l’habitude de faire une pause avant d’envoyer cette invitation à la réunion et demandez-vous si cette réunion pourrait en fait être simplement un e-mail. Ou voyez si vous pouvez rationaliser le temps vidéo en utilisant la fonction de répartition dans Zoom, en discutant de votre idée sur Slack ou en relayant les commentaires souhaités avec des outils d’annotation dans un document Google Doc ou Microsoft Word.

La chose que vous voulez garder à l’esprit est d’éviter de faire aigrir une grande chose à l’origine. «La vidéoconférence est une technologie puissante et positive si elle est utilisée à des doses appropriées. Lorsque nous en faisons trop, nous constatons non seulement des rendements décroissants, mais cela peut en fait devenir nocif », explique Greenberg. “Semblable à manger trop de biscuits, deux sont un régal délicieux, un troisième peut être neutre, mais un quatrième vous donnera mal au ventre.”

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