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Pourquoi devriez-vous commencer une session de planification hebdomadaire (et comment le faire efficacement)


Je suis un stratège en gestion du temps qui, la semaine dernière, a sauté la même session de planification que je fais travailler mes clients chaque semaine. Je me suis assuré qu’il serait bien de sauter cela juste une fois et dans le processus, je tenais pour acquis les avantages de la planification.

Ce n’était pas bien. Pour la semaine prochaine, je me suis toujours senti incertain de ce qui allait se passer, j’ai souligné que je n’étais pas préparé à quoi que ce soit, et j’ai eu une course de dernière minute évitable à Best Buy pour un Mac-à-projecteur-connecteur-chose 30 minutes avant une présentation. J’ai réalisé à quel point mes séances de planification hebdomadaires rendaient ma vie plus fluide.

Les ignorer ne vaut pas la semaine d’incertitude, de stress et de bousculades de dernière minute. Donc, je suis ici aujourd’hui avec une nouvelle appréciation pour les sessions de planification hebdomadaires. Et je veux que vous en profitiez aussi.

Vous pourriez résister à l’idée de planifier des sessions, en partie parce que vous ne savez pas comment les mener efficacement. Ne vous inquiétez pas: je vais vous expliquer étape par étape ce que je fais et faire faire à mes clients. Bien sûr, vous devrez probablement le modifier en fonction de votre situation, de vos objectifs et de vos priorités, mais le modèle suivant devrait vous donner un bon départ.

Étape 1: clarifiez ce qui se trouve dans votre assiette

Commencez par passer en revue les tâches de la semaine dernière – professionnelles et personnelles. Demandez-vous si vous n’avez pas pu accéder à quelque chose ou si vous avez besoin de faire un suivi? Si la réponse est oui (et cela vous prendra moins de deux minutes), faites-le tout de suite. Si cela prend plus de temps, assurez-vous de définir l’heure dans votre calendrier pour le faire plus tard.

Ensuite, retirez toutes les tâches / délais des e-mails et des notes de réunion de cette semaine et planifiez les tâches / délais dans votre calendrier. Classez ou lancez les notes et le courrier électronique. Bloquez toutes les autres tâches auxquelles vous pouvez penser pour la semaine prochaine ou plus tard. Pour susciter des idées, parcourez une liste de cas, de clients, de projets ou comment vous organisez votre travail. Faites de même pour votre vie personnelle, en pensant à chaque membre de votre famille, à vos passe-temps, aux organisations avec lesquelles vous êtes impliqué et à vos animaux de compagnie si vous en avez. N’oubliez pas de bloquer le temps pour tout ce que vous aimeriez faire, que ce soit en lisant un livre spécifique, en faisant de la randonnée, en visitant un nouveau restaurant, ou en vous promenant et en réfléchissant.

Étape 2: définissez votre plan de match pour que tout se passe

Maintenant que tout ce dont vous avez besoin / voulez faire est dans votre calendrier, passez les deux prochaines semaines. Considérez les questions suivantes:

  • Y a-t-il quelque chose que je peux couper, différer ou déléguer?
  • Ai-je décomposé les tâches / délais en blocs de temps de la taille d’une bouchée pour me préparer à respecter mes délais (avec marge de manœuvre)? Sinon, faites-le.
  • Suis-je prêt pour toutes les réunions ou dois-je prévoir du temps pour la préparation?
  • Est-ce que je veux déplacer quelque chose pour équilibrer ma charge de travail ou rendre ma vie plus fluide (par exemple, cela me donnerait-il un répit pour reculer de 15 minutes une réunion?)
  • Ai-je mis de côté les arrangements de garde d’enfants pour cette semaine?

Je recommande de le faire le vendredi après-midi vers 14 heures. lorsque votre cerveau a terminé d’apporter son jeu intellectuel / créatif A pour la semaine, bien sûr, vous pouvez avoir une préférence différente selon ce qui vous convient le mieux. Si certaines semaines vous devez déplacer la session de planification à cause d’autres opportunités, allez-y! Assurez-vous simplement de trouver un autre emplacement dans votre calendrier.

Pourquoi la revue hebdomadaire + aperçu change la donne

Lorsque je prends le temps de le faire un vendredi après-midi, j’ai constaté que les trois choses suivantes ont tendance à se produire:

Premièrement, je me pavanerai le week-end en sachant que je suis au-dessus de tout, et en conséquence, je peux être présent pour les choses amusantes que je faire ont prévu. Je trouve que je suis moins stressé quand j’ai un plan de match, car je peux me faire confiance pour tout faire.

Deuxièmement, j’ai tendance à voir des conflits potentiels ou des brouillages de dernière minute dans mon emploi du temps avant qu’ils ne se produisent, et je peux faire des plans pour les éviter. Si je n’avais pas sauté ma session de planification vendredi, je n’aurais pas été obligé de faire un voyage de dernière minute chez Best Buy.

Troisièmement, la planification me permet de voir combien de temps libre j’aurai à l’avance. Je peux choisir de planifier des activités qui me feront rire, me revitaliser ou me faire avancer d’une manière ou d’une autre. Voulez-vous le temps de commencer cette agitation latérale ou de chercher un nouvel emploi? Voulez-vous reprendre la lecture de romans? Voulez-vous explorer des randonnées dans votre coin de bois? Vous devez bloquer le temps pour ces choses. Si vous ne protégez pas ces activités et ne les traitez pas comme non négociables dans votre calendrier, il est difficile de trouver le temps de les faire.

Donc, en ce moment, prévoyez 1,5 heure ce vendredi après-midi à venir pour planifier votre semaine. Cela peut vous prendre un peu plus longtemps que prévu au début, mais si vous vous en tenez à cela, vous obtiendrez plus rapidement (probablement entre 45 minutes et une heure).

Donnez-lui une vraie secousse pendant six semaines. Ressentez les avantages. Et si vous ne croyez pas que cela en vaut la peine, faites-le pendant quelques semaines, sautez une semaine et voyez ce que ça fait. Même les stratèges de la gestion du temps ont besoin d’un rappel de temps en temps.


Kelly Nolan est une avocate devenue consultante en gestion du temps qui aide les femmes qui travaillent et les entrepreneurs à contrôler leur temps et à améliorer leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Vous pouvez télécharger ses conseils gratuits sur les trois choses que vous devez bloquer pour rendre votre vie plus fluide ici.

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