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Quand devriez-vous (et ne devriez-vous pas) vérifier votre courrier électronique?


De toutes ces distractions qui détournent votre attention, le courrier électronique est potentiellement le plus dangereux. Il est presque impossible de résister à l’attrait du ping d’un nouveau message.

En tant qu’expert de carrière Elizabeth Whittaker-Walker explique, bien qu’il soit un outil précieux pour le partage d’informations et la communication générale, il peut également avoir l’impact opposé de son intention – et être une perte de temps importante. Cela peut aussi être un moyen de se cacher de la confrontation – ou de retarder un délai. «Parfois, un appel téléphonique de 5 minutes peut clarifier ce qui pourrait prendre 15 échanges de courriels. Il est important de ne pas trop s’y fier, surtout lorsque vous pouvez avoir d’autres outils à votre disposition qui peuvent gagner du temps et être plus efficaces », poursuit Whittaker-Walker.

Il y a des situations et des moments qui nécessitent une vérification des e-mails – et d’autres fois où vous devez «X» sortir de la fenêtre ou de l’application et vous forcer à être tête baissée. Ici, les experts en carrières partagent leurs meilleures recommandations pour savoir quand vous devez et ne devez pas vous connecter à votre boîte de réception.

Ne vérifiez pas les e-mails: la première chose le matin

Prenez votre infusion froide, dites «salut» à votre collègue et mettez vos écouteurs. Vous êtes prêt à commencer votre travail et instinctivement, vous ouvrez votre e-mail. C’est une habitude que de nombreux professionnels ont développée – certains dès le réveil du matin. Cependant, expert en carrière pour Présumer Amanda Augustine dit que c’est en fait le pire moment où vous pouvez faire défiler vos messages. «Non seulement cela peut perturber votre emploi du temps et votre liste de tâches pour toute la journée – combien de fois avez-vous ouvert votre boîte de réception pour« vérifier »puis, des heures plus tard, vous lisez et réalisez que votre matin est parti? – mais cela gaspille de précieuses heures lorsque la plupart des gens fonctionnent à leur niveau de productivité maximal », explique-t-elle.

Si vous craignez qu’il puisse y avoir un échange urgent caché dans vos messages, Augustine recommande de vous fixer une minuterie pour parcourir et répondre uniquement aux e-mails sensibles au facteur temps. “Sinon, gardez un œil plus profond sur vos messages entrants pour plus tard dans la matinée, une fois que vous aurez terminé un élément important de votre liste de tâches”, ajoute-t-elle.

Vérifiez les e-mails: lorsque vous êtes en voyage d’affaires

Si votre entreprise vous fait traverser le pays ou l’Atlantique pour éteindre un incendie avec un client et que vous êtes MIA par e-mail, vous êtes probablement celui qui s’enflamme. Bien que vous ne deviez pas avoir l’impression d’être en ligne 24h / 24 et 7j / 7, vous devez être joignable la plupart du temps lorsque votre employeur prend en charge les frais de votre excursion. Vous voulez également essayer de rester connecté à ce qui se passe au bureau, afin de ne rien manquer à votre retour. “Vous ne savez jamais ce qui peut arriver lorsque vous êtes sur la route pour une conférence ou une réunion dans un autre endroit. Vous voulez être en mesure de réagir à des événements importants qui peuvent se produire lorsque vous êtes physiquement absent du bureau. Vous pouvez également envoyer une note de suivi rapide après avoir rencontré un nouveau contact. En d’autres termes: vous devriez toujours avoir un plan d’urgence pour vos déplacements », insiste Whittaker-Walker.

Ne vérifiez pas les e-mails: lorsque vous tergiversez

Lorsque vous avez passé une bonne nuit de sommeil ou que vous êtes enthousiasmé par vos réunions de la journée, rester concentré est facile. Mais lorsque vous vous sentez dépassé par vos livrables ou incapable de définir des priorités, le courrier électronique peut vous donner l’impression de travailler – alors qu’en réalité, vous tergiversez. Bien que vous vous sentiez bien dans la catégorisation de vos e-mails de 2016 dans des dossiers séparés, vous créez en fait plus de travail pour vous-même, selon Augustine. «Si vous vous retrouvez attiré par votre boîte de réception, arrêtez-vous», suggère-t-elle. «Prenez du recul et réexaminez vos priorités de la journée. Ne permettez pas à votre e-mail de devenir une excuse pour expliquer pourquoi le vrai travail que vous deviez accomplir n’a pas été fait. “

Vérifiez les e-mails: lorsque vous attendez une réponse importante

Si vous dirigez un projet ou si vous attendez une réponse d’un client important, vous éloigner de votre messagerie peut retarder la progression. Cela peut également rendre plus probable une mauvaise communication si vous n’êtes pas disponible, donc avoir votre boîte de réception ouverte pendant environ une heure pendant que vous attendez est recommandé par Augustine. En fonction de votre opérateur de messagerie, elle note que vous pouvez même configurer une notification spéciale pour certains expéditeurs uniquement, de sorte que vous obtiendrez un ping (via texte ou pop-up) lorsqu’ils répondront. Il s’agit peut-être d’une solution plus stratégique, vous n’êtes donc pas tenté par une vente flash Kate Spade.

Ne vérifiez pas les e-mails: avant de vous coucher

Si vous voulez un moyen infaillible d’augmenter votre fréquence cardiaque, consultez votre e-mail juste avant d’éteindre votre lampe de chevet. Comme l’explique Whittaker-Walker, il n’y a vraiment aucune raison de parcourir votre boîte de réception si vous essayez de calmer votre esprit et de prendre rendez-vous avec le marchand de sable. Ce n’est pas seulement mauvais pour votre psychisme, mais aussi pour votre corps. «Remplir votre esprit avec les téléchargements, les demandes et les demandes de renseignements qui accompagnent généralement les courriels enflamme les parties de votre cerveau qui le gardent éveillé. La lumière bleue des appareils fonctionne également contre le repos », explique-t-elle. “La vérification des e-mails juste avant de vous endormir peut vous préparer à des rêves de travail, une nuit agitée et une fatigue matinale.”

Vérifiez les e-mails: lorsque vous faites la navette via les transports en commun

Tout comme il n’y a jamais de raison de prendre un selfie en voiture, vous ne devriez pas non plus lire et conduire en même temps. Mais, si vous vivez dans une ville où vous vous déplacez en transport en commun tous les jours, Augustine dit que cela peut être un endroit idéal pour parcourir votre boîte de réception pour voir si quelque chose d’urgent bouillonne à votre attention. Et bien sûr, supprimez le bruit ou le spam dont vous n’avez pas besoin. Cela commence votre quart de travail sur une note productive et vous permet de plonger directement dans une tâche – au lieu de votre e-mail – une fois que vous arrivez au bureau. «Le trajet du soir est également un bon moment pour nettoyer votre boîte de réception, organiser les messages dans les dossiers appropriés et vous aider à configurer votre liste d’actions pour le lendemain», ajoute-t-elle.

Ne vérifiez pas les e-mails: lorsque vous passez du temps de qualité avec vos amis et votre famille

Bien sûr, des quartiers occupés ou un client inhabituellement exigeant peuvent signifier que vous devez prendre soin de votre courrier électronique à la maison. Ou lorsque vous êtes avec vos amis. Bien que ce soit une attente de nombreuses entreprises américaines, vous pouvez également bloquer votre temps de qualité afin que vos amis et votre famille ne se sentent pas négligés. Ou plus précisément: vous n’avez pas l’impression de travailler à tout moment, 24h / 24. Après tout, tout le monde a besoin d’une «pause» pour communiquer avec les gestionnaires, les collègues et les clients. Et votre communauté en dehors du travail offre ce soutien. «Les personnes qui vous aiment le plus sont celles qui vous accompagneront pendant les bons jours, les jours difficiles, les transitions professionnelles, etc. Ils peuvent ne pas comprendre les exigences de votre travail de la même manière que vous », explique Whittaker-Walker. «La vérification des e-mails aux dates, lors des sorties ou au dîner peut communiquer le désengagement et le désintérêt. Être présent. Il y a des moments où vous ne pourrez jamais revenir. »

Vérifiez les e-mails: lorsque vous planifiez l’heure

Pensez à votre calendrier pour une seconde chaude – vous avez des blocs pour les réunions, non? Et que diriez-vous de votre pause déjeuner, donc vous mangez réellement pendant la journée? L’une des façons les plus bénéfiques de travailler est de planifier votre temps et de le respecter. Pensez à repenser votre approche du courrier électronique et appliquez la même logique. Augustine dit que lorsque vous dictez certaines heures pour les activités de messagerie, vous vous tenez responsable et restez dans le moment. «Si vous ne vérifiez vos e-mails qu’à certains moments de la journée et pendant une durée prescrite, vous deviendrez plus productif pendant ces fenêtres. Non seulement cela, mais vous définissez également des attentes plus claires quant au moment où votre collègue peut s’attendre à recevoir une réponse de votre part », explique-t-elle.

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