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“Reste en bonne santé!” 6 règles d’étiquette pour les e-mails et le chat professionnel à l’ère de COVID-19


Le monde évolue à un rythme effarant en ce moment, et parmi ces changements, il y a une énorme augmentation du nombre de professionnels utilisant des outils de communication numérique pour collaborer et faire des affaires à domicile.

Messenger de Facebook, avec qui j’ai récemment collaboré sur l’étiquette de communication numérique, signale une augmentation de 70% d’une semaine sur l’autre du nombre de personnes participant aux appels vidéo de groupe sur sa plateforme à travers le monde. Le temps passé dans ces appels vidéo de groupe a doublé à l’échelle mondiale, ce qui signifie que les gens effectuent non seulement plus d’appels vidéo mais aussi des appels plus longs. Aux États-Unis, la plus forte augmentation des communications vidéo de groupe a été enregistrée, où Messenger a enregistré une hausse de 70% des appels vidéo la semaine dernière par rapport à la semaine précédente.

Le travail à distance assisté par technologie présente de nombreux avantages, mais la transition rapide vers ce mode peut également être désorientante. Comme la nouvelle réalité – que le chat et le chat vidéo sont également pour les affaires – prend un moment à s’enfoncer, des fautes d’étiquette sont inévitables. C’est une erreur de penser que les gens ne s’en soucieront ni ne le remarqueront. Selon une étude de Messenger de 2019, 75% des répondants ont déclaré qu’ils s’attendaient à un certain degré d’étiquette numérique lors de l’utilisation des plateformes de messagerie.

L’enquête a défini l’étiquette comme «un code habituel de comportement poli». En gardant à l’esprit les recherches de Messenger, voici six directives pour naviguer dans ces codes tacites dans le contexte «WFH».

Connaissez votre public

Les salles de chat sont souvent des lieux décontractés et parfois même semi-anonymes, il est donc naturel de vouloir se détendre lorsque vous en êtes un. Résister à la tentation. Trop de plaisanteries et d’apéros occasionnels enverront une conversation hors piste et dans des sujets qui perdent du temps ou sont inappropriés pour le lieu de travail. Soyez conscient de qui est dans votre discussion de groupe avant d’envoyer un message. Et rappelez-vous que toute personne ajoutée ultérieurement au chat pourra lire ce que vous avez écrit.

Ne laissez pas vos collègues suspendus

Il est typique pour les collègues – et tous les humains – de vouloir savoir si leurs messages ont été reçus. Selon l’étude Messenger susmentionnée, 60% des Américains vérifient si leur dernier chat a été lu en attendant une réponse. Si vous avez terminé votre travail, envoyez une réponse rapide reconnaissant que vous avez vu le message et que vous y répondrez plus tard. Si vous trouvez que les notifications constantes sont gênantes, informez votre équipe que vous vous dirigerez vers une autre mission, ou envisagez de “désactiver” le chat.

Minimisez votre multi-messagerie

Si votre message rencontre un silence radio, l’envoi d’un déluge de suivis ne fera probablement pas avancer votre cause. Personne n’aime revenir à un tas de nouveaux messages. De plus, de nombreuses personnes pensent qu’elles ne devraient pas être obligées de le faire: 37% des personnes interrogées dans le monde entier estiment que la mauvaise réponse est excessive. La multi-messagerie peut également être contre-productive, car elle rend plus long et potentiellement écrasant pour un collègue ou des collègues de reprendre le fil. Une meilleure approche? Enregistrez la majeure partie de vos pensées pour savoir quand elles sont prêtes à répondre en temps réel.

Gardez la plupart des communications concises

Une brièveté extrême n’est généralement pas une bonne chose – c’est froid et déroutant. En général, cependant, garder vos communications courtes est un excellent moyen de maintenir l’efficacité et le professionnalisme, surtout quand un fil de discussion ou de messagerie électronique implique un grand groupe de collègues. Si vous avez vraiment beaucoup à dire, changez le contexte. Suggérez un appel individuel ou vocal ou vidéo sur Messenger, qui vous permettent tous les deux d’inclure jusqu’à huit personnes.

Connectez-vous et déconnectez-vous dans le respect du climat actuel

Selon votre relation avec la personne à qui vous vous adressez, une ouverture et une fermeture informelle peuvent être parfaitement appropriées. Pour garder la correspondance plus formelle, essayez «Bonjour / après-midi / soir» comme introduction sûre et terminez votre note par «Cordialement, Cordialement ou Avec respect.» Dans le climat actuel, «Restez bien» est également une option acceptable.

Relire les messages

Qu’on le veuille ou non, la façon dont vous communiquez façonne la façon dont les gens pensent de vous, et par extension, tout ce que vous essayez d’accomplir. Considérez que 38% des Américains interrogés ont convenu que les réponses mal rédigées laissent une mauvaise impression, et vous commencez à comprendre pourquoi cela vaut la peine de passer quelques secondes supplémentaires à relire un message avant de cliquer sur Envoyer. Vous exprimez-vous clairement? Avez-vous pris un moment pour vérifier votre grammaire, votre orthographe et votre ponctuation? Si tel est le cas, vous faites preuve de respect pour le temps et l’intelligence de la personne avec qui vous parlez, c’est à cela que sert l’étiquette, que ce soit en ligne ou en IRL.


Myka Meier est une experte du style de vie et de l’étiquette et la fondatrice de Beaumont Etiquette.

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