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Utilisez ce format de courrier électronique pour simplifier votre boîte de réception débordante


La connexion et la collaboration sont des mots à la mode importants sur le lieu de travail d’aujourd’hui, mais cela signifie souvent que nous sommes disponibles 24h / 24 par e-mail. Alors que beaucoup d’entre nous se plaignent de débordements de boîtes de réception, nous sommes peut-être notre pire ennemi en ce qui concerne son volume, suggère Dianna Booher, auteure de Des courriels plus rapides, moins nombreux et meilleurs.

«Il y a quelques années à peine, tout le monde ne pouvait pas se connecter à sa messagerie professionnelle depuis son domicile, mais aujourd’hui, tout le monde a accès sur son téléphone portable», explique-t-elle. «Les patrons ont un peu relâché la pression, mais les collègues travaillent partout dans le monde. Nous attendons de nos collègues qu’ils répondent rapidement. Si nous ne le faisons pas, nous pouvons retarder le travail de quelqu’un d’autre. “

Trop souvent, nous pouvons finir par envoyer six e-mails ou plus pour résoudre un problème, alors qu’un seul aurait suffi, explique Booher. “Nous nous attendons à ce que les gens soient des lecteurs d’esprit”, dit-elle. “Nous omettons tant de détails, sans réfléchir à toute la situation.”

Ou il y a le problème opposé, l’envoi d’un e-mail qui ressemble à une fuite de cerveaux, explique Booher. “Ils disent:” Voici ce problème “et jettent tout ce qu’ils pensent et terminent l’e-mail par” Réflexions? “Réflexions sur quoi?”

Comme un expert en communication d’entreprise et coach, Booher a formé des clients de grandes sociétés telles que Coca-Cola, Lockheed Martin et IBM sur une manière plus efficace d’envoyer des courriels. Elle l’appelle le format MADE.

“Ce n’est pas parce que le courrier électronique est une forme de communication informelle que nous devons y perdre du temps”, dit-elle. «Un format rapide implique« message »,« action »,« détails »et« preuves ». Quatre-vingt-dix pour cent des e-mails peuvent s’adapter à ce format, ce qui fait gagner du temps à l’expéditeur et au destinataire.»

Voici comment ça fonctionne:

Message

Commencez l’e-mail en fournissant un aperçu à l’avance. Dans la plupart des cas, cela peut être une phrase ou deux, explique Booher.

action

Ensuite, énoncez l’action que vous voulez, qui pourrait être quelque chose que vous ferez ou quelque chose que vous voulez que l’autre personne fasse. Par exemple, vous pourriez faire une recommandation, demander un suivi ou informer la personne d’une mesure à prendre.

Détails

C’est là que vous incluez le «qui», «quoi», «quand», «où», «pourquoi» et «comment». Tous les e-mails n’auront pas besoin de chacune de ces catégories de détails. Certains seront brefs et pourront être inclus dans le message et les actions. Mais généralement, le «pourquoi» et le «comment» doivent être élaborés. Par exemple, pourquoi l’action est-elle importante? Ou comment agissez-vous?

Preuve

Enfin, joignez des preuves si nécessaire. Cette section est facultative, explique Booher. Vous pouvez joindre un diagramme utile, une proposition ou un formulaire à remplir. Les preuves rendent le message plus autoritaire, ce qui permet de garantir que l’action est effectuée.

Un exemple

Booher partage cet exemple d’un e-mail qui peut être amélioré en utilisant le format MADE. Voici l’e-mail avant:

Darren,

La récente fonction de notre groupe d’ingénieurs à l’Aquarium a été un énorme succès pour nous. D’après les fonctions précédentes que nous avons parrainées, le nombre estimé de participants (225 à 250) était très réaliste. L’attraction de l’Aquarium était la plus attrayante pour ce groupe, et donc une foule de plus de 475 personnes étaient présentes.

Avec la foule de débordements inattendue, je comprends le manque de nourriture. À cet égard, vous et votre personnel vous êtes très bien comportés.

Mais je suis très déçu par un autre sujet. Lorsque nous nous sommes initialement mis d’accord sur l’aquarium pour cet événement, l’installation devait être exclusivement réservée à notre organisation et à ses participants. Il va sans dire que vous n’avez pas respecté cet accord. Au lieu de cela, vous avez occupé une autre fonction dans la zone où nous avions prévu de mener notre session de divertissement.

Vous mentionnez le stress exercé sur votre personnel, mais je veux que vous sachiez qu’il s’agit d’un événement important pour notre groupe d’ingénierie et leur équipe de direction. Votre décision de planifier un autre groupe de clients pour ce même espace dans l’Aquarium m’a mis dans une position très difficile. Vous nous avez pris un espace qui faisait partie de notre accord initial.

À mon avis, la proposition que notre représentant vous a présentée est juste et indulgente. Vous et moi voulons que cela soit traité de manière professionnelle et rapide, veuillez donc revoir vos chiffres et prendre en compte notre position, afin que nous puissions finaliser notre paiement proposé pour cet événement.

Cordialement, Pierre Gustavson

N’enterre pas ton point à la fin de ton e-mail, dit Booher. Voici un moyen plus efficace d’écrire ce même e-mail:

Darren,

Nous avons besoin d’une résolution sur le contrat ouvert avec votre organisation concernant l’événement parrainé à l’Aquarium le 5 octobre pour notre groupe d’ingénieurs et notre équipe de direction. [Message]

Lorsque nous nous sommes initialement mis d’accord sur l’aquarium pour cet événement, l’installation devait être exclusivement réservée à notre organisation et à ses participants. Il va sans dire que vous n’avez pas respecté cet accord. Au lieu de cela, vous avez occupé une autre fonction dans la zone où nous avions prévu de mener notre session de divertissement. [Message]

La proposition que nous vous présentons est juste et indulgente. Veuillez revoir vos numéros et tenir compte de notre position, afin que nous puissions finaliser notre paiement proposé pour cet événement. [Action]

Il s’agit d’un événement important chaque année pour notre groupe d’ingénierie et leur équipe de direction. Votre décision de planifier un autre groupe de clients pour ce même espace dans l’Aquarium m’a mis dans une position très difficile. Vous nous avez pris un espace qui faisait partie de notre accord initial. [Detail: Who & Why]

J’ai joint à nouveau notre proposition de paiement. Allons-nous gérer cela professionnellement et rapidement? Veuillez me contacter avec votre réponse. [Evidence & How To]

Cordialement, Pierre Gustavson

Une exception à la règle MADE

L’utilisation du format MADE facilite l’écriture d’e-mails, explique Booher. Mais il existe un type d’e-mail qui ne devrait pas suivre ce format. «Les messages négatifs doivent commencer par« pourquoi »d’abord», dit-elle. «Vous avez besoin d’un raisonnement préalable pour adoucir le message. Si vous faites une mise à pied, par exemple, vous expliquerez les mauvaises nouvelles dès le départ. “

Penser au format MADE peut vous aider à rédiger des courriels plus courts qui expliquent clairement vos pensées et vos détails. «Les gens ne comprennent pas les détails avant d’avoir le message à l’avance», dit-elle. «Une fois que vous avez appris à bien résumer dès le départ, le reste de l’e-mail peut être presque divisé par deux. Ce n’est pas seulement plus court; vos e-mails seront plus clairs, ce qui rend inutiles une grande partie du temps nécessaire. »

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