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Voici comment vous pouvez empêcher les délais de vous stresser


Mais il existe des moyens d’arrêter de se noyer dans les délais – de les voir comme quelque chose de négatif et de commencer à les embrasser. Et faire en sorte que les délais fonctionnent pour vous au lieu de l’inverse est la première étape vers la gestion du stress et l’amélioration de votre productivité.

Pourquoi les délais nous stressent-ils?

Parfois, les délais sont fixés arbitrairement par une partie externe comme un patron ou un sponsor de projet. Les délais fixés arbitrairement peuvent ne pas prendre en compte des éléments tels que la quantité de travail requise pour achever un projet ou la quantité d’autres travaux que vous avez dans votre assiette. En regardant une échéance imminente, vous savez que vous ne rencontrerez jamais – ou que vous devrez faire des heures supplémentaires pour respecter – est stressant.

D’autres fois, nous nous fixons des délais, mais les délais imposés par eux-mêmes peuvent également être source de stress car nous sommes vraiment mauvais pour estimer le temps. Parce que nous avons tendance à sous-estimer le temps que nous prendrons une tâche ou un projet, nous nous fixons des délais trop ambitieux qui finissent par être tout aussi stressants que les délais arbitraires fixés par d’autres.

Enfin, les délais peuvent être stressants car nous n’en fixons qu’un: la date à laquelle tous les travaux d’un projet seront terminés. Une seule date limite de fin pour un grand projet peut conduire à procrastination, soit parce que nous sous-estimons la durée de réalisation du projet, soit parce que nous sommes trop submergés par la taille du projet pour commencer.

Bien qu’il n’y ait pas grand-chose que vous puissiez faire pour lutter contre le stress des délais irréalistes fixés par quelqu’un d’autre (en plus de repousser le délai en montrant pourquoi il est déraisonnable), la plupart des moyens par lesquels les délais nous stressent peuvent être évités.

Et si vous apprenez à éviter les délais inutilement stressants, vous pouvez commencer à utiliser les délais pour vous motiver et augmenter votre productivité. Si vous êtes aux prises avec le stress causé par les délais imposés par vous-même ou la procrastination, essayez ces cinq techniques pour fixer des délais qui vous motivent.

1. Fixez plusieurs délais au lieu d’un seul

En 2002, les chercheurs Dan Ariely et Klaus Wertenbroch mené une étude sur les délais et leur efficacité en attribuant trois tâches de relecture à trois groupes de tests distincts:

  • Le premier groupe s’est vu attribuer un délai chaque semaine pour chaque tâche de relecture.
  • Le deuxième groupe s’est vu attribuer un dernier délai pour les trois tâches.
  • Le troisième groupe a choisi ses propres délais.
  • Le groupe auquel des délais hebdomadaires ont été attribués a obtenu de bien meilleurs résultats que les deux autres groupes: ils ont fait moins d’erreurs et manqué moins de délais.

Sur la base de cette recherche, une meilleure façon de créer des délais moins stressants et plus réalistes consiste à diviser les grands projets en tâches plus petites, en fixant des délais pour chaque tâche au lieu d’une seule échéance finale.

Pour utiliser un exemple de gestion de produit, «Expédier le produit d’ici le 15 février» ressemble à une tâche monumentale qui peut vous geler. Mais «Esquissez vos idées d’ici le 1er janvier; faire une maquette d’ici le 15 janvier; construire un prototype approximatif d’ici le 31 janvier »est beaucoup plus accessible car vous avez des tâches spécifiques et concrètes à accomplir.

Une fois que vous pouvez voir clairement les tâches plus petites dans le projet plus grand, vous aurez une meilleure chance d’organiser votre temps de manière à rendre la ligne d’arrivée plus simple et moins stressante.

2. Trouvez votre niveau de stress idéal

Voici une bonne nouvelle: tout le stress n’est pas mauvais. Avec modération, le stress peut nous motiver plutôt que nous dissuader de terminer un projet à temps.

Développé par les psychologues Robert M. Yerkes et John D. Dodson en 1908, le Loi de Yerkes-Dodson déclare que plus il y a d’excitation mentale, plus une personne devient efficace. Mais après avoir atteint un certain seuil, vos performances commencent à diminuer.

Quels sont donc ces niveaux de stress «parfaits» qui peuvent nous aider non seulement à terminer un projet à temps, mais aussi à le faire de notre mieux? Eh bien, cela dépend du type de projet.

Les tâches plus faciles donnent les meilleurs résultats lorsque le niveau de stress est plus élevé. En revanche, les projets complexes ne bénéficient pas d’une forte excitation et subissent l’effet inverse. Les performances sont supérieures pour les tâches difficiles lorsque le niveau d’excitation est faible ou modéré.

La prochaine fois que vous définissez une échéance, essayez de définir une échéance urgente pour les tâches plus faciles et définissez votre échéance loin pour les projets plus difficiles. Le contrôle de nos niveaux de stress de cette façon peut nous aider à obtenir les meilleurs niveaux de stress et, finalement, les meilleurs résultats.

3. Fixez des délais plus urgents

Si vous avez du mal à respecter vos délais parce que vous n’avez pas la motivation dont vous avez besoin pour commencer les tâches, vous voudrez peut-être envisager de vous fixer des délais plus urgents.

Dans un Étude 2018 publié au Journal of Consumer Research, les chercheurs ont demandé aux participants de répondre à une enquête. Un groupe a eu sept jours pour terminer l’enquête, et l’autre a eu 14 jours.

Devinez quel groupe a terminé le sondage à temps? Celui qui a reçu le délai le plus urgent.

Dans une autre expérience par les mêmes chercheurs, les étudiants ont eu la possibilité d’effectuer une tâche plus urgente pour la récompense de trois baisers de Hershey ou de choisir un délai plus long et d’obtenir une récompense de cinq baisers de Hershey. Même s’ils auraient eu plus de temps et une récompense plus importante avec le délai plus long, les étudiants ont montré une préférence pour la réalisation de la tâche urgente.

L’étude a conclu qu’il existe un effet d’urgence: nous sommes plus motivés pour terminer une tâche dans un court délai qu’une tâche plus longue, même à nos frais.

Des délais plus longs pourraient nous empêcher de faire le travail parce que nous les considérons comme plus difficiles. Si nous pensons qu’une tâche est difficile, nous avons tendance à tergiverser davantage. Cela nous empêche de le terminer à temps.

4. Partagez vos objectifs et vos progrès avec les autres

En 2015, l’Association pour le développement des talents (ATD) a réalisé une étude sur la responsabilité et a constaté que l’engagement à une seule personne augmente vos chances d’atteindre un objectif de 65%. Cela augmente de 95% si vous tenez des réunions de responsabilisation en cours.

Ceci est cohérent avec l’étude de relecture Ariely et Wertenbroch que nous avons examinée auparavant. Dans cette étude, les chercheurs ont constaté que les délais les plus efficaces étaient fixés par une partie externe. Les participants qui se sont vu attribuer des délais ont fait moins d’erreurs et étaient moins susceptibles de remettre le devoir en retard que les personnes qui ont choisi leurs propres délais.

Ariely et Wertenbroch ont conclu que si les gens reconnaissent leur propre procrastination et tentent de la freiner via des délais auto-imposés, ceux-ci ne sont pas toujours aussi efficaces que les délais fixés par d’autres.

Si vous n’avez pas de patron ou de sponsor de projet qui vous fixe des délais, il vaudrait peut-être la peine de demander à quelqu’un de devenir votre partenaire de responsabilisation. Par exemple, parce qu’ils travaillent principalement seuls, les pigistes forment parfois des partenariats de responsabilisation avec d’autres pigistes dans leur domaine. Ils discutent des actions spécifiques qu’ils envisagent de prendre pour faire avancer leurs objectifs de carrière / d’affaires, puis ils se rencontrent régulièrement pour discuter des progrès et se tenir mutuellement responsables des objectifs qu’ils se sont fixés.

La responsabilité sur le lieu de travail peut être un équilibre plus délicat s’il n’y a pas de délais évidents pour votre travail. Qui devrait vous tenir responsable? Et que se passe-t-il si vous n’atteignez pas vos objectifs?

Dans cette situation, l’instauration d’une culture transparente de responsabilité peut être utile. Par exemple, envisagez de créer un flux de travail qui implique de partager vos progrès avec votre équipe sur une base continue. Tu pourrais tenir réunions de stand-up quotidiennes au début de chaque journée où tout le monde rend compte de ce qu’il a fait la veille et de ce qu’il prévoit de travailler ce jour-là.

5. Transformez vos délais en un jeu

Dans un TED talk, Mihaly Csikszentmihalyi parle de «flux». Afin de trouvez votre flux dire – lorsque vous êtes si concentré que vous ne remarquez même pas le temps qui passe – vous devez vous engager dans une tâche qui est juste assez difficile pour que vous la trouviez gratifiante, mais pas si difficile qu’elle diminue votre motivation.

Lorsque nous sommes dans l’état d’écoulement, autrement appelé efficacité cognitive maximale, notre activité cérébrale change. Il y a une augmentation du concentration d’hémoglobine oxygénée dans notre cortex préfrontal. Lorsque nous nous ennuyons, cela diminue.

Cette relation signifie qu’il est naturellement plus difficile pour nous de nous concentrer sur une tâche, de poursuivre un objectif ou de mesurer les progrès d’un projet lorsque nous nous ennuyons parce que notre cortex préfrontal ne coopère pas aussi bien qu’il le ferait lorsque nous sommes à l’état de flux .

Pour lutter contre cela, nous pouvons appliquer la principe de gamification aux tâches que nous trouvons particulièrement peu attrayantes. Cela signifie que nous transformons fondamentalement une tâche en jeu pour la rendre plus amusante et motivante. Parce que les délais ne fonctionnent pas toujours lorsque nous ne sommes pas émotionnellement impliqués dans la tâche à accomplir, trouver des moyens de le rendre amusant peut nous motiver à terminer les tâches à temps.


Une version de ceci article apparu à l’origine sur Zapier et est adapté avec permission.

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