Vos réunions individuelles sont interrompues. Voici comment les corriger

Gestionnaires, avez-vous commencé à vous sentir comme des rencontres individuelles avec vos rapports sont une énorme perte de temps?

Si vous avez répondu oui, il est probable qu’ils ressentent la même chose. Mais ça n’a pas à être comme ça. Bien fait, les rencontres individuelles peuvent être l’une des réunions les plus précieuses et les plus significatives de la semaine, tant pour vous que pour la personne qui relève de vous. Pour y arriver, commencez par abandonner la formalité, et passez des mises à jour de statut ou à des erreurs techniques mineures et en vous concentrant plutôt sur l’expérimentation collaborative.

Je suis un psychologue organisationnel avec une expertise dans l’évaluation et le développement d’un leadership efficace dans toutes les organisations. En tant que membre de l’équipe Humu’s People Science, j’applique mes antécédents au travail en utilisant des micro-interventions (que nous appelons nudges) pour renforcer l’efficacité du leadership et la confiance organisationnelle. Cela implique d’aider les managers à responsabiliser et encadrer leurs équipes. D’après mon expérience, voici cinq façons scientifiquement soutenues de tirer le meilleur parti des rencontres individuelles:

Sortez du «mode travail»

En tant que leader, vous annoncer la couleur pour la réunion. Faites en sorte de créer un environnement dans lequel chaque membre de l’équipe se sent en sécurité en étant authentique. Pour ce faire, vous pouvez incorporer des conversations ouvertes qui vous aident à vous connaître au-delà de vos rôles et responsabilités professionnels.

Pour tisser des liens plus étroits, organisez de temps en temps vos réunions individuelles à pied. Ou prenez un café dans un café voisin. Précisez que l’objectif est largement social et que vous aimeriez rattraper votre retard sur ce qui se passe avec eux. Changer votre routine régulière en tête-à-tête peut augmenter le niveau de confort des employés et leur donner une meilleure chance de s’ouvrir.

Supprimer la mise à jour du statut

Disons que vous gérez cinq personnes. Si une grande partie de votre temps individuel consiste à recevoir des mises à jour sur les tâches terminées ou planifiées, vous passez plus de deux heures par semaine sur les mises à jour de statut. Pire encore, lorsque vous vous concentrez uniquement sur des questions à court terme, vos rapports sont plus susceptibles de percevoir qu’ils peuvent être dépensés et se sentiront naturellement moins engagés envers vous et l’organisation.

Trouvez un canal alternatif pour les mises à jour de statut. Quelques suggestions: Planifiez de brèves réunions d’équipe le lundi où chaque membre donne une mise à jour rapide de deux minutes. Ou lancez un fil de discussion et demandez aux employés de répondre avec une liste à puces de tâches. Vous pouvez également conserver un document Google en cours d’exécution ou créer une chaîne Slack spécifiquement pour les mises à jour.

Demandez votre avis

Souvent, les gens sautent dans les rapports de situation comme un moyen de prouver qu’ils apportent une contribution précieuse à l’équipe. Pour signaler aux membres de votre équipe que vous avez confiance en leurs capacités, montrez que vous souhaitez entendre leurs points de vue. Faites-les participer aux décisions ou invitez-les à prendre connaissance des problèmes auxquels vous avez pensé.

Vous pouvez encore instaurer la confiance et la sécurité psychologique en demandant à vos rapports de vous fournir des commentaires sur les changements ou décisions récents qui ont eu un impact sur leur travail, ou de partager ce qu’ils considèrent comme les plus grands défis auxquels votre équipe est confrontée. En soulignant que vous appréciez leurs opinions, vous pouvez aider les membres de votre équipe à se sentir inclus et plus crédibles.

Faire des commentaires sur la façon de combler l’écart

Le but principal d’un face-à-face devrait être d’aider votre rapport à apprendre et à se développer, ce qui implique de leur donner des commentaires spécifiques et exploitables. La meilleure façon de positionner la rétroaction est de reconnaître les progrès réalisés par une personne, puis de communiquer clairement tout écart entre où se situe la performance de la personne et où vous voulez qu’elle soit. Des études montrent que les comparaisons axées sur les commentaires (par exemple, “Vous ne faites pas aussi bien que Megan”) ou sur la correction de petits détails ont tendance à se retourner contre vous. Donc, une fois que vous avez défini un objectif final, expliquez clairement comment votre rapport peut y parvenir et insistez sur le fait que vous êtes confiant dans sa capacité à combler l’écart.

N’oubliez pas: n’oubliez pas de faire l’éloge. Un peu d’encouragement peut grandement aider votre équipe à se sentir valorisée et motivée à relever de nouveaux défis.

Embrasser l’expérimentation

Vous et votre rapport devez être sur un voyage d’apprentissage ensemble. Réservez du temps pour réfléchir ensemble à quelques petites choses que votre rapport peut essayer et qui pourraient les rendre plus efficaces, en particulier lorsque vous relevez un nouveau défi. Ensemble, choisissez une idée et demandez-leur de la tester.

Lors de votre prochain face-à-face, enregistrez-vous sur l’expérience. Qu’est-ce qui s’est bien passé? Qu’est-ce qui n’a pas marché? Pouvez-vous modifier l’idée initiale pour la rendre meilleure? Cela peut prendre quelques tours, mais les membres de votre équipe finiront par maîtriser l’expérimentation en milieu de travail et apprécieront votre soutien. En donnant à vos rapports plus d’opportunités pour être créatifs avec leur travail, vous les aiderez également à devenir plus productifs, innovants et engagés.

Tom Skiba est un scientifique des gens à Humu qui s’est spécialisé dans l’évaluation et le développement du potentiel de leadership et détient un doctorat en psychologie industrielle et organisationnelle.